Llevar su contabilidad o contratar ayuda contable en Canadá

¿Puedo llevar legalmente mi propia contabilidad en Canadá?

Sí. La CRA exige registros que le permitan verificar las obligaciones fiscales de un negocio, pero no prescribe un responsable contable ni un conjunto determinado de libros. Una corporación constituida a nivel federal también debe llevar registros contables adecuados; quien anota las transacciones puede seguir siendo el propietario o un empleado (CRA: registros del negocio; Canada Business Corporations Act, sección 20).

Contratar a alguien no traslada la responsabilidad por los registros. El negocio debe poder entregarlos a la CRA aunque los tenga un responsable contable o un servicio en línea (CRA: cómo llevar los registros).

Un propietario único debe personalmente los impuestos del negocio, incluidas las retenciones de nómina o las remesas del GST/HST que queden sin pagar después del cierre (Income Tax Act, sección 153; Excise Tax Act, sección 228). Los miembros de una sociedad de personas que no son socios comanditarios pueden deber solidariamente su GST/HST por los montos pagaderos mientras eran miembros, incluso después de salir; las deudas anteriores a su ingreso los alcanzan solo hasta el límite de los bienes de la sociedad, y los miembros al momento de la disolución pueden deber los montos pagaderos después (Excise Tax Act, sección 272.1(5)). Los directores de corporaciones pueden deber retenciones en la fuente o GST/HST no remitidos, sujetos a condiciones de cobro y a una defensa de diligencia debida. La recuperación de nómina debe iniciarse, y las determinaciones del GST/HST a directores deben hacerse, dentro de dos años después de que dejen de ser directores por última vez (Income Tax Act, sección 227.1; Excise Tax Act, sección 323).

¿Qué deben mostrar mis registros?

Sus registros deben permitir que alguien rastree cada monto declarado hasta una transacción y su respaldo. Registre los ingresos y gastos a medida que ocurren y luego conserve los documentos que los explican (CRA: registros del negocio).

La mayoría de los negocios de trabajadores independientes registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurren, aunque el pago llegue después. Los agricultores, pescadores y agentes comisionistas independientes pueden usar el método de caja. Los agricultores y pescadores lo eligen en su declaración según la sección 28; pasar del método de devengo al de caja requiere un estado de ajuste con la siguiente declaración, y volver al devengo requiere una solicitud escrita a la CRA antes de la fecha de vencimiento de la declaración del año del cambio. Un agricultor que usa el método de caja igual necesita registros separados por el método de devengo para el GST/HST/QST (CRA: métodos de contabilidad; Income Tax Act, sección 28).

• Ingresos: conserve la fecha, el monto y el origen, incluidas las ventas pagadas en efectivo, con bienes o con servicios. Conserve facturas, recibos, comprobantes de depósito y contratos. Un depósito bancario por sí solo puede no mostrar qué se vendió.
• Gastos: conserve recibos u otros comprobantes que muestren la fecha, los nombres y direcciones del vendedor y del comprador, y los bienes o servicios. En las compras a contribuyentes registrados del GST/HST, conserve el número empresarial del vendedor cuando se exija; los registros del crédito fiscal por insumos del GST/HST tienen más reglas. Anote el propósito comercial y cualquier parte personal. Si un proveedor no entrega recibo, anote en el diario de gastos el nombre y la dirección del proveedor, la fecha, el monto y los detalles de la transacción.
• Existencias para la venta: conserve los registros de compra y un conteo y valuación de los bienes sin vender al cierre del año. Con el método de devengo, el conteo ayuda a calcular el costo de los bienes vendidos; los pagos a proveedores por sí solos no lo muestran (CRA: inventario y costo de los bienes vendidos).
• Bienes: registre las fechas de compra y de venta, el costo, el vendedor y el producto de la venta del equipo u otros bienes. El preparador de impuestos puede necesitar este historial después del año de la compra.

Lleve registros separados para cada negocio. Las transacciones de una corporación también deben poder identificarse como de la corporación, distintas de las de su accionista. La ley corporativa federal exige registros contables adecuados, y una corporación tiene existencia legal propia (CRA: registros del negocio; Corporations Canada: obligaciones de las corporaciones).

¿Basta con una hoja de cálculo o un programa contable?

Cualquiera de los dos puede bastar si los registros están completos, son legibles y se pueden rastrear hasta los documentos de origen. La CRA no exige un producto determinado; un programa no reemplaza las facturas, los recibos ni la revisión de anotaciones faltantes o duplicadas (CRA: registros del negocio; CRA: conservación de registros electrónicos).

En los registros electrónicos, conserve un rastro de auditoría utilizable desde cada documento de origen hasta los totales, conserve los registros electrónicos en un formato legible electrónicamente y mantenga copias de respaldo que se puedan restaurar. Exportar solo un resumen de fin de año puede perder el detalle de las transacciones que la CRA podría solicitar (CRA: conservación de registros electrónicos).

¿Por cuánto tiempo debo conservar los registros y pueden ser electrónicos?

Por lo general, conserve los registros y los documentos de respaldo durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren. Para una persona física, ese año fiscal es el año calendario; para una corporación, es el ejercicio fiscal. Los registros que afectan una venta posterior de bienes o la liquidación de un negocio pueden tener que conservarse indefinidamente. Si presenta tarde una declaración del impuesto sobre la renta, conserve sus registros durante seis años desde la fecha de presentación. En una objeción o apelación, conserve los registros necesarios hasta que se resuelva, venza el plazo de una apelación posterior y termine el período ordinario de conservación. Cuando cierra un negocio no constituido como corporación, conserve sus registros durante seis años desde el final de ese año fiscal. Después de que una corporación se disuelve, el período de conservación de registros fiscales de la CRA es de dos años después de la disolución; el custodio de los registros de una corporación constituida a nivel federal debe presentarlos durante seis años después de la disolución (CRA: reglas de conservación; Canada Business Corporations Act, sección 225; reglamento federal).

La CRA puede exigir una conservación más larga. Para destruir registros antes de tiempo, obtenga primero su permiso por escrito con el Form T137 o una solicitud escrita (CRA: reglas de conservación).

Los registros electrónicos son aceptables cuando siguen siendo legibles y utilizables. Conserve los registros creados electrónicamente en un formato legible electrónicamente, aunque los imprima. Antes de descartar papel después de escanearlo, asegúrese de que las imágenes cumplan los requisitos de digitalización de la CRA. Conserve los registros exigidos en su negocio o residencia en Canadá, salvo que la CRA dé un permiso por escrito para conservarlos en otro lugar. Acceder desde Canadá a registros almacenados en el extranjero no cuenta como conservarlos en Canadá. Si su programa almacena la única copia en el extranjero, organice una copia utilizable en Canadá o solicite un permiso por escrito (CRA: conservación de registros electrónicos; CRA: ubicación de los registros).

En Quebec, Revenu Québec también exige los registros y los documentos de respaldo en su establecimiento, su residencia o un lugar designado, por lo general durante seis años después del último año que abarcan (Revenu Québec: registros y documentos).

¿Necesito una cuenta bancaria separada para el negocio?

La CRA no exige a un propietario único, de forma general, abrir una cuenta separada solo para llevar la contabilidad. Si el negocio factura con un nombre distinto del del propietario, la CRA dice que se necesita una cuenta separada para procesar cheques pagaderos a ese nombre comercial. Una cuenta exclusiva igual facilita rastrear los depósitos y los gastos del negocio (CRA: empresa individual).

Para una corporación constituida a nivel federal, la regla de registros contables citada no exige por sí misma una cuenta bancaria separada. Una cuenta a nombre de la corporación facilita distinguir su dinero del dinero del propietario. Registre el monto y el propósito cada vez que un propietario reciba o pague personalmente dinero de la empresa (Canada Business Corporations Act, sección 20; CRA: registros del negocio). Un accionista que recibe bienes de la empresa por menos de su valor justo puede deber el impuesto sobre la renta o el GST/HST impagos de la corporación, por lo general hasta el límite de la diferencia de valor; la CRA puede determinar esa responsabilidad por la transferencia en cualquier momento (Income Tax Act, sección 160; Excise Tax Act, sección 325). Si pagó un costo del negocio personalmente, consulte gastos del negocio pagados de su bolsillo.

¿Qué debo entregar a mi preparador de impuestos?

Entregue al preparador de impuestos los totales conciliados y los registros que los respaldan, no solo el acceso a una aplicación. El formulario depende del tipo de negocio; los libros deben permitir explicar los ingresos, los gastos, los bienes y los montos que se deben o se adeudan (CRA: registros del negocio).

En Quebec, los libros también pueden respaldar el TP-80-V para ingresos de un negocio o una profesión (TP-80.AP-V para la agricultura o la pesca), el TP-600-V y los comprobantes RL-15 de una sociedad de personas cuando se exijan, o el CO-17 de una corporación con un establecimiento en Quebec. La regla de presentación de sociedades de personas de Quebec puede aplicarse aunque el T5013 federal no se aplique (Revenu Québec: sociedades de personas; TP-80-V; CO-17).

Tenga a mano los estados de cuenta, las facturas y las explicaciones de las anotaciones inusuales para cuando el preparador los pida. Los estados de cierre de año de una corporación y la presentación de un T2 son tareas aparte de la anotación de las transacciones habituales.

¿Qué cambia cuando me registro para el GST/HST o contrato empleados?

Los libros necesitan más detalle para poder verificar las declaraciones relacionadas. Los registros del GST/HST pueden ser obligatorios incluso antes del registro si usted realiza una actividad comercial en Canadá o solicita un reembolso. Identifique por separado el impuesto cobrado en las ventas y el impuesto de las compras, y conserve las facturas o recibos de compra con los detalles necesarios para respaldar los créditos fiscales por insumos. En la nómina, conserve las horas de los empleados, los montos retenidos y los formularios y comprobantes exigidos de los empleados (CRA: registros del GST/HST y de nómina).

Si opera en Quebec, lleve el registro del QST cobrado y pagado, y conserve el respaldo de los reembolsos del impuesto sobre insumos. Los empleadores de Quebec también necesitan registros de nómina para las retenciones provinciales y los comprobantes RL-1; un informe federal por sí solo está incompleto (Revenu Québec: registros del GST/HST y del QST; Revenu Québec: registros de nómina; comprobantes RL-1).

¿Con qué frecuencia debo actualizar y revisar los libros?

Anote las transacciones mientras los documentos son fáciles de encontrar. Como rutina práctica, compare los libros con los estados de cuenta del banco y de las tarjetas al menos una vez al mes, y revise las ventas, compras y saldos de impuestos del GST/HST antes de cada declaración. La revisión mensual es una sugerencia de trabajo, no una regla de presentación de la CRA (CRA: registros del negocio; CRA: registros del GST/HST y de nómina).

En cada revisión, relacione los estados de cuenta del banco y de las tarjetas con los saldos registrados; dé seguimiento a los depósitos sin relacionar, los recibos faltantes y las anotaciones duplicadas. Revise las facturas de clientes sin pagar, las cuentas por pagar a proveedores, los saldos de impuestos y las transferencias con los propietarios. Corrija los errores con una explicación fechada para que el cambio siga siendo rastreable. Antes de una declaración o de un traspaso de cierre de año, asegúrese de que los totales coincidan con los registros de origen.

¿Cuándo debo contratar a un responsable contable o buscar otra ayuda?

La ayuda habitual de contabilidad puede ser útil cuando las anotaciones no están al día, las cuentas no se pueden conciliar o los saldos no se pueden explicar. Si las revisiones del GST/HST no se pueden terminar antes del vencimiento de las declaraciones, una ayuda recurrente puede ser más útil que una limpieza de fin de año. La nómina, el inventario, varios propietarios o transferencias frecuentes de los propietarios también pueden hacer más valiosa una revisión, pero ninguno de estos factores fija un número de transacciones de la CRA a partir del cual haya que contratar a un responsable contable (CRA: cómo llevar los registros).

Acuerde quién reúne los documentos, anota las transacciones, revisa las conciliaciones y guarda copias accesibles. La preparación de declaraciones y los estados financieros de una corporación necesitan su propia revisión, aunque la contabilidad habitual esté al día. Si los registros ya llevan meses de atraso, use cómo poner al día la contabilidad atrasada antes de confiar en sus totales.

Ejemplo

Dólares canadienses ilustrativos. Un propietario único completa C$8,000 de trabajos de servicio facturados en un mes y paga C$2,000 de gastos del negocio desde el banco. Los clientes pagan C$7,000; una factura de C$1,000 sigue sin pagar. Los libros muestran C$8,000 de ventas devengadas, C$7,000 recibidos y C$1,000 por cobrar; cobrarlos después no es otra venta. Sin otras transacciones, el saldo bancario sube C$5,000, mientras que las ventas menos los gastos son C$6,000. La diferencia de C$1,000 es la factura sin pagar. El propietario conserva las facturas y los recibos de gastos. Si puede repetir esta revisión cada mes, una hoja de cálculo puede bastar; si las facturas y los pagos dejan de coincidir, un responsable contable puede ayudar a conciliarlos.

¿Su caso es distinto?

• Pagó con una tarjeta personal: consulte gastos del negocio pagados de su bolsillo para ver cómo registrarlos y reembolsarlos.
• Sus libros llevan meses de atraso: use cómo poner al día la contabilidad atrasada antes de presentar con totales incompletos.
• Constituyó una corporación y necesita configurar las cuentas: consulte después de constituir su corporación.
• Su corporación necesita estados de cierre de año o un T2: consulte estados de cierre de año de una corporación y cómo presentar la declaración de su corporación.
• Necesita presentar el GST/HST o llevar la nómina: use presentación del GST/HST o cómo llevar la nómina.
• Factura en dólares estadounidenses o recibe pagos de plataformas de venta: consulte ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta para ver los registros adicionales que se necesitan para conciliar esas ventas.
• No puede conciliar los saldos o separar los gastos del propietario y del negocio: lleve los estados de cuenta, facturas, recibos e informes actuales a ayuda con contabilidad.