QuickBooks 对账起始余额不对：怎么查、怎么改

QuickBooks 对账的起始余额为什么不对，或者和对账单不一样？

起始余额不对，通常是因为已对账的交易被改动过，或者期初余额一开始就是错的。QuickBooks Online 的起始余额，是用标记为 R（已对账）的所有条目合计出来的（软件厂商帮助页面）。软件厂商列出了以下原因（软件厂商帮助页面）：

• 建立账户时录入了错误的期初余额；
• 已对账的交易被编辑、删除、作废、移到别的账户，或被取消对账；
• 已归类的银行对接交易被撤销，退回到 Pending（待处理）状态；
• 有交易没有经过正常对账流程，被手动标记为已对账。

原因通常出在以前的条目，而不是新的对账单。要查出是哪一笔，请打开 Reconcile Discrepancy Report（对账差异报告），具体步骤见下一节。IRS 建议每月对企业支票账户对账，并说明电脑化的记录必须与账簿和税表相符（第 583 号出版物）。这里的软件操作步骤来自软件厂商自己的帮助页面，只描述该产品的用法，不是税法规定，而且菜单名称可能会变。

符合下面这些情况，处理起来比较简单：报告只列出几笔交易，这些交易所在期间尚未报税，恢复它们之后差额归零。出现下面这些情况，就不简单了：

• 差异出在已经报税的年度；
• 许多条目同时被改动，或者报告上的金额加起来与差额对不上；
• 有人在整理账目时删除或作废了条目，却没人知道原因；
• 按报告操作之后，账簿与对账单仍然不一致。

开始之前请先准备好：

• 起始余额相差的确切金额；
• 上一次对账成功以来的银行和信用卡对账单；
• 这些期间已保存的对账报告；
• 该账户的变更历史（审计日志）；
• 变更涉及的各年度已报税表。

怎样查出是哪笔交易被改动、谁改的、什么时候改的？

打开 Reconcile Discrepancy Report（对账差异报告）。其中的 What happened 一栏会显示改动的内容、时间和操作人。您需要管理员权限，才能查看和编辑对账记录（软件厂商帮助页面）。

1. 请写下起始余额相差的确切金额。找到的所有改动加起来，应该等于这个金额。
2. 进入 Reconcile，选择该账户。在起始余额的提示处，选择 We can help you fix it。
3. 按报告逐笔处理。Review in tray 会显示详情；旁边的 View History 会显示该交易的完整历史。
4. 采用软件建议的修复方式，或者根据您自己的记录改正。

如果报告很清楚，余额却仍然不对，说明有两类改动不会出现在报告里。对于已删除或已作废的交易，请打开 Audit log，按该账户筛选，期间从上次完成的对账之后算起。对于在正常对账之外被标记为已对账的条目，请从会计科目表打开该账户的登记簿（register），按对账状态筛选，找出没有任何已完成的对账能解释的 R 条目。

当 Total discrepancy difference 显示为零，您找到的改动合计等于您写下的金额，并且起始余额与对账单一致，才算修好。只看合计为零还不够，因为报告可能漏掉一些改动。然后再对该期间对账：IRS 说，调整后的对账单余额应该等于调整后的支票簿余额（第 583 号出版物）。

被编辑、删除、作废或取消对账的交易，该怎么修复？

修复报告指出的那笔条目，除非改动本身是正确的，否则恢复成原来的样子。以下是软件厂商针对各类改动给出的修复方法（软件厂商帮助页面）：

有人故意做的改动，不一定是错误。恢复之前，先问清是谁改的、为什么改。如果改动本身是对的，恢复反而是错的修法：账簿和对账单之所以不同，是有原因的，需要您来决定。软件厂商说，如果更正涉及已对账的期间或期初余额，而您又拿不准，请先问会计师。

如果结账日期覆盖了这个期间，每次编辑都会弹出警告或要求输入密码（软件厂商帮助页面）。在调整结账日期之前，请记下原来的日期，改完后再设回去。

为什么重新对账也修不好起始余额？

因为起始余额来自以前的条目，而不是新的对账单。每次对账时，软件都会先检查起始余额，它就是所有标记为 R 的条目之和（软件厂商帮助页面）。再开始一次对账，用的还是同一个合计数，所以在被改动的条目恢复之前，或者在以前那次对账被撤销之前，差额都会一直存在。

如果为了让新的对账结束，而强行用一笔平衡分录补上差额，合计数虽然对上了，却没有说明到底改动了什么。

可以撤销对账吗？什么时候重做整个期间更干净？

可以。软件厂商说，主管理员或会计师可以在 History by account 画面撤销对账，但没有给出更多步骤（软件厂商帮助页面）。请在屏幕上确认，您是能撤销任意一次对账，还是只能撤销最近一次。撤销会移除该次对账，所以每个被撤销的期间，都要对照对账单重新对账。只撤销到最后一个与对账单相符的期间，不要在没有会计师参与的情况下撤销到已报税的年度。先保存现有的对账报告，以便对比前后。

是只修复个别条目，还是重做整个期间，要靠判断，不是软件厂商或 IRS 的规定。一个实用的判断方法：

如果这是第一次对账，而期初余额录错了，怎么办？

第一次对账时，期初余额应该是唯一一笔已对账的条目。所以起始余额不对，通常说明期初条目有误，或者另一笔条目被误标成了 R（软件厂商帮助页面）。先检查期初条目：

1. 从会计科目表打开该账户的登记簿。找到 Account 栏里写着 Opening Balance Equity 的那笔条目，记下它的日期和金额。
2. 拿它与同一天的银行或信用卡对账单余额比较。信用卡的话，对账单余额就是欠款金额。
3. 如果两者不同，修改金额并保存。
4. 期初条目应该显示 R。其他所有条目应该是空白，或标记为 C（cleared，已到账）。把误标的其他 R 清除。如果确实存在更早的对账，请撤销那次对账，不要去改期初条目。

期初条目的另一边记在 Opening Balance Equity（期初余额权益）里，这个账户用来对冲起始余额。清理它另有专门的指南：期初余额权益。

要不要接受差额，让软件自动入一笔调整分录？

通常不要。对账结束时，软件厂商允许您在找不到原因的情况下完成对账并接受差额，软件会生成一笔日记账分录，按该金额调整您的账簿。软件厂商说，先和会计师谈一谈，并且最好是把差异查清楚（软件厂商帮助页面）。它的页面没有说明这笔分录记入哪个账户，所以事后要自己把它找出来。

这笔分录让合计数对上了，却没有说明改动了什么。如果原因是某笔交易被改动过，它仍然是改动后的样子；在已报税的年度里，账簿还可能与税表越走越远。是否接受差额，应当在报告、审计日志和对账单都查过、仍然找不到原因之后，由您和会计师一起决定，并写下理由。

如果改动发生在已经报税的年度，怎么办？

已提交的税表在更正之前保持原样。更正的方式是提交更正税表；对于适用集中式合伙企业审计制度的合伙企业，则是提交行政调整申请（IRS）。在恢复或重做任何日期属于已报税年度的条目之前，先保存当前的报告，把该年度与已提交的税表对比，并与会计师一起决定怎么处理。

请在审计日志里，把每项改动的日期与税表的编制日期对照。税表编制之前做的编辑，可能已经被税表采用，这时恢复该条目，会让账簿偏离税表。税表编制之后误做的编辑则不同：恢复它，会让账簿回到与税表一致。如果改动本身是正确的，账簿和税表就会不一致，需要有人判断税表上的某个项目是否发生了变化。

收入或费用账户的改动，可能影响税表：对个人而言，IRS 把收入、扣除、抵免或应纳税额发生变化，列为需要更正税表的理由（IRS）。只涉及资产负债表账户的改动，例如新信用卡账户的期初条目，不一定影响独资经营者的税表。填写 Schedule L（税表上的资产负债表）的公司或合伙企业，也可能受影响：填报说明指出，这些资产负债表应当与账簿和记录一致（1120 表、1120-S 表和 1065 表填报说明）。

更正计算错误或记账错误，不属于会计方法的变更，也不需要 IRS 批准。某个项目一贯采用的入账时间安排，可能构成一种会计方法，而变更会计方法通常需要用 3115 表申请批准（第 538 号出版物）。

各类税表用哪种表格更正、时限是多久，以及怎样锁定已报税的年度，请见：报税后的结账日期。

怎样避免已对账的期间再次被改动？

设置带密码选项的结账日期，限制管理员权限，保留变更历史，并且每月对账。

• 结账日期。 设置结账日期后，任何人要改动该日期当天或之前的交易，软件都会先警告，或要求输入密码（软件厂商帮助页面）。设置步骤、两种安全选项，以及密码应该由谁保管，请见：报税后的结账日期。
• 管理员权限。 管理员可以查看和编辑对账记录，所以只把管理员权限给确实需要的人。
• 变更历史。 请保留审计日志。IRS 说，电脑化系统的文档必须显示所采用的控制措施，用来防止未经授权地增加、更改或删除保留的记录（第 583 号出版物）。
• 每月对账。 这样出现断档，一个月内就能发现。银行联网不等于对账：银行对接不等于对账。

示例

这些示例仅作说明，金额均为美元。

一笔存款被改动

起始余额显示 US$41,250，对账单显示 US$39,800，相差 US$1,450。Reconcile Discrepancy Report 列出一笔 3 月的存款，金额从 US$3,950 被改成了 US$5,400。差额正好是 US$1,450，所以这一笔就解释了全部差异。假设 3 月属于尚未报税的年度，3 月的对账单显示 US$3,950。业主先查清是谁改的、为什么改，然后用 Review in tray 恢复原来的金额，差额随即降为零。

三张已对账的支票被删除

整理账目时，记账员删除了三张已对账的支票，合计 US$2,100。其中一张的日期属于已报税的年度，所以在恢复任何条目之前，会计师要先把该年度的账簿和记录与已提交的税表对比，并确认每张支票为什么被删除。如果删除是误操作，恢复这些支票，或者按原来的日期和金额重新录入并标记为已对账，报告上的差异就应该清除。

一个新的信用卡账户

一个新信用卡账户第一次对账时，起始余额显示为 US$0，而对账单显示开户当天欠款 US$6,800。期初条目当时录成了 US$0。把这一笔条目改成 US$6,800，只要没有其他条目被标记为已对账，就应该能修好起始余额；Opening Balance Equity 一侧也会跟着变动。

您的情况不同？

• 差异出在已报税的年度、许多条目同时被改动，或者按报告操作后账簿与对账单仍然不一致： 请找记账服务，一起确定哪些期间要重做、是否需要更正已提交的税表，以及之后怎样锁定账簿。请带上对账单、对账报告、变更历史和已报税表。
• 业主权益与去年的税表对不上： 请见与上一年税表不符的留存收益。
• 您从 QuickBooks Desktop 迁移到了 Online： 请见迁移后余额不对。
• 您更换了会计师或软件，期初余额来自旧报表： 请见更换会计师后的期初余额。
• 记账员整理账目时改动了已对账的条目，您又查不出原因： 请见检查记账员的工作。
• 银行对接中断，缺了好几个月： 请见银行对接停止导入。
• 账目已落后数月： 请见补做逾期的账目。