In Kanada: Buchhaltung selbst führen oder Buchhalter beauftragen

Darf ich meine Buchhaltung in Kanada rechtlich selbst führen?

Ja. Die CRA verlangt Unterlagen, mit denen sie die Steuerpflichten eines Unternehmens prüfen kann, schreibt aber weder einen Buchhalter noch bestimmte Bücher vor. Auch eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht muss angemessene Buchführungsunterlagen führen. Wer die Transaktionen erfasst, kann trotzdem der Eigentümer oder ein Arbeitnehmer sein (CRA: Geschäftsunterlagen; Canada Business Corporations Act, Abschnitt 20).

Wer jemanden beauftragt, gibt die Verantwortung für die Unterlagen nicht ab. Das Unternehmen muss sie der CRA auch dann vorlegen können, wenn ein Buchhalter oder ein Online-Dienst sie verwahrt (CRA: Aufbewahrung von Unterlagen).

Ein Einzelunternehmer schuldet Betriebssteuern persönlich, auch Lohnabzüge oder GST/HST-Abführungen, die nach der Schließung unbezahlt bleiben (Income Tax Act, Abschnitt 153; Excise Tax Act, Abschnitt 228). Mitglieder einer Personengesellschaft, die keine Kommanditisten sind, können deren GST/HST für Beträge, die während der Mitgliedschaft fällig wurden, gesamtschuldnerisch schulden, auch nach dem Ausscheiden. Schulden aus der Zeit vor dem Eintritt erfassen sie nur bis zur Höhe des Vermögens der Personengesellschaft, und Mitglieder bei der Auflösung können danach fällige Beträge schulden (Excise Tax Act, Abschnitt 272.1(5)). Direktoren einer Kapitalgesellschaft können nicht abgeführte Abzüge an der Quelle oder GST/HST schulden, vorbehaltlich der Voraussetzungen für die Einziehung und des Einwands der gebührenden Sorgfalt. Die Einziehung der Lohnabzüge muss beginnen und GST/HST-Bescheide gegen Direktoren müssen ergehen innerhalb von zwei Jahre, nachdem sie zuletzt nicht mehr Direktor waren (Income Tax Act, Abschnitt 227.1; Excise Tax Act, Abschnitt 323).

Was müssen meine Unterlagen zeigen?

Ihre Unterlagen müssen es ermöglichen, jeden gemeldeten Betrag zu einer Transaktion und ihrem Beleg zurückzuverfolgen. Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben, wie sie anfallen, und bewahren Sie die Dokumente auf, die sie erklären (CRA: Geschäftsunterlagen).

Die meisten Selbstständigen in Kanada erfassen Einnahmen, wenn sie erzielt werden, und Ausgaben, wenn sie entstehen, auch wenn die Zahlung später erfolgt. Landwirte, Fischer und selbstständige Provisionsvertreter dürfen die Cash-Methode verwenden. Landwirte und Fischer wählen sie in ihrer Erklärung nach Abschnitt 28. Beim Wechsel von der Soll-Methode zur Cash-Methode ist mit der nächsten Erklärung eine Anpassungsaufstellung nötig, und für den Wechsel zurück braucht es einen schriftlichen Antrag an die CRA vor Fälligkeit der Erklärung für das Wechseljahr. Ein Landwirt mit Cash-Methode braucht für GST/HST/QST weiterhin gesonderte Aufzeichnungen nach der Soll-Methode (CRA: Buchführungsmethoden; Income Tax Act, Abschnitt 28).

• Einnahmen: Bewahren Sie Datum, Betrag und Quelle auf, auch bei Verkäufen gegen Bargeld, Sachwerte oder Dienstleistungen. Bewahren Sie Rechnungen, Belege, Einzahlungsnachweise und Verträge auf. Eine Bankeinzahlung allein zeigt unter Umständen nicht, was verkauft wurde.
• Ausgaben: Bewahren Sie Belege oder andere Nachweise auf, die Datum, Namen und Adressen von Verkäufer und Käufer sowie Waren oder Leistungen zeigen. Bei Einkäufen von GST/HST-Registrierten bewahren Sie, wenn verlangt, die Business Number des Verkäufers auf. Für Unterlagen zur GST/HST Input Tax Credit gelten weitere Regeln. Notieren Sie den betrieblichen Zweck und einen privaten Anteil. Gibt ein Lieferant keinen Beleg, tragen Sie Name und Adresse des Lieferanten, Datum, Betrag und Einzelheiten des Geschäfts im Ausgabenjournal ein.
• Waren zum Verkauf: Bewahren Sie Einkaufsunterlagen sowie eine Zählung und Bewertung der unverkauften Waren zum Jahresende auf. Bei der Soll-Methode hilft die Zählung, den Wareneinsatz zu berechnen. Zahlungen an Lieferanten allein zeigen ihn nicht (CRA: Warenbestand und Wareneinsatz).
• Vermögen: Erfassen Sie Kauf- und Verkaufsdatum, Anschaffungskosten, Verkäufer und Erlös von Geräten oder anderem Vermögen. Der Ersteller der Steuererklärung braucht diese Angaben unter Umständen auch nach dem Kaufjahr.

Führen Sie für jedes Unternehmen gesonderte Unterlagen. Die Transaktionen einer Kapitalgesellschaft müssen auch als die der Kapitalgesellschaft erkennbar sein und sich von denen ihres Aktionärs unterscheiden. Das Bundesrecht für Kapitalgesellschaften verlangt angemessene Buchführungsunterlagen, und eine Kapitalgesellschaft besteht rechtlich eigenständig (CRA: Geschäftsunterlagen; Corporations Canada: Pflichten von Kapitalgesellschaften).

Genügt eine Tabelle oder Buchhaltungssoftware?

Beides kann genügen, wenn die Unterlagen vollständig und lesbar sind und sich bis zu den Quellbelegen zurückverfolgen lassen. Die CRA verlangt kein bestimmtes Produkt. Software ersetzt weder Rechnungen noch Belege noch die Prüfung auf fehlende und doppelte Einträge (CRA: Geschäftsunterlagen; CRA: Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen).

Bewahren Sie bei elektronischen Unterlagen eine nutzbare Prüfspur von jedem Quellbeleg bis zu den Summen, halten Sie elektronische Unterlagen in elektronisch lesbarer Form vor und führen Sie wiederherstellbare Sicherungen. Wer nur eine Jahreszusammenfassung exportiert, kann die Transaktionsdetails verlieren, die die CRA anfordern kann (CRA: Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen).

Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren, und dürfen sie elektronisch sein?

Bewahren Sie Unterlagen und Belege in der Regel sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen. Bei einer Privatperson ist dieses Steuerjahr das Kalenderjahr, bei einer Kapitalgesellschaft der Geschäftszeitraum. Unterlagen, die einen späteren Verkauf von Vermögen oder die Abwicklung eines Unternehmens betreffen, müssen unter Umständen unbegrenzt aufbewahrt werden. Reichen Sie eine Einkommensteuererklärung verspätet ein, bewahren Sie ihre Unterlagen sechs Jahre ab dem Einreichungsdatum auf. Bei einem Einspruch oder einer Berufung bewahren Sie die nötigen Unterlagen auf, bis die Sache entschieden ist, die Frist für weitere Rechtsmittel abläuft und die gewöhnliche Aufbewahrungsfrist endet. Endet ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft, bewahren Sie die Unterlagen sechs Jahre ab dem Ende dieses Steuerjahres auf. Nach der Auflösung einer Kapitalgesellschaft beträgt die steuerliche Aufbewahrungsfrist der CRA zwei Jahre nach der Auflösung. Der Verwahrer der Unterlagen einer Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht muss sie sechs Jahre nach der Auflösung vorlegen können (CRA: Aufbewahrungsregeln; Canada Business Corporations Act, Abschnitt 225; Bundesverordnung).

Die CRA kann eine längere Aufbewahrung verlangen. Wollen Sie Unterlagen vorzeitig vernichten, holen Sie zuerst ihre schriftliche Erlaubnis mit Form T137 oder einem schriftlichen Antrag ein (CRA: Aufbewahrungsregeln).

Elektronische Unterlagen sind zulässig, wenn sie lesbar und nutzbar bleiben. Bewahren Sie elektronisch erstellte Unterlagen in einem elektronisch lesbaren Format auf, auch wenn Sie sie ausdrucken. Bevor Sie Papier nach dem Scannen wegwerfen, stellen Sie sicher, dass die Bilder die Anforderungen der CRA an Bilddateien erfüllen. Bewahren Sie vorgeschriebene Unterlagen in Ihrem Geschäft oder Ihrer Wohnung in Kanada auf, sofern die CRA nicht schriftlich erlaubt, sie anderswo aufzubewahren. Der Zugriff auf im Ausland gespeicherte Unterlagen von Kanada aus gilt nicht als Aufbewahrung in Kanada. Speichert Ihre Software die einzige Kopie im Ausland, sorgen Sie für eine nutzbare Kopie in Kanada oder holen Sie eine schriftliche Erlaubnis ein (CRA: Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen; CRA: Aufbewahrungsort).

In Québec verlangt auch Revenu Québec Register und Belege an Ihrem Betriebssitz, Ihrer Wohnung oder einem bestimmten Ort, in der Regel sechs Jahre nach dem letzten Jahr, das sie abdecken (Revenu Québec: Register und Belege).

Brauche ich ein eigenes Geschäftskonto?

Für einen Einzelunternehmer besteht keine allgemeine Pflicht der CRA, nur für die Buchhaltung ein eigenes Konto zu eröffnen. Stellt das Unternehmen unter einem anderen Namen als dem des Eigentümers Rechnungen, braucht es nach Angaben der CRA ein eigenes Konto, um Schecks einzulösen, die auf diesen Geschäftsnamen ausgestellt sind. Ein eigenes Konto macht Einzahlungen und Ausgaben des Unternehmens trotzdem leichter nachvollziehbar (CRA: Einzelunternehmen).

Für eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht verlangt die genannte Regel zu Buchführungsunterlagen selbst kein eigenes Bankkonto. Ein Konto auf den Namen der Kapitalgesellschaft macht ihr Geld leichter vom Geld des Eigentümers unterscheidbar. Erfassen Sie Betrag und Zweck, wenn ein Eigentümer Geld der Kapitalgesellschaft persönlich erhält oder zahlt (Canada Business Corporations Act, Abschnitt 20; CRA: Geschäftsunterlagen). Ein Aktionär, der Vermögen der Kapitalgesellschaft für weniger als den Marktwert erhält, kann deren unbezahlte Einkommensteuer oder GST/HST schulden, in der Regel begrenzt durch den Wertunterschied. Die CRA kann diese Haftung für die Übertragung jederzeit festsetzen (Income Tax Act, Abschnitt 160; Excise Tax Act, Abschnitt 325). Haben Sie eine Betriebsausgabe privat bezahlt, lesen Sie Privat bezahlte Betriebsausgaben.

Was muss ich dem Ersteller meiner Steuererklärung geben?

Geben Sie dem Ersteller der Steuererklärung abgestimmte Summen und die Unterlagen dahinter, nicht nur Zugang zu einer App. Das Formular hängt von der Art des Unternehmens ab. Die Bücher sollen Einkünfte, Ausgaben, Vermögen und geschuldete oder zu erhaltende Beträge erklärbar machen (CRA: Geschäftsunterlagen).

In Québec können die Bücher auch TP-80-V für betriebliche oder freiberufliche Einkünfte (TP-80.AP-V für Land- oder Fischereiwirtschaft), TP-600-V und RL-15-Bescheinigungen für eine Personengesellschaft, wenn erforderlich, oder CO-17 für eine Kapitalgesellschaft mit Betriebsstätte in Québec stützen. Die Einreichungsregel von Québec für Personengesellschaften kann auch gelten, wenn die bundesweite T5013 nicht gilt (Revenu Québec: Personengesellschaften; TP-80-V; CO-17).

Halten Sie Kontoauszüge, Rechnungen und Erklärungen zu ungewöhnlichen Einträgen bereit, wenn der Ersteller danach fragt. Jahresabschlüsse einer Kapitalgesellschaft und die Einreichung einer T2 sind eigene Aufgaben, getrennt von der Erfassung laufender Transaktionen.

Was ändert sich, wenn ich mich für GST/HST registriere oder Arbeitnehmer einstelle?

Die Bücher brauchen zusätzliche Angaben, damit die zugehörigen Erklärungen geprüft werden können. GST/HST-Unterlagen können schon vor der Registrierung erforderlich sein, wenn Sie in Kanada gewerblich tätig sind oder eine Rückerstattung oder Erstattung beantragen. Weisen Sie die auf Verkäufe berechnete Steuer getrennt von der Steuer auf Einkäufe aus und bewahren Sie Einkaufsrechnungen oder Belege mit den Angaben auf, die für Input Tax Credits nötig sind. Bewahren Sie für die Lohnabrechnung Arbeitsstunden der Arbeitnehmer, einbehaltene Beträge sowie die vorgeschriebenen Formulare und Bescheinigungen auf (CRA: GST/HST- und Lohnunterlagen).

Sind Sie in Québec tätig, erfassen Sie die vereinnahmte und gezahlte QST und bewahren Sie Belege für Vorsteuererstattungen auf. Arbeitgeber in Québec brauchen außerdem Lohnunterlagen für die Abzüge der Provinz und RL-1-Bescheinigungen. Ein Bericht nur auf Bundesebene ist unvollständig (Revenu Québec: GST/HST- und QST-Unterlagen; Revenu Québec: Lohnunterlagen; RL-1-Bescheinigungen).

Wie oft sollte ich die Bücher aktualisieren und prüfen?

Erfassen Sie Transaktionen, solange die Dokumente leicht zu finden sind. Als praktische Routine vergleichen Sie die Bücher mindestens monatlich mit Bank- und Kartenauszügen und prüfen vor jeder Erklärung GST/HST-Umsätze, -Einkäufe und -Steuersalden. Die monatliche Prüfung ist ein Vorschlag für den Arbeitsablauf und keine Einreichungsregel der CRA (CRA: Geschäftsunterlagen; CRA: GST/HST- und Lohnunterlagen).

Ordnen Sie bei jeder Prüfung Bank- und Kartenauszüge den erfassten Salden zu und klären Sie nicht zugeordnete Einzahlungen, fehlende Belege und doppelte Einträge. Prüfen Sie unbezahlte Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen, Steuersalden und Überweisungen mit Eigentümern. Korrigieren Sie Fehler mit einer datierten Erklärung, damit die Änderung nachvollziehbar bleibt. Stellen Sie vor einer Erklärung oder der Übergabe zum Jahresende sicher, dass die Summen mit den zugrunde liegenden Unterlagen übereinstimmen.

Wann sollte ich einen Buchhalter beauftragen oder andere Hilfe holen?

Laufende Hilfe bei der Buchhaltung kann sinnvoll sein, wenn Einträge nicht aktuell sind, Konten sich nicht abstimmen lassen oder Salden sich nicht erklären lassen. Wenn GST/HST-Prüfungen vor Fälligkeit der Erklärungen nicht abgeschlossen werden können, kann regelmäßige Hilfe nützlicher sein als eine Aufräumaktion zum Jahresende. Lohnabrechnung, Warenbestand, mehrere Eigentümer oder häufige Überweisungen der Eigentümer können eine Prüfung ebenfalls wertvoller machen. Keiner dieser Fälle begründet aber eine feste Grenze der CRA für die Zahl der Transaktionen, ab der ein Buchhalter nötig wäre (CRA: Aufbewahrung von Unterlagen).

Legen Sie fest, wer Dokumente sammelt, Transaktionen erfasst, Abstimmungen prüft und zugängliche Kopien aufbewahrt. Die Erstellung von Steuererklärungen und die Jahresabschlüsse einer Kapitalgesellschaft brauchen eine eigene Prüfung, auch wenn die laufende Buchhaltung aktuell ist. Liegen die Unterlagen schon Monate zurück, nutzen Sie Überfällige Buchhaltung nachholen, bevor Sie sich auf ihre Summen verlassen.

Beispiel

Beträge in kanadischen Dollar zur Veranschaulichung. Ein Einzelunternehmer in Kanada schließt in einem Monat Dienstleistungen über C$8.000 ab, die er in Rechnung stellt, und zahlt C$2.000 Betriebsausgaben von der Bank. Kunden zahlen C$7.000, eine Rechnung über C$1.000 bleibt unbezahlt. Die Bücher zeigen C$8.000 erzielte Umsätze, C$7.000 erhalten und C$1.000 noch offen. Wird der Betrag später eingezogen, ist das kein weiterer Verkauf. Ohne weitere Transaktionen steigt der Banksaldo um C$5.000, während Umsatz abzüglich Ausgaben C$6.000 beträgt. Die Differenz von C$1.000 ist die unbezahlte Rechnung. Der Eigentümer bewahrt die Rechnungen und Ausgabenbelege auf. Kann er diese Prüfung jeden Monat wiederholen, kann eine Tabelle genügen. Stimmen Rechnungen und Zahlungen nicht mehr überein, kann ein Buchhalter beim Abstimmen helfen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben mit einer privaten Karte bezahlt: Zu Buchung und Erstattung lesen Sie Privat bezahlte Betriebsausgaben.
• Ihre Bücher liegen Monate zurück: Nutzen Sie Überfällige Buchhaltung nachholen, bevor Sie mit unvollständigen Summen einreichen.
• Sie haben eine Kapitalgesellschaft gegründet und brauchen eingerichtete Konten: Lesen Sie Nach der Gründung einer Kapitalgesellschaft.
• Ihre Kapitalgesellschaft braucht Jahresabschlüsse oder eine T2: Lesen Sie Jahresabschlüsse einer Kapitalgesellschaft und Die Steuererklärung Ihrer Kapitalgesellschaft einreichen.
• Sie müssen GST/HST einreichen oder eine Lohnabrechnung durchführen: Nutzen Sie GST/HST einreichen oder Lohnabrechnung durchführen.
• Sie stellen Rechnungen in US-Dollar oder erhalten Auszahlungen von Marktplätzen: Welche zusätzlichen Unterlagen Sie zum Abstimmen dieser Umsätze brauchen, lesen Sie unter Verkäufe in US-Dollar und Auszahlungen von Marktplätzen.
• Sie können Salden nicht abstimmen oder private und betriebliche Ausgaben nicht trennen: Bringen Sie Kontoauszüge, Rechnungen, Belege und aktuelle Berichte zur Hilfe bei der Buchhaltung.