مسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك دفاتر في كندا

هل يجوز لي قانونًا أن أمسك دفاتري بنفسي في كندا؟

نعم. تشترط CRA سجلات تتيح لها التحقق من الالتزامات الضريبية للنشاط، لكنها لا تفرض مسؤول مسك دفاتر ولا مجموعة دفاتر بعينها. وعلى الشركة المؤسسة على المستوى الفيدرالي أيضًا أن تحتفظ بسجلات محاسبية كافية؛ ويمكن أن يكون من يُدخل المعاملات هو المالك أو أحد الموظفين (CRA: سجلات الأعمال؛ قانون الشركات التجارية الكندي، المادة 20).

توظيف شخص لا ينقل المسؤولية عن السجلات. فيجب أن يكون النشاط قادرًا على تقديمها إلى CRA حتى لو كان مسؤول مسك الدفاتر أو خدمة إلكترونية هو من يحتفظ بها (CRA: حفظ السجلات).

يتحمّل صاحب المنشأة الفردية ضرائب النشاط شخصيًا، بما فيها أي استقطاعات رواتب أو مبالغ GST/HST مستحقة بقيت غير مسدَّدة بعد الإغلاق (قانون ضريبة الدخل، المادة 153؛ قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 228). وقد يُطالَب أعضاء الشراكة، عدا الشركاء المحدودين، بضريبة GST/HST الخاصة بها بالتضامن عن المبالغ المستحقة أثناء العضوية، حتى بعد المغادرة؛ ولا تصل الديون السابقة للانضمام إليهم إلا بقدر ممتلكات الشراكة، وقد يُطالَب الأعضاء وقت الحل بالمبالغ المستحقة بعده (قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 272.1(5)). وقد يُطالَب مديرو الشركات بالاستقطاعات من المصدر أو GST/HST غير المسدَّدة، مع مراعاة شروط التحصيل ودفاع العناية الواجبة. ويجب أن تبدأ إجراءات استرداد الرواتب، وأن تُصدر تقديرات GST/HST على المديرين، خلال سنتان من آخر مرة يتركون فيها منصب المدير (قانون ضريبة الدخل، المادة 227.1؛ قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 323).

ماذا يجب أن تُظهر سجلاتي؟

يجب أن تتيح سجلاتك لأي شخص أن يتتبّع كل مبلغ مُبلَّغ عنه إلى معاملته وإثباتها. سجّل الدخل والمصروفات عند حدوثها، ثم احتفظ بالمستندات التي تفسّرها (CRA: سجلات الأعمال).

تسجّل معظم أنشطة العاملين لحسابهم الخاص الدخل عند اكتسابه والمصروفات عند تكبّدها، حتى لو جاء الدفع لاحقًا. ويجوز للمزارعين والصيادين ووكلاء العمولة العاملين لحسابهم الخاص استخدام المحاسبة النقدية. ويختارها المزارعون والصيادون في إقرارهم بموجب المادة 28؛ والتحول من الاستحقاق إلى النقدية يتطلب بيان تسوية مع الإقرار التالي، والعودة إلى الاستحقاق تتطلب طلبًا كتابيًا إلى CRA قبل موعد إقرار سنة التغيير. ويحتاج المزارع الذي يستخدم الطريقة النقدية مع ذلك إلى سجلات استحقاق منفصلة لـ GST/HST/QST (CRA: طرق المحاسبة؛ قانون ضريبة الدخل، المادة 28).

• الدخل: احتفظ بالتاريخ والمبلغ والمصدر، بما فيها المبيعات المدفوعة نقدًا أو بممتلكات أو بخدمات. واحتفظ بالفواتير والإيصالات وسجلات الإيداع والعقود. فالإيداع المصرفي وحده قد لا يبيّن ما جرى بيعه.
• المصروفات: احتفظ بإيصالات أو مستندات أخرى تبيّن التاريخ واسمي البائع والمشتري وعنوانيهما والسلع أو الخدمات. وفي المشتريات من مسجّلي GST/HST، احتفظ برقم النشاط التجاري للبائع عند اشتراط ذلك؛ ولـسجلات ائتمان ضريبة المدخلات في GST/HST قواعد إضافية. دوّن غرض العمل وأي جزء شخصي. وإذا لم يقدّم المورّد إيصالًا، فسجّل اسم المورّد وعنوانه والتاريخ والمبلغ وتفاصيل المعاملة في دفتر المصروفات.
• المخزون المعروض للبيع: احتفظ بسجلات الشراء وبجرد نهاية السنة وقيمة البضاعة غير المباعة. وفي محاسبة الاستحقاق، يساعد الجرد على حساب تكلفة البضاعة المباعة؛ أما مدفوعات الموردين وحدها فلا تبيّنها (CRA: المخزون وتكلفة البضاعة المباعة).
• الممتلكات: سجّل تواريخ شراء المعدات أو غيرها من الممتلكات وبيعها وتكلفتها والبائع والعائدات. وقد يحتاج معدّ الإقرار الضريبي إلى هذا التاريخ بعد سنة الشراء.

احتفظ بسجلات منفصلة لكل نشاط. ويجب أن تكون معاملات الشركة قابلة للتمييز على أنها للشركة، منفصلة عن معاملات المساهم. ويشترط قانون الشركات الفيدرالي سجلات محاسبية كافية، وللشركة وجود قانوني مستقل (CRA: سجلات الأعمال؛ Corporations Canada: التزامات الشركة).

هل يكفي جدول بيانات أو برنامج محاسبة؟

كلاهما قد يكفي إذا كانت السجلات كاملة ومقروءة وقابلة للتتبع إلى المستندات المصدرية. لا تشترط CRA منتجًا بعينه؛ والبرنامج لا يحل محل الفواتير والإيصالات ولا محل مراجعة القيود المفقودة والمكررة (CRA: سجلات الأعمال؛ CRA: حفظ السجلات إلكترونيًا).

في السجلات الإلكترونية، احتفظ بمسار تدقيق قابل للاستخدام من كل مستند مصدري إلى المجاميع، واحفظ السجلات الإلكترونية بصيغة مقروءة إلكترونيًا، واحتفظ بنسخ احتياطية قابلة للاستعادة. وقد يؤدي تصدير ملخص نهاية السنة فقط إلى فقدان تفاصيل المعاملات التي قد تطلبها CRA (CRA: حفظ السجلات إلكترونيًا).

كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالسجلات، وهل يمكن أن تكون إلكترونية؟

عادةً، احتفظ بالسجلات والمستندات الداعمة ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها. وبالنسبة إلى الفرد، تلك السنة الضريبية هي السنة التقويمية؛ وبالنسبة إلى الشركة هي الفترة المالية. وقد تحتاج السجلات المؤثرة في بيع ممتلكات لاحق أو تصفية نشاط إلى حفظ غير محدد المدة. وإذا قدّمت إقرار ضريبة دخل متأخرًا، فاحتفظ بسجلاته ست سنوات من تاريخ التقديم. وفي حالة الاعتراض أو الاستئناف، احتفظ بالسجلات اللازمة حتى يُحسم الأمر وتنتهي مهلة أي استئناف لاحق وتنتهي مدة الحفظ العادية. وعندما ينتهي نشاط غير مؤسس كشركة، احتفظ بسجلاته ست سنوات من نهاية تلك السنة الضريبية. وبعد حل الشركة، تكون مدة حفظ السجلات الضريبية لدى CRA سنتان بعد الحل؛ ويجب على أمين سجلات الشركة المؤسسة على المستوى الفيدرالي تقديم سجلاتها ست سنوات بعد الحل (CRA: قواعد الحفظ؛ قانون الشركات التجارية الكندي، المادة 225؛ اللوائح الفيدرالية).

يجوز لـ CRA أن تشترط مدة حفظ أطول. وللتخلص من السجلات مبكرًا، احصل أولًا على إذنها الكتابي باستخدام النموذج T137 أو طلب كتابي (CRA: قواعد الحفظ).

السجلات الإلكترونية مقبولة ما دامت مقروءة وقابلة للاستخدام. احتفظ بالسجلات المنشأة إلكترونيًا بصيغة مقروءة إلكترونيًا، حتى لو طبعتها. وقبل التخلص من الورق بعد المسح الضوئي، تأكد أن الصور تستوفي متطلبات التصوير لدى CRA. واحتفظ بالسجلات المطلوبة في مقر نشاطك أو في محل إقامتك في كندا ما لم تمنحك CRA إذنًا كتابيًا بحفظها في مكان آخر. والوصول إلى سجلات مخزنة في الخارج من داخل كندا لا يُعدّ حفظًا لها في كندا. وإذا كان برنامجك يخزّن النسخة الوحيدة في الخارج، فرتّب نسخة قابلة للاستخدام في كندا أو اطلب إذنًا كتابيًا (CRA: حفظ السجلات إلكترونيًا؛ CRA: مكان السجلات).

وفي كيبك، تشترط Revenu Québec أيضًا حفظ السجلات والمستندات الداعمة في منشأتك أو محل إقامتك أو مكان محدد، عادةً ست سنوات بعد آخر سنة تغطيها (Revenu Québec: السجلات والمستندات).

هل أحتاج إلى حساب مصرفي منفصل للنشاط؟

لا يوجد شرط عام لدى CRA يلزم صاحب المنشأة الفردية بفتح حساب منفصل لمجرد مسك الدفاتر. وإذا كان النشاط يصدر فواتير باسم غير اسم المالك، فتقول CRA إن حسابًا منفصلًا مطلوب لصرف الشيكات المحررة باسم النشاط. ومع ذلك يسهّل الحساب المخصص تتبّع إيداعات النشاط وإنفاقه (CRA: المنشأة الفردية).

وبالنسبة إلى الشركة المؤسسة على المستوى الفيدرالي، فإن قاعدة السجلات المحاسبية المذكورة لا تشترط حسابًا مصرفيًا منفصلًا بحد ذاتها. والحساب باسم الشركة يسهّل تمييز أموالها عن أموال المالك. سجّل المبلغ والغرض كلما استلم المالك أو دفع مال الشركة شخصيًا (قانون الشركات التجارية الكندي، المادة 20؛ CRA: سجلات الأعمال). وقد يُطالَب المساهم الذي يستلم ممتلكات الشركة بأقل من قيمتها العادلة بضريبة دخل الشركة أو GST/HST غير المدفوعة، وعادةً بحد الفرق في القيمة؛ ويجوز لـ CRA تقدير مسؤولية النقل هذه في أي وقت (قانون ضريبة الدخل، المادة 160؛ قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 325). وإذا دفعت تكلفة عمل من مالك الشخصي، فراجع مصروفات العمل المدفوعة من مالٍ شخصي.

ماذا يجب أن أعطي معدّ إقراري الضريبي؟

أعطِ معدّ الإقرار الضريبي المجاميع المسوّاة والسجلات التي تقف خلفها، لا مجرد إمكانية الدخول إلى تطبيق. ويعتمد النموذج على نوع النشاط؛ وينبغي أن تجعل الدفاتر الدخل والمصروفات والممتلكات والمبالغ المستحقة له أو عليه قابلة للتفسير (CRA: سجلات الأعمال).

وفي كيبك، قد تدعم الدفاتر أيضًا النموذج TP-80-V لدخل الأعمال أو المهنة (TP-80.AP-V للزراعة أو الصيد)، وTP-600-V وكشوف RL-15 للشراكة عند اشتراطها، أو CO-17 للشركة التي لها منشأة في كيبك. وقد تنطبق قاعدة تقديم الشراكات في كيبك حتى لو لم ينطبق T5013 الفيدرالي (Revenu Québec: الشراكات؛ TP-80-V؛ CO-17).

أبقِ الكشوف والفواتير وتفسيرات القيود غير المعتادة متاحة عندما يطلبها المعدّ. والقوائم الختامية للشركة وتقديم إقرار T2 مهمتان منفصلتان عن إدخال المعاملات الروتينية.

ماذا يتغير عند تسجيلي في GST/HST أو توظيفي موظفين؟

تحتاج الدفاتر إلى تفاصيل إضافية ليمكن التحقق من الإقرارات ذات الصلة. وقد تكون سجلات GST/HST مطلوبة حتى قبل التسجيل إذا كنت تمارس نشاطًا تجاريًا في كندا أو تطلب استردادًا أو ردًّا ضريبيًا. ميّز الضريبة المحصّلة على المبيعات عن الضريبة على المشتريات، واحتفظ بفواتير المشتريات أو إيصالاتها بالتفاصيل المطلوبة لدعم ائتمانات ضريبة المدخلات. وفي الرواتب، احتفظ بساعات الموظفين والمبالغ المستقطعة والنماذج والكشوف المطلوبة للموظفين (CRA: سجلات GST/HST والرواتب).

إذا كنت تعمل في كيبك، فتتبّع QST المحصّلة والمدفوعة، واحتفظ بإثباتات استرداد ضريبة المدخلات. ويحتاج أصحاب العمل في كيبك أيضًا إلى سجلات رواتب للاستقطاعات في المقاطعة وكشوف RL-1؛ والتقرير الفيدرالي وحده ناقص (Revenu Québec: سجلات GST/HST وQST؛ Revenu Québec: سجلات الرواتب؛ كشوف RL-1).

كم مرة أحدّث الدفاتر وأراجعها؟

أدخل المعاملات بينما يسهل العثور على المستندات. وكإجراء عملي، قارن الدفاتر بكشوف البنك والبطاقات مرة شهريًا على الأقل، وافحص مبيعات GST/HST ومشترياتها وأرصدة ضريبتها قبل كل إقرار. والمراجعة الشهرية اقتراح لسير العمل، وليست قاعدة تقديم لدى CRA (CRA: سجلات الأعمال؛ CRA: سجلات GST/HST والرواتب).

في كل فحص، طابق كشوف البنك والبطاقات مع الأرصدة المسجلة؛ وتابع الإيداعات غير المطابقة والإيصالات المفقودة والقيود المكررة. وراجع فواتير العملاء غير المدفوعة وفواتير الموردين وأرصدة الضرائب والتحويلات مع المالكين. وصحّح الأخطاء بتفسير مؤرَّخ ليبقى التغيير قابلًا للتتبع. وقبل الإقرار أو تسليم نهاية السنة، تأكد أن المجاميع تتفق مع السجلات الأساسية.

متى أوظّف مسؤول مسك دفاتر أو أطلب مساعدة أخرى؟

قد تفيد مساعدة مسك الدفاتر الروتينية عندما لا تكون القيود محدّثة، أو لا يمكن تسوية الحسابات، أو لا يمكن تفسير الأرصدة. وإذا تعذّر إكمال فحوص GST/HST قبل موعد الإقرارات، فقد تكون المساعدة المتكررة أنفع من تنظيف نهاية السنة. وقد تزيد الرواتب والمخزون وتعدد المالكين وكثرة تحويلات المالك قيمة المراجعة أيضًا، لكن لا شيء منها يضع حدًا ثابتًا لدى CRA لعدد المعاملات يستوجب توظيف مسؤول مسك دفاتر (CRA: حفظ السجلات).

اتفق على من يجمع المستندات ويُدخل المعاملات ويراجع التسويات ويحتفظ بنسخ يمكن الوصول إليها. وإعداد الإقرار الضريبي والقوائم المالية للشركة يحتاجان إلى مراجعتهما الخاصة حتى لو كان مسك الدفاتر الروتيني محدّثًا. وإذا كانت السجلات متأخرة أصلًا بأشهر، فاستخدم استكمال الدفاتر المتأخرة قبل الاعتماد على مجاميعها.

مثال

مبالغ توضيحية بالدولار الكندي. يُنجز صاحب منشأة فردية أعمال خدمات مفوترة بقيمة 8,000 دولار كندي في شهر واحد ويدفع 2,000 دولار كندي مصروفات عمل من البنك. ويدفع العملاء 7,000 دولار كندي؛ وتبقى فاتورة واحدة بقيمة 1,000 دولار كندي غير مدفوعة. وتُظهر الدفاتر مبيعات مكتسبة بقيمة 8,000 دولار كندي، ومقبوضات بقيمة 7,000 دولار كندي، ومبلغًا مستحقًا بقيمة 1,000 دولار كندي؛ وتحصيله لاحقًا ليس مبيعة أخرى. وبافتراض عدم وجود معاملات أخرى، يرتفع الرصيد البنكي 5,000 دولار كندي، بينما المبيعات ناقص المصروفات 6,000 دولار كندي. والفرق البالغ 1,000 دولار كندي هو الفاتورة غير المدفوعة. ويحتفظ المالك بالفواتير وإيصالات المصروفات. وإذا استطاع تكرار هذا الفحص كل شهر، فقد يكفي جدول بيانات؛ وإذا توقفت الفواتير والمدفوعات عن التطابق، فيمكن لمسؤول مسك دفاتر أن يساعد في تسويتها.

الوضع مختلف في حالتك؟

• دفعت ببطاقة شخصية: راجع مصروفات العمل المدفوعة من مالٍ شخصي للتسجيل والسداد.
• دفاترك متأخرة بأشهر: استخدم استكمال الدفاتر المتأخرة قبل التقديم بمجاميع ناقصة.
• أسست شركة وتحتاج إلى إعداد الحسابات: راجع بعد تأسيس الشركة.
• تحتاج شركتك إلى قوائم ختامية أو إقرار T2: راجع القوائم الختامية للشركة وتقديم إقرار شركتك.
• تحتاج إلى تقديم GST/HST أو تشغيل الرواتب: استخدم تقديم GST/HST أو تشغيل كشوف الرواتب.
• تصدر فواتير بالدولار الأمريكي أو تتلقى دفعات من منصات البيع: راجع المبيعات بالدولار الأمريكي ودفعات منصات البيع للاطلاع على السجلات الإضافية اللازمة لتسوية تلك المبيعات.
• لا تستطيع تسوية الأرصدة أو الفصل بين إنفاق المالك والنشاط: أحضر الكشوف والفواتير والإيصالات والتقارير الحالية إلى خدمة مسك الدفاتر.