کیلیفورنیا میں پے رول کی ترتیب: EDD اکاؤنٹ، SDI، UI اور ودہولڈنگ

میں کیلیفورنیا میں پے رول کیسے شروع کروں، اور EDD میں کب رجسٹر ہوں؟

آجر بننے کے 15 دن کے اندر Employment Development Department (EDD) میں رجسٹر ہوں: وہ کاروبار جو ملازم رکھتا ہے اور کسی کیلنڈر سہ ماہی میں ⁦$100⁩ سے زیادہ اجرت دیتا ہے (EDD: مرحلہ 1)۔ اجرت چیک، نقد، برقی منتقلی یا ادائیگی کی ایپ، کسی بھی طریقے سے دی جائے، شمار ہوتی ہے۔ EDD کے مطابق بیرون ریاست آجروں سمیت تمام آجر گوشوارے برقی طور پر جمع کراتے اور ادائیگی برقی طور پر کرتے ہیں (EDD: برقی جمع کرانے کا حکم)۔

رجسٹریشن آن لائن ہوتی ہے۔ e-Services for Business میں اندراج کریں، 24 گھنٹوں کے اندر اپنا ای میل تصدیق کریں، پھر New Employer منتخب کر کے درخواست مکمل کریں۔ آپ کو آٹھ ہندسوں کا آجر پے رول ٹیکس اکاؤنٹ نمبر ملتا ہے، جو ہر گوشوارے، رپورٹ اور ادائیگی کے لیے درکار ہے (EDD: مرحلہ 3)۔ جو آجر آن لائن رجسٹر نہیں ہو سکتے ان کے لیے کاغذی فارم (DE 1) موجود ہے، مگر اس میں زیادہ وقت لگتا ہے۔

معاملہ کب پیچیدہ ہو جاتا ہے: کیلیفورنیا میں کارکن جس کا آجر کسی اور ریاست میں ہو، مالک جو خود پے رول میں آنا چاہتا ہو، ملازم جو وقت دو ریاستوں میں بانٹتا ہو، یا ایسے اکاؤنٹس جو پہلے ہی پیچھے ہوں۔ وفاقی EIN، ادارے کی قسم اور اس کی وفاقی ٹیکس درجہ بندی، پہلی تنخواہ کی تاریخ، اور سہ ماہی کے حساب سے متوقع اجرت جمع کر لیں۔

وفاقی سطح پر پہلے ملازم کے مراحل (EIN، Form 941، Form I-9، Form W-4) پہلے ملازم کے لیے پے رول شروع کرنا میں ہیں۔

کیلیفورنیا کے چار پے رول ٹیکس کون سے ہیں، اور ہر ایک کون ادا کرتا ہے؟

کیلیفورنیا میں چار پے رول ٹیکس ہیں۔ دو آجر ادا کرتا ہے؛ باقی دو آجر ملازم کی اجرت سے کاٹ کر EDD کو بھیجتا ہے (EDD: پے رول ٹیکس)۔

اجرت پر عموماً چاروں ٹیکس لگتے ہیں، لیکن کچھ قسم کے کام اس سے باہر ہیں۔ یہ فرض کرنے سے پہلے کہ کوئی کارکن شامل یا مستثنیٰ ہے، EDD کی ملازمت کی اقسام کی شیٹ دیکھیں (EDD: DE 44)۔

اس سال کی UI، ETT اور SDI کی شرحیں اور اجرت کی حدیں کیا ہیں؟

اس صفحے کے ٹیکس سال کے لیے، SDI ودہولڈنگ کی شرح تمام اجرت پر ⁦1.3%⁩ ہے، ETT کی شرح ⁦0.1%⁩ ہے (جب تک آجر کا UI ریزرو اکاؤنٹ منفی ہو یہ نہیں لگتی، اور اس کی جگہ اس کی UI شرح زیادہ ہوتی ہے)، اور UI اور ETT ہر ملازم کی اجرت کی صرف پہلی ⁦$7,000⁩ پر لگتے ہیں (EDD: شرحیں)۔ EDD ہر سال شرحیں اور اجرت کی حدیں طے کرتا ہے، اس لیے نئے سال کی پہلی تنخواہ دینے سے پہلے شرحوں کا صفحہ دیکھ لیں۔

EDD ہر دسمبر میں Notice of Contribution Rates (DE 2088) بھیجتا ہے، اور SDI اور ETT کے سوا، جو قانون سے طے ہوتے ہیں، کسی بھی چیز پر اعتراض کے لیے آپ کے پاس اس نوٹس کی ڈاک کی تاریخ سے 60 دن ہوتے ہیں (EDD: شرحیں)۔

دو جال۔ SDI میں آجر کا کوئی حصہ نہیں: یہ صرف ملازم کی تنخواہ سے آتا ہے، اور اب اس پر اجرت کی کوئی حد نہیں، اس لیے یہ سال بھر ہر تنخواہ پر لگتا ہے۔ UI اور ETT اس کے برعکس ہیں: ملازم کی اجرت حد تک پہنچتے ہی یہ رک جاتے ہیں (EDD: DE 44)۔

میں کیلیفورنیا انکم ٹیکس (Form DE 4) کیسے کاٹوں؟

ہر نئے ملازم سے وفاقی Form W-4 اور کیلیفورنیا کا Employee's Withholding Allowance Certificate (DE 4) دونوں بھروائیں، پھر DE 4 کے مطابق ریاستی ٹیکس کاٹیں۔ ⁦W-4⁩ صرف وفاقی ودہولڈنگ طے کرتا ہے (EDD: شرحیں اور ودہولڈنگ)۔

اگر آپ کے پاس ملازم کا درست طور پر مکمل DE 4 نہ ہو تو یوں ٹیکس کاٹیں جیسے ملازم غیر شادی شدہ ہو اور صفر الاؤنس ہوں۔ EDD ہر سال ودہولڈنگ کے دو طریقے شائع کرتا ہے: اجرت کی سلیب کا جدول (Method A) اور درست حساب (Method B)۔ دونوں شرحوں کے صفحے پر ہیں۔ ملازم کیلیفورنیا ودہولڈنگ نہ کرنے کا کہہ صرف اس صورت میں سکتا ہے جب پچھلے سال اس پر کوئی وفاقی یا ریاستی انکم ٹیکس واجب نہ تھا اور اسے موجودہ سال میں بھی توقع نہ ہو، اور یہ استثنیٰ ہر سال 15 فروری تک نئے DE 4 پر تجدید کرانا ضروری ہے (EDD: DE 44)۔

بونس اور دوسری اضافی اجرت پر ودہولڈنگ کے الگ قواعد DE 44 میں ہیں۔

میں SDI اور PIT کب ڈپازٹ کروں، اور UI اور ETT کب واجب ہیں؟

UI اور ETT ہر سہ ماہی واجب ہیں۔ SDI اور PIT کے ڈپازٹ آپ کے وفاقی ڈپازٹ شیڈول اور آپ کے جمع شدہ کیلیفورنیا PIT کی رقم کے مطابق طے شدہ شیڈول پر واجب ہیں (EDD: ڈپازٹ)۔ آپ UI اور ETT پہلے بھی ادا کر سکتے ہیں، SDI اور PIT کے ڈپازٹ کے ساتھ۔

سہ ماہی ادائیگیاں سہ ماہی ختم ہونے کے بعد 1 تاریخ (1 اپریل، 1 جولائی، 1 اکتوبر، 1 جنوری) کو واجب ہیں اور اس مہینے کے آخری دن کے بعد دیر سے شمار ہوتی ہیں۔ جو آخری تاریخ ہفتہ وار تعطیل یا قانونی چھٹی پر پڑے وہ اگلے کاروباری دن پر چلی جاتی ہے۔ موجودہ ڈپازٹ جدول دیکھیں۔ ڈپازٹ e-Services for Business کے ذریعے payroll tax deposit (DE 88) پر کیے جاتے ہیں (EDD: DE 44)۔

مجھے ہر سہ ماہی کون سے گوشوارے اور اجرت کی رپورٹیں جمع کرانی ہیں، اور کیا آن لائن جمع کرانا ضروری ہے؟

ہر سہ ماہی دونوں آن لائن سہ ماہی گوشوارہ (DE 9) اور سہ ماہی اجرت کی رپورٹ (DE 9C) جمع کرائیں۔ DE 9 سہ ماہی کی اجرت اور ٹیکسوں کا حساب ملاتا ہے؛ DE 9C ہر ملازم کی اجرت، PIT کی اجرت اور کاٹا گیا PIT درج کرتی ہے (EDD: ضروری گوشوارے)۔

یہ لازمی حکم گوشواروں، اجرت کی رپورٹوں اور ڈپازٹ پر لاگو ہے۔ اگر آجر واقعی برقی طور پر جمع نہیں کرا سکتا تو DE 1245W فارم پر استثنیٰ کی درخواست دے سکتا ہے؛ منظور شدہ استثنیٰ کے بغیر کاغذی گوشوارے پر ہر گوشوارے کا ⁦$50⁩ جرمانہ لگتا ہے، چاہے وہ کاغذی گوشوارہ بغیر اجرت کی رپورٹ کا ہی ہو (EDD: برقی جمع کرانے کا حکم)۔

جس سہ ماہی میں اجرت نہ دی گئی ہو، اس میں بھی جب تک اکاؤنٹ کھلا ہے DE 9 اور DE 9C درکار ہیں۔ اگر اگلے سال اجرت کی توقع نہ ہو تو e-Services for Business میں اکاؤنٹ بند کر دیں (EDD: ضروری گوشوارے)۔

کیا میں نئے ملازمین کی اطلاع کیلیفورنیا کو دوں، اور کتنی جلدی؟

جی ہاں۔ کیلیفورنیا میں کام کرنے والے ہر نئے یا دوبارہ رکھے گئے ملازم کی اطلاع، اجرت کے لیے کام کے پہلے دن سے 20 کیلنڈر دن کے اندر، EDD کی New Employee Registry کو e-Services for Business میں DE 34 کے ذریعے دیں (EDD: نئے ملازمین کی رجسٹری)۔ رپورٹ میں آپ کا EDD اکاؤنٹ نمبر اور EIN، اور ملازم کا نام، سوشل سیکیورٹی نمبر، گھر کا پتہ اور کام شروع کرنے کی تاریخ پوچھی جاتی ہے۔

دوبارہ رکھنا اس صورت میں قابل اطلاع ہے جب ملازم اسی آجر سے کم از کم 60 مسلسل دن الگ رہا ہو۔ جو آجر برقی طور پر رپورٹ دیتا ہے وہ ماہ میں دو رپورٹیں بھیجتا ہے، جن کے درمیان 12 سے 16 دن کا فاصلہ ہو، اور اگر رپورٹ کرنے کو کچھ نہ ہو تو کوئی نہیں بھیجتا۔ دیر سے رپورٹ پر فی ملازم ⁦$24⁩ جرمانہ لگ سکتا ہے، یا ⁦$490⁩ اگر آجر اور ملازم نے معلومات چھوڑنے یا غلط لکھنے پر اتفاق کیا ہو۔

کیا LLC کا رکن، شریک یا S کارپوریشن کا مالک کیلیفورنیا کے پے رول میں ہو سکتا ہے؟

یہ اس پر منحصر ہے کہ ادارے پر ٹیکس کیسے لگتا ہے، اور جو مالک کاروبار میں کام کرتا ہے اس کے لیے جواب وفاقی جواب جیسا نہیں ہوتا۔ کیلیفورنیا کا EDD ادارے کی قسم کے مطابق اپنے قواعد لاگو کرتا ہے۔ نیچے LLC اور شریک کی قطاریں EDD کی محدود ذمہ داری کے اداروں اور ملازمت کی اقسام کی معلوماتی شیٹوں سے لی گئی ہیں، جو قوانین کا حوالہ دیتی ہیں۔ یہ پرانی شیٹیں ہیں اور EDD کے ویب صفحات انہیں دہراتے نہیں، اس لیے مالک کے بارے میں کسی قطار پر انحصار سے پہلے EDD یا CPA سے تصدیق کر لیں۔ افسر والی قطار EDD کے پے رول ٹیکس کے عمومی سوالات میں بھی ہے۔

ایک رکن والی LLC جسے وفاقی ٹیکس میں نظر انداز کیا جاتا ہے، ان شیٹوں میں زیر بحث نہیں، اس لیے مالک کو پے رول میں رکھنے سے پہلے EDD سے اس کے سلوک کی تصدیق کر لیں (EDD: DE 231TE)۔

LLC یا LLP کا انچارج شخص جو جان بوجھ کر کیلیفورنیا کے پے رول ٹیکس ادا نہ کرے، واجب رقم کے لیے جرمانوں اور سود کے ساتھ ذاتی طور پر ذمہ دار ہو سکتا ہے، حالانکہ کیلیفورنیا LLC کے اراکین عموماً صرف رکن ہونے کی بنا پر اس کے قرضوں کے ذمہ دار نہیں ہوتے (EDD: DE 231LLC)۔

S کارپوریشن کے مالک کو کتنی تنخواہ لینی چاہیے، یہ الگ سوال ہے: دیکھیں S کارپوریشن کے مالک کی تنخواہ۔ انفرادی کاروبار کے مالکان اور LLC کے مالکان کے لیے عموماً دیکھیں LLC سے خود کو ادائیگی۔

دیر سے ڈپازٹ یا گوشوارے کی کیا لاگت ہے؟

EDD دیر سے ادا کیے گئے پے رول ٹیکس کا ⁦15%⁩ جرمانہ اور سود لیتا ہے، اور جرمانہ صرف معقول وجہ ہونے پر معاف ہوتا ہے (EDD: ڈپازٹ; EDD: جرمانوں کا چارٹ)۔ سود ہر چھ ماہ بعد دوبارہ طے ہوتا ہے (EDD: DE 44)۔

غیر ادا شدہ بقایا پر Statement of Account (حساب کا بیان) آتا ہے، اور EDD ریاستی ٹیکس لین (ٹیکس کے بدلے جائیداد پر قانونی دعویٰ) درج کر سکتا ہے، جو عوامی ریکارڈ بن جاتا ہے (EDD: DE 44)۔ اگر ڈپازٹ یا گوشوارے پہلے ہی دیر سے ہیں تو دیکھیں پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا۔

مثال

تمام اعداد وضاحتی امریکی ڈالر ہیں۔

کیلیفورنیا کی LLC، جس پر S کارپوریشن کی طرح ٹیکس لگتا ہے، اپنا پہلا ملازم رکھتی ہے

LLC ایک ملازم کو ہر مہینے کے آخری دن ⁦$5,000⁩ دیتی ہے۔ آجر پورے ⁦$5,000⁩ پر ⁦1.3%⁩ SDI کاٹتا ہے، یعنی ⁦$65⁩۔ وہ DE 4 اور EDD کے ودہولڈنگ جدول کے مطابق کیلیفورنیا انکم ٹیکس بھی کاٹتا ہے؛ فرض کریں جدول ⁦$150⁩ دیتا ہے۔ وفاقی انکم ٹیکس، سوشل سیکیورٹی اور Medicare کٹنے سے پہلے ملازم کو ⁦$4,785⁩ ملتے ہیں۔ آجر الگ سے ملازم کی سال کی پہلی ⁦$7,000⁩ اجرت پر UI اور ETT ادا کرتا ہے۔ SDI اور PIT امانت کے طور پر رکھے جاتے ہیں اور شیڈول کے مطابق ڈپازٹ کیے جاتے ہیں، کاروبار کی نقدی کے طور پر کبھی نہیں رکھے جاتے۔

ڈیلاویئر کی کمپنی جس کا ایک ملازم کیلیفورنیا میں دور سے کام کرتا ہے

ڈیلاویئر کی ایک کمپنی نئے ملازم کو، جو صرف کیلیفورنیا میں گھر سے کام کرتا ہے، 10 اگست کو ⁦$3,000⁩ دیتی ہے۔ یہ اجرت کی حد سے اوپر ہے، اس لیے کمپنی 25 اگست تک EDD میں رجسٹر ہوتی ہے، ملازم کے ساتھ DE 4 مکمل کرتی ہے، اور کام کے پہلے دن سے 20 دن کے اندر DE 34 پر ملازم کی اطلاع دیتی ہے۔ کیلیفورنیا میں کیے گئے کام کی اجرت پر کیلیفورنیا ودہولڈنگ لاگو ہوتی ہے (EDD: DE 44)۔ کیا کسی اور ریاست کا بھی دعویٰ ہے، یہ دوسری ریاست میں ملازمین کا سوال ہے۔

نئے آجر کا پہلا سال

نئے آجر کو ⁦3.4%⁩ UI شرح دی جاتی ہے (اپنے نوٹس کی شرح استعمال کریں)۔ وہ ایک ملازم کو ہر مہینے ⁦$5,000⁩ دیتا ہے، یعنی سال بھر میں ⁦$60,000⁩۔ UI پہلی ⁦$7,000⁩ اجرت کا ⁦3.4%⁩ ہے، یعنی ⁦$238⁩۔ ETT اسی ⁦$7,000⁩ کا ⁦0.1%⁩ ہے، یعنی $7۔ دونوں اجرت کے دوسرے مہینے تک پوری ادا ہو جاتی ہیں، اس لیے آجر پر اس ملازم کے لیے سال میں UI یا ETT کی مزید کوئی رقم واجب نہیں۔ ملازم سے کاٹا گیا SDI پورے ⁦$60,000⁩ کا ⁦1.3%⁩ ہے، یعنی ⁦$780⁩، کیونکہ SDI کی کوئی حد نہیں۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کا کارکن جزوی طور پر کسی دوسری ریاست میں رہتا یا کام کرتا ہے: دیکھیں دوسری ریاست میں ملازمین۔
• آپ S کارپوریشن کے مالک ہیں اور طے کر رہے ہیں کہ خود کو کیا ادا کریں: دیکھیں S کارپوریشن کے مالک کی تنخواہ۔
• آپ لوگوں کو ٹھیکیدار کے طور پر ادائیگی کرتے ہیں: کیلیفورنیا میں کارکن کی حیثیت کے ٹیسٹ وفاقی ٹیسٹوں سے مختلف ہیں؛ دیکھیں ٹھیکیدار جو ملازم ہو سکتے ہیں۔
• آپ اپنی LLC کے واحد کارکن ہیں: دیکھیں LLC سے خود کو ادائیگی۔
• کوئی ڈپازٹ یا گوشوارہ پہلے ہی دیر سے ہے: دیکھیں پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا۔
• آپ کو ابھی وفاقی مراحل (EIN، Form 941، Form I-9، Form W-4) کرنے ہیں: دیکھیں پہلے ملازم کے لیے پے رول شروع کرنا۔
• آپ کی کئی ریاستیں ہیں، کارپوریٹ مالک ہے، یا پچھلے گوشوارے پورے کرنے ہیں: EIN، ادارے کی قسم، پہلی تنخواہ کی تاریخ، سہ ماہی اجرت اور EDD کے نوٹس جمع کریں، پھر حساب کتاب میں مدد لیں۔