Tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ tại Canada

Tôi có được phép tự ghi sổ kế toán tại Canada theo luật không?

Có. CRA yêu cầu hồ sơ cho phép họ kiểm tra nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, nhưng không quy định phải có nhân viên ghi sổ hay một bộ sổ sách cụ thể. Công ty thành lập theo luật liên bang cũng phải duy trì hồ sơ kế toán đầy đủ; người nhập giao dịch vẫn có thể là chủ sở hữu hoặc một nhân viên (CRA: hồ sơ kinh doanh; Canada Business Corporations Act, section 20).

Thuê người khác không chuyển trách nhiệm về hồ sơ. Doanh nghiệp phải có khả năng cung cấp hồ sơ cho CRA ngay cả khi nhân viên ghi sổ hoặc một dịch vụ trực tuyến đang giữ chúng (CRA: Lưu giữ hồ sơ).

Chủ doanh nghiệp một chủ tự chịu thuế kinh doanh, kể cả các khoản khấu trừ lương hoặc khoản nộp GST/HST chưa trả sau khi đóng cửa (Income Tax Act, section 153; Excise Tax Act, section 228). Các thành viên hợp danh không phải là thành viên hợp danh hữu hạn có thể cùng chịu GST/HST của hợp danh đối với các khoản phải nộp trong thời gian là thành viên, kể cả sau khi rời đi; nợ có trước khi tham gia chỉ truy đến họ trong phạm vi tài sản của hợp danh, và các thành viên tại thời điểm giải thể có thể phải chịu các khoản phải nộp sau đó (Excise Tax Act, section 272.1(5)). Giám đốc công ty có thể phải chịu các khoản khấu trừ tại nguồn hoặc GST/HST chưa nộp, tùy theo các điều kiện thu hồi và có thể biện hộ bằng sự thận trọng hợp lý (due diligence). Việc truy thu khoản khấu trừ lương phải bắt đầu, và các ấn định GST/HST đối với giám đốc phải được thực hiện, trong vòng hai năm sau khi họ thôi làm giám đốc lần cuối (Income Tax Act, section 227.1; Excise Tax Act, section 323).

Hồ sơ của tôi phải thể hiện những gì?

Hồ sơ của bạn phải cho phép người khác lần ngược từng số tiền đã khai về một giao dịch và chứng từ của nó. Hãy ghi thu nhập và chi phí khi phát sinh, rồi giữ các tài liệu giải thích chúng (CRA: hồ sơ kinh doanh).

Hầu hết các doanh nghiệp tự kinh doanh ghi thu nhập khi đã kiếm được và chi phí khi đã phát sinh, kể cả khi thanh toán đến sau. Nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh có thể dùng kế toán tiền mặt. Nông dân và ngư dân chọn phương pháp này trên tờ khai theo section 28; chuyển từ dồn tích sang tiền mặt cần bảng điều chỉnh kèm tờ khai kế tiếp, còn chuyển ngược lại cần yêu cầu bằng văn bản gửi CRA trước hạn nộp tờ khai của năm thay đổi. Nông dân dùng phương pháp tiền mặt vẫn cần hồ sơ dồn tích riêng cho GST/HST/QST (CRA: phương pháp kế toán; Income Tax Act, section 28).

• Thu nhập: Giữ ngày, số tiền và nguồn, kể cả doanh số thanh toán bằng tiền mặt, tài sản hoặc dịch vụ. Giữ hóa đơn, biên nhận, hồ sơ gửi tiền và hợp đồng. Chỉ riêng khoản tiền gửi ngân hàng có thể không cho thấy đã bán gì.
• Chi phí: Giữ biên nhận hoặc chứng từ khác ghi ngày, tên và địa chỉ của người bán và người mua, cùng hàng hóa hoặc dịch vụ. Với hàng mua từ người đăng ký GST/HST, hãy giữ mã số doanh nghiệp của người bán khi được yêu cầu; hồ sơ tín thuế đầu vào GST/HST còn có thêm quy tắc. Ghi chú mục đích kinh doanh và mọi phần dùng cá nhân. Nếu nhà cung cấp không đưa biên nhận, hãy ghi tên và địa chỉ nhà cung cấp, ngày, số tiền và chi tiết giao dịch vào sổ nhật ký chi phí.
• Hàng để bán: Giữ hồ sơ mua hàng và số lượng cùng giá trị hàng chưa bán vào cuối năm. Theo kế toán dồn tích, việc kiểm đếm giúp tính giá vốn hàng bán; riêng các khoản thanh toán cho nhà cung cấp không cho thấy điều đó (CRA: hàng tồn kho và giá vốn hàng bán).
• Tài sản: Ghi ngày mua và ngày bán, giá gốc, người bán và số tiền thu được của thiết bị hoặc tài sản khác. Người chuẩn bị thuế có thể cần lịch sử này sau năm mua.

Hãy giữ hồ sơ riêng cho từng doanh nghiệp. Giao dịch của công ty cũng phải xác định được là của công ty, tách biệt với cổ đông. Luật công ty liên bang yêu cầu hồ sơ kế toán đầy đủ, và công ty có tư cách pháp lý riêng (CRA: hồ sơ kinh doanh; Corporations Canada: nghĩa vụ của công ty).

Bảng tính hoặc phần mềm kế toán có đủ không?

Cách nào cũng có thể đủ nếu hồ sơ đầy đủ, đọc được và truy được về chứng từ gốc. CRA không yêu cầu một sản phẩm cụ thể; phần mềm không thay thế hóa đơn, biên nhận hay việc rà soát các bút toán thiếu và trùng (CRA: hồ sơ kinh doanh; CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử).

Với hồ sơ điện tử, hãy giữ dấu vết kiểm toán dùng được từ từng chứng từ gốc đến các tổng số, giữ hồ sơ điện tử ở dạng đọc được bằng máy, và giữ các bản sao lưu khôi phục được. Chỉ xuất bản tóm tắt cuối năm có thể làm mất chi tiết giao dịch mà CRA có thể yêu cầu (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử).

Tôi phải giữ hồ sơ bao lâu, và có thể lưu điện tử không?

Nhìn chung, hãy giữ hồ sơ và chứng từ hỗ trợ trong sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan. Với cá nhân, năm thuế là năm dương lịch; với công ty, đó là kỳ tài chính. Hồ sơ ảnh hưởng đến việc bán tài sản hoặc chấm dứt kinh doanh sau này có thể phải giữ vô thời hạn. Nếu bạn nộp tờ khai thuế thu nhập trễ, hãy giữ hồ sơ của tờ khai đó trong sáu năm kể từ ngày nộp. Với khiếu nại hoặc kháng cáo, hãy giữ các hồ sơ cần thiết cho đến khi giải quyết xong, thời hạn kháng cáo tiếp theo kết thúc và thời gian lưu thông thường hết. Khi một doanh nghiệp không thành lập công ty chấm dứt hoạt động, hãy giữ hồ sơ của doanh nghiệp đó trong sáu năm kể từ cuối năm thuế đó. Sau khi công ty giải thể, thời hạn lưu hồ sơ thuế theo CRA là hai năm sau khi giải thể; người giữ hồ sơ của công ty thành lập theo luật liên bang phải xuất trình hồ sơ trong sáu năm sau khi giải thể (CRA: quy tắc lưu giữ; Canada Business Corporations Act, section 225; quy định liên bang).

CRA có thể yêu cầu lưu lâu hơn. Để hủy hồ sơ sớm, hãy xin phép bằng văn bản của CRA trước, dùng Form T137 hoặc một yêu cầu bằng văn bản (CRA: quy tắc lưu giữ).

Hồ sơ điện tử được chấp nhận khi vẫn đọc và dùng được. Hãy giữ hồ sơ tạo ra bằng điện tử ở định dạng đọc được bằng máy, kể cả khi bạn in ra. Trước khi bỏ giấy sau khi quét, hãy bảo đảm hình ảnh đáp ứng yêu cầu về hình ảnh của CRA. Hãy giữ hồ sơ bắt buộc tại doanh nghiệp hoặc nơi cư trú của bạn ở Canada, trừ khi CRA cho phép bằng văn bản giữ ở nơi khác. Truy cập từ Canada vào hồ sơ lưu ở nước ngoài không được tính là lưu giữ tại Canada. Nếu phần mềm của bạn chỉ lưu bản duy nhất ở nước ngoài, hãy sắp xếp một bản dùng được tại Canada hoặc xin phép bằng văn bản (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử; CRA: nơi lưu hồ sơ).

Tại Quebec, Revenu Québec cũng yêu cầu giữ sổ đăng ký và chứng từ hỗ trợ tại cơ sở, nơi cư trú hoặc một địa điểm được chỉ định của bạn, nhìn chung trong sáu năm sau năm cuối cùng mà chúng bao gồm (Revenu Québec: sổ đăng ký và chứng từ).

Tôi có cần tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng không?

Chủ doanh nghiệp một chủ không có yêu cầu chung nào của CRA phải mở tài khoản riêng chỉ để ghi sổ. Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn dưới một tên khác với tên chủ sở hữu, CRA cho biết cần có tài khoản riêng để xử lý séc ghi tên doanh nghiệp đó. Một tài khoản chuyên dụng vẫn giúp dễ truy các khoản gửi vào và chi tiêu của doanh nghiệp (CRA: doanh nghiệp một chủ).

Với công ty thành lập theo luật liên bang, quy tắc về hồ sơ kế toán được trích dẫn không tự nó yêu cầu có tài khoản ngân hàng riêng. Tài khoản mang tên công ty giúp dễ phân biệt tiền của công ty với tiền của chủ sở hữu. Hãy ghi số tiền và mục đích mỗi khi chủ sở hữu nhận hoặc trả tiền của công ty bằng tiền cá nhân (Canada Business Corporations Act, section 20; CRA: hồ sơ kinh doanh). Cổ đông nhận tài sản của công ty với giá thấp hơn giá trị hợp lý có thể phải trả thuế thu nhập hoặc GST/HST chưa nộp của công ty, nhìn chung giới hạn bởi phần chênh lệch giá trị; CRA có thể ấn định trách nhiệm chuyển nhượng này vào bất kỳ lúc nào (Income Tax Act, section 160; Excise Tax Act, section 325). Nếu bạn tự trả một chi phí kinh doanh, xem Chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Tôi phải đưa gì cho người chuẩn bị thuế?

Hãy đưa cho người chuẩn bị thuế các tổng số đã đối chiếu và hồ sơ đứng sau chúng, không chỉ quyền truy cập vào một ứng dụng. Biểu mẫu phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp; sổ sách phải làm cho thu nhập, chi phí, tài sản và các khoản phải trả hoặc phải thu có thể giải thích được (CRA: hồ sơ kinh doanh).

Tại Quebec, sổ sách cũng có thể hỗ trợ TP-80-V cho thu nhập kinh doanh hoặc nghề nghiệp (TP-80.AP-V cho nông nghiệp hoặc ngư nghiệp), TP-600-V và chứng từ RL-15 cho hợp danh khi bắt buộc, hoặc CO-17 cho công ty có cơ sở tại Quebec. Quy tắc nộp hồ sơ hợp danh của Quebec có thể áp dụng ngay cả khi T5013 liên bang không áp dụng (Revenu Québec: hợp danh; TP-80-V; CO-17).

Hãy giữ sẵn các bảng sao kê, hóa đơn và lời giải thích cho các bút toán bất thường khi người chuẩn bị thuế yêu cầu. Báo cáo tài chính cuối năm của công ty và nộp tờ khai T2 là những công việc riêng, tách khỏi việc nhập các giao dịch thường ngày.

Có gì thay đổi khi tôi đăng ký GST/HST hoặc thuê nhân viên?

Sổ sách cần thêm chi tiết để các tờ khai liên quan có thể được kiểm tra. Hồ sơ GST/HST có thể được yêu cầu ngay cả trước khi đăng ký nếu bạn kinh doanh thương mại tại Canada hoặc xin hoàn thuế. Hãy ghi riêng thuế tính trên doanh số với thuế trên các khoản mua, và giữ hóa đơn hoặc biên nhận mua hàng có các chi tiết cần thiết để chứng minh tín thuế đầu vào. Với bảng lương, hãy giữ giờ làm của nhân viên, số tiền đã khấu trừ và các biểu mẫu, chứng từ bắt buộc của nhân viên (CRA: hồ sơ GST/HST và bảng lương).

Nếu bạn kinh doanh tại Quebec, hãy theo dõi QST đã thu và đã trả, và giữ chứng từ cho các khoản hoàn thuế đầu vào. Người sử dụng lao động tại Quebec cũng cần hồ sơ bảng lương cho các khoản khấu trừ cấp tỉnh bang và chứng từ RL-1; chỉ có báo cáo liên bang là chưa đầy đủ (Revenu Québec: hồ sơ GST/HST và QST; Revenu Québec: hồ sơ bảng lương; chứng từ RL-1).

Tôi nên cập nhật và kiểm tra sổ sách thường xuyên đến mức nào?

Hãy nhập giao dịch khi chứng từ còn dễ tìm. Như một thói quen thực tế, hãy so sánh sổ sách với bảng sao kê ngân hàng và thẻ ít nhất mỗi tháng, và kiểm tra doanh số, mua hàng và số dư thuế GST/HST trước mỗi tờ khai. Rà soát hằng tháng là gợi ý về quy trình, không phải quy tắc nộp tờ khai của CRA (CRA: hồ sơ kinh doanh; CRA: hồ sơ GST/HST và bảng lương).

Với mỗi lần kiểm tra, hãy khớp bảng sao kê ngân hàng và thẻ với số dư đã ghi; theo dõi các khoản tiền gửi chưa khớp, biên nhận còn thiếu và bút toán trùng. Rà soát hóa đơn khách hàng chưa thanh toán, hóa đơn phải trả của nhà cung cấp, số dư thuế và các khoản chuyển với chủ sở hữu. Sửa lỗi kèm lời giải thích có ghi ngày để thay đổi vẫn truy được. Trước khi nộp tờ khai hoặc bàn giao cuối năm, hãy bảo đảm các tổng số khớp với hồ sơ gốc.

Khi nào tôi nên thuê nhân viên ghi sổ hoặc nhờ hỗ trợ khác?

Hỗ trợ ghi sổ thường ngày có thể hữu ích khi bút toán không cập nhật, tài khoản không đối chiếu được hoặc số dư không giải thích được. Nếu việc kiểm tra GST/HST không thể hoàn tất trước hạn nộp tờ khai, hỗ trợ định kỳ có thể hữu ích hơn việc dọn sổ cuối năm. Bảng lương, hàng tồn kho, nhiều chủ sở hữu hoặc các khoản chuyển thường xuyên với chủ sở hữu cũng có thể làm việc rà soát có giá trị hơn, nhưng không yếu tố nào tạo ra một ngưỡng số giao dịch cố định của CRA để phải thuê nhân viên ghi sổ (CRA: Lưu giữ hồ sơ).

Hãy thống nhất ai thu thập chứng từ, nhập giao dịch, rà soát các bản đối chiếu và giữ các bản sao truy cập được. Chuẩn bị tờ khai thuế và báo cáo tài chính của công ty cần được rà soát riêng ngay cả khi việc ghi sổ thường ngày đã cập nhật. Nếu hồ sơ đã chậm vài tháng, hãy dùng Hoàn thiện sổ sách tồn đọng trước khi dựa vào các tổng số của chúng.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada. Một chủ doanh nghiệp một chủ hoàn thành công việc dịch vụ có hóa đơn C$8.000 trong một tháng và trả C$2.000 chi phí kinh doanh từ ngân hàng. Khách hàng trả C$7.000; một hóa đơn C$1.000 vẫn chưa thanh toán. Sổ sách cho thấy C$8.000 doanh số đã phát sinh, C$7.000 đã nhận và C$1.000 còn nợ; việc thu khoản đó sau này không phải một lần bán khác. Nếu không có giao dịch nào khác, số dư ngân hàng tăng C$5.000, trong khi doanh số trừ chi phí là C$6.000. Khoản chênh lệch C$1.000 chính là hóa đơn chưa thanh toán. Chủ sở hữu giữ các hóa đơn và biên nhận chi phí. Nếu họ lặp lại được việc kiểm tra này mỗi tháng, bảng tính có thể là đủ; nếu hóa đơn và các khoản thanh toán không còn khớp, nhân viên ghi sổ có thể giúp đối chiếu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã trả bằng thẻ cá nhân: xem Chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân để biết cách ghi sổ và hoàn trả.
• Sổ sách của bạn chậm vài tháng: dùng Hoàn thiện sổ sách tồn đọng trước khi nộp tờ khai từ các tổng số chưa đầy đủ.
• Bạn đã thành lập công ty và cần lập tài khoản: xem Sau khi thành lập công ty.
• Công ty của bạn cần báo cáo tài chính cuối năm hoặc tờ khai T2: xem Báo cáo tài chính cuối năm của công ty và Nộp tờ khai thuế công ty.
• Bạn cần nộp GST/HST hoặc chạy bảng lương: dùng nộp GST/HST hoặc Chạy bảng lương.
• Bạn lập hóa đơn bằng đô la Hoa Kỳ hoặc nhận tiền thanh toán từ sàn thương mại điện tử: xem Doanh số bằng đô la Hoa Kỳ và tiền thanh toán từ sàn thương mại điện tử để biết các hồ sơ bổ sung cần có để đối chiếu các khoản bán đó.
• Bạn không thể đối chiếu số dư hoặc tách chi tiêu của chủ sở hữu khỏi chi tiêu của doanh nghiệp: hãy mang bảng sao kê, hóa đơn, biên nhận và báo cáo hiện tại đến dịch vụ ghi sổ kế toán.