הנהלת חשבונות עצמית או איש מקצוע להנהלת חשבונות בקנדה

האם מותר לי לנהל בעצמי את הנהלת החשבונות בקנדה?

כן. CRA דורשת רישומים שמאפשרים לה לבדוק את חובות המס של העסק, אך אינה קובעת שחייב להיות איש מקצוע להנהלת חשבונות או מערכת ספרים מסוימת. גם חברה שהתאגדה ברמה הפדרלית חייבת לנהל רישומי חשבונאות נאותים; מי שמזין את העסקאות יכול להיות הבעלים או עובד (CRA: רישומי עסק; חוק החברות העסקיות של קנדה, סעיף 20).

העסקת מישהו אינה מעבירה את האחריות לרישומים. העסק חייב להיות מסוגל להמציא אותם ל-CRA גם כשאיש מקצוע להנהלת חשבונות או שירות מקוון מחזיקים בהם (CRA: שמירת רישומים).

עצמאי חייב במסי העסק אישית, כולל ניכויי שכר או העברות GST/HST שנותרו ללא תשלום אחרי סגירת העסק (חוק מס הכנסה, סעיף 153; חוק מס הבלו, סעיף 228). חברי שותפות שאינם שותפים מוגבלים עשויים לחוב ב-GST/HST שלה ביחד ולחוד על סכומים שהגיע מועד תשלומם בזמן החברות, גם אחרי שעזבו; חובות שקדמו להצטרפות מגיעים אליהם רק עד היקף נכסי השותפות, וחברים בעת הפירוק עשויים לחוב בסכומים שהגיע מועד תשלומם לאחר מכן (חוק מס הבלו, סעיף 272.1(5)). דירקטורים בחברה עשויים לחוב בניכויים במקור או ב-GST/HST שלא הועברו, בכפוף לתנאי גבייה ולהגנה של בדיקת נאותות. הליכי גבייה בגין שכר חייבים להתחיל, ושומות GST/HST לדירקטורים חייבות להיקבע, תוך שנתיים מהמועד האחרון שבו חדלו להיות דירקטורים (חוק מס הכנסה, סעיף 227.1; חוק מס הבלו, סעיף 323).

מה הרישומים שלי צריכים להראות?

הרישומים שלכם צריכים לאפשר לעקוב מכל סכום שדווח אל עסקה ואל ההוכחה שלה. רשמו הכנסות והוצאות כשהן קורות, ושמרו את המסמכים שמסבירים אותן (CRA: רישומי עסק).

רוב העסקים העצמאיים רושמים הכנסה כשהיא נצברת והוצאות כשהן נוצרות, גם אם התשלום מגיע מאוחר יותר. חקלאים, דייגים ועצמאים שהם סוכני עמלות רשאים להשתמש בחשבונאות מזומן. חקלאים ודייגים בוחרים בה בדוח שלהם לפי סעיף 28; מעבר מצבירה למזומן דורש הצהרת התאמה עם הדוח הבא, וחזרה מחייבת בקשה בכתב ל-CRA לפני מועד הדוח של שנת השינוי. חקלאי בשיטת מזומן עדיין זקוק לרישומי צבירה נפרדים ל-GST/HST/QST (CRA: שיטות חשבונאות; חוק מס הכנסה, סעיף 28).

• הכנסות: שמרו את התאריך, הסכום והמקור, כולל מכירות ששולמו במזומן, בנכס או בשירותים. שמרו חשבוניות, קבלות, רישומי הפקדה וחוזים. הפקדה בבנק לבדה עשויה שלא להראות מה נמכר.
• הוצאות: שמרו קבלות או שוברים אחרים שמראים את התאריך, את שמות הקונה והמוכר וכתובותיהם ואת הסחורות או השירותים. ברכישות ממי שרשום ל-GST/HST, שמרו את מספר העסק של המוכר כשנדרש; ל-רישומי זיכוי מס תשומות של GST/HST יש כללים נוספים. ציינו את המטרה העסקית ואת כל חלק אישי. אם ספק אינו נותן קבלה, רשמו ביומן ההוצאות את שם הספק וכתובתו, התאריך, הסכום ופרטי העסקה.
• מלאי למכירה: שמרו רישומי רכישה וספירה ושווי של סחורה שלא נמכרה בסוף השנה. בחשבונאות צבירה, הספירה עוזרת לחשב את עלות המכר; תשלומים לספקים לבדם אינם מראים אותה (CRA: מלאי ועלות המכר).
• נכסים: רשמו את תאריכי הרכישה והמכירה, העלות, המוכר והתמורה של ציוד או נכס אחר. מכין הדוח עשוי להזדקק להיסטוריה הזו גם אחרי שנת הרכישה.

נהלו רישומים נפרדים לכל עסק. גם עסקאות של חברה חייבות להיות מזוהות כעסקאות של החברה, נפרדות מאלה של בעל המניות. דיני החברות הפדרליים דורשים רישומי חשבונאות נאותים, ולחברה יש קיום משפטי נפרד (CRA: רישומי עסק; Corporations Canada: חובות חברה).

האם גיליון אלקטרוני או תוכנת הנהלת חשבונות מספיקים?

כל אחד מהם יכול להספיק אם הרישומים שלמים, קריאים וניתנים למעקב אל מסמכי המקור. CRA אינה דורשת מוצר מסוים; תוכנה אינה מחליפה חשבוניות, קבלות או בדיקה של רישומים חסרים וכפולים (CRA: רישומי עסק; CRA: שמירת רישומים אלקטרונית).

ברישומים אלקטרוניים, שמרו מסלול ביקורת שמיש מכל מסמך מקור אל הסכומים, שמרו רישומים אלקטרוניים בצורה שאפשר לקרוא אלקטרונית, והחזיקו גיבויים שאפשר לשחזר. ייצוא של סיכום סוף שנה בלבד עלול לאבד את פירוט העסקאות ש-CRA עשויה לבקש (CRA: שמירת רישומים אלקטרונית).

כמה זמן צריך לשמור רישומים, והאם אפשר לשמור אותם באופן אלקטרוני?

בדרך כלל שומרים רישומים ומסמכים תומכים שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם מתייחסים אליה. ליחיד שנת המס היא שנת הלוח; לחברה היא שנת הכספים שלה. רישומים שמשפיעים על מכירת נכס בעתיד או על סגירת עסק עשויים להידרש ללא הגבלת זמן. אם מגישים דוח מס הכנסה באיחור, שומרים את הרישומים שלו שש שנים ממועד ההגשה. בהשגה או בערעור, שומרים את הרישומים הדרושים עד שההליך נפתר, חלון הערעור הנוסף נסגר ותקופת השמירה הרגילה מסתיימת. כשעסק שאינו תאגיד נסגר, שומרים את הרישומים שלו שש שנים מסוף אותה שנת מס. אחרי פירוק חברה, תקופת רישומי המס של CRA היא שנתיים אחרי הפירוק; מי שמופקד על רישומי חברה שהתאגדה ברמה הפדרלית חייב להמציא את הרישומים שלה שש שנים אחרי הפירוק (CRA: כללי שמירה; חוק החברות העסקיות של קנדה, סעיף 225; תקנות פדרליות).

CRA רשאית לדרוש שמירה ארוכה יותר. כדי להשמיד רישומים מוקדם, יש לקבל תחילה את אישורה בכתב באמצעות טופס T137 או בקשה בכתב (CRA: כללי שמירה).

רישומים אלקטרוניים מקובלים כל עוד הם נשארים קריאים ושמישים. שמרו רישומים שנוצרו אלקטרונית בפורמט שאפשר לקרוא אלקטרונית, גם אם הדפסתם אותם. לפני שזורקים נייר אחרי סריקה, ודאו שהתמונות עומדות בדרישות ההדמיה של CRA. שמרו רישומים נדרשים בעסק או במקום המגורים שלכם בקנדה, אלא אם CRA נתנה אישור בכתב לשמור אותם במקום אחר. גישה מקנדה לרישומים שנשמרים בחו״ל אינה נחשבת שמירה בקנדה. אם התוכנה שלכם שומרת את העותק היחיד בחו״ל, דאגו לעותק קנדי שמיש או בקשו אישור בכתב (CRA: שמירת רישומים אלקטרונית; CRA: מקום השמירה).

בקוויבק, Revenu Québec דורשת גם פנקסים ומסמכים תומכים במוסד העסקי, במקום המגורים או במקום מוגדר, בדרך כלל שש שנים אחרי השנה האחרונה שהם מכסים (Revenu Québec: פנקסים ומסמכים).

האם אני צריך חשבון בנק עסקי נפרד?

אין ל-CRA דרישה גורפת מעצמאי לפתוח חשבון נפרד רק כדי לנהל הנהלת חשבונות. אם העסק מוציא חשבוניות בשם שאינו שם הבעלים, CRA קובעת שנדרש חשבון נפרד כדי לפרוע שיקים לפקודת שם העסק. חשבון ייעודי עדיין מקל על מעקב אחרי הפקדות והוצאות של העסק (CRA: עסק יחידני).

בחברה שהתאגדה ברמה הפדרלית, כלל רישומי החשבונאות שצוטט אינו דורש בעצמו חשבון בנק נפרד. חשבון על שם החברה מקל להבחין בין כספיה לכספי הבעלים. רשמו את הסכום והמטרה בכל פעם שבעלים מקבל או משלם כסף של החברה באופן אישי (חוק החברות העסקיות של קנדה, סעיף 20; CRA: רישומי עסק). בעל מניות שמקבל נכס של החברה בפחות משווי הוגן עלול לחוב במס ההכנסה או ב-GST/HST שהחברה לא שילמה, בדרך כלל עד לפער בשווי; CRA רשאית להוציא שומה בגין העברה כזו בכל עת (חוק מס הכנסה, סעיף 160; חוק מס הבלו, סעיף 325). אם שילמתם הוצאת עסק באופן אישי, קראו על הוצאות עסק ששולמו באופן אישי.

מה צריך למסור למכין הדוחות?

מסרו למכין הדוחות סכומים מותאמים ואת הרישומים שמאחוריהם, לא רק גישה לאפליקציה. הטופס תלוי בסוג העסק; הנהלת החשבונות צריכה לאפשר להסביר הכנסות, הוצאות, נכסים וסכומים שחייבים או שחייבים לכם (CRA: רישומי עסק).

בקוויבק, הנהלת החשבונות עשויה לתמוך גם ב-TP-80-V להכנסה מעסק או ממקצוע (TP-80.AP-V לחקלאות או דיג), ב-TP-600-V ובטפסי RL-15 לשותפות כשנדרש, או ב-CO-17 לחברה עם מוסד בקוויבק. כלל ההגשה של קוויבק לשותפויות יכול לחול גם כש-T5013 הפדרלי אינו חל (Revenu Québec: שותפויות; TP-80-V; CO-17).

החזיקו זמינים את דפי החשבון, החשבוניות וההסברים לרישומים חריגים כשמכין הדוחות מבקש. דוחות כספיים שנתיים של חברה והגשת T2 הן משימות נפרדות מהזנת עסקאות שוטפות.

מה משתנה כשנרשמים ל-GST/HST או מעסיקים עובדים?

הנהלת החשבונות צריכה פירוט נוסף כדי שאפשר יהיה לבדוק את הדוחות הקשורים. רישומי GST/HST עשויים להידרש כבר לפני הרישום אם אתם מנהלים פעילות מסחרית בקנדה או מבקשים החזר או זיכוי. זהו בנפרד מס שנגבה במכירות ומס ברכישות, ושמרו חשבוניות או קבלות רכישה עם הפרטים הנדרשים לתמיכה בזיכוי מס תשומות. בשכר, שמרו שעות עובדים, סכומים שנוכו ואת הטפסים הנדרשים של העובדים (CRA: רישומי GST/HST ושכר).

אם אתם פועלים בקוויבק, עקבו אחרי QST שנגבה ושולם, ושמרו הוכחות להחזרי מס תשומות. מעסיקים בקוויבק צריכים גם רישומי שכר לניכויים פרובינציאליים ולטפסי RL-1; דוח פדרלי בלבד אינו שלם (Revenu Québec: רישומי GST/HST ו-QST; Revenu Québec: רישומי שכר; טפסי RL-1).

באיזו תדירות כדאי לעדכן ולבדוק את הנהלת החשבונות?

הזינו עסקאות כשקל למצוא את המסמכים. כשגרה מעשית, השוו את הנהלת החשבונות לדפי חשבון של בנק וכרטיס אשראי לפחות פעם בחודש, ובדקו מכירות, רכישות ויתרות מס של GST/HST לפני כל דוח. בדיקה חודשית היא המלצת עבודה ולא כלל הגשה של CRA (CRA: רישומי עסק; CRA: רישומי GST/HST ושכר).

בכל בדיקה, התאימו דפי חשבון של בנק וכרטיס אשראי ליתרות הרשומות; בררו הפקדות שלא הותאמו, קבלות חסרות ורישומים כפולים. עברו על חשבוניות לקוחות שלא שולמו, חשבונות ספקים, יתרות מס והעברות עם בעלים. תקנו טעויות עם הסבר מתוארך כדי שהשינוי יישאר ניתן למעקב. לפני דוח או העברת תיק בסוף שנה, ודאו שהסכומים תואמים לרישומים שמאחוריהם.

מתי כדאי להעסיק איש מקצוע להנהלת חשבונות או לקבל עזרה אחרת?

עזרה שוטפת בהנהלת חשבונות עשויה להועיל כשהרישומים אינם מעודכנים, אי אפשר להתאים חשבונות או אי אפשר להסביר יתרות. אם בדיקות GST/HST אינן מסתיימות לפני מועד הדוחות, עזרה קבועה יכולה להועיל יותר מניקוי חשבונות בסוף השנה. שכר, מלאי, כמה בעלים או העברות תכופות של בעלים יכולים גם הם להעלות את הערך של בדיקה, אך אף אחד מהם אינו יוצר ב-CRA סף קבוע של מספר עסקאות להעסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות (CRA: שמירת רישומים).

קבעו מי אוסף מסמכים, מזין עסקאות, בודק התאמות ושומר עותקים נגישים. הכנת דוחות מס ודוחות כספיים של חברה זקוקים לבדיקה משלהם גם כשהנהלת החשבונות השוטפת מעודכנת. אם הרישומים כבר בפיגור של חודשים, קראו על השלמת הנהלת חשבונות בפיגור לפני שנשענים על הסכומים שלהם.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים קנדיים. עצמאי משלים בחודש אחד עבודות שירות שחויבו ב-C$8,000 ומשלם מהבנק C$2,000 הוצאות עסק. לקוחות משלמים C$7,000; חשבונית אחת של C$1,000 נשארת בלי תשלום. הנהלת החשבונות מראה C$8,000 מכירות שנצברו, C$7,000 שהתקבלו ו-C$1,000 שעדיין חייבים; גבייה מאוחרת של הסכום הזה אינה מכירה נוספת. בלי עסקאות אחרות, יתרת הבנק עולה ב-C$5,000, ואילו מכירות פחות הוצאות הן C$6,000. ההפרש של C$1,000 הוא החשבונית שלא שולמה. הבעלים שומר את החשבוניות ואת קבלות ההוצאות. אם הוא יכול לחזור על הבדיקה הזו בכל חודש, גיליון אלקטרוני עשוי להספיק; אם חשבוניות ותשלומים מפסיקים להתאים, איש מקצוע להנהלת חשבונות יכול לעזור להתאים אותם.

המצב שלכם שונה?

• שילמתם בכרטיס אשראי פרטי: קראו על הוצאות עסק ששולמו באופן אישי לרישום ולהחזר.
• הנהלת החשבונות שלכם בפיגור של חודשים: השתמשו בהשלמת הנהלת חשבונות בפיגור לפני שמגישים על סמך סכומים לא שלמים.
• התאגדתם וצריכים להקים חשבונות: קראו על אחרי ההתאגדות.
• החברה שלכם צריכה דוחות כספיים שנתיים או T2: קראו על דוחות כספיים שנתיים של חברה והגשת דוח החברה.
• אתם צריכים להגיש GST/HST או להפעיל שכר: השתמשו בהגשת GST/HST או בהפעלת שכר.
• אתם מוציאים חשבוניות בדולרים אמריקאיים או מקבלים תשלומים מפלטפורמות מכירה: קראו על מכירות בדולרים אמריקאיים ותשלומים מפלטפורמות מכירה לרישומים הנוספים הדרושים להתאמת המכירות האלה.
• אתם לא מצליחים להתאים יתרות או להפריד בין הוצאות הבעלים להוצאות העסק: הביאו דפי חשבון, חשבוניות, קבלות ודוחות עדכניים לעזרה בהנהלת חשבונות.