캐나다에서 장부를 직접 관리할까, 장부 담당자를 고용할까

캐나다에서 장부를 직접 관리해도 법적으로 문제가 없나요?

네, 문제 없습니다. CRA는 사업의 세금 의무를 확인할 수 있는 기록을 요구할 뿐, 장부 담당자나 특정 장부 양식을 정해 두지 않습니다. 연방 법인도 적절한 회계 기록을 유지해야 하지만, 거래를 입력하는 사람은 사업주나 직원이어도 됩니다(CRA: 사업 기록, Canada Business Corporations Act 제20조).

다른 사람을 고용해도 기록에 대한 책임이 넘어가지는 않습니다. 장부 담당자나 온라인 서비스가 기록을 가지고 있더라도, 사업체는 CRA에 그 기록을 제공할 수 있어야 합니다(CRA: 기록 보관).

개인사업자는 사업 관련 세금을 개인 책임으로 내며, 폐업 후에 납부하지 않은 급여 원천공제액이나 GST/HST 납부액도 포함됩니다(Income Tax Act 제153조, Excise Tax Act 제228조). 유한 파트너(limited partner)를 제외한 파트너십 구성원은 구성원이던 기간에 납부해야 했던 파트너십의 GST/HST를 공동으로 부담할 수 있으며, 탈퇴한 뒤에도 마찬가지입니다. 가입하기 전에 생긴 채무는 파트너십 재산의 범위에서만 구성원에게 미치고, 해산 시점의 구성원은 그 이후에 납부할 금액도 부담할 수 있습니다(Excise Tax Act 제272.1(5)조). 법인 이사는 납부하지 않은 원천공제액이나 GST/HST를 부담할 수 있으며, 징수 조건과 주의 의무 이행 항변이 적용됩니다. 급여 관련 회수 절차는 이사가 마지막으로 이사직을 그만둔 때부터 2년 안에 시작해야 하고, 이사에 대한 GST/HST 부과도 그 기간 안에 이루어져야 합니다(Income Tax Act 제227.1조, Excise Tax Act 제323조).

기록에는 무엇이 나와 있어야 하나요?

기록을 보면 신고한 모든 금액을 거래와 그 증빙까지 거슬러 올라가 확인할 수 있어야 합니다. 수입과 경비는 발생할 때마다 기록하고, 이를 설명하는 서류를 보관하세요(CRA: 사업 기록).

대부분의 자영업 사업체는 대금을 나중에 받거나 내더라도, 수입은 발생한 때 기록하고 경비는 비용이 생긴 때 기록합니다. 농업인, 어업인, 판매 수수료 대리인(commission agent)은 현금주의 회계를 쓸 수 있습니다. 농업인과 어업인은 Income Tax Act 제28조에 따라 신고서에서 현금주의를 선택합니다. 발생주의에서 현금주의로 바꾸면 다음 신고서에 조정 명세서를 첨부해야 하고, 다시 바꾸려면 변경 연도의 신고 기한 전에 CRA에 서면으로 요청해야 합니다. 현금주의를 쓰는 농업인도 GST/HST/QST용으로는 발생주의 기록을 따로 보관해야 합니다(CRA: 회계 방식, Income Tax Act 제28조).

• 수입: 현금, 재산, 서비스로 받은 매출을 포함해 날짜, 금액, 출처를 보관하세요. 청구서, 영수증, 입금 기록, 계약서도 보관하세요. 은행 입금 내역만으로는 무엇을 팔았는지 알 수 없을 수 있습니다.
• 경비: 날짜, 판매자와 구매자의 이름과 주소, 상품 또는 서비스가 나와 있는 영수증이나 그 밖의 증빙을 보관하세요. GST/HST 등록 사업자에게서 구매한 경우, 필요하면 판매자의 사업자 번호도 보관하세요. GST/HST 매입세액공제 기록에는 추가 규칙이 있습니다. 사업 목적과 개인용 부분이 있으면 함께 적어 두세요. 공급업체가 영수증을 주지 않으면 공급업체의 이름과 주소, 날짜, 금액, 거래 내용을 경비 장부에 기록하세요.
• 판매용 재고: 매입 기록과 연말에 남은 상품의 수량 및 가치 기록을 보관하세요. 발생주의 회계에서는 이 수량이 매출원가 계산에 도움이 되며, 공급업체에 낸 금액만으로는 매출원가를 알 수 없습니다(CRA: 재고와 매출원가).
• 자산: 장비나 그 밖의 자산의 구입일과 판매일, 취득 비용, 판매자, 판매 대금을 기록하세요. 세무 신고 대행인은 구입 연도 이후에도 이 내역이 필요할 수 있습니다.

사업체마다 기록을 따로 보관하세요. 법인의 거래는 주주의 거래와 구분해 법인의 거래임을 알아볼 수 있어야 합니다. 연방 법인법은 적절한 회계 기록을 요구하며, 법인은 별개의 법적 실체입니다(CRA: 사업 기록, Corporations Canada: 법인의 의무).

스프레드시트나 회계 소프트웨어로 충분한가요?

기록이 완전하고, 읽을 수 있고, 원본 서류까지 추적할 수 있다면 어느 쪽이든 충분할 수 있습니다. CRA는 특정 제품을 요구하지 않습니다. 소프트웨어가 청구서, 영수증, 누락·중복 입력 검토를 대신해 주지는 않습니다(CRA: 사업 기록, CRA: 전자 기록 보관).

전자 기록은 각 원본 서류에서 합계까지 이어지는 사용 가능한 감사 추적(audit trail)을 유지하고, 전자 기록을 전자적으로 읽을 수 있는 형태로 보관하며, 복원할 수 있는 백업을 두어야 합니다. 연말 요약표만 내보내면 CRA가 요청할 수 있는 거래 내역이 사라질 수 있습니다(CRA: 전자 기록 보관).

기록은 얼마나 오래 보관해야 하고, 전자 파일로 보관해도 되나요?

일반적으로 기록과 증빙 서류는 해당 기록이 속한 마지막 과세연도 말부터 6년 동안 보관합니다. 개인의 과세연도는 달력 연도이고, 법인은 회계 기간입니다. 나중의 재산 매각이나 사업 정리에 영향을 주는 기록은 무기한 보관해야 할 수 있습니다. 소득세 신고서를 늦게 제출했다면 제출일부터 6년 동안 그 기록을 보관하세요. 이의 신청이나 항소가 있으면 그것이 끝나고, 추가 항소 기간이 지나고, 일반 보관 기간이 끝날 때까지 필요한 기록을 보관하세요. 법인이 아닌 사업체가 문을 닫으면 해당 과세연도 말부터 6년 동안 기록을 보관하세요. 법인이 해산한 뒤 CRA의 세금 기록 보관 기간은 해산 후 2년이고, 연방 법인의 기록 보관 책임자는 해산 후 6년 동안 기록을 제출할 수 있어야 합니다(CRA: 보관 규정, Canada Business Corporations Act 제225조, 연방 규정).

CRA가 더 오래 보관하도록 요구할 수 있습니다. 기록을 일찍 폐기하려면 먼저 Form T137이나 서면 요청으로 CRA의 서면 허가를 받아야 합니다(CRA: 보관 규정).

전자 기록은 읽고 사용할 수 있는 상태라면 인정됩니다. 전자적으로 만든 기록은 인쇄하더라도 전자적으로 읽을 수 있는 형식으로 보관하세요. 스캔한 뒤 종이 서류를 버리기 전에, 이미지가 CRA의 이미지 저장 요건을 충족하는지 확인하세요. 필수 기록은 CRA가 다른 장소에 보관해도 된다고 서면으로 허가하지 않는 한, 캐나다에 있는 사업장이나 주거지에 보관해야 합니다. 해외에 저장된 기록에 캐나다에서 접속할 수 있다고 해서 캐나다에 보관한 것으로 보지 않습니다. 소프트웨어가 유일한 사본을 해외에 저장한다면, 캐나다에서 쓸 수 있는 사본을 마련하거나 서면 허가를 요청하세요(CRA: 전자 기록 보관, CRA: 기록 보관 장소).

퀘벡 주에서는 Revenu Québec도 장부와 증빙 서류를 사업장, 주거지 또는 지정된 장소에 보관하도록 요구하며, 일반적으로 해당 기록이 다루는 마지막 연도 후 6년 동안 보관해야 합니다(Revenu Québec: 장부와 서류).

사업용 은행 계좌를 따로 만들어야 하나요?

개인사업자가 장부를 관리하려는 이유만으로 별도 계좌를 개설해야 한다는 CRA의 일률적인 요건은 없습니다. 사업체가 사업주의 이름과 다른 상호로 청구한다면, 그 상호 앞으로 발행된 수표를 처리하려면 별도 계좌가 필요하다고 CRA는 설명합니다. 전용 계좌를 두면 사업 입금과 지출을 추적하기가 더 쉽습니다(CRA: 개인사업체).

연방 법인의 경우, 위에서 인용한 회계 기록 규정은 별도 은행 계좌를 직접 요구하지 않습니다. 법인 명의의 계좌를 두면 법인의 돈과 사업주의 돈을 구분하기가 더 쉽습니다. 사업주가 법인의 돈을 개인적으로 받거나 지출할 때마다 금액과 목적을 기록하세요(Canada Business Corporations Act 제20조, CRA: 사업 기록). 공정 가치보다 낮은 대가로 법인의 재산을 받은 주주는 법인이 내지 않은 소득세나 GST/HST를 부담할 수 있으며, 일반적으로 그 가치 차이만큼으로 제한됩니다. CRA는 이 이전에 따른 책임에 대해 언제든지 세금을 부과할 수 있습니다(Income Tax Act 제160조, Excise Tax Act 제325조). 사업 비용을 개인 돈으로 냈다면 개인 돈으로 낸 사업 경비를 참고하세요.

세무 신고 대행인에게 무엇을 줘야 하나요?

세무 신고 대행인에게는 앱 접근 권한만 주지 말고, 대사를 마친 합계와 그 근거가 되는 기록을 주세요. 필요한 서식은 사업 유형에 따라 다르지만, 장부로 수입, 경비, 자산, 낼 세금과 돌려받을 세금을 설명할 수 있어야 합니다(CRA: 사업 기록).

퀘벡 주에서는 장부가 사업 또는 전문직 소득용 TP-80-V(농업·어업은 TP-80.AP-V), 필요한 경우 파트너십용 TP-600-V와 RL-15 명세서, 퀘벡 주에 사업장이 있는 법인용 CO-17의 근거가 될 수도 있습니다. 퀘벡 주의 파트너십 신고 규정은 연방 T5013이 필요 없는 경우에도 적용될 수 있습니다(Revenu Québec: 파트너십, TP-80-V, CO-17).

세무 신고 대행인이 요청하면 명세서, 청구서, 특이한 입력 내역에 대한 설명을 바로 줄 수 있게 준비해 두세요. 법인 연말 재무제표와 T2 제출은 일상 거래 입력과는 별개의 작업입니다.

GST/HST에 등록하거나 직원을 고용하면 무엇이 달라지나요?

관련 신고서를 확인할 수 있도록 장부에 추가 정보가 필요합니다. 캐나다에서 상업 활동을 하거나 환급을 신청하는 경우에는 등록 전에도 GST/HST 기록이 필요할 수 있습니다. 매출에 부과한 세금과 매입에 낸 세금을 따로 구분하고, 매입세액공제를 뒷받침하는 데 필요한 정보가 있는 매입 청구서나 영수증을 보관하세요. 급여에 관해서는 직원의 근무 시간, 원천징수한 금액, 필요한 직원 서식과 명세서를 보관하세요(CRA: GST/HST 및 급여 기록).

퀘벡 주에서 사업을 한다면 징수하고 낸 QST를 기록하고, 매입세 환급의 증빙을 보관하세요. 퀘벡 주 고용주는 퀘벡 주 공제액에 대한 급여 기록과 RL-1 명세서도 필요하며, 연방 보고서만으로는 충분하지 않습니다(Revenu Québec: GST/HST와 QST 기록, Revenu Québec: 급여 기록, RL-1 명세서).

장부는 얼마나 자주 업데이트하고 점검해야 하나요?

서류를 찾기 쉬울 때 거래를 입력하세요. 실무 요령으로는 장부를 은행·카드 명세서와 최소 한 달에 한 번 비교하고, 신고서를 제출하기 전에 GST/HST 매출, 매입, 세금 잔액을 확인하세요. 매월 점검은 업무 방식에 대한 제안이며 CRA의 신고 규정은 아닙니다(CRA: 사업 기록, CRA: GST/HST 및 급여 기록).

점검할 때마다 은행·카드 명세서를 기록된 잔액과 맞춰 보고, 맞지 않는 입금, 빠진 영수증, 중복 입력은 확인하세요. 미수 고객 청구서, 공급업체 미지급 청구서, 세금 잔액, 사업주와의 이체도 검토하세요. 오류는 날짜와 설명을 남기며 수정해서 변경 내용을 추적할 수 있게 하세요. 신고서를 제출하거나 연말에 자료를 넘기기 전에, 합계가 근거 기록과 일치하는지 확인하세요.

장부 담당자를 고용하거나 다른 도움을 받아야 할 때는 언제인가요?

입력이 밀려 있거나, 계정을 대사할 수 없거나, 잔액을 설명할 수 없다면 일상적인 장부 관리 도움이 유용할 수 있습니다. 신고서 기한 전에 GST/HST 점검을 끝내지 못한다면, 연말에 몰아서 정리하는 것보다 정기적인 도움이 더 유용할 수 있습니다. 급여, 재고, 여러 명의 사업주, 잦은 사업주 이체도 검토의 가치를 높일 수 있지만, 이 중 어느 것도 장부 담당자를 고용해야 하는 거래 건수 기준을 CRA가 정해 놓은 것은 아닙니다(CRA: 기록 보관).

서류를 모으고, 거래를 입력하고, 대사를 검토하고, 접근 가능한 사본을 보관하는 일을 누가 맡을지 정하세요. 일상 장부 관리가 최신 상태여도 세금 신고서 준비와 법인 재무제표는 별도의 검토가 필요합니다. 기록이 이미 몇 달 밀렸다면, 합계를 믿기 전에 밀린 장부 정리를 먼저 활용하세요.

예시

캐나다 달러 기준의 설명용 금액입니다. 한 개인사업자가 한 달 동안 C$8,000 상당의 서비스를 청구하고, 은행에서 C$2,000의 사업 경비를 냅니다. 고객이 C$7,000을 지급했고, C$1,000짜리 청구서 한 건은 아직 지급되지 않았습니다. 장부에는 발생한 매출 C$8,000, 받은 금액 C$7,000, 아직 받을 금액 C$1,000이 나와야 합니다. 나중에 그 금액을 받는 것은 또 다른 매출이 아닙니다. 다른 거래가 없다면 은행 잔액은 C$5,000 늘어나고, 매출에서 경비를 뺀 금액은 C$6,000입니다. C$1,000의 차이는 지급되지 않은 청구서입니다. 사업주는 청구서와 경비 영수증을 보관합니다. 매달 이 점검을 반복할 수 있다면 스프레드시트로 충분할 수 있습니다. 청구서와 지급 내역이 더 이상 맞지 않는다면 장부 담당자가 대사를 도와줄 수 있습니다.

상황이 다르다면?

• 개인 카드로 결제했습니다. 기록과 상환 방법은 개인 돈으로 낸 사업 경비를 참고하세요.
• 장부가 몇 달 밀렸습니다. 불완전한 합계로 신고하기 전에 밀린 장부 정리를 활용하세요.
• 법인을 설립했고 계정 설정이 필요합니다. 법인 설립 후 해야 할 일을 참고하세요.
• 법인의 연말 재무제표나 T2가 필요합니다. 법인 연말 재무제표와 법인 신고서 제출을 참고하세요.
• GST/HST를 신고하거나 급여를 지급해야 합니다. GST/HST 신고 또는 급여 지급 처리를 활용하세요.
• 미국 달러로 청구하거나 마켓플레이스에서 대금을 받습니다. 이런 매출을 대사하는 데 필요한 추가 기록은 미국 달러 매출과 마켓플레이스 정산금을 참고하세요.
• 잔액을 대사하지 못하거나 사업주 지출과 사업 지출을 구분하지 못합니다. 명세서, 청구서, 영수증, 최신 보고서를 가지고 장부 관리 도움을 받으세요.