Saldo inicial da conciliação errado no QuickBooks

Por que o saldo inicial da conciliação no QuickBooks está errado ou diferente do extrato?

O saldo inicial costuma estar errado porque algo mudou em um item que já tinha sido conciliado, ou porque o saldo de abertura estava errado desde o começo. O QuickBooks Online monta esse saldo com os lançamentos marcados com R (reconciled, ou seja, conciliado) (ajuda do fabricante). O fabricante lista estas causas (ajuda do fabricante):

• um saldo de abertura incorreto, informado quando a conta foi criada;
• uma transação conciliada que foi editada, excluída, anulada, movida ou desconciliada;
• uma transação categorizada do feed bancário que foi desfeita e voltou para Pending (pendente);
• uma transação marcada como conciliada à mão, fora de uma conciliação.

Em geral, a causa é um lançamento antigo, não o extrato novo. Para descobrir qual foi, abra o Reconcile Discrepancy Report (relatório de discrepâncias da conciliação); os passos estão na próxima seção. O IRS recomenda conciliar a conta corrente da empresa todo mês e diz que os registros em computador precisam bater com a contabilidade e com a declaração (Publication 583). Os passos no software vêm das páginas de ajuda do próprio fabricante. Eles descrevem o produto, não uma regra fiscal, e os nomes dos menus mudam.

O caso é simples quando o relatório aponta poucos itens, eles estão em um período ainda não entregue e restaurá-los leva a diferença a zero. O caso não é simples quando:

• a diferença está em um ano cuja declaração já foi entregue;
• muitos itens mudaram de uma vez, ou o relatório não fecha com a diferença;
• alguém excluiu ou anulou itens durante uma limpeza e ninguém sabe por quê;
• a contabilidade continua diferente dos extratos depois de você seguir o relatório.

Reúna antes de começar:

• o valor exato da diferença no saldo inicial;
• os extratos bancários e de cartão desde a última conciliação que bateu;
• os relatórios de conciliação salvos desses períodos;
• o histórico de alterações (audit log) da conta;
• a declaração entregue de cada ano que as alterações atingem.

Como descubro qual transação mudou, quem mudou e quando?

Abra o Reconcile Discrepancy Report. A coluna What happened mostra o que mudou, quando e quem mudou. Para ver e editar conciliações, é preciso ter acesso de administrador (ajuda do fabricante).

1. Anote o valor exato da diferença no saldo inicial. As alterações que você encontrar devem somar esse valor.
2. Vá em Reconcile e escolha a conta. No aviso sobre o saldo inicial, selecione We can help you fix it.
3. Percorra o relatório uma transação por vez. Review in tray mostra os detalhes; View History, ao lado, mostra o histórico completo da transação.
4. Aplique a correção sugerida ou corrija a transação com base nos seus próprios registros.

Se o relatório está claro mas o saldo continua errado, dois tipos de alteração não aparecem nele. Para transações excluídas ou anuladas, abra o Audit log e filtre pela conta e pelo período desde a última conciliação concluída. Para lançamentos marcados como conciliados fora de uma conciliação normal, abra o registro da conta pelo plano de contas, filtre pelo status de conciliação e procure lançamentos com R que nenhuma conciliação concluída explique.

O saldo está corrigido quando o Total discrepancy difference mostra zero, as alterações encontradas somam o valor que você anotou e o saldo inicial bate com o extrato. Um total zero, sozinho, não prova nada, porque o relatório pode deixar passar algumas alterações. Depois, concilie o período: segundo o IRS, o saldo ajustado do extrato deve ser igual ao saldo ajustado do talão de cheques (Publication 583).

Como corrijo uma transação editada, excluída, anulada ou desconciliada?

Corrija o item que o relatório indica e devolva-o ao estado original, a menos que a alteração estivesse certa. Estas são as correções do fabricante para cada tipo de alteração (ajuda do fabricante):

Uma alteração feita de propósito não é automaticamente um erro. Pergunte quem a fez e por quê antes de restaurar. Se a alteração estava certa, restaurá-la é a correção errada: a contabilidade e o extrato passam a diferir por um motivo que exige uma decisão. O fabricante recomenda falar com seu contador quando a correção atinge um período conciliado ou o saldo de abertura e você não tem certeza.

Se uma data de fechamento cobre o período, cada edição dispara o aviso ou o pedido de senha (ajuda do fabricante). Anote a data antes de movê-la e volte a configurá-la depois.

Por que conciliar de novo não corrigiu o saldo inicial?

Porque o saldo inicial vem de lançamentos antigos, não do extrato novo. O software confere esse saldo primeiro a cada conciliação, e ele é o total dos lançamentos marcados com R (ajuda do fabricante). Começar outra conciliação reaproveita o mesmo total, então a diferença continua até que o lançamento alterado seja restaurado ou a conciliação anterior seja desfeita.

Forçar o fechamento da nova conciliação com um lançamento de ajuste faz os totais baterem, mas não diz o que mudou.

Posso desfazer uma conciliação, e quando é melhor refazer o período?

Sim. Segundo o fabricante, o administrador principal ou o contador pode desfazer uma conciliação na tela History by account, e não dá mais detalhes dos passos (ajuda do fabricante). Confira na tela se você pode desfazer uma conciliação específica ou só a última. Desfazer remove essa conciliação, então cada período desfeito precisa ser conciliado de novo com o respectivo extrato. Desfaça apenas até o último período que bateu com o extrato e, em um ano já entregue, só com o seu contador. Salve antes os relatórios de conciliação existentes para comparar o antes e o depois.

Reparar um item ou refazer um período é uma decisão de julgamento, não uma regra do fabricante nem do IRS. Um teste prático:

E se esta é minha primeira conciliação e o saldo de abertura foi informado errado?

Na primeira conciliação, o saldo de abertura deveria ser o único lançamento conciliado. Por isso, um saldo inicial errado costuma significar que o lançamento de abertura está errado ou que outro lançamento foi marcado com R por engano (ajuda do fabricante). Confira primeiro o lançamento de abertura:

1. Abra o registro da conta pelo plano de contas. Ache o lançamento com Opening Balance Equity na coluna Account e anote a data e o valor.
2. Compare com o saldo do extrato bancário ou do cartão naquele mesmo dia. No cartão, esse saldo é o valor devido.
3. Se forem diferentes, edite o valor e salve.
4. O lançamento de abertura deve mostrar R. Todos os outros devem ficar em branco ou marcados com C (cleared, compensado). Limpe qualquer outro R marcado por engano. Se existir mesmo uma conciliação anterior, desfaça-a em vez de editar o lançamento de abertura.

O outro lado do lançamento de abertura fica em Opening Balance Equity, a conta que compensa um saldo inicial. Zerar essa conta tem um guia próprio: Opening Balance Equity.

Devo aceitar a diferença e deixar o software lançar um ajuste?

Em geral, não. No fim de uma conciliação, o fabricante permite concluir e aceitar uma diferença que você não consegue achar, e o software cria um lançamento contábil (journal entry) que ajusta a contabilidade nesse valor. O fabricante diz para falar antes com seu contador e que o melhor, em geral, é resolver as diferenças (ajuda do fabricante). A página dele não diz em qual conta o lançamento é feito, então procure o lançamento depois.

O lançamento faz os totais baterem, mas não diz o que mudou. Se a causa é uma transação alterada, ela continua alterada e, em um ano já entregue, a contabilidade pode se afastar da declaração. Aceitar ou não uma diferença é uma decisão sua e do seu contador, depois de esgotar o relatório, o audit log e os extratos; anote o motivo.

E se a alteração caiu em um ano que já foi entregue?

Uma declaração entregue continua valendo como entregue até ser corrigida, por uma declaração retificadora ou, no caso de uma sociedade sob o regime centralizado de auditoria de sociedades, por um administrative adjustment request (pedido de ajuste administrativo) (IRS). Antes de restaurar ou refazer qualquer coisa com data em um ano já entregue, salve os relatórios atuais, compare esse ano com a declaração entregue e decida com seu contador.

Compare a data de cada alteração no audit log com a data em que a declaração foi preparada. Uma edição feita antes da declaração pode ter sido usada nela, e restaurar o item afasta a contabilidade da declaração. Uma edição errada feita depois da declaração é diferente: restaurá-la devolve a contabilidade ao que consta da declaração. Uma alteração correta deixa a contabilidade e a declaração diferentes, e alguém precisa decidir se algum item da declaração mudou.

Uma alteração em uma conta de receita ou despesa pode mexer na declaração: para uma pessoa física, o IRS lista mudança em rendimentos, deduções, créditos ou imposto devido como motivo para retificar (IRS). Uma alteração que atinge só uma conta do balanço, como o lançamento de abertura de uma conta de cartão nova, talvez não mude a declaração de um empresário individual. Uma corporação ou sociedade que preenche o Schedule L, o balanço da declaração, também pode ser afetada: as instruções dizem que esses balanços devem concordar com os livros e registros (instruções do Form 1120, do 1120-S e do 1065).

Corrigir um erro de cálculo ou de lançamento não é mudança de método contábil e não precisa de aprovação do IRS. Uma forma consistente de definir o momento de um item pode ser um método, e mudar um método geralmente exige aprovação no Form 3115 (pedido de mudança de método contábil) (Publication 538).

Qual formulário retifica cada tipo de declaração, os prazos e como bloquear um ano já entregue: data de fechamento depois de entregar os impostos.

Como evito que períodos conciliados mudem de novo?

Defina uma data de fechamento com senha, limite o acesso de administrador, guarde o histórico de alterações e concilie todo mês.

• Data de fechamento. Uma data de fechamento faz o software avisar, ou pedir senha, antes que alguém altere uma transação nessa data ou antes dela (ajuda do fabricante). Os passos, as duas opções de segurança e quem deve guardar a senha: data de fechamento depois de entregar os impostos.
• Acesso de administrador. Administradores veem e editam conciliações; considere dar esse acesso só a quem precisa.
• Histórico de alterações. Guarde o audit log. Segundo o IRS, a documentação de um sistema computadorizado deve mostrar os controles usados para impedir a inclusão, a alteração ou a exclusão não autorizada de registros guardados (Publication 583).
• Conciliação mensal. Assim, uma divergência aparece em até um mês. Um banco conectado não é uma conciliação: feeds bancários não substituem a conciliação.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Um depósito editado

O saldo inicial mostra US$41.250 e o extrato mostra US$39.800, uma diferença de US$1.450. O Reconcile Discrepancy Report lista um depósito de março alterado de US$3.950 para US$5.400. A diferença é de US$1.450, então explica a lacuna inteira. Suponha que março esteja em um ano ainda não entregue e que o extrato de março mostre US$3.950. O proprietário confere quem fez a edição e por quê, e então Review in tray restaura o valor original e a diferença cai a zero.

Três cheques conciliados excluídos

Durante uma limpeza, um responsável contábil exclui três cheques conciliados que somam US$2.100. Um dos cheques tem data em um ano já entregue; por isso, antes de restaurar qualquer coisa, o contador compara a contabilidade e os registros desse ano com a declaração entregue e confirma por que cada cheque foi excluído. Se as exclusões foram enganos, restaurar os cheques, ou recriá-los com as datas e os valores originais e marcá-los como conciliados, deve limpar o relatório.

Uma conta de cartão nova

A primeira conciliação de uma conta de cartão nova mostra saldo inicial de US$0, enquanto o extrato mostra US$6.800 devidos na data de abertura. O lançamento de abertura foi informado como US$0. Corrigir esse único lançamento para US$6.800 deve resolver o saldo inicial se nenhum outro lançamento estiver marcado como conciliado, e o lado da Opening Balance Equity se move junto.

E no seu caso?

• A diferença está em um ano já entregue, muitos itens mudaram de uma vez, ou a contabilidade e os extratos ainda divergem depois de você seguir o relatório: conte com ajuda de escrituração contábil para definir quais períodos refazer, se alguma declaração entregue precisa ser retificada e como bloquear os livros depois. Leve os extratos, os relatórios de conciliação, o histórico de alterações e a declaração entregue.
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• Você trocou de contador ou de software e o saldo de abertura veio de relatórios antigos: veja saldos de abertura depois de trocar de contador.
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