Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty đối chiếu tài khoản ngân hàng hoặc thẻ trong QuickBooks Online
- Chủ doanh nghiệp có số dư đầu kỳ bị lệch trong một kỳ có thể đã nằm trong tờ khai thuế đã nộp
Không đề cập ở đây
- Các bước cho QuickBooks Desktop, Xero hoặc phần mềm khác
- Khóa năm đã nộp tờ khai và sửa các thay đổi được thực hiện sau khi nộp
- Xử lý tài khoản Opening Balance Equity
- Biểu mẫu tờ khai điều chỉnh, thời hạn và tờ khai tiểu bang
Vì sao số dư đầu kỳ đối chiếu trong QuickBooks bị sai hoặc khác với sao kê?
Số dư đầu kỳ thường sai vì có thay đổi trên một khoản đã được đối chiếu, hoặc số dư ban đầu đã sai ngay từ đầu. QuickBooks Online tính số dư này từ các mục được đánh dấu R (đã đối chiếu) (trợ giúp của hãng phần mềm). Hãng phần mềm liệt kê các nguyên nhân sau (trợ giúp của hãng phần mềm):
- số dư ban đầu nhập sai khi tạo tài khoản;
- một giao dịch đã đối chiếu bị sửa, xóa, hủy (void), chuyển sang tài khoản khác hoặc bỏ đánh dấu đối chiếu;
- một giao dịch từ nguồn cấp dữ liệu ngân hàng (bank feed) đã được phân loại nhưng bị hoàn tác và quay lại trạng thái Pending (chờ xử lý);
- một giao dịch bị đánh dấu đã đối chiếu bằng tay, ngoài quy trình đối chiếu.
Nguyên nhân thường nằm ở một khoản cũ, không phải ở sao kê mới. Để biết là khoản nào, hãy mở Reconcile Discrepancy Report (báo cáo chênh lệch khi đối chiếu); các bước nằm ở phần tiếp theo. IRS khuyên đối chiếu tài khoản séc của doanh nghiệp mỗi tháng, và cho biết hồ sơ trên máy tính phải khớp với sổ sách và tờ khai (Publication 583). Các bước trong phần mềm ở đây lấy từ trang trợ giúp của chính hãng. Chúng mô tả sản phẩm, không phải quy định thuế, và tên menu có thể thay đổi.
Trường hợp đơn giản là khi báo cáo chỉ nêu vài khoản, các khoản đó nằm trong kỳ chưa nộp tờ khai, và khôi phục chúng đưa chênh lệch về 0. Trường hợp không đơn giản là khi:
- khoản chênh lệch nằm trong năm đã nộp tờ khai;
- nhiều khoản bị thay đổi cùng lúc, hoặc báo cáo không cộng lại đúng bằng khoản chênh lệch;
- có người xóa hoặc hủy (void) các khoản trong lúc dọn sổ mà không ai biết lý do;
- sổ sách vẫn không khớp sao kê sau khi bạn làm theo báo cáo.
Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu:
- số tiền chính xác mà số dư đầu kỳ đang lệch;
- sao kê ngân hàng và thẻ kể từ lần đối chiếu gần nhất còn khớp;
- các báo cáo đối chiếu đã lưu của những kỳ đó;
- lịch sử thay đổi (audit log) của tài khoản;
- tờ khai đã nộp của mọi năm bị các thay đổi ảnh hưởng.
Làm sao tìm ra giao dịch nào đã thay đổi, ai thay đổi và khi nào?
Hãy mở Reconcile Discrepancy Report. Cột What happened cho biết thay đổi gì, khi nào và ai thực hiện. Bạn cần quyền admin (quản trị viên) để xem và sửa các lần đối chiếu (trợ giúp của hãng phần mềm).
- Ghi lại số tiền chính xác mà số dư đầu kỳ đang lệch. Các thay đổi bạn tìm thấy phải cộng lại bằng số này.
- Vào Reconcile và chọn tài khoản. Ở cảnh báo về số dư đầu kỳ, chọn We can help you fix it.
- Xem báo cáo từng giao dịch một. Review in tray hiển thị chi tiết; View History bên cạnh hiển thị toàn bộ lịch sử của giao dịch.
- Áp dụng cách sửa được gợi ý, hoặc sửa theo hồ sơ của chính bạn.
Nếu báo cáo rõ ràng nhưng số dư vẫn lệch, có hai loại thay đổi không hiện trong báo cáo. Với giao dịch bị xóa hoặc hủy (void), hãy mở Audit log và lọc theo tài khoản và khoảng thời gian kể từ lần đối chiếu hoàn tất gần nhất. Với các mục bị đánh dấu đã đối chiếu ngoài quy trình đối chiếu thông thường, hãy mở sổ đăng ký (register) của tài khoản từ hệ thống tài khoản kế toán, lọc theo trạng thái đối chiếu và tìm các mục R mà không lần đối chiếu hoàn tất nào giải thích được.
Số dư đầu kỳ được coi là đã sửa xong khi Total discrepancy difference bằng 0, các thay đổi bạn tìm thấy cộng lại bằng số tiền bạn đã ghi, và số dư đầu kỳ khớp với sao kê. Chỉ riêng tổng bằng 0 chưa chứng minh được điều đó, vì báo cáo có thể bỏ sót một số thay đổi. Sau đó hãy đối chiếu kỳ hiện tại: IRS nói số dư sao kê sau điều chỉnh phải bằng số dư sổ séc sau điều chỉnh (Publication 583).
Làm sao sửa một giao dịch bị sửa, xóa, hủy (void) hoặc bỏ đánh dấu đối chiếu?
Hãy sửa khoản mà báo cáo nêu, và đưa nó về như cũ trừ khi thay đổi đó là đúng. Dưới đây là cách sửa của hãng phần mềm cho từng loại thay đổi (trợ giúp của hãng phần mềm):
| Thay đổi gì | Cách sửa |
|---|---|
| Số tiền hoặc chi tiết bị sửa | Review in tray điền sẵn chi tiết ban đầu. Chọn Save nếu bản gốc đúng; nếu thay đổi là cố ý, chọn Edit và đối chiếu giao dịch tại đó. |
| Giao dịch bị xóa | Review in tray, rồi chọn Restore khi có nút này. Nếu báo cáo hiện Go to register, hãy tạo lại giao dịch trong register với đúng ngày và số tiền ban đầu, rồi đặt trạng thái về đã đối chiếu. |
| Giao dịch bị hủy (void) | Reverse void. Nếu việc hủy là cố ý, hãy điều chỉnh trạng thái trong register và lưu lại. |
| Bị chuyển sang tài khoản khác, hoặc khoản chia (split) bị sửa | Edit và sửa lại giao dịch. |
| Trạng thái đã đối chiếu bị đổi do nhầm | Dữ liệu gốc được điền sẵn; chọn Save. |
| Giao dịch từ bank feed bị hoàn tác | Giao dịch quay lại Pending (chờ xử lý). Hãy ghi nhận nó, rồi đánh dấu R trong register. |
| Số dư ban đầu bị đổi | Xử lý như trường hợp đổi số tiền. |
Một thay đổi do ai đó cố ý thực hiện không tự động là lỗi. Hãy hỏi ai làm và vì sao trước khi khôi phục. Nếu thay đổi đó đúng thì khôi phục là cách sửa sai: lúc đó sổ sách và sao kê khác nhau có lý do, và cần có một quyết định. Hãng phần mềm khuyên hỏi kế toán viên của bạn khi việc sửa chạm đến kỳ đã đối chiếu hoặc số dư ban đầu mà bạn không chắc chắn.
Nếu có ngày khóa sổ (closing date) bao trùm kỳ đó, mỗi lần sửa sẽ hiện cảnh báo hoặc yêu cầu mật khẩu (trợ giúp của hãng phần mềm). Hãy ghi lại ngày này trước khi dời, và đặt lại sau khi xong.
Vì sao đối chiếu lại không sửa được số dư đầu kỳ?
Vì số dư đầu kỳ đến từ các khoản cũ, không phải từ sao kê mới. Phần mềm kiểm tra nó trước mỗi lần bạn đối chiếu, và nó là tổng của các mục được đánh dấu R (trợ giúp của hãng phần mềm). Bắt đầu một lần đối chiếu khác vẫn dùng đúng tổng đó, nên chênh lệch còn nguyên cho đến khi khoản bị thay đổi được khôi phục hoặc lần đối chiếu trước đó được hoàn tác.
Ép lần đối chiếu mới đóng bằng một bút toán cân đối làm các tổng khớp nhau nhưng không cho biết điều gì đã thay đổi.
Tôi có thể hoàn tác một lần đối chiếu không, và khi nào làm lại cả kỳ thì gọn hơn?
Có. Hãng phần mềm cho biết admin chính hoặc kế toán viên có thể hoàn tác một lần đối chiếu từ màn hình History by account, và không đưa thêm bước nào (trợ giúp của hãng phần mềm). Hãy xem trên màn hình xem bạn hoàn tác được từng lần đối chiếu hay chỉ lần gần nhất. Hoàn tác sẽ xóa lần đối chiếu đó, nên mỗi kỳ bạn hoàn tác phải được đối chiếu lại với sao kê của kỳ ấy. Chỉ hoàn tác ngược về kỳ gần nhất còn khớp sao kê, và đừng hoàn tác vào năm đã nộp tờ khai khi chưa hỏi kế toán viên. Hãy lưu các báo cáo đối chiếu hiện có trước để so sánh trước và sau.
Sửa từng khoản hay làm lại cả kỳ là một quyết định mang tính đánh giá, không phải quy định của hãng phần mềm hay của IRS. Một cách xét thực tế:
| Tình huống | Cách gọn hơn |
|---|---|
| Báo cáo nêu vài khoản, các khoản cộng lại bằng chênh lệch và mỗi khoản có nguyên nhân rõ ràng | Sửa các khoản đó |
| Nhiều khoản bị thay đổi, hoặc báo cáo không cộng lại bằng chênh lệch | Hoàn tác ngược về lần đối chiếu gần nhất còn khớp sao kê, rồi đối chiếu tiếp từ đó |
| Tài khoản mới có nhiều mục R | Hoặc trước đó đã có người đối chiếu, thì hoàn tác lần đối chiếu đó; hoặc các dấu R bị đặt nhầm, thì xóa dấu; hãy xem lịch sử thay đổi để biết trường hợp nào (trợ giúp của hãng phần mềm) |
| Kỳ cũ nhất không còn khớp nằm trong năm đã nộp tờ khai | Dừng lại và cùng kế toán viên quyết định làm lại những kỳ nào, và việc đó ảnh hưởng thế nào đến tờ khai |
Nếu đây là lần đối chiếu đầu tiên và số dư ban đầu nhập sai thì sao?
Ở lần đối chiếu đầu tiên, số dư ban đầu phải là mục đã đối chiếu duy nhất, nên số dư đầu kỳ sai thường có nghĩa là bút toán số dư ban đầu sai, hoặc một mục khác bị đánh dấu R nhầm (trợ giúp của hãng phần mềm). Hãy kiểm tra bút toán ban đầu trước:
- Mở register của tài khoản từ hệ thống tài khoản kế toán. Tìm mục có Opening Balance Equity ở cột Account, và ghi lại ngày và số tiền của nó.
- So với số dư trên sao kê ngân hàng hoặc thẻ vào đúng ngày đó. Với thẻ, đó là số tiền còn nợ.
- Nếu khác nhau, sửa số tiền và lưu lại.
- Bút toán ban đầu phải hiện R. Mọi mục khác phải để trống hoặc đánh dấu C (cleared, đã khớp). Hãy xóa mọi dấu R khác bị đặt nhầm. Nếu thực sự đã có một lần đối chiếu trước đó, hãy hoàn tác lần đó thay vì sửa bút toán ban đầu.
Vế còn lại của bút toán ban đầu nằm trong Opening Balance Equity, tài khoản dùng để cân đối số dư khởi đầu. Cách xử lý tài khoản này có hướng dẫn riêng: Opening Balance Equity.
Tôi có nên chấp nhận khoản chênh lệch và để phần mềm tự ghi bút toán điều chỉnh không?
Thường là không. Khi kết thúc đối chiếu, hãng phần mềm cho phép bạn hoàn tất và chấp nhận một khoản chênh lệch mà bạn không tìm ra, và phần mềm sẽ tạo một bút toán nhật ký điều chỉnh sổ sách của bạn đúng bằng số đó. Hãng nói hãy hỏi kế toán viên trước và thường tốt nhất là giải quyết chênh lệch thay vì chấp nhận (trợ giúp của hãng phần mềm). Trang của hãng không nói bút toán được ghi vào tài khoản nào, nên sau đó hãy tìm bút toán này.
Bút toán làm các tổng khớp nhau nhưng không cho biết điều gì đã thay đổi. Nếu nguyên nhân là một giao dịch bị thay đổi, nó vẫn bị thay đổi, và với năm đã nộp tờ khai, sổ sách có thể lệch dần so với tờ khai. Chấp nhận chênh lệch hay không là quyết định của bạn và kế toán viên, sau khi đã dùng hết báo cáo, audit log và sao kê; hãy ghi lại lý do.
Nếu thay đổi nằm trong năm đã nộp tờ khai thì sao?
Tờ khai đã nộp giữ nguyên như đã nộp cho đến khi được sửa, bằng tờ khai điều chỉnh hoặc, với hợp danh thuộc chế độ kiểm tra hợp danh tập trung, bằng administrative adjustment request (yêu cầu điều chỉnh hành chính) (IRS). Trước khi khôi phục hoặc làm lại bất cứ thứ gì mang ngày thuộc năm đã nộp tờ khai, hãy lưu các báo cáo hiện tại, so năm đó với tờ khai đã nộp, và quyết định cùng kế toán viên.
Hãy so ngày của từng thay đổi trong audit log với ngày tờ khai được lập. Một thay đổi được thực hiện trước khi lập tờ khai có thể đã được tờ khai sử dụng, nên khôi phục khoản đó sẽ đưa sổ sách xa khỏi tờ khai. Một thay đổi sai được thực hiện sau khi lập tờ khai thì khác: khôi phục nó đưa sổ sách trở lại khớp với tờ khai. Một thay đổi đúng khiến sổ sách và tờ khai khác nhau, và ai đó phải quyết định xem có khoản nào trên tờ khai đã thay đổi hay không.
Thay đổi trên tài khoản thu nhập hoặc chi phí có thể làm thay đổi tờ khai: với cá nhân, IRS liệt kê việc thay đổi thu nhập, khoản khấu trừ, tín thuế hoặc nghĩa vụ thuế là lý do để điều chỉnh tờ khai (IRS). Thay đổi chỉ chạm đến tài khoản trên bảng cân đối kế toán, chẳng hạn bút toán ban đầu của một tài khoản thẻ mới, có thể không làm thay đổi tờ khai của chủ doanh nghiệp một chủ. Công ty hoặc hợp danh có lập Schedule L, bảng cân đối kế toán trên tờ khai, cũng có thể bị ảnh hưởng: hướng dẫn nói các bảng cân đối này phải khớp với sổ sách và hồ sơ (hướng dẫn Form 1120, 1120-S và 1065).
Sửa lỗi tính toán hoặc lỗi ghi sổ không phải là thay đổi phương pháp kế toán và không cần IRS chấp thuận. Một cách nhất quán để xác định thời điểm ghi nhận một khoản có thể là một phương pháp, và thay đổi phương pháp nói chung cần được chấp thuận bằng Form 3115 (Publication 538).
Biểu mẫu nào dùng để điều chỉnh từng loại tờ khai, thời hạn và cách khóa năm đã nộp tờ khai: ngày khóa sổ sau khi nộp thuế.
Làm sao để các kỳ đã đối chiếu không bị thay đổi nữa?
Đặt ngày khóa sổ có tùy chọn mật khẩu, giới hạn quyền admin, giữ lịch sử thay đổi và đối chiếu mỗi tháng.
- Ngày khóa sổ. Ngày khóa sổ (closing date) khiến phần mềm cảnh báo, hoặc yêu cầu mật khẩu, trước khi ai đó thay đổi giao dịch vào hoặc trước ngày đó (trợ giúp của hãng phần mềm). Các bước, hai tùy chọn bảo mật và ai nên giữ mật khẩu: ngày khóa sổ sau khi nộp thuế.
- Quyền admin. Admin xem và sửa được các lần đối chiếu, nên hãy cân nhắc chỉ cấp quyền admin cho những người thật sự cần.
- Lịch sử thay đổi. Hãy giữ audit log. IRS nói tài liệu mô tả hệ thống trên máy tính phải cho thấy các biện pháp kiểm soát dùng để ngăn việc thêm, sửa hoặc xóa trái phép các hồ sơ được lưu giữ (Publication 583).
- Đối chiếu hằng tháng. Khi đó chỗ đứt gãy sẽ lộ ra trong vòng một tháng. Ngân hàng được kết nối không phải là đối chiếu: bank feed không thay thế đối chiếu.
Ví dụ
Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Một khoản tiền gửi bị sửa
Số dư đầu kỳ hiện US$41.250 còn sao kê hiện US$39.800, chênh lệch US$1.450. Reconcile Discrepancy Report liệt kê một khoản tiền gửi tháng 3 bị đổi từ US$3.950 thành US$5.400. Phần chênh lệch là US$1.450, nên khoản này giải thích toàn bộ khoảng lệch. Giả sử tháng 3 thuộc năm chưa nộp tờ khai và sao kê tháng 3 ghi US$3.950. Chủ doanh nghiệp kiểm tra ai đã sửa và vì sao, rồi Review in tray khôi phục số tiền ban đầu và chênh lệch giảm về không.
Ba tấm séc đã đối chiếu bị xóa
Trong lúc dọn sổ, một nhân viên ghi sổ xóa ba tấm séc đã đối chiếu với tổng US$2.100. Một tấm séc mang ngày thuộc năm đã nộp tờ khai, nên trước khi khôi phục bất cứ khoản nào, kế toán viên so sổ sách và hồ sơ của năm đó với tờ khai đã nộp và xác nhận vì sao từng tấm séc bị xóa. Nếu việc xóa là nhầm lẫn, thì khôi phục các tấm séc, hoặc tạo lại với đúng ngày và số tiền ban đầu rồi đánh dấu đã đối chiếu, sẽ làm báo cáo sạch chênh lệch.
Một tài khoản thẻ mới
Lần đối chiếu đầu tiên của một tài khoản thẻ mới cho số dư đầu kỳ US$0, trong khi sao kê cho thấy còn nợ US$6.800 vào ngày mở. Bút toán ban đầu đã được nhập là US$0. Sửa đúng bút toán đó thành US$6.800 sẽ sửa được số dư đầu kỳ nếu không có mục nào khác bị đánh dấu đã đối chiếu, và vế Opening Balance Equity thay đổi theo.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Chênh lệch nằm trong năm đã nộp tờ khai, nhiều khoản bị thay đổi cùng lúc, hoặc sổ sách và sao kê vẫn không khớp sau khi bạn làm theo báo cáo: hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán để xác định làm lại những kỳ nào, có tờ khai đã nộp nào cần điều chỉnh không, và khóa sổ thế nào sau đó. Hãy mang theo sao kê, các báo cáo đối chiếu, lịch sử thay đổi và tờ khai đã nộp.
- Vốn chủ sở hữu không còn khớp với tờ khai năm ngoái: xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm ngoái.
- Bạn chuyển từ QuickBooks Desktop sang Online: xem số dư bị lệch sau khi chuyển.
- Bạn đổi kế toán viên hoặc phần mềm và số dư ban đầu lấy từ báo cáo cũ: xem số dư ban đầu sau khi đổi kế toán viên.
- Đợt dọn sổ của nhân viên ghi sổ đã thay đổi các khoản đã đối chiếu và bạn không biết vì sao: xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ.
- Bank feed ngừng hoạt động và thiếu nhiều tháng: xem bank feed ngừng nhập dữ liệu.
- Sổ sách chậm nhiều tháng: xem bắt kịp sổ sách quá hạn.
Nguồn chính
- QuickBooks Online help: Sửa lỗi số dư đầu kỳ khi đối chiếu
- QuickBooks Online help: Sửa lỗi trong lần đối chiếu đầu tiên
- QuickBooks Online help: Sửa lỗi khi kết thúc đối chiếu
- QuickBooks Online help: Đóng sổ
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- IRS: Nộp tờ khai điều chỉnh
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1065
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120-S
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.