Saldo inicial de conciliación incorrecto en QuickBooks

¿Por qué el saldo inicial de la conciliación en QuickBooks es incorrecto o distinto del estado de cuenta?

Casi siempre el saldo inicial es incorrecto porque cambió algo en una partida ya conciliada, o porque el saldo de apertura estaba mal desde el principio. QuickBooks Online lo calcula con los asientos marcados con R (reconciliados) (ayuda del proveedor). El proveedor enumera estas causas (ayuda del proveedor):

• un saldo de apertura incorrecto, ingresado al crear la cuenta;
• una transacción conciliada que se editó, eliminó, anuló, movió o desconcilió;
• una transacción categorizada de la conexión bancaria que se deshizo y volvió a Pending (pendiente);
• una transacción marcada como conciliada a mano, fuera de una conciliación.

La causa suele ser un asiento anterior, no el estado de cuenta nuevo. Para saber cuál es, abra el Reconcile Discrepancy Report (informe de discrepancias de conciliación); los pasos están en la sección siguiente. El IRS aconseja conciliar cada mes la cuenta de cheques del negocio, y dice que los registros computarizados deben coincidir con los libros y con la declaración (Publication 583). Los pasos de software de esta guía vienen de las páginas de ayuda del propio proveedor. Describen el producto, no una regla tributaria, y los nombres de los menús cambian.

El caso es sencillo cuando el informe señala pocas partidas, están en un período que aún no se presentó y restaurarlas lleva la diferencia a cero. No es sencillo cuando:

• la diferencia está en un año cuya declaración ya se presentó;
• cambiaron muchas partidas a la vez, o el informe no suma la diferencia;
• alguien eliminó o anuló partidas durante una limpieza y nadie sabe por qué;
• la contabilidad sigue sin coincidir con los estados de cuenta después de seguir el informe.

Reúna antes de empezar:

• el monto exacto de la diferencia en el saldo inicial;
• los estados de cuenta bancarios y de tarjeta desde la última conciliación que sí coincidió;
• los informes de conciliación guardados de esos períodos;
• el historial de cambios (audit log) de la cuenta;
• la declaración presentada de cada año que los cambios toquen.

¿Cómo encuentro qué transacción cambió, quién la cambió y cuándo?

Abra el Reconcile Discrepancy Report. Su columna What happened muestra qué cambió, cuándo y quién lo cambió. Para ver y editar conciliaciones se necesita acceso de administrador (ayuda del proveedor).

1. Anote el monto exacto en que el saldo inicial no coincide. Los cambios que encuentre deben sumar ese monto.
2. Vaya a Reconcile y elija la cuenta. En la alerta del saldo inicial, seleccione We can help you fix it.
3. Recorra el informe una transacción a la vez. Review in tray muestra los detalles; View History, a su lado, muestra el historial completo de la transacción.
4. Aplique la corrección sugerida, o corrija la partida con sus propios registros.

Si el informe es claro pero el saldo sigue sin coincidir, hay dos tipos de cambio que no aparecen ahí. Para las transacciones eliminadas o anuladas, abra el Audit log y filtre por la cuenta y por el período desde la última conciliación completada. Para los asientos marcados como conciliados fuera de una conciliación normal, abra el registro de la cuenta desde el catálogo de cuentas (chart of accounts), filtre por estado de conciliación y busque asientos con R que ninguna conciliación completada explique.

El saldo queda corregido cuando el Total discrepancy difference muestra cero, los cambios que encontró suman el monto que anotó y el saldo inicial coincide con el estado de cuenta. Un total en cero por sí solo no lo prueba, porque el informe puede pasar por alto algunos cambios. Después concilie el período: el IRS dice que el saldo ajustado del estado de cuenta debe ser igual al saldo ajustado de la chequera (Publication 583).

¿Cómo corrijo una transacción editada, eliminada, anulada o desconciliada?

Corrija la partida que señala el informe y déjela como estaba, salvo que el cambio fuera correcto. Estas son las correcciones del proveedor para cada tipo de cambio (ayuda del proveedor):

Un cambio que alguien hizo a propósito no es necesariamente un error. Pregunte quién lo hizo y por qué antes de restaurarlo. Si el cambio era correcto, restaurarlo es la corrección equivocada: entonces la contabilidad y el estado de cuenta difieren por una razón que exige una decisión. El proveedor indica consultar con su contador cuando una corrección toca un período conciliado o el saldo de apertura y usted no está seguro.

Si una fecha de cierre cubre el período, cada edición activa la advertencia o la solicitud de contraseña (ayuda del proveedor). Anote la fecha antes de moverla y vuelva a ponerla después.

¿Por qué no se corrigió el saldo inicial al conciliar de nuevo?

Porque el saldo inicial viene de asientos anteriores, no del estado de cuenta nuevo. El software lo revisa primero cada vez que usted concilia, y es el total de los asientos marcados con R (ayuda del proveedor). Al iniciar otra conciliación se reutiliza ese mismo total, así que la diferencia permanece hasta que se restaure el asiento cambiado o se deshaga la conciliación anterior.

Forzar el cierre de la nueva conciliación con un asiento de ajuste hace que los totales coincidan, pero no dice qué cambió.

¿Puedo deshacer una conciliación y cuándo conviene más rehacer el período?

Sí. El proveedor indica que el administrador principal o el contador pueden deshacer una conciliación desde la pantalla History by account, y no da más pasos (ayuda del proveedor). Compruebe en pantalla si puede deshacer una conciliación cualquiera o solo la última. Al deshacer se elimina esa conciliación, así que cada período que deshaga debe volver a conciliarse con su estado de cuenta. Deshaga solo hasta el último período que sí coincidió con su estado de cuenta, y no entre en un año presentado sin su contador. Guarde antes los informes de conciliación existentes para poder comparar el antes y el después.

Reparar una partida o rehacer un período es una decisión de criterio, no una regla del proveedor ni del IRS. Una prueba práctica:

¿Qué hago si esta es mi primera conciliación y el saldo de apertura se ingresó mal?

En una primera conciliación, el saldo de apertura debe ser el único asiento conciliado. Por eso un saldo inicial incorrecto suele significar que el asiento de apertura está mal, o que otro asiento se marcó con R por error (ayuda del proveedor). Revise primero el asiento de apertura:

1. Abra el registro de la cuenta desde el catálogo de cuentas. Busque el asiento con Opening Balance Equity en la columna Account y anote su fecha y su monto.
2. Compárelo con el saldo del estado de cuenta bancario o de tarjeta de ese mismo día. En una tarjeta, es el monto que se debe.
3. Si difieren, edite el monto y guarde.
4. El asiento de apertura debe mostrar R. Todos los demás deben estar en blanco o marcados con C (cleared, compensado). Quite cualquier otra R marcada por error. Si en realidad existe una conciliación anterior, deshágala en lugar de editar el asiento de apertura.

El otro lado del asiento de apertura queda en Opening Balance Equity, la cuenta que compensa un saldo inicial. Limpiarla tiene su propia guía: Opening Balance Equity.

¿Debo aceptar la diferencia y dejar que el software registre un ajuste?

Por lo general no. Al final de una conciliación, el proveedor permite terminar y aceptar una diferencia que usted no encuentra, y el software crea un asiento de diario que ajusta sus libros por ese monto. El proveedor indica hablar primero con su contador y dice que casi siempre es mejor resolver las diferencias (ayuda del proveedor). Su página no dice en qué cuenta se registra el asiento, así que búsquelo después.

El asiento hace que los totales coincidan, pero no dice qué cambió. Si la causa es una transacción cambiada, sigue cambiada, y en un año presentado la contabilidad puede separarse de la declaración. Aceptar o no una diferencia es una decisión suya y de su contador, después de agotar el informe, el audit log y los estados de cuenta; anote por qué.

¿Qué pasa si el cambio cayó en un año que ya se presentó?

Una declaración presentada queda como se presentó hasta que se corrija, con una declaración enmendada o, en una sociedad de personas bajo el régimen de auditoría centralizada de sociedades, con una solicitud de ajuste administrativo (IRS). Antes de restaurar o rehacer algo con fecha en un año presentado, guarde los informes actuales, compare ese año con la declaración presentada y decida con su contador.

Compare la fecha de cada cambio en el audit log con la fecha en que se preparó la declaración. Una edición hecha antes de la declaración pudo haberse usado en ella, así que restaurar la partida aleja la contabilidad de la declaración. Un cambio erróneo hecho después de la declaración es distinto: restaurarlo devuelve la contabilidad a la declaración. Un cambio correcto deja separadas la contabilidad y la declaración, y alguien debe decidir si cambió una partida de la declaración.

Un cambio en una cuenta de ingresos o de gastos puede mover la declaración: para una persona física, el IRS enumera un cambio en los ingresos, las deducciones, los créditos o la obligación tributaria como motivo para enmendar (IRS). Un cambio que solo toca una cuenta del balance general, como el asiento de apertura de una cuenta de tarjeta nueva, puede no mover la declaración de un propietario único. También puede afectar a una corporación o sociedad de personas que completa el Schedule L, el balance general de su declaración: las instrucciones dicen que esos balances deben concordar con los libros y registros (instrucciones del Form 1120, del 1120-S y del 1065).

Corregir un error de cálculo o de registro no es un cambio de método contable y no necesita aprobación del IRS. Una forma uniforme de determinar el momento de una partida puede ser un método, y cambiar un método por lo general requiere aprobación en el Form 3115 (Publication 538).

Qué formulario enmienda cada tipo de declaración, los plazos y cómo bloquear un año presentado: fecha de cierre después de presentar los impuestos.

¿Cómo evito que los períodos conciliados vuelvan a cambiar?

Fije una fecha de cierre con la opción de contraseña, limite el acceso de administrador, conserve el historial de cambios y concilie todos los meses.

• Fecha de cierre. Una fecha de cierre hace que el software advierta, o pida una contraseña, antes de que alguien cambie una transacción de esa fecha o anterior (ayuda del proveedor). Los pasos, las dos opciones de seguridad y quién debe guardar la contraseña: fecha de cierre después de presentar los impuestos.
• Acceso de administrador. Los administradores ven y editan conciliaciones, así que considere dar derechos de administrador solo a quienes los necesitan.
• Historial de cambios. Conserve el audit log. El IRS dice que la documentación de un sistema computarizado debe mostrar los controles usados para evitar que se agreguen, alteren o eliminen sin autorización los registros conservados (Publication 583).
• Conciliación mensual. Así, una diferencia se nota en un mes. Un banco conectado no es una conciliación: las conexiones bancarias no son conciliación.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Un depósito editado

El saldo inicial muestra US$41,250 y el estado de cuenta muestra US$39,800, una diferencia de US$1,450. El Reconcile Discrepancy Report enumera un depósito de marzo que cambió de US$3,950 a US$5,400. La diferencia es de US$1,450, así que explica toda la brecha. Suponga que marzo está en un año que aún no se presenta y que el estado de cuenta de marzo muestra US$3,950. El propietario verifica quién hizo la edición y por qué, y luego Review in tray restaura el monto original y la diferencia baja a cero.

Tres cheques conciliados eliminados

Durante una limpieza, un responsable contable elimina tres cheques conciliados por un total de US$2,100. Uno de los cheques tiene fecha en un año ya presentado, así que, antes de restaurar nada, el contador compara los libros y registros de ese año con la declaración presentada y confirma por qué se eliminó cada cheque. Si las eliminaciones fueron errores, restaurar los cheques, o volver a crearlos con sus fechas y montos originales y marcarlos como conciliados, debería dejar limpio el informe.

Una cuenta de tarjeta nueva

En la primera conciliación de una cuenta de tarjeta nueva, el saldo inicial muestra US$0, mientras que el estado de cuenta muestra US$6,800 adeudados en la fecha de apertura. El asiento de apertura se ingresó como US$0. Corregir ese único asiento a US$6,800 debería arreglar el saldo inicial si ningún otro asiento está marcado como conciliado, y el lado de Opening Balance Equity se mueve con él.

¿Su caso es distinto?

• La diferencia está en un año presentado, cambiaron muchas partidas a la vez, o la contabilidad y los estados de cuenta siguen sin coincidir después de seguir el informe: obtenga ayuda con la contabilidad para decidir qué períodos rehacer, si hay que enmendar alguna declaración presentada y cómo bloquear los libros después. Lleve los estados de cuenta, los informes de conciliación, el historial de cambios y la declaración presentada.
• El capital del propietario ya no coincide con la declaración del año pasado: vea las utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado.
• Usted pasó de QuickBooks Desktop a Online: vea saldos descuadrados después de la migración.
• Usted cambió de contador o de software y el saldo de apertura salió de informes antiguos: vea saldos iniciales después de cambiar de contador.
• La limpieza de un responsable contable cambió partidas conciliadas y usted no sabe por qué: vea cómo revisar el trabajo de su responsable contable.
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