Tenue de livres au Canada : la faire soi-même ou embaucher

Ai-je légalement le droit de tenir moi-même mes livres au Canada?

Oui. L'ARC exige des registres qui lui permettent de vérifier les obligations fiscales d'une entreprise, mais elle n'impose ni spécialiste de la tenue de livres ni système comptable particulier. Une société constituée sous le régime fédéral doit elle aussi tenir des registres comptables adéquats; la personne qui saisit les opérations peut quand même être le propriétaire ou un employé (ARC : registres d'entreprise; Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 20).

Embaucher quelqu'un ne transfère pas la responsabilité des registres. L'entreprise doit pouvoir les fournir à l'ARC même lorsqu'un spécialiste de la tenue de livres ou un service en ligne les détient (ARC : tenue de registres).

Un entrepreneur individuel doit personnellement les impôts de son entreprise, y compris les retenues sur la paie ou les versements de TPS/TVH restés impayés après la fermeture (Loi de l'impôt sur le revenu, article 153; Loi sur la taxe d'accise, article 228). Les membres d'une société de personnes, sauf les commanditaires, peuvent devoir solidairement sa TPS/TVH pour les montants payables pendant qu'ils en étaient membres, même après leur départ; les dettes antérieures à leur adhésion ne les atteignent que jusqu'à concurrence des biens de la société de personnes, et les membres au moment de la dissolution peuvent devoir les montants payables par la suite (Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 272.1(5)). Les administrateurs d'une société peuvent devoir les retenues à la source ou la TPS/TVH non versées, sous réserve de conditions de recouvrement et d'une défense de diligence raisonnable. Le recouvrement des retenues sur la paie doit commencer, et les cotisations de TPS/TVH à l'égard des administrateurs doivent être établies, dans les deux ans suivant la date où ils ont cessé d'être administrateurs pour la dernière fois (Loi de l'impôt sur le revenu, article 227.1; Loi sur la taxe d'accise, article 323).

Que doivent montrer mes registres?

Vos registres doivent permettre de retracer chaque montant déclaré jusqu'à une opération et sa pièce justificative. Inscrivez les revenus et les dépenses au fur et à mesure, puis conservez les documents qui les expliquent (ARC : registres d'entreprise).

La plupart des entreprises de travailleurs autonomes inscrivent les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées, même si le paiement vient plus tard. Les agriculteurs, les pêcheurs et les agents à commission travaillant à leur compte peuvent utiliser la comptabilité de caisse. Les agriculteurs et les pêcheurs en font le choix dans leur déclaration en vertu de l'article 28; le passage de la comptabilité d'exercice à la comptabilité de caisse exige un état d'ajustement avec la déclaration suivante, et le retour à la comptabilité d'exercice exige une demande écrite à l'ARC avant la date limite de la déclaration de l'année du changement. Un agriculteur qui utilise la comptabilité de caisse doit quand même tenir des registres distincts selon la comptabilité d'exercice pour la TPS/TVH et la TVQ (ARC : méthodes comptables; Loi de l'impôt sur le revenu, article 28).

• Revenus : conservez la date, le montant et la source, y compris les ventes payées en argent comptant, en biens ou en services. Conservez les factures, les reçus, les relevés de dépôt et les contrats. Un dépôt bancaire seul peut ne pas montrer ce qui a été vendu.
• Dépenses : conservez les reçus ou les autres pièces justificatives qui indiquent la date, les noms et adresses du vendeur et de l'acheteur, ainsi que les biens ou services. Pour les achats auprès d'inscrits à la TPS/TVH, conservez le numéro d'entreprise du vendeur lorsqu'il est exigé; les registres des crédits de taxe sur les intrants de TPS/TVH obéissent à d'autres règles. Notez l'objet commercial et toute part personnelle. Si un fournisseur ne remet pas de reçu, inscrivez dans le journal des dépenses son nom et son adresse, la date, le montant et les détails de l'opération.
• Stocks destinés à la vente : conservez les registres d'achats ainsi que l'inventaire physique et la valeur des marchandises invendues à la fin de l'exercice. Selon la comptabilité d'exercice, l'inventaire physique sert à calculer le coût des produits vendus; les seuls paiements aux fournisseurs ne le montrent pas (ARC : stocks et coût des produits vendus).
• Biens : inscrivez les dates d'achat et de vente, le coût, le vendeur et le produit de vente de l'équipement ou des autres biens. Le préparateur de déclarations de revenus peut avoir besoin de cet historique après l'année d'achat.

Tenez des registres distincts pour chaque entreprise. Les opérations d'une société doivent aussi pouvoir être identifiées comme les siennes, distinctes de celles de son actionnaire. Le droit fédéral des sociétés exige des registres comptables adéquats, et une société a une existence juridique distincte (ARC : registres d'entreprise; Corporations Canada : obligations des sociétés).

Un tableur ou un logiciel de comptabilité suffit-il?

L'un ou l'autre peut suffire si les registres sont complets, lisibles et traçables jusqu'aux pièces d'origine. L'ARC n'exige aucun produit en particulier; un logiciel ne remplace ni les factures, ni les reçus, ni la vérification des écritures manquantes ou en double (ARC : registres d'entreprise; ARC : tenue de registres électroniques).

Pour les registres électroniques, conservez une piste de vérification utilisable allant de chaque pièce d'origine aux totaux, conservez les registres électroniques sous une forme lisible électroniquement et gardez des copies de sauvegarde restaurables. N'exporter qu'un sommaire de fin d'année peut faire perdre le détail des opérations que l'ARC peut demander (ARC : tenue de registres électroniques).

Combien de temps dois-je conserver mes registres, et peuvent-ils être électroniques?

En règle générale, conservez les registres et les pièces justificatives pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Pour un particulier, cette année d'imposition est l'année civile; pour une société, c'est l'exercice. Les registres qui touchent une vente de bien ultérieure ou la liquidation d'une entreprise peuvent devoir être conservés indéfiniment. Si vous produisez une déclaration de revenus en retard, conservez ses registres pendant six ans à compter de la date de production. Pour une opposition ou un appel, conservez les registres nécessaires jusqu'à ce qu'il soit réglé, que le délai d'appel ultérieur soit expiré et que la période de conservation ordinaire soit terminée. Lorsqu'une entreprise non constituée en société prend fin, conservez ses registres pendant six ans à compter de la fin de cette année d'imposition. Après la dissolution d'une société, la période de conservation des registres fiscaux selon l'ARC est de deux ans après la dissolution; le dépositaire des registres d'une société constituée sous le régime fédéral doit produire ses registres pendant six ans après la dissolution (ARC : règles de conservation; Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 225; règlement fédéral).

L'ARC peut exiger une conservation plus longue. Pour détruire des registres plus tôt, obtenez d'abord son autorisation écrite au moyen du formulaire T137 ou d'une demande écrite (ARC : règles de conservation).

Les registres électroniques sont acceptables s'ils restent lisibles et utilisables. Conservez les registres créés électroniquement dans un format lisible électroniquement, même si vous les imprimez. Avant de jeter des documents papier après les avoir numérisés, assurez-vous que les images respectent les exigences de l'ARC en matière d'imagerie. Gardez les registres requis à votre établissement ou à votre résidence au Canada, à moins que l'ARC ne vous autorise par écrit à les garder ailleurs. Accéder depuis le Canada à des registres conservés à l'étranger ne revient pas à les conserver au Canada. Si votre logiciel stocke la seule copie à l'étranger, prévoyez une copie utilisable au Canada ou demandez une autorisation écrite (ARC : tenue de registres électroniques; ARC : emplacement des registres).

Au Québec, Revenu Québec exige aussi que les registres et les pièces justificatives soient conservés à votre établissement, à votre résidence ou à un endroit désigné, généralement pendant six ans après la dernière année qu'ils couvrent (Revenu Québec : registres et documents).

Ai-je besoin d'un compte bancaire d'entreprise distinct?

L'ARC n'impose pas de façon générale à un entrepreneur individuel d'ouvrir un compte distinct simplement pour tenir ses livres. Si l'entreprise facture sous un nom autre que celui du propriétaire, l'ARC indique qu'un compte distinct est nécessaire pour encaisser les chèques payables à ce nom commercial. Un compte dédié facilite quand même le suivi des dépôts et des dépenses de l'entreprise (ARC : entreprise individuelle).

Pour une société constituée sous le régime fédéral, la règle citée sur les registres comptables n'exige pas en soi un compte bancaire distinct. Un compte au nom de la société permet de mieux distinguer son argent de celui du propriétaire. Inscrivez le montant et l'objet chaque fois qu'un propriétaire reçoit ou paie personnellement de l'argent de la société (Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 20; ARC : registres d'entreprise). Un actionnaire qui reçoit un bien de la société pour une valeur inférieure à sa juste valeur marchande peut devoir l'impôt sur le revenu ou la TPS/TVH impayés de la société, généralement jusqu'à concurrence de l'écart de valeur; l'ARC peut établir une cotisation pour cette responsabilité de transfert à tout moment (Loi de l'impôt sur le revenu, article 160; Loi sur la taxe d'accise, article 325). Si vous avez payé personnellement une dépense d'entreprise, consultez Dépenses d'entreprise payées personnellement.

Que dois-je remettre à mon préparateur de déclarations de revenus?

Remettez au préparateur des totaux rapprochés et les registres qui les appuient, et pas seulement l'accès à une application. Le formulaire dépend du type d'entreprise; les livres doivent permettre d'expliquer les revenus, les dépenses, les biens et les montants dus ou à recevoir (ARC : registres d'entreprise).

Au Québec, les livres peuvent aussi servir à remplir le formulaire TP-80-V pour les revenus d'entreprise ou de profession libérale (TP-80.AP-V pour l'agriculture ou la pêche), le formulaire TP-600-V et les relevés RL-15 d'une société de personnes lorsqu'ils sont requis, ou le formulaire CO-17 d'une société ayant un établissement au Québec. La règle québécoise de production des sociétés de personnes peut s'appliquer même lorsque la T5013 fédérale ne s'applique pas (Revenu Québec : sociétés de personnes; TP-80-V; CO-17).

Gardez à portée de main les relevés, les factures et les explications des écritures inhabituelles pour le moment où le préparateur les demandera. Les états financiers de fin d'exercice d'une société et la production d'une T2 sont des tâches distinctes de la saisie des opérations courantes.

Qu'est-ce qui change lorsque je m'inscris à la TPS/TVH ou que j'embauche des employés?

Les livres ont besoin de détails supplémentaires pour que les déclarations connexes puissent être vérifiées. Les registres de TPS/TVH peuvent être exigés même avant l'inscription si vous exercez une activité commerciale au Canada ou demandez un remboursement. Distinguez la taxe facturée sur les ventes de la taxe payée sur les achats et conservez les factures ou les reçus d'achat comportant les renseignements requis pour appuyer les crédits de taxe sur les intrants. Pour la paie, conservez les heures des employés, les montants retenus ainsi que les formulaires et feuillets d'employés requis (ARC : registres de TPS/TVH et de paie).

Si vous exercez vos activités au Québec, suivez la TVQ perçue et payée, et conservez les pièces qui appuient les remboursements de taxe sur les intrants. Les employeurs du Québec ont aussi besoin de registres de paie pour les retenues provinciales et les relevés RL-1; un rapport fédéral seul est incomplet (Revenu Québec : registres de TPS/TVH et de TVQ; Revenu Québec : registres de paie; relevés RL-1).

À quelle fréquence dois-je mettre à jour et vérifier les livres?

Saisissez les opérations tant que les documents sont faciles à retrouver. Comme routine pratique, comparez les livres aux relevés bancaires et de carte au moins une fois par mois, et vérifiez les ventes, les achats et les soldes de TPS/TVH avant chaque déclaration. La vérification mensuelle est une suggestion de méthode de travail, et non une règle de production de l'ARC (ARC : registres d'entreprise; ARC : registres de TPS/TVH et de paie).

À chaque vérification, associez les relevés bancaires et de carte aux soldes enregistrés; faites le suivi des dépôts non associés, des reçus manquants et des écritures en double. Examinez les factures de clients impayées, les factures de fournisseurs, les soldes de taxes et les virements avec les propriétaires. Corrigez les erreurs avec une explication datée afin que la modification reste traçable. Avant une déclaration ou un transfert de fin d'année, assurez-vous que les totaux concordent avec les registres sous-jacents.

Quand dois-je embaucher un spécialiste de la tenue de livres ou demander une autre aide?

Une aide courante en tenue de livres peut être utile lorsque les écritures ne sont pas à jour, que les comptes ne peuvent pas être rapprochés ou que les soldes ne peuvent pas être expliqués. Si les vérifications de la TPS/TVH ne peuvent pas être terminées avant la date limite des déclarations, une aide récurrente peut être plus utile qu'une mise en ordre de fin d'année. La paie, les stocks, la présence de plusieurs propriétaires ou des virements fréquents avec les propriétaires peuvent aussi rendre un examen plus utile, mais aucun de ces éléments ne crée de seuil fixe de l'ARC, fondé sur le nombre d'opérations, pour embaucher un spécialiste (ARC : tenue de registres).

Convenez de qui recueille les documents, saisit les opérations, examine les rapprochements et conserve les copies accessibles. La préparation des déclarations de revenus et des états financiers d'une société exige son propre examen, même lorsque la tenue de livres courante est à jour. Si les registres ont déjà des mois de retard, utilisez Rattrapage comptable avant de vous fier à leurs totaux.

Exemple

Montants illustratifs en dollars canadiens. Un entrepreneur individuel termine pour 8 000 $ de services facturés en un mois et paie 2 000 $ de dépenses d'entreprise à partir de la banque. Les clients paient 7 000 $; une facture de 1 000 $ reste impayée. Les livres montrent 8 000 $ de ventes réalisées, 7 000 $ reçus et 1 000 $ encore dus; l'encaissement ultérieur n'est pas une autre vente. Sans autre opération, le solde bancaire augmente de 5 000 $, tandis que les ventes moins les dépenses sont de 6 000 $. L'écart de 1 000 $ correspond à la facture impayée. Le propriétaire conserve les factures et les reçus de dépenses. S'il peut répéter cette vérification chaque mois, un tableur peut suffire; si les factures et les paiements cessent de concorder, un spécialiste de la tenue de livres peut aider à les rapprocher.

Votre situation est différente?

• Vous avez payé avec une carte personnelle : consultez Dépenses d'entreprise payées personnellement pour l'inscription et le remboursement.
• Vos livres ont des mois de retard : utilisez Rattrapage comptable avant de produire une déclaration à partir de totaux incomplets.
• Vous avez constitué une société et devez mettre en place vos comptes : consultez Après la constitution en société.
• Votre société a besoin d'états financiers de fin d'exercice ou d'une T2 : consultez États financiers de fin d'exercice d'une société et Produire la déclaration de votre société.
• Vous devez produire la déclaration de TPS/TVH ou faire fonctionner la paie : utilisez Production de la déclaration de TPS/TVH ou Faire la paie.
• Vous facturez en dollars américains ou recevez des versements de places de marché : consultez Ventes en dollars américains et versements de places de marché pour les registres supplémentaires nécessaires au rapprochement de ces ventes.
• Vous ne parvenez pas à rapprocher les soldes ou à séparer les dépenses du propriétaire et celles de l'entreprise : apportez les relevés, les factures, les reçus et les rapports à jour pour obtenir de l'aide en tenue de livres.