יתרת הפתיחה בהתאמת בנק ב-⁠QuickBooks שגויה: איך מתקנים

למה יתרת הפתיחה בהתאמה ב-⁠QuickBooks שגויה או שונה מדף החשבון?

בדרך כלל יתרת הפתיחה שגויה כי משהו השתנה בפריט שכבר הותאם, או כי יתרת הפתיחה הייתה שגויה מההתחלה. QuickBooks Online בונה אותה מהרישומים המסומנים R (מותאם) (עזרת היצרן). היצרן מונה את הסיבות האלה (עזרת היצרן):

• יתרת פתיחה שגויה שהוזנה כשהחשבון נוצר;
• עסקה מותאמת שנערכה, נמחקה, בוטלה, הועברה או הוצאה מההתאמה;
• עסקה מסווגת מחיבור הבנק שבוטלה והוחזרה למצב Pending (ממתינה);
• עסקה שסומנה כמותאמת ידנית, מחוץ להתאמה.

הסיבה היא בדרך כלל רישום ישן, לא דף החשבון החדש. כדי לדעת איזה רישום, פתחו את דוח ההפרשים של ההתאמה (Reconcile Discrepancy Report); השלבים בפרק הבא. ב-⁠IRS ממליצים להתאים את חשבון העו״ש של העסק מדי חודש, וקובעים שרשומות ממוחשבות חייבות להתאים לספרים ולדוח המס (פרסום 583). שלבי התוכנה כאן לקוחים מדפי העזרה של היצרן. הם מתארים את המוצר, לא כלל מס, ושמות התפריטים משתנים.

המקרה פשוט כשהדוח מציין כמה פריטים, הם בתקופה שהדוח שלה עדיין לא הוגש, ושחזור שלהם מביא את ההפרש לאפס. המקרה אינו פשוט כאשר:

• ההפרש בשנה שדוח המס שלה כבר הוגש;
• הרבה פריטים השתנו בבת אחת, או שהדוח לא מסתכם להפרש;
• מישהו מחק או ביטל פריטים בזמן ניקוי ספרים ואף אחד לא יודע למה;
• הספרים עדיין לא תואמים לדפי החשבון גם אחרי שפעלתם לפי הדוח.

מה לאסוף לפני שמתחילים:

• הסכום המדויק שבו יתרת הפתיחה שגויה;
• דפי חשבון של הבנק והכרטיס מאז ההתאמה האחרונה שהתאימה;
• דוחות ההתאמה ששמורים לאותן תקופות;
• היסטוריית השינויים (יומן ביקורת, audit log) של החשבון;
• דוח המס שהוגש לכל שנה שהשינויים נוגעים אליה.

איך מוצאים איזו עסקה השתנתה, מי שינה אותה ומתי?

פתחו את דוח ההפרשים של ההתאמה (Reconcile Discrepancy Report). העמודה What happened מראה מה השתנה, מתי ומי שינה. כדי לראות ולערוך התאמות צריך הרשאת מנהל (עזרת היצרן).

1. רשמו את הסכום המדויק שבו יתרת הפתיחה שגויה. השינויים שתמצאו אמורים להסתכם בו.
2. עברו אל Reconcile ובחרו את החשבון. בהתראה על יתרת הפתיחה בחרו We can help you fix it.
3. עברו על הדוח עסקה אחר עסקה. Review in tray מציג את הפרטים; View History לידו מציג את ההיסטוריה המלאה של העסקה.
4. החילו את התיקון המוצע, או תקנו לפי הרשומות שלכם.

אם הדוח ברור אבל היתרה עדיין שגויה, שני סוגי שינויים לא מופיעים בו. עסקאות שנמחקו או בוטלו: פתחו את Audit log, סננו לפי החשבון ולפי התקופה מאז ההתאמה האחרונה שהושלמה. רישומים שסומנו כמותאמים מחוץ להתאמה רגילה: פתחו את פנקס החשבון (register) ממפתח החשבונות (chart of accounts), סננו לפי מצב ההתאמה וחפשו רישומי R שאף התאמה שהושלמה לא מסבירה.

היתרה תוקנה כש-Total discrepancy difference מראה אפס, השינויים שמצאתם מסתכמים בסכום שרשמתם, ויתרת הפתיחה תואמת לדף החשבון. סכום אפס לבדו אינו הוכחה, כי הדוח עלול לפספס חלק מהשינויים. אחר כך התאימו את התקופה: לפי IRS, יתרת דף החשבון המתואמת צריכה להיות שווה ליתרת פנקס הצ׳קים המתואמת (פרסום 583).

איך מתקנים עסקה שנערכה, נמחקה, בוטלה או הוצאה מההתאמה?

תקנו את הפריט שהדוח מציין, והחזירו אותו למצבו הקודם אלא אם השינוי היה נכון. אלה התיקונים של היצרן לכל סוג שינוי (עזרת היצרן):

שינוי שאדם עשה בכוונה אינו בהכרח טעות. שאלו מי עשה אותו ולמה לפני ששחזרתם. אם השינוי היה נכון, שחזור הוא תיקון שגוי: הספרים ודף החשבון ישארו שונים מסיבה שדורשת החלטה. היצרן ממליץ להתייעץ עם רואה החשבון כשתיקון נוגע בתקופה מותאמת או ביתרת הפתיחה ואתם לא בטוחים.

אם תאריך סגירה מכסה את התקופה, כל עריכה תפעיל אזהרה או בקשת סיסמה (עזרת היצרן). רשמו את התאריך לפני שאתם מזיזים אותו, והחזירו אותו אחר כך.

למה התאמה חוזרת לא תיקנה את יתרת הפתיחה?

כי יתרת הפתיחה באה מרישומים ישנים, לא מדף החשבון החדש. התוכנה בודקת אותה ראשונה בכל התאמה, והיא סך הרישומים המסומנים R (עזרת היצרן). התאמה נוספת משתמשת באותו סך, ולכן ההפרש נשאר עד ששוחזר הרישום ששונה או עד שההתאמה הקודמת בוטלה.

סגירה בכוח של ההתאמה החדשה בעזרת רישום מאזן גורמת לסכומים להתאים, אבל לא אומרת מה השתנה.

אפשר לבטל התאמה, ומתי עדיף לבצע מחדש את התקופה?

כן. לפי היצרן, מנהל ראשי או רואה החשבון יכולים לבטל התאמה במסך History by account, והוא לא מפרט שלבים נוספים (עזרת היצרן). בדקו במסך אם אפשר לבטל התאמה אחת או רק את האחרונה. ביטול מסיר את ההתאמה, ולכן כל תקופה שביטלתם צריכה להתבצע שוב מול דף החשבון שלה. בטלו רק עד התקופה האחרונה שהתאימה לדף החשבון שלה, ולא לתוך שנה שהוגשה בלי רואה החשבון. שמרו קודם את דוחות ההתאמה הקיימים כדי להשוות לפני ואחרי.

אם לתקן פריט אחד או לבצע מחדש תקופה זו שאלה של שיקול דעת, לא כלל של היצרן או של IRS. מבחן מעשי:

מה אם זו ההתאמה הראשונה שלי ויתרת הפתיחה הוזנה שגויה?

בהתאמה ראשונה יתרת הפתיחה אמורה להיות הרישום המותאם היחיד, ולכן יתרת פתיחה שגויה פירושה בדרך כלל שרישום הפתיחה שגוי, או שרישום אחר סומן R בטעות (עזרת היצרן). בדקו קודם את רישום הפתיחה:

1. פתחו את פנקס החשבון ממפתח החשבונות. מצאו את הרישום שבעמודת Account שלו כתוב Opening Balance Equity, ורשמו את התאריך והסכום שלו.
2. השוו אותו ליתרה בדף החשבון של הבנק או הכרטיס באותו יום. בכרטיס אשראי זה הסכום שחייבים.
3. אם הם שונים, ערכו את הסכום ושמרו.
4. רישום הפתיחה אמור להציג R. כל רישום אחר צריך להיות ריק או מסומן C (cleared, נפרע). נקו כל R אחר שסומן בטעות. אם קיימת התאמה קודמת באמת, בטלו אותה במקום לערוך את רישום הפתיחה.

הצד השני של רישום הפתיחה נמצא ב-⁠Opening Balance Equity, החשבון שמאזן יתרת פתיחה. לניקוי שלו יש מדריך משלו: Opening Balance Equity.

כדאי לקבל את ההפרש ולתת לתוכנה לרשום התאמה?

בדרך כלל לא. בסוף ההתאמה היצרן מאפשר לסיים ולקבל הפרש שאי אפשר למצוא, והתוכנה יוצרת פקודת יומן שמתאימה את הספרים שלכם בסכום הזה. היצרן ממליץ לדבר קודם עם רואה החשבון, ואומר שבדרך כלל עדיף לפתור הפרשים (עזרת היצרן). הדף שלו לא מציין לאיזה חשבון הרישום נרשם, ולכן מצאו את הרישום אחר כך.

הרישום גורם לסכומים להתאים, אבל לא אומר מה השתנה. אם הסיבה היא עסקה ששונתה, היא נשארת שונה, ובשנה שהוגשה הספרים עלולים להתרחק מדוח המס. ההחלטה אם לקבל הפרש היא שלכם ושל רואה החשבון, אחרי שמיצויתם את הדוח, את יומן הביקורת ואת דפי החשבון; רשמו למה.

מה אם השינוי נעשה בשנה שדוח המס שלה כבר הוגש?

דוח מס שהוגש נשאר כפי שהוגש עד שמתקנים אותו, בדוח מתוקן או, בשותפות שחל עליה משטר הביקורת המרכזי של שותפויות, בבקשה להתאמה מנהלית (administrative adjustment request) (IRS). לפני ששחזרתם או ביצעתם מחדש משהו שתאריכו בשנה שהוגשה, שמרו את הדוחות הנוכחיים, השוו את השנה הזו לדוח המס שהוגש, והחליטו עם רואה החשבון.

בדקו ביומן הביקורת את תאריך כל שינוי מול התאריך שבו הוכן דוח המס. עריכה שנעשתה לפני הדוח אולי שימשה אותו, ולכן שחזור הפריט מרחיק את הספרים מהדוח. עריכה שגויה שנעשתה אחרי הדוח היא מקרה אחר: שחזור שלה מחזיר את הספרים לדוח. שינוי נכון משאיר את הספרים והדוח רחוקים זה מזה, ומישהו צריך להחליט אם פריט בדוח השתנה.

שינוי בחשבון הכנסות או הוצאות יכול להזיז את הדוח: ביחיד, IRS מונה שינוי בהכנסה, בניכויים, בזיכויים או בחבות המס כסיבה לתקן (IRS). שינוי שנוגע רק בחשבון מאזן, כמו רישום הפתיחה של חשבון כרטיס חדש, אולי לא יזיז את הדוח של בעל עסק יחידני. חברה או שותפות שממלאות Schedule L, המאזן שבדוח המס שלהן, יכולות להיות מושפעות גם כן: ההוראות קובעות שהמאזנים האלה צריכים להתאים לספרים ולרשומות (הוראות טופס 1120, ⁦1120-S⁩ ו-1065).

תיקון טעות חישוב או רישום אינו שינוי בשיטת חשבונאות ואינו דורש אישור IRS. דרך עקבית לתזמון פריט עשויה להיחשב שיטה, ושינוי שיטה דורש בדרך כלל אישור בטופס 3115 (פרסום 538).

איזה טופס מתקן כל סוג דוח, מגבלות הזמן ונעילת שנה שהוגשה: תאריך סגירה אחרי הגשת המסים.

איך מונעים מתקופות מותאמות להשתנות שוב?

הגדירו תאריך סגירה עם אפשרות הסיסמה, הגבילו את הרשאות המנהל, שמרו את היסטוריית השינויים והתאימו כל חודש.

• תאריך סגירה. תאריך סגירה גורם לתוכנה להזהיר, או לבקש סיסמה, לפני ששינוי בעסקה שתאריכה בו או לפניו (עזרת היצרן). השלבים, שתי אפשרויות האבטחה ומי צריך להחזיק את הסיסמה: תאריך סגירה אחרי הגשת המסים.
• הרשאת מנהל. מנהלים רואים וערכים התאמות, ולכן כדאי לתת הרשאת מנהל רק למי שצריך.
• היסטוריית שינויים. שמרו את יומן הביקורת. לפי IRS, התיעוד של מערכת ממוחשבת חייב להראות את הבקרות שמונעות הוספה, שינוי או מחיקה בלתי מורשים של רשומות שנשמרות (פרסום 583).
• התאמה חודשית. כך תקלה מתגלה בתוך חודש. בנק מחובר אינו התאמה: חיבור בנק אינו התאמה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

הפקדה אחת שנערכה

יתרת הפתיחה מראה ⁦US$41,250⁩ ודף החשבון מראה ⁦US$39,800⁩, הפרש של ⁦US$1,450⁩. דוח ההפרשים של ההתאמה (Reconcile Discrepancy Report) מציג הפקדה אחת ממרץ ששונתה מ-⁦US$3,950⁩ ל-⁦US$5,400⁩. ההפרש הוא ⁦US$1,450⁩, ולכן היא מסבירה את כל הפער. נניח שמרץ בשנה שדוח המס שלה עדיין לא הוגש, ודף החשבון של מרץ מראה ⁦US$3,950⁩. הבעלים בודק מי ערך ולמה, ואז Review in tray משחזר את הסכום המקורי וההפרש יורד לאפס.

שלושה צ׳קים מותאמים נמחקו

בזמן ניקוי ספרים איש הנהלת חשבונות מוחק שלושה צ׳קים מותאמים בסך ⁦US$2,100⁩. אחד הצ׳קים מתוארך בשנה שהוגשה, ולכן לפני ששוחזר משהו רואה החשבון משווה את הספרים והרשומות של אותה שנה לדוח המס שהוגש ומברר למה כל צ׳ק נמחק. אם המחיקות היו טעויות, שחזור הצ׳קים, או יצירתם מחדש עם התאריכים והסכומים המקוריים וסימונם כמותאמים, אמור לנקות את הדוח.

חשבון כרטיס חדש

בהתאמה ראשונה של חשבון כרטיס חדש יתרת הפתיחה היא US$0, ודף החשבון מראה ⁦US$6,800⁩ חוב בתאריך הפתיחה. רישום הפתיחה הוזן כ-US$0. תיקון הרישום היחיד הזה ל-⁦US$6,800⁩ אמור לתקן את יתרת הפתיחה כשאין רישום אחר שסומן כמותאם, והצד של Opening Balance Equity זז איתו.

המצב שלכם שונה?

• ההפרש בשנה שהוגשה, הרבה פריטים השתנו בבת אחת, או שהספרים ודפי החשבון עדיין לא תואמים אחרי שפעלתם לפי הדוח: קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי להחליט אילו תקופות לבצע מחדש, אם צריך לתקן דוח מס שהוגש, ואיך לנעול את הספרים אחר כך. הביאו את דפי החשבון, דוחות ההתאמה, היסטוריית השינויים ודוח המס שהוגש.
• ההון העצמי של הבעלים כבר לא תואם לדוח המס של שנה שעברה: ראו עודפים שלא תואמים לדוח המס של שנה שעברה.
• עברתם מ-⁠QuickBooks Desktop ל-⁠Online: ראו יתרות שגויות אחרי המעבר.
• החלפתם רואה חשבון או תוכנה ויתרת הפתיחה באה מדוחות ישנים: ראו יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.
• ניקוי ספרים של איש הנהלת חשבונות שינה פריטים מותאמים ואתם לא יודעים למה: ראו בדיקת העבודה של איש הנהלת החשבונות שלכם.
• חיבור הבנק הפסיק לייבא ויש חודשים חסרים: ראו חיבור הבנק הפסיק לייבא עסקאות.
• הספרים מפגרים בכמה חודשים: ראו השלמת ספרים באיחור.