QuickBooks میں ابتدائی بیلنس اسٹیٹمنٹ سے نہ ملے تو کیا کریں

میرے QuickBooks میں حسابات ملانے کا ابتدائی بیلنس غلط کیوں ہے یا اسٹیٹمنٹ سے مختلف کیوں ہے؟

ابتدائی بیلنس عموماً اس لیے غلط ہوتا ہے کہ پہلے سے ملائی گئی کسی ٹرانزیکشن میں تبدیلی ہوئی ہو، یا ابتدائی بیلنس شروع ہی سے غلط تھا۔ QuickBooks Online اسے ان اندراجات سے بناتا ہے جن پر R (reconciled، یعنی ملائی گئی) کا نشان ہو (وینڈر کی ہیلپ)۔ وینڈر یہ وجوہات بتاتا ہے (وینڈر کی ہیلپ):

• اکاؤنٹ بناتے وقت غلط ابتدائی بیلنس درج کیا گیا ہو؛
• پہلے سے ملائی گئی ٹرانزیکشن میں ترمیم ہوئی، اسے حذف، void، منتقل یا اس کی ملان کی حیثیت ختم کی گئی ہو؛
• بینک فیڈ کی درجہ بند ٹرانزیکشن واپس کر کے Pending میں بھیج دی گئی ہو؛
• کوئی ٹرانزیکشن حسابات ملانے کے عمل سے باہر، ہاتھ سے ملائی گئی (reconciled) کے طور پر نشان زد کر دی گئی ہو۔

وجہ عموماً کوئی پرانا اندراج ہوتا ہے، نئی اسٹیٹمنٹ نہیں۔ یہ جاننے کے لیے کہ وہ کون سا اندراج ہے، Reconcile Discrepancy Report کھولیں؛ اس کے مراحل اگلے حصے میں ہیں۔ IRS ہر ماہ کاروباری چیکنگ اکاؤنٹ کے حسابات ملانے کا مشورہ دیتا ہے، اور کہتا ہے کہ کمپیوٹر پر رکھا ریکارڈ کھاتوں اور گوشوارے سے ملنا چاہیے (Publication 583)۔ یہاں سافٹ ویئر کے مراحل وینڈر کے اپنے ہیلپ صفحات سے لیے گئے ہیں۔ وہ پروڈکٹ کی وضاحت ہیں، ٹیکس کا قاعدہ نہیں، اور مینیو کے نام بدلتے رہتے ہیں۔

معاملہ سادہ تب ہے جب رپورٹ چند اندراجات کا نام لے، وہ ایسی مدت میں ہوں جو ابھی دائر نہیں ہوئی، اور انہیں بحال کرنے سے فرق صفر ہو جائے۔ معاملہ سادہ نہیں اگر:

• فرق ایسے سال میں ہے جس کا گوشوارہ پہلے ہی دائر ہو چکا ہے؛
• ایک ساتھ بہت سے اندراجات بدلے ہوں، یا رپورٹ کا مجموعہ فرق کے برابر نہ بنتا ہو؛
• صفائی کے دوران کسی نے اندراجات حذف یا void کیے ہوں اور کسی کو وجہ معلوم نہ ہو؛
• رپورٹ کے مطابق کام کرنے کے بعد بھی کھاتے اسٹیٹمنٹس سے نہ ملیں۔

شروع کرنے سے پہلے یہ جمع کریں:

• وہ ٹھیک رقم جس سے ابتدائی بیلنس غلط ہے؛
• آخری درست ملان کے بعد سے بینک اور کارڈ کی اسٹیٹمنٹس؛
• ان مدتوں کی محفوظ شدہ ملان کی رپورٹس؛
• اکاؤنٹ کی تبدیلیوں کی تاریخ (آڈٹ لاگ)؛
• ان تبدیلیوں سے متاثر ہونے والے ہر سال کا دائر شدہ گوشوارہ۔

کون سی ٹرانزیکشن بدلی، کس نے بدلی اور کب، یہ کیسے معلوم کریں؟

Reconcile Discrepancy Report کھولیں۔ اس کے What happened کالم میں دکھایا جاتا ہے کہ کیا بدلا، کب اور کس نے بدلا۔ ملانے کی ترامیم دیکھنے اور کرنے کے لیے ایڈمن رسائی چاہیے (وینڈر کی ہیلپ)۔

1. وہ ٹھیک رقم لکھ لیں جس سے ابتدائی بیلنس غلط ہے۔ آپ کو جو تبدیلیاں ملیں ان کا مجموعہ اسی رقم کے برابر ہونا چاہیے۔
2. Reconcile پر جائیں اور اکاؤنٹ چنیں۔ ابتدائی بیلنس کے الرٹ پر We can help you fix it منتخب کریں۔
3. رپورٹ میں ایک ایک ٹرانزیکشن دیکھتے جائیں۔ Review in tray تفصیل دکھاتا ہے؛ اس کے ساتھ View History اس ٹرانزیکشن کی پوری تاریخ دکھاتا ہے۔
4. تجویز کردہ حل لگائیں، یا اپنے ریکارڈ کے مطابق خود درست کریں۔

اگر رپورٹ واضح ہو مگر بیلنس پھر بھی غلط رہے تو دو قسم کی تبدیلیاں اس رپورٹ میں نہیں دکھتیں۔ حذف یا void کی گئی ٹرانزیکشنز کے لیے Audit log کھولیں اور اکاؤنٹ اور آخری مکمل ملان کے بعد کی مدت کے مطابق فلٹر لگائیں۔ جو اندراجات عام ملان کے بغیر ملائے گئے (reconciled) نشان زد ہوئے، ان کے لیے اکاؤنٹس کے چارٹ (chart of accounts) سے اکاؤنٹ کا رجسٹر کھولیں، ملان کی حیثیت سے فلٹر کریں اور ایسے R اندراجات دیکھیں جنہیں کوئی مکمل ملان ظاہر نہیں کرتا۔

بیلنس تب درست ہوتا ہے جب Total discrepancy difference صفر دکھائے، آپ کی ڈھونڈی ہوئی تبدیلیوں کا مجموعہ آپ کی لکھی ہوئی رقم کے برابر ہو، اور ابتدائی بیلنس اسٹیٹمنٹ سے مل جائے۔ صرف صفر کا مجموعہ ثبوت نہیں، کیونکہ ممکن ہے رپورٹ کچھ تبدیلیاں چھوڑ دے۔ پھر اس مدت کے حسابات ملائیں: IRS کے مطابق اسٹیٹمنٹ کا ایڈجسٹ شدہ بیلنس چیک بک کے ایڈجسٹ شدہ بیلنس کے برابر ہونا چاہیے (Publication 583)۔

ترمیم شدہ، حذف شدہ، void یا ملان سے ہٹائی گئی ٹرانزیکشن کیسے ٹھیک کروں؟

رپورٹ جس اندراج کا نام لے اسے ٹھیک کریں، اور اسے پہلے جیسا بحال کر دیں، سوائے اس کے کہ تبدیلی درست تھی۔ ہر قسم کی تبدیلی کے لیے وینڈر کے حل یہ ہیں (وینڈر کی ہیلپ):

کسی کا جان بوجھ کر کیا ہوا بدلاؤ خود بخود غلطی نہیں ہوتا۔ بحال کرنے سے پہلے پوچھیں کہ کس نے اور کیوں بدلا۔ اگر تبدیلی درست تھی تو اسے بحال کرنا غلط حل ہے: تب کھاتوں اور اسٹیٹمنٹ میں فرق کسی وجہ سے ہے اور اس پر فیصلہ چاہیے۔ وینڈر کہتا ہے کہ اگر درستی ملائی گئی مدت یا ابتدائی بیلنس کو چھوتی ہو اور آپ کو یقین نہ ہو تو اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں۔

اگر بندش کی تاریخ (closing date) اس مدت کو ڈھانپتی ہو تو ہر ترمیم پر انتباہ یا پاس ورڈ کا پیغام آئے گا (وینڈر کی ہیلپ)۔ تاریخ بدلنے سے پہلے اسے نوٹ کر لیں، اور بعد میں واپس لگا دیں۔

دوبارہ حسابات ملانے سے ابتدائی بیلنس ٹھیک کیوں نہیں ہوا؟

کیونکہ ابتدائی بیلنس پرانے اندراجات سے بنتا ہے، نئی اسٹیٹمنٹ سے نہیں۔ سافٹ ویئر ہر بار ملان کرتے وقت اسے سب سے پہلے دیکھتا ہے، اور یہ R والے اندراجات کا مجموعہ ہے (وینڈر کی ہیلپ)۔ دوسرا ملان شروع کرنے سے وہی مجموعہ دوبارہ استعمال ہوتا ہے، اس لیے فرق تب تک رہتا ہے جب تک بدلا ہوا اندراج بحال نہ ہو یا پچھلا ملان واپس نہ لیا جائے۔

نئے ملان کو بیلنس کرنے والے اندراج سے زبردستی بند کرنے سے مجموعے تو برابر ہو جاتے ہیں مگر یہ پتا نہیں چلتا کہ کیا بدلا تھا۔

کیا ملان واپس لیا جا سکتا ہے، اور مدت کو دوبارہ کرنا کب بہتر ہے؟

جی ہاں۔ وینڈر کے مطابق بنیادی ایڈمن یا اکاؤنٹنٹ History by account اسکرین سے ملان واپس لے سکتا ہے، اور مزید مراحل نہیں بتائے گئے (وینڈر کی ہیلپ)۔ اسکرین پر دیکھ لیں کہ آپ ایک ملان واپس لے سکتے ہیں یا صرف آخری۔ واپس لینے سے وہ ملان ہٹ جاتا ہے، اس لیے جس مدت کو آپ واپس لیں اسے اس کی اسٹیٹمنٹ سے دوبارہ ملانا ہو گا۔ صرف اس آخری مدت تک واپس جائیں جو اپنی اسٹیٹمنٹ سے ملتی تھی، اور اکاؤنٹنٹ کے بغیر دائر شدہ سال میں نہ جائیں۔ پہلے موجودہ ملان کی رپورٹس محفوظ کر لیں تاکہ پہلے اور بعد کا موازنہ ہو سکے۔

ایک اندراج ٹھیک کرنا ہے یا پوری مدت دوبارہ کرنی ہے، یہ اندازے کی بات ہے؛ یہ وینڈر یا IRS کا قاعدہ نہیں۔ ایک عملی کسوٹی:

اگر یہ میرا پہلا ملان ہے اور ابتدائی بیلنس غلط درج ہوا ہو تو؟

پہلے ملان میں ابتدائی بیلنس ہی واحد ملایا گیا اندراج ہونا چاہیے، اس لیے غلط ابتدائی بیلنس کا مطلب عموماً یہ ہوتا ہے کہ ابتدائی اندراج غلط ہے، یا کسی اور اندراج پر غلطی سے R لگ گیا ہے (وینڈر کی ہیلپ)۔ پہلے ابتدائی اندراج دیکھیں:

1. اکاؤنٹس کے چارٹ سے اکاؤنٹ کا رجسٹر کھولیں۔ وہ اندراج ڈھونڈیں جس کے Account کالم میں Opening Balance Equity لکھا ہو، اور اس کی تاریخ اور رقم نوٹ کریں۔
2. اس کا اسی دن کی بینک یا کارڈ اسٹیٹمنٹ کے بیلنس سے موازنہ کریں۔ کارڈ کے لیے یہ واجب الادا رقم ہے۔
3. اگر فرق ہو تو رقم درست کریں اور محفوظ کریں۔
4. ابتدائی اندراج پر R ہونا چاہیے۔ باقی ہر اندراج خالی ہو یا C (cleared) ہو۔ غلطی سے لگا ہوا کوئی بھی دوسرا R ہٹا دیں۔ اگر پہلے کا کوئی ملان واقعی موجود ہے تو ابتدائی اندراج بدلنے کی بجائے اسی ملان کو واپس لیں۔

ابتدائی اندراج کا دوسرا رخ Opening Balance Equity میں ہوتا ہے، وہ اکاؤنٹ جو شروع کے بیلنس کا توازن رکھتا ہے۔ اسے صاف کرنے کی اپنی گائیڈ ہے: Opening Balance Equity۔

کیا فرق قبول کر کے سافٹ ویئر سے ایڈجسٹمنٹ پوسٹ کروا لینی چاہیے؟

عموماً نہیں۔ ملان کے اختتام پر وینڈر آپ کو ایسا فرق قبول کر کے مکمل کرنے دیتا ہے جو آپ کو نہ ملا ہو، اور سافٹ ویئر ایک جرنل اندراج بناتا ہے جو آپ کے کھاتوں کو اتنی رقم سے ایڈجسٹ کر دیتا ہے۔ وینڈر کہتا ہے کہ پہلے اپنے اکاؤنٹنٹ سے بات کریں اور یہ کہ عموماً فرق کو حل کرنا بہتر ہے (وینڈر کی ہیلپ)۔ اس کے صفحے میں یہ نہیں لکھا کہ یہ اندراج کس اکاؤنٹ میں جاتا ہے، اس لیے بعد میں اسے خود ڈھونڈیں۔

یہ اندراج مجموعوں کو برابر کر دیتا ہے مگر یہ نہیں بتاتا کہ کیا بدلا تھا۔ اگر وجہ کوئی بدلی ہوئی ٹرانزیکشن ہے تو وہ بدلی ہی رہتی ہے، اور دائر شدہ سال میں کھاتے گوشوارے سے الگ ہو سکتے ہیں۔ فرق قبول کرنا ہے یا نہیں، یہ آپ اور آپ کے اکاؤنٹنٹ کا فیصلہ ہے، اس کے بعد جب رپورٹ، آڈٹ لاگ اور اسٹیٹمنٹس سب دیکھ لی جائیں؛ وجہ لکھ کر رکھیں۔

اگر تبدیلی ایسے سال میں ہوئی ہو جس کا گوشوارہ دائر ہو چکا ہے تو؟

دائر شدہ گوشوارہ جیسا دائر ہوا ویسا ہی رہتا ہے جب تک اسے درست نہ کیا جائے، ترمیم شدہ گوشوارے سے، یا مرکزی شراکت داری آڈٹ نظام (centralized partnership audit regime) کے تحت شراکت داری کے لیے انتظامی ایڈجسٹمنٹ کی درخواست سے (IRS)۔ دائر شدہ سال کی تاریخ والی کوئی چیز بحال کرنے یا دوبارہ کرنے سے پہلے موجودہ رپورٹس محفوظ کریں، اس سال کا دائر شدہ گوشوارے سے موازنہ کریں، اور اکاؤنٹنٹ کے ساتھ فیصلہ کریں۔

آڈٹ لاگ میں ہر تبدیلی کی تاریخ کا موازنہ گوشوارہ تیار ہونے کی تاریخ سے کریں۔ گوشوارے سے پہلے ہونے والی ترمیم شاید گوشوارے میں استعمال ہو چکی ہو، تو اس اندراج کو بحال کرنے سے کھاتے گوشوارے سے دور ہو جاتے ہیں۔ گوشوارے کے بعد ہونے والی غلط ترمیم مختلف ہے: اسے بحال کرنے سے کھاتے گوشوارے کے مطابق ہو جاتے ہیں۔ درست تبدیلی کھاتوں اور گوشوارے کو الگ چھوڑ دیتی ہے، اور کسی کو طے کرنا ہوتا ہے کہ گوشوارے کی کوئی مد بدلی یا نہیں۔

آمدنی یا اخراجات کے اکاؤنٹ میں تبدیلی گوشوارے کو متاثر کر سکتی ہے: انفرادی شخص کے لیے IRS آمدنی، کٹوتیوں، کریڈٹس یا ٹیکس کی ذمہ داری میں تبدیلی کو ترمیم کی وجہ بتاتا ہے (IRS)۔ جو تبدیلی صرف بیلنس شیٹ کے اکاؤنٹ کو چھوئے، جیسے نئے کارڈ اکاؤنٹ کا ابتدائی اندراج، وہ انفرادی کاروبار کے مالک کے گوشوارے کو شاید متاثر نہ کرے۔ جو کارپوریشن یا شراکت داری Schedule L (گوشوارے میں شامل بیلنس شیٹ) مکمل کرتی ہے وہ بھی متاثر ہو سکتی ہے: ہدایات کے مطابق وہ بیلنس شیٹس کھاتوں اور ریکارڈ سے ملنی چاہییں (Form 1120، ⁦1120-S⁩ اور 1065 کی ہدایات)۔

حساب یا اندراج کی غلطی درست کرنا اکاؤنٹنگ کے طریقے کی تبدیلی نہیں اور اس کے لیے IRS کی منظوری نہیں چاہیے۔ کسی مد کو وقت پر لکھنے کا مستقل طریقہ ایک طریقہ ہو سکتا ہے، اور طریقہ بدلنے کے لیے عموماً Form 3115 پر منظوری چاہیے (Publication 538)۔

ہر قسم کے گوشوارے میں ترمیم کون سا فارم کرتا ہے، وقت کی حدیں کیا ہیں اور دائر شدہ سال کو مقفل کیسے کریں: ٹیکس دائر ہونے کے بعد بندش کی تاریخ۔

ملائی گئی مدتوں کو دوبارہ بدلنے سے کیسے روکوں؟

پاس ورڈ والے آپشن کے ساتھ بندش کی تاریخ لگائیں، ایڈمن رسائی محدود رکھیں، تبدیلیوں کی تاریخ محفوظ رکھیں اور ہر ماہ حسابات ملائیں۔

• بندش کی تاریخ۔ بندش کی تاریخ لگانے سے سافٹ ویئر کسی کے اس تاریخ یا اس سے پہلے کی ٹرانزیکشن بدلنے سے پہلے انتباہ دیتا ہے یا پاس ورڈ مانگتا ہے (وینڈر کی ہیلپ)۔ مراحل، دونوں حفاظتی آپشن اور پاس ورڈ کس کے پاس ہونا چاہیے: ٹیکس دائر ہونے کے بعد بندش کی تاریخ۔
• ایڈمن رسائی۔ ایڈمن ملان دیکھ اور بدل سکتے ہیں، اس لیے ایڈمن کے حقوق صرف انہیں دیں جنہیں ان کی ضرورت ہو۔
• تبدیلیوں کی تاریخ۔ آڈٹ لاگ محفوظ رکھیں۔ IRS کے مطابق کمپیوٹر نظام کی دستاویزات میں وہ کنٹرول دکھائے جانے چاہییں جو رکھے گئے ریکارڈ میں غیر مجاز اضافے، تبدیلی یا حذف کو روکتے ہیں (Publication 583)۔
• ماہانہ حسابات ملانا۔ تب کوئی گڑبڑ ایک مہینے کے اندر نظر آ جاتی ہے۔ بینک کا جڑا ہونا حسابات ملانا نہیں ہے: بینک فیڈ حسابات ملانے کا متبادل نہیں۔

مثال

یہ مثالیں سمجھانے کے لیے ہیں؛ رقمیں امریکی ڈالر میں ہیں۔

ایک ڈپازٹ میں ترمیم

ابتدائی بیلنس ⁦US$41,250⁩ دکھاتا ہے اور اسٹیٹمنٹ ⁦US$39,800⁩، یعنی ⁦US$1,450⁩ کا فرق۔ Reconcile Discrepancy Report میں مارچ کا ایک ڈپازٹ ⁦US$3,950⁩ سے بدل کر ⁦US$5,400⁩ ہوا دکھایا گیا ہے۔ فرق ⁦US$1,450⁩ ہے، اس لیے یہ پورے فرق کی وضاحت کرتا ہے۔ فرض کریں مارچ ایسے سال میں ہے جو ابھی دائر نہیں ہوا اور مارچ کی اسٹیٹمنٹ ⁦US$3,950⁩ دکھاتی ہے۔ مالک دیکھتا ہے کہ ترمیم کس نے اور کیوں کی، پھر Review in tray اصل رقم بحال کر دیتا ہے اور فرق صفر ہو جاتا ہے۔

تین ملائے گئے چیک حذف

صفائی کے دوران ایک بک کیپر تین ملائے گئے چیک حذف کر دیتا ہے جن کا کل مجموعہ ⁦US$2,100⁩ ہے۔ ان میں سے ایک چیک ایسے سال کا ہے جو پہلے ہی دائر ہو چکا ہے، اس لیے کچھ بحال کرنے سے پہلے اکاؤنٹنٹ اس سال کے کھاتوں اور ریکارڈ کا دائر شدہ گوشوارے سے موازنہ کرتا ہے اور تصدیق کرتا ہے کہ ہر چیک کیوں حذف ہوا۔ اگر حذف غلطی تھی تو چیک بحال کرنے سے، یا انہیں اصل تاریخوں اور رقموں کے ساتھ دوبارہ بنا کر ملائی گئی حیثیت دینے سے رپورٹ صاف ہو جانی چاہیے۔

نیا کارڈ اکاؤنٹ

نئے کارڈ اکاؤنٹ کے پہلے ملان میں ابتدائی بیلنس US$0 دکھایا گیا ہے، جبکہ اسٹیٹمنٹ کے مطابق شروع کی تاریخ پر ⁦US$6,800⁩ واجب الادا تھے۔ ابتدائی اندراج US$0 درج ہوا تھا۔ اگر کوئی اور اندراج ملایا ہوا نہیں ہے تو اس ایک اندراج کو ⁦US$6,800⁩ کرنے سے ابتدائی بیلنس ٹھیک ہو جانا چاہیے، اور Opening Balance Equity والا رخ بھی ساتھ بدل جاتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• فرق دائر شدہ سال میں ہے، ایک ساتھ بہت سے اندراجات بدلے ہیں، یا رپورٹ کے مطابق کام کرنے کے بعد بھی کھاتے اور اسٹیٹمنٹس نہیں ملتے: حساب کتاب میں مدد لیں تاکہ طے ہو کہ کون سی مدتیں دوبارہ کرنی ہیں، کسی دائر شدہ گوشوارے میں ترمیم چاہیے یا نہیں، اور بعد میں کھاتوں کو کیسے مقفل کریں۔ اسٹیٹمنٹس، ملان کی رپورٹس، تبدیلیوں کی تاریخ اور دائر شدہ گوشوارہ ساتھ لائیں۔
• مالک کی ایکویٹی پچھلے سال کے گوشوارے سے نہیں ملتی: دیکھیں برقرار رکھی گئی آمدنی پچھلے سال کے گوشوارے سے نہیں ملتی۔
• آپ QuickBooks Desktop سے Online پر گئے ہیں: دیکھیں منتقلی کے بعد بیلنس غلط۔
• آپ نے اکاؤنٹنٹ یا سافٹ ویئر بدلا اور ابتدائی بیلنس پرانی رپورٹس سے آیا: دیکھیں اکاؤنٹنٹ بدلنے کے بعد ابتدائی بیلنس۔
• بک کیپر کی صفائی نے ملائے گئے اندراجات بدل دیے اور وجہ معلوم نہیں: دیکھیں اپنے بک کیپر کا کام جانچنا۔
• بینک فیڈ بند ہو گئی اور مہینے غائب ہیں: دیکھیں بینک فیڈ کا امپورٹ بند ہو گیا۔
• کھاتے مہینوں پیچھے ہیں: دیکھیں بقایا کھاتوں کو مکمل کرنا۔