QuickBooks 對帳期初餘額不對：原因與修正方法

為什麼我的 QuickBooks 對帳期初餘額不對，或和對帳單不一樣？

期初餘額不對，通常是因為已對帳的項目被改動，或期初餘額一開始就錯了。QuickBooks Online 的期初餘額，是用標有 R（已對帳）的分錄加總出來的（廠商說明）。廠商列出的原因有（廠商說明）：

• 建立帳戶時輸入了錯誤的期初餘額；
• 已對帳的交易被編輯、刪除、作廢、移到其他帳戶或取消對帳；
• 已分類的銀行連線交易被撤銷，退回 Pending（待處理）狀態；
• 交易在正常對帳流程之外，被手動標記為已對帳。

原因通常是過去的某筆分錄，而不是新的對帳單。要找出是哪一筆，請開啟 Reconcile Discrepancy Report（對帳差異報告），操作步驟在下一節。IRS 建議每月對企業支票帳戶進行對帳，並指出電腦記錄必須與帳簿和稅表相符（Publication 583）。這裡的軟體操作步驟來自廠商自己的說明頁面，描述的是產品功能，不是稅務規定，而且選單名稱可能會變動。

報告只列出少數幾筆項目、這些項目屬於尚未申報的期間，且還原後差額歸零，這種情況很單純。以下情況就不單純了：

• 差額出現在稅表已提交的年度；
• 許多項目同時被改動，或報告的加總與差額對不上；
• 有人在整理帳目時刪除或作廢了項目，卻沒有人知道原因；
• 照著報告處理後，帳簿與對帳單仍然不一致。

開始之前先備齊：

• 期初餘額相差的確切金額；
• 自上一次對帳相符以來的銀行和信用卡對帳單；
• 這些期間已儲存的對帳報告；
• 該帳戶的變更記錄（稽核記錄）；
• 這些變動所涉及年度的已提交稅表。

我要怎麼找出是哪筆交易被改動、誰改的、什麼時候改的？

開啟 Reconcile Discrepancy Report（對帳差異報告）。其中的 What happened 欄會顯示改動了什麼、何時改動，以及是誰改的。您需要有管理員權限，才能查看和編輯對帳（廠商說明）。

1. 記下期初餘額相差的確切金額。您找到的各項變動加總起來，應該等於這個金額。
2. 前往 Reconcile，選擇該帳戶。在期初餘額警示處，選擇 We can help you fix it。
3. 逐筆處理報告中的交易。Review in tray 會顯示明細；旁邊的 View History 會顯示該交易的完整歷史。
4. 套用系統建議的修正，或依您自己的記錄更正。

報告看起來沒問題、餘額卻仍然不對時，有兩類變動不會顯示在報告裡。已刪除或已作廢的交易，請開啟 Audit log（稽核記錄），篩選該帳戶，以及自上次完成的對帳以來的期間。在正常對帳之外被標記為已對帳的分錄，請從會計科目表開啟該帳戶的帳簿，依對帳狀態篩選，找出沒有任何已完成的對帳可以解釋的 R 分錄。

當 Total discrepancy difference 顯示為零，您找到的變動加總等於您記下的金額，且期初餘額與對帳單一致，才算修好。總額為零並不足以證明，因為報告可能漏掉部分變動。接著再對該期間對帳：IRS 指出，調整後的對帳單餘額應等於調整後的支票簿餘額（Publication 583）。

被編輯、刪除、作廢或取消對帳的交易，要怎麼修正？

修正報告指出的項目，除非改動本身是正確的，否則請還原成原樣。以下是廠商針對各種改動提供的修正方式（廠商說明）：

有人刻意做的改動，不一定就是錯誤。還原之前，請先問清楚是誰改的、為什麼改。如果改動是正確的，還原反而是錯誤的修正：帳簿與對帳單之所以不同，是有原因的，需要您做決定。廠商建議，當更正涉及已對帳的期間或期初餘額，而您沒有把握時，請先向會計師確認。

若結帳日期涵蓋該期間，每次編輯都會觸發警告或密碼提示（廠商說明）。移動結帳日期之前先記下原日期，事後再設回去。

為什麼再對帳一次，期初餘額還是沒有修好？

因為期初餘額來自過去的分錄，不是新的對帳單。每次對帳時，軟體都會先檢查它，而它就是標有 R 的分錄總和（廠商說明）。重新開始對帳，會再用同一個總額，所以在被改動的分錄還原，或先前的對帳被撤銷之前，差額都會一直存在。

用平衡分錄強行結束新的對帳，可以讓總額相符，但無法告訴您到底改動了什麼。

我可以撤銷對帳嗎？什麼時候重做該期間比較乾淨？

可以。廠商表示，主要管理員或會計師可以在 History by account 畫面撤銷對帳，但沒有提供更多步驟（廠商說明）。請在畫面上確認您可以撤銷任何一次對帳，還是只能撤銷最近一次。撤銷會移除該次對帳，所以您撤銷的每個期間都必須對照其對帳單重新對帳。只撤銷到最後一個與對帳單相符的期間，並且不要在沒有會計師參與的情況下撤銷到已申報的年度。先儲存現有的對帳報告，方便前後比較。

該修復單一項目還是重做整個期間，是一種判斷，不是廠商或 IRS 的規定。一個實用的判斷方式：

如果這是第一次對帳，期初餘額輸入錯了呢？

第一次對帳時，已對帳的分錄應該只有期初餘額這一筆，所以期初餘額不對，通常表示期初分錄有誤，或另一筆分錄被誤標為 R（廠商說明）。請先檢查期初分錄：

1. 從會計科目表開啟該帳戶的帳簿。找出 Account 欄是 Opening Balance Equity 的分錄，記下它的日期和金額。
2. 把它和同一天的銀行或信用卡對帳單餘額比較。信用卡的話，就是欠款金額。
3. 如果不一樣，請編輯金額後儲存。
4. 期初分錄應該顯示 R。其他每一筆分錄應該是空白，或標為 C（已清算）。請清除其他被誤標的 R。如果先前確實有過對帳，請撤銷該次對帳，不要編輯期初分錄。

期初分錄的另一邊放在 Opening Balance Equity（期初餘額權益），這是用來抵銷起始餘額的帳戶。如何清理它，另有專門指南：Opening Balance Equity。

我可以接受差額，讓軟體自動入一筆調整分錄嗎？

通常不建議。對帳結束時，廠商允許您完成對帳並接受找不到原因的差額，軟體會建立一筆日記帳分錄，按該金額調整您的帳簿。廠商表示應先與會計師討論，並指出通常最好是把差額解決掉（廠商說明）。廠商的頁面沒有說明這筆分錄會入哪個帳戶，所以事後要自己找出這筆分錄。

這筆分錄讓總額相符，但無法告訴您改動了什麼。如果原因是某筆交易被改動，它仍然是被改動的狀態；在已申報的年度，帳簿還可能與稅表愈來愈不一致。是否接受差額，應在報告、稽核記錄和對帳單都查遍之後，由您和會計師決定，並寫下理由。

如果改動發生在已申報的年度呢？

已提交的稅表在更正之前維持原樣，更正的方式是提交更正稅表；合夥企業若適用集中式合夥企業審計制度，則是提交行政調整申請（IRS）。在還原或重做任何日期落在已申報年度的項目之前，請先儲存目前的報告，把該年度與已提交的稅表比較，並與會計師一起決定。

請把稽核記錄中每項改動的日期，對照稅表的編製日期。稅表編製之前所做的編輯，可能已被稅表採用，所以還原該項目會讓帳簿偏離稅表。稅表編製之後才發生的錯誤編輯則不同：還原它會讓帳簿回到與稅表一致。正確的改動則會讓帳簿與稅表不一致，需要有人決定稅表上的項目是否有變。

收入或費用帳戶的改動，可能會影響稅表：對個人而言，IRS 把收入、扣除額、抵免或應納稅額的變動列為需要更正稅表的原因（IRS）。只涉及資產負債表帳戶的改動，例如新信用卡帳戶的期初分錄，可能不會影響獨資經營者的稅表。公司或合夥企業若填寫 Schedule L（稅表上的資產負債表），也可能受影響：填表說明指出，這些資產負債表應與帳簿和記錄一致（1120 表、1120-S 表和 1065 表填表說明）。

更正計算或入帳錯誤，不屬於會計方法變更，也不需要 IRS 核准。一致地處理某類項目的入帳時點，可能就構成一種方法，而變更方法一般需要提交 3115 表申請核准（Publication 538）。

各類稅表使用哪種表格更正、期限是多久，以及如何鎖定已申報的年度：報稅後的結帳日期。

要怎麼避免已對帳的期間再被改動？

設定附密碼選項的結帳日期、限制管理員權限、保留變更記錄，並且每月對帳。

• 結帳日期。 結帳日期會讓軟體在有人更改該日期（含）之前的交易時，先發出警告或要求輸入密碼（廠商說明）。操作步驟、兩種安全選項，以及誰該保管密碼：報稅後的結帳日期。
• 管理員權限。 管理員可以查看和編輯對帳，所以請考慮只把管理員權限給真正需要的人。
• 變更記錄。 請保留稽核記錄。IRS 指出，電腦系統的文件必須說明用來防止未經授權新增、更改或刪除所保留記錄的控制措施（Publication 583）。
• 每月對帳。 這樣出現問題時，一個月內就會發現。連接銀行不等於對帳：銀行連線不等於對帳。

舉例

以下例子僅供說明，金額以美元計。

一筆存款被編輯

期初餘額顯示 US$41,250，對帳單顯示 US$39,800，差額為 US$1,450。Reconcile Discrepancy Report（對帳差異報告）列出一筆 3 月存款，金額從 US$3,950 被改成 US$5,400。差額是 US$1,450，剛好解釋了全部差距。假設 3 月屬於尚未申報的年度，且 3 月對帳單顯示 US$3,950。所有者先查明是誰編輯的、為什麼編輯，然後用 Review in tray 還原原始金額，差額就降為零。

三張已對帳的支票被刪除

整理帳目期間，記帳員刪除了三張已對帳的支票，合計 US$2,100。其中一張的日期落在已申報的年度，所以在還原任何東西之前，會計師要先把該年度的帳簿和記錄與已提交的稅表比較，並確認每張支票為何被刪除。如果刪除是失誤，就應還原支票，或以原始日期和金額重新建立並標記為已對帳，之後報告應該就能清零。

新的信用卡帳戶

新信用卡帳戶第一次對帳時，期初餘額顯示 US$0，而對帳單顯示期初日欠款 US$6,800。期初分錄被輸入為 US$0。在沒有其他分錄被標記為已對帳的情況下，把這一筆分錄更正為 US$6,800，應該就能修好期初餘額，Opening Balance Equity 那一邊也會跟著變動。

您的情況不同嗎？

• 差額出現在已申報的年度、許多項目同時被改動，或照著報告處理後，帳簿和對帳單仍然不一致： 請尋求記帳協助，判斷要重做哪些期間、已提交的稅表是否需要更正，以及之後如何鎖定帳簿。請帶上對帳單、對帳報告、變更記錄和已提交的稅表。
• 所有者權益與去年的稅表對不上： 請見保留盈餘與去年的稅表不一致。
• 您從 QuickBooks Desktop 轉到 Online： 請見轉換後餘額不對。
• 您換了會計師或軟體，期初餘額來自舊報表： 請見更換會計師後的期初餘額。
• 記帳員整理帳目時改動了已對帳的項目，您不知道原因： 請見檢查記帳員的工作。
• 銀行連線停止，缺了好幾個月： 請見銀行連線停止匯入。
• 帳目落後好幾個月： 請見補上逾期的帳目。