Solde de départ QuickBooks erroné lors du rapprochement

Pourquoi le solde de départ de mon rapprochement QuickBooks est-il erroné ou différent du relevé?

Le solde de départ est généralement erroné parce qu'un élément déjà rapproché a changé, ou parce que le solde d'ouverture était faux dès le départ. QuickBooks Online le calcule à partir des écritures marquées R (rapprochées) (aide du fournisseur). Le fournisseur énumère ces causes (aide du fournisseur) :

• un solde d'ouverture inexact saisi à la création du compte;
• une opération rapprochée qui a été modifiée, supprimée, annulée, déplacée ou dérapprochée;
• une opération de flux bancaire catégorisée qui a été annulée et renvoyée à l'état En attente;
• une opération marquée comme rapprochée à la main, en dehors d'un rapprochement.

La cause est généralement une écriture passée, et non le nouveau relevé. Pour savoir laquelle, ouvrez le Reconcile Discrepancy Report (rapport des écarts de rapprochement); les étapes sont dans la section suivante. L'IRS conseille de rapprocher chaque mois le compte chèques de l'entreprise et précise que les registres informatisés doivent concorder avec les livres et la déclaration (Publication 583). Les étapes du logiciel présentées ici proviennent des pages d'aide du fournisseur. Elles décrivent le produit, pas une règle fiscale, et les noms des menus changent.

Le cas est simple quand le rapport nomme quelques éléments, qu'ils se trouvent dans une période non encore produite et que leur rétablissement ramène l'écart à zéro. Il ne l'est pas dans les situations suivantes :

• l'écart se situe dans une année dont la déclaration est déjà produite;
• de nombreux éléments ont changé en même temps, ou le rapport ne totalise pas l'écart;
• quelqu'un a supprimé ou annulé des éléments pendant un nettoyage et personne ne sait pourquoi;
• les livres ne concordent toujours pas avec les relevés après avoir suivi le rapport.

À rassembler avant de commencer :

• le montant exact de l'écart du solde de départ;
• les relevés bancaires et de cartes depuis le dernier rapprochement qui concordait;
• les rapports de rapprochement enregistrés pour ces périodes;
• l'historique des modifications (journal d'audit) du compte;
• la déclaration produite pour chaque année touchée par les changements.

Comment trouver l'opération qui a changé, qui l'a modifiée et quand?

Ouvrez le Reconcile Discrepancy Report. Sa colonne What happened indique ce qui a changé, quand et par qui. Il faut un accès administrateur pour consulter et modifier les rapprochements (aide du fournisseur).

1. Notez le montant exact de l'écart du solde de départ. Les changements que vous trouverez devraient totaliser ce montant.
2. Allez à Reconcile et choisissez le compte. À l'alerte sur le solde de départ, sélectionnez We can help you fix it.
3. Parcourez le rapport une opération à la fois. Review in tray affiche les détails; View History, à côté, affiche l'historique complet de l'opération.
4. Appliquez la correction suggérée, ou corrigez à partir de vos propres registres.

Si le rapport est clair mais que le solde reste inexact, deux types de changements n'y figurent pas. Pour les opérations supprimées ou annulées, ouvrez l'Audit log et filtrez par compte et par période depuis le dernier rapprochement terminé. Pour les écritures marquées rapprochées en dehors d'un rapprochement normal, ouvrez le registre du compte depuis le plan comptable, filtrez selon l'état de rapprochement et cherchez les écritures R qu'aucun rapprochement terminé n'explique.

Le solde est corrigé lorsque le Total discrepancy difference affiche zéro, que les changements trouvés totalisent le montant noté et que le solde de départ concorde avec le relevé. Un total à zéro ne suffit pas à le prouver, car le rapport peut manquer certains changements. Rapprochez ensuite la période : selon l'IRS, le solde ajusté du relevé doit égaler le solde ajusté du carnet de chèques (Publication 583).

Comment corriger une opération modifiée, supprimée, annulée ou dérapprochée?

Corrigez l'élément nommé par le rapport et remettez-le tel qu'il était, sauf si le changement était justifié. Voici les corrections prévues par le fournisseur pour chaque type de changement (aide du fournisseur) :

Un changement fait volontairement par quelqu'un n'est pas forcément une erreur. Demandez qui l'a fait et pourquoi avant de le rétablir. Si le changement était juste, le rétablir est la mauvaise correction : les livres et le relevé diffèrent alors pour une raison qui demande une décision. Le fournisseur recommande de consulter votre comptable lorsqu'une correction touche une période rapprochée ou le solde d'ouverture et que vous avez un doute.

Si une date de clôture couvre la période, chaque modification déclenche l'avertissement ou la demande de mot de passe (aide du fournisseur). Notez la date avant de la déplacer et remettez-la en place ensuite.

Pourquoi refaire le rapprochement n'a-t-il pas corrigé le solde de départ?

Parce que le solde de départ vient des écritures passées, pas du nouveau relevé. Le logiciel le vérifie en premier à chaque rapprochement, et il correspond au total des écritures marquées R (aide du fournisseur). Commencer un autre rapprochement réutilise ce même total : l'écart demeure tant que l'écriture modifiée n'est pas rétablie ou que le rapprochement antérieur n'est pas annulé.

Forcer la clôture du nouveau rapprochement avec une écriture d'équilibrage fait concorder les totaux, mais n'explique pas ce qui a changé.

Peut-on annuler un rapprochement, et quand vaut-il mieux refaire la période?

Oui. Le fournisseur indique que l'administrateur principal ou le comptable peut annuler un rapprochement depuis l'écran History by account, sans donner d'autres étapes (aide du fournisseur). Vérifiez à l'écran si vous pouvez annuler un seul rapprochement ou seulement le dernier. Annuler supprime ce rapprochement : chaque période annulée doit être rapprochée de nouveau avec son relevé. N'annulez que jusqu'à la dernière période qui concordait avec son relevé, et jamais dans une année produite sans votre comptable. Enregistrez d'abord les rapports de rapprochement existants pour comparer l'avant et l'après.

Choisir entre réparer un élément et refaire une période relève du jugement, pas d'une règle du fournisseur ou de l'IRS. Un test pratique :

Et si c'est mon premier rapprochement et que le solde d'ouverture a été mal saisi?

Lors d'un premier rapprochement, le solde d'ouverture devrait être la seule écriture rapprochée. Un solde de départ erroné signifie donc généralement que l'écriture d'ouverture est fausse, ou qu'une autre écriture a été marquée R par erreur (aide du fournisseur). Vérifiez d'abord l'écriture d'ouverture :

1. Ouvrez le registre du compte depuis le plan comptable. Repérez l'écriture dont la colonne Account indique Opening Balance Equity, et notez sa date et son montant.
2. Comparez-la au solde du relevé bancaire ou de carte pour ce même jour. Pour une carte, il s'agit du montant dû.
3. S'ils diffèrent, modifiez le montant et enregistrez.
4. L'écriture d'ouverture devrait afficher R. Toutes les autres écritures devraient être vides ou marquées C (cleared, soit compensées). Retirez tout autre R posé par erreur. Si un rapprochement antérieur existe réellement, annulez-le au lieu de modifier l'écriture d'ouverture.

L'autre côté de l'écriture d'ouverture se trouve dans Opening Balance Equity, le compte qui contrebalance un solde de départ. Le vider fait l'objet de son propre guide : Opening Balance Equity.

Faut-il accepter l'écart et laisser le logiciel comptabiliser un ajustement?

En général, non. À la fin d'un rapprochement, le fournisseur permet de terminer en acceptant un écart introuvable, et le logiciel crée alors une écriture de journal qui ajuste vos livres de ce montant. Le fournisseur recommande de parler d'abord à votre comptable et précise qu'il est généralement préférable de résoudre les écarts (aide du fournisseur). Sa page n'indique pas dans quel compte l'écriture est inscrite; repérez-la donc après coup.

L'écriture fait concorder les totaux, mais n'explique pas ce qui a changé. Si la cause est une opération modifiée, elle reste modifiée, et dans une année produite les livres peuvent s'éloigner de la déclaration. Accepter ou non un écart est une décision à prendre avec votre comptable, une fois épuisés le rapport, le journal d'audit et les relevés; consignez la raison.

Et si le changement touche une année déjà produite?

Une déclaration produite reste telle quelle jusqu'à ce qu'elle soit corrigée, par une déclaration modifiée ou, pour une société de personnes soumise au régime centralisé de vérification des sociétés de personnes, par une demande d'ajustement administratif (IRS). Avant de rétablir ou de refaire quoi que ce soit daté d'une année produite, enregistrez les rapports actuels, comparez cette année à la déclaration produite et décidez avec votre comptable.

Comparez la date de chaque changement dans le journal d'audit à la date de préparation de la déclaration. Une modification faite avant la déclaration a pu servir à la préparer : la rétablir éloigne alors les livres de la déclaration. Une modification erronée faite après la déclaration est différente : la rétablir ramène les livres à la déclaration. Un changement juste laisse les livres et la déclaration à distance, et quelqu'un doit décider si un poste de la déclaration a changé.

Un changement dans un compte de revenus ou de dépenses peut modifier la déclaration : pour un particulier, l'IRS cite un changement de revenu, de déductions, de crédits ou d'impôt à payer comme motif de modification (IRS). Un changement qui touche seulement un compte de bilan, comme l'écriture d'ouverture d'un nouveau compte de carte, peut ne pas modifier la déclaration d'un entrepreneur individuel. Une société ou une société de personnes qui remplit l'annexe L, le bilan de sa déclaration, peut aussi être touchée : les instructions précisent que ces bilans doivent concorder avec les livres et registres (instructions des formulaires 1120, 1120-S et 1065).

Corriger une erreur de calcul ou de comptabilisation n'est pas un changement de méthode comptable et ne demande aucune approbation de l'IRS. Une façon constante de déterminer le moment d'un élément peut constituer une méthode, et changer de méthode exige généralement une approbation au moyen du formulaire 3115 (Publication 538).

Quel formulaire modifie chaque type de déclaration, les délais et le verrouillage d'une année produite : date de clôture après la production des déclarations.

Comment empêcher les périodes rapprochées de changer de nouveau?

Fixez une date de clôture protégée par mot de passe, limitez l'accès administrateur, conservez l'historique des modifications et rapprochez chaque mois.

• Date de clôture. Une date de clôture fait en sorte que le logiciel avertit, ou demande un mot de passe, avant que quelqu'un modifie une opération datée de ce jour ou d'avant (aide du fournisseur). Les étapes, les deux options de sécurité et la personne qui devrait détenir le mot de passe : date de clôture après la production des déclarations.
• Accès administrateur. Les administrateurs consultent et modifient les rapprochements; réservez donc ces droits aux personnes qui en ont besoin.
• Historique des modifications. Conservez le journal d'audit. Selon l'IRS, la documentation d'un système informatisé doit montrer les contrôles qui empêchent l'ajout, la modification ou la suppression non autorisés de registres conservés (Publication 583).
• Rapprochement mensuel. Une anomalie apparaît alors en moins d'un mois. Une banque connectée n'est pas un rapprochement : les flux bancaires ne remplacent pas le rapprochement.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; les montants sont en dollars américains.

Un dépôt modifié

Le solde de départ affiche 41 250 $ US et le relevé affiche 39 800 $ US, soit un écart de 1 450 $ US. Le Reconcile Discrepancy Report indique qu'un dépôt de mars est passé de 3 950 $ US à 5 400 $ US. La différence est de 1 450 $ US : elle explique tout l'écart. Supposons que mars se trouve dans une année non encore produite et que le relevé de mars indique 3 950 $ US. Le propriétaire vérifie qui a fait la modification et pourquoi, puis Review in tray rétablit le montant d'origine et la différence tombe à zéro.

Trois chèques rapprochés supprimés

Pendant un nettoyage, un spécialiste de la tenue de livres supprime trois chèques rapprochés totalisant 2 100 $ US. L'un des chèques est daté d'une année déjà produite : avant de rétablir quoi que ce soit, le comptable compare donc les livres et registres de cette année à la déclaration produite et confirme pourquoi chaque chèque a été supprimé. Si les suppressions étaient des erreurs, rétablir les chèques, ou les recréer avec leur date et leur montant d'origine en les marquant rapprochés, devrait vider le rapport.

Un nouveau compte de carte

Un premier rapprochement d'un nouveau compte de carte affiche un solde de départ de 0 $ US, alors que le relevé indique 6 800 $ US dus à la date d'ouverture. L'écriture d'ouverture a été saisie à 0 $ US. Corriger cette seule écriture à 6 800 $ US devrait régler le solde de départ si aucune autre écriture n'est marquée rapprochée, et le côté Opening Balance Equity suit le mouvement.

Votre situation est différente?

• L'écart se situe dans une année produite, de nombreux éléments ont changé en même temps, ou les livres et les relevés ne concordent toujours pas après avoir suivi le rapport : obtenez de l'aide en tenue de livres pour déterminer quelles périodes refaire, si une déclaration produite doit être modifiée et comment verrouiller les livres ensuite. Apportez les relevés, les rapports de rapprochement, l'historique des modifications et la déclaration produite.
• Les capitaux propres ne concordent plus avec la déclaration de l'an dernier : consultez les bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier.
• Vous êtes passé de QuickBooks Desktop à QuickBooks Online : consultez les soldes inexacts après la migration.
• Vous avez changé de comptable ou de logiciel et le solde d'ouverture provient d'anciens rapports : consultez les soldes d'ouverture après un changement de comptable.
• Le nettoyage d'un spécialiste de la tenue de livres a modifié des éléments rapprochés et vous ne savez pas pourquoi : consultez la vérification du travail de votre spécialiste de la tenue de livres.
• Un flux bancaire s'est arrêté et il manque des mois : consultez le flux bancaire qui n'importe plus.
• Les livres accusent des mois de retard : consultez le rattrapage de livres en retard.