कैलिफ़ोर्निया पेरोल सेटअप: EDD खाता, SDI, UI और कर कटौती

कैलिफ़ोर्निया में पेरोल कैसे शुरू करूँ, और EDD में पंजीकरण कब करना होता है?

जो कारोबार कर्मचारी रखता है और किसी कैलेंडर तिमाही में $100 से ज़्यादा वेतन देता है, उसे नियोक्ता बनने के 15 दिन के भीतर कैलिफ़ोर्निया के Employment Development Department (EDD, रोज़गार विकास विभाग) में पंजीकरण करना होता है (EDD: चरण 1)। वेतन चेक, नकद, इलेक्ट्रॉनिक ट्रांसफ़र या पेमेंट ऐप, किसी भी तरह दिया जाए, वह गिना जाता है। EDD के अनुसार दूसरे राज्यों के नियोक्ता समेत सभी नियोक्ताओं को रिटर्न और भुगतान इलेक्ट्रॉनिक रूप से करना होता है (EDD: e-file की अनिवार्यता)।

पंजीकरण ऑनलाइन होता है। e-Services for Business में नामांकन करें, 24 घंटे के भीतर अपना ईमेल सत्यापित करें, फिर New Employer चुनकर आवेदन पूरा करें। आपको आठ अंकों का नियोक्ता पेरोल कर खाता नंबर मिलता है, जो हर रिटर्न, रिपोर्ट और भुगतान में लगता है (EDD: चरण 3)। जो नियोक्ता ऑनलाइन पंजीकरण नहीं कर सकते, उनके लिए कागज़ी फ़ॉर्म (DE 1) है, पर उसमें ज़्यादा समय लगता है।

मामला तब कम सीधा होता है जब: कैलिफ़ोर्निया में काम करने वाला कर्मचारी किसी दूसरे राज्य की कंपनी का हो, स्वामी खुद पेरोल में आना चाहता हो, कर्मचारी दो राज्यों में समय बाँटता हो, या खाते पहले से पिछड़े हों। संघीय EIN, संस्था का प्रकार और उसका संघीय कर वर्गीकरण, पहली वेतन तारीख और तिमाही के हिसाब से अनुमानित वेतन तैयार रखें।

संघीय स्तर के पहले कर्मचारी के चरण (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4) पहले कर्मचारी के लिए पेरोल शुरू करना गाइड में हैं।

कैलिफ़ोर्निया के चार पेरोल कर कौन-से हैं, और हर एक कौन भरता है?

कैलिफ़ोर्निया में चार पेरोल कर हैं। दो नियोक्ता खुद भरता है; बाकी दो नियोक्ता कर्मचारी के वेतन से काटकर EDD को भेजता है (EDD: पेरोल कर)।

वेतन पर आम तौर पर चारों कर लगते हैं, लेकिन कुछ तरह के काम इनसे बाहर हैं। किसी कामगार को कवर्ड या छूट प्राप्त मानने से पहले EDD की रोज़गार के प्रकार की शीट देखें (EDD: DE 44)।

इस साल UI, ETT और SDI की दरें और वेतन सीमाएँ क्या हैं?

इस पेज के कर वर्ष के लिए, पूरे वेतन पर SDI की कटौती दर 1.3% है। ETT की दर 0.1% है (जब तक नियोक्ता का UI रिज़र्व खाता नेगेटिव है, तब तक ETT नहीं लगता और उसकी जगह UI दर ज़्यादा होती है)। UI और ETT हर कर्मचारी के वेतन के सिर्फ़ पहले $7,000 पर लगते हैं (EDD: दरें)। EDD हर साल दरें और वेतन सीमाएँ तय करता है, इसलिए नए साल का पहला वेतन देने से पहले दरों का पेज देख लें।

EDD हर दिसंबर में अंशदान दरों की सूचना (Notice of Contribution Rates, DE 2088) डाक से भेजता है। SDI और ETT को छोड़कर, जो कानून से तय हैं, किसी भी मद पर आपत्ति डाक की तारीख से 60 दिन के भीतर करनी होती है (EDD: दरें)।

दो जाल। SDI में नियोक्ता का कोई हिस्सा नहीं है: यह सिर्फ़ कर्मचारी के वेतन से कटता है, अब इसकी वेतन सीमा भी नहीं है, इसलिए साल भर हर वेतन पर लगता है। UI और ETT इसके उलट हैं: कर्मचारी का वेतन सीमा तक पहुँचते ही ये रुक जाते हैं (EDD: DE 44)।

कैलिफ़ोर्निया का आयकर वेतन से कैसे काटूँ (Form DE 4)?

हर नए कर्मचारी से संघीय Form W-4 और कैलिफ़ोर्निया का Employee's Withholding Allowance Certificate (DE 4) दोनों भरवाएँ, फिर राज्य का कर DE 4 के आधार पर काटें। W-4 सिर्फ़ संघीय कर कटौती तय करता है (EDD: दरें और कर कटौती)।

अगर किसी कर्मचारी का ठीक से भरा DE 4 आपके पास नहीं है, तो उसे अविवाहित और शून्य allowance वाला मानकर कर काटें। EDD हर साल कर कटौती के दो तरीके प्रकाशित करता है: वेतन-श्रेणी तालिका (Method A) और सटीक गणना (Method B)। दोनों दरों के पेज पर हैं। कर्मचारी कैलिफ़ोर्निया कर कटौती न कराने को तभी कह सकता है जब पिछले साल उस पर संघीय या राज्य आयकर की कोई देनदारी नहीं थी और इस साल भी उसे कोई देनदारी होने की उम्मीद नहीं है। यह छूट हर साल 15 फ़रवरी तक नया DE 4 भरकर दोबारा लेनी होती है (EDD: DE 44)।

बोनस और दूसरे अतिरिक्त वेतन पर कर कटौती के अलग नियम DE 44 में दिए हैं।

SDI और PIT कब जमा करूँ, और UI व ETT कब देय हैं?

UI और ETT तिमाही आधार पर देय हैं। SDI और PIT की जमा आपके संघीय जमा कार्यक्रम और जमा हुई कैलिफ़ोर्निया PIT की रकम के हिसाब से तय तारीखों पर देय है (EDD: जमा)। आप चाहें तो UI और ETT SDI व PIT की जमा के साथ पहले भी चुका सकते हैं।

तिमाही भुगतान तिमाही खत्म होने के अगले महीने की 1 तारीख को देय होते हैं (1 अप्रैल, 1 जुलाई, 1 अक्टूबर, 1 जनवरी) और उस महीने के आखिरी दिन के बाद देरी माने जाते हैं। देय तारीख शनिवार-रविवार या सरकारी छुट्टी पर पड़े तो अगले कारोबारी दिन पर चली जाती है। मौजूदा जमा तालिका देखें। जमा e-Services for Business के ज़रिए पेरोल कर जमा फ़ॉर्म (DE 88) पर की जाती है (EDD: DE 44)।

हर तिमाही मुझे कौन-से रिटर्न और वेतन रिपोर्ट भरनी हैं, और क्या ऑनलाइन भरना ज़रूरी है?

हर तिमाही तिमाही रिटर्न (DE 9) और तिमाही वेतन रिपोर्ट (DE 9C) भरें, दोनों ऑनलाइन। DE 9 तिमाही के वेतन और करों का मिलान करता है; DE 9C में हर कर्मचारी का वेतन, PIT वाला वेतन और काटा गया PIT दर्ज होता है (EDD: ज़रूरी रिटर्न)।

यह अनिवार्यता रिटर्न, वेतन रिपोर्ट और जमा, तीनों पर लागू है। अगर नियोक्ता सचमुच इलेक्ट्रॉनिक रूप से फ़ाइल नहीं कर सकता, तो वह फ़ॉर्म DE 1245W पर छूट (waiver) माँग सकता है। मंज़ूर छूट के बिना कागज़ी रिटर्न पर हर रिटर्न के लिए $50 जुर्माना लगता है, भले ही उस कागज़ी रिटर्न में कोई वेतन दिखाया ही न गया हो (EDD: e-file की अनिवार्यता)।

जब तक खाता खुला है, बिना वेतन वाली तिमाही में भी DE 9 और DE 9C भरना ज़रूरी है। अगर अगले साल कोई वेतन देने की उम्मीद नहीं है, तो e-Services for Business में खाता बंद कर दें (EDD: ज़रूरी रिटर्न)।

क्या मुझे नए कर्मचारी की रिपोर्ट कैलिफ़ोर्निया को देनी होती है, और कितनी जल्दी?

हाँ। कैलिफ़ोर्निया में काम करने वाले हर नए या दोबारा रखे गए कर्मचारी की रिपोर्ट, वेतन वाले काम के पहले दिन से 20 कैलेंडर दिन के भीतर, e-Services for Business में DE 34 से EDD की New Employee Registry को दें (EDD: New Employee Registry)। रिपोर्ट में आपका EDD खाता नंबर और EIN, तथा कर्मचारी का नाम, Social Security number, घर का पता और काम शुरू करने की तारीख माँगी जाती है।

दोबारा रखे गए कर्मचारी की रिपोर्ट तब देनी होती है जब वह उसी नियोक्ता से कम से कम 60 लगातार दिन अलग रहा हो। इलेक्ट्रॉनिक रूप से रिपोर्ट देने वाला नियोक्ता महीने में दो रिपोर्ट भेजता है, जिनके बीच 12 से 16 दिन का अंतर होता है, और बताने को कुछ न हो तो कोई रिपोर्ट नहीं भेजता। देर से रिपोर्ट देने पर हर कर्मचारी के लिए $24 तक जुर्माना लग सकता है, और अगर नियोक्ता और कर्मचारी ने जानकारी छोड़ने या गलत लिखने पर सहमति दी हो तो $490।

क्या LLC का सदस्य, साझेदार या S corporation का स्वामी कैलिफ़ोर्निया पेरोल में आ सकता है?

यह इस पर निर्भर करता है कि संस्था पर कर कैसे लगता है, और कारोबार में काम करने वाले स्वामी के लिए जवाब संघीय नियम जैसा नहीं होता। कैलिफ़ोर्निया का EDD संस्था के प्रकार के हिसाब से अपने नियम लगाता है। नीचे LLC और साझेदार की पंक्तियाँ EDD की सीमित देयता संस्थाओं और रोज़गार के प्रकार की जानकारी-शीटों से ली गई हैं, जो कानूनों का हवाला देती हैं। ये पुरानी शीटें हैं और EDD के वेब पेज इन्हें दोबारा नहीं बताते, इसलिए किसी स्वामी के लिए किसी पंक्ति पर भरोसा करने से पहले EDD या CPA से पुष्टि करें। अधिकारी वाली पंक्ति EDD के पेरोल कर FAQ में भी है।

संघीय कर में अनदेखी की जाने वाली एकल-सदस्य LLC का ज़िक्र इन शीटों में नहीं है, इसलिए स्वामी को पेरोल में रखने से पहले EDD से उसकी स्थिति की पुष्टि करें (EDD: DE 231TE)।

LLC या LLP का प्रभारी व्यक्ति, जो जानबूझकर कैलिफ़ोर्निया के पेरोल कर नहीं चुकाता, बकाया रकम, जुर्माने और ब्याज के लिए निजी तौर पर ज़िम्मेदार ठहराया जा सकता है, भले ही कैलिफ़ोर्निया LLC के सदस्य सिर्फ़ सदस्य होने के कारण आम तौर पर उसके कर्ज़ों के लिए ज़िम्मेदार नहीं होते (EDD: DE 231LLC)।

S corporation के स्वामी को कितना वेतन लेना चाहिए, यह अलग सवाल है: S corporation स्वामी का वेतन देखें। एकल स्वामियों और LLC स्वामियों के लिए आम तौर पर LLC से खुद को भुगतान देखें।

देर से जमा या रिटर्न की क्या कीमत चुकानी पड़ती है?

EDD देर से चुकाए गए पेरोल कर भुगतान पर 15% जुर्माना और ब्याज लेता है, और जुर्माना सिर्फ़ उचित कारण होने पर माफ़ होता है (EDD: जमा; EDD: जुर्माने की तालिका)। ब्याज हर छह महीने में नए सिरे से तय होता है (EDD: DE 44)।

बकाया रकम पर Statement of Account (खाते का विवरण) भेजा जाता है, और EDD राज्य कर ग्रहणाधिकार (lien) दर्ज कर सकता है, जो सार्वजनिक रिकॉर्ड बन जाता है (EDD: DE 44)। अगर जमा या रिटर्न पहले ही देर से हैं, तो पेरोल करों में पिछड़ना देखें।

उदाहरण

सभी आँकड़े अमेरिकी डॉलर में सिर्फ़ समझाने के लिए हैं।

S corporation के रूप में कर देने वाली कैलिफ़ोर्निया LLC अपना पहला कर्मचारी रखती है

LLC हर महीने के आखिरी दिन एक कर्मचारी को $5,000 देती है। नियोक्ता पूरे $5,000 पर 1.3% की दर से SDI काटता है, यानी $65। वह DE 4 और EDD की कर कटौती तालिका के आधार पर कैलिफ़ोर्निया आयकर भी काटता है; मान लें तालिका $150 देती है। संघीय आयकर, Social Security और Medicare कटने से पहले कर्मचारी को $4,785 मिलते हैं। नियोक्ता पर अलग से कर्मचारी के साल के पहले $7,000 वेतन पर UI और ETT बनता है। SDI और PIT ट्रस्ट में रखी रकम हैं और तय कार्यक्रम से जमा की जाती हैं, उन्हें कारोबार के नकद की तरह कभी नहीं रखा जाता।

कैलिफ़ोर्निया में एक रिमोट कर्मचारी वाली Delaware कंपनी

एक Delaware कंपनी 10 अगस्त को एक नए कर्मचारी को $3,000 देती है, जो सिर्फ़ कैलिफ़ोर्निया में घर से काम करता है। यह रकम वेतन की सीमा से ऊपर है, इसलिए कंपनी 25 अगस्त तक EDD में पंजीकरण करती है, कर्मचारी के साथ DE 4 भरती है, और काम के पहले दिन से 20 दिन के भीतर DE 34 पर नियुक्ति की रिपोर्ट देती है। कैलिफ़ोर्निया में किए गए काम के वेतन पर कैलिफ़ोर्निया की कर कटौती लागू होती है (EDD: DE 44)। क्या किसी और राज्य का भी दावा बनता है, यह सवाल दूसरे राज्य के कर्मचारी में है।

नए नियोक्ता का पहला साल

नए नियोक्ता को 3.4% की UI दर दी जाती है (अपनी सूचना में दी गई दर इस्तेमाल करें)। वह एक कर्मचारी को हर महीने $5,000 देता है, यानी साल में $60,000। UI पहले $7,000 वेतन का 3.4% है, यानी $238। ETT उसी $7,000 का 0.1% है, यानी $7। दोनों वेतन के दूसरे महीने तक पूरे चुक जाते हैं, इसलिए उस कर्मचारी पर साल में UI या ETT का और कुछ नहीं बनता। कर्मचारी के वेतन से कटा SDI पूरे $60,000 का 1.3% है, यानी $780, क्योंकि SDI की कोई सीमा नहीं है।

क्या आपकी स्थिति अलग है?

• आपका कामगार आंशिक रूप से किसी दूसरे राज्य में रहता या काम करता है: दूसरे राज्य के कर्मचारी देखें।
• आप S corporation के स्वामी हैं और तय कर रहे हैं कि खुद को कितना भुगतान करें: S corporation स्वामी का वेतन देखें।
• आप लोगों को ठेकेदार के रूप में भुगतान करते हैं: कैलिफ़ोर्निया में कामगार की स्थिति के परीक्षण संघीय परीक्षणों से अलग हैं; ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं देखें।
• आप अपनी LLC के अकेले कामगार हैं: LLC से खुद को भुगतान देखें।
• कोई जमा या रिटर्न पहले ही देर से है: पेरोल करों में पिछड़ना देखें।
• आपको अब भी संघीय चरण चाहिए (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4): पहले कर्मचारी के लिए पेरोल शुरू करना देखें।
• आपके कई राज्य हैं, स्वामी कोई कॉर्पोरेशन है, या पुरानी फ़ाइलिंग निपटानी हैं: EIN, संस्था का प्रकार, पहली वेतन तारीख, तिमाही के हिसाब से वेतन और EDD के नोटिस जमा करें, फिर बहीखाता सहायता लें।