Điều chỉnh tờ khai GST/HST đã nộp: sót doanh thu hoặc ITC

Tôi sửa tờ khai GST/HST đã nộp, điều chỉnh hay ghi vào tờ khai kỳ sau?

Đừng nộp tờ khai thứ hai cho kỳ đã nộp. CRA gọi cách sửa này là điều chỉnh tờ khai đã nộp, và tín thuế đầu vào (ITC) bị quên là trường hợp duy nhất thường được để sang tờ khai kế tiếp (CRA: sau khi bạn nộp; Guide RC4022). Cách sửa tùy theo sai sót làm số thuế tăng hay giảm.

Chính sách điều chỉnh của CRA giải thích trường hợp ở dòng đầu. CRA thường từ chối yêu cầu chỉ để thêm ITC, vì khoản này thường có thể yêu cầu ở tờ khai sau, trừ khi có hoàn cảnh đặc biệt, chẳng hạn khoản hoàn thuế bị chậm gây khó khăn tài chính, hoặc khoản chỉ được yêu cầu trong một kỳ khai thuế nhất định (chính sách P-149R của CRA).

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• sai sót kéo dài qua nhiều kỳ;
• sai sót làm tăng số thuế phải nộp, lẫn lộn ITC khai thừa với ITC bị sót, hoặc có thể bị phạt;
• CRA đã liên hệ với bạn về tờ khai hoặc kỳ đó;
• cùng một lỗi nằm cả trong sổ sách và tờ khai thuế thu nhập, hoặc sổ sách không cho biết kỳ nào sai.

Hãy chuẩn bị trước khi thay đổi bất cứ điều gì: bản sao từng tờ khai đã nộp cùng thông báo ấn định thuế, sổ cái theo từng kỳ có mã thuế trên mỗi dòng, và hóa đơn nhà cung cấp làm cơ sở cho từng ITC.

Nếu có bất kỳ điều nào ở trên, hãy đọc các tờ khai đã nộp cùng sổ sách trước khi gửi gì cho CRA: xem dịch vụ ghi sổ kế toán.

Làm sao điều chỉnh tờ khai đã nộp trong tài khoản CRA hoặc bằng thư?

Hãy điều chỉnh kỳ đó trực tuyến trong My Business Account hoặc Represent a Client (tài khoản CRA dành cho người đại diện được ủy quyền), hoặc gửi thư có chữ ký đến trung tâm thuế của bạn. CRA nêu hai cách (CRA: sau khi bạn nộp):

1. Trực tuyến. Chọn GST/HST và số RT của bạn (tài khoản GST/HST), chọn Adjust a return, chọn kỳ trong danh sách các kỳ được điều chỉnh điện tử, rồi sửa số tiền.
2. Bằng thư. Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện được ủy quyền ký thư. Thư phải ghi mã số doanh nghiệp và phần mở rộng RT, kỳ khai thuế, số tiền đã sửa cho từng dòng trên tờ khai, cùng tên và số điện thoại của người mà CRA có thể gọi.

CRA quyết định từng yêu cầu dựa trên hoàn cảnh cụ thể. CRA có thể yêu cầu hồ sơ chứng minh trước hoặc sau khi chấp nhận, và có thể từ chối toàn bộ hoặc một phần yêu cầu. Nếu bạn cho rằng CRA không dùng quyền quyết định của mình một cách hợp lý và công bằng, bạn có thể yêu cầu Federal Court xem xét tư pháp (chính sách P-149R của CRA).

Sau khi xử lý, CRA có thể gửi thông báo ấn định thuế cho biết các thay đổi, tiền lãi và tiền phạt (nếu có). Phần lớn thông báo dành cho doanh nghiệp chỉ hiện trong tài khoản CRA trực tuyến (CRA: sau khi bạn nộp). Tờ khai đã nộp cho Revenu Québec được sửa trên biểu mẫu riêng của cơ quan đó, không phải qua CRA (chính sách P-149R của CRA).

Tôi còn yêu cầu được tín thuế đầu vào đã quên không, và được lùi lại bao lâu?

Thường bạn vẫn yêu cầu được ITC bị quên trên một tờ khai GST/HST sau đó, nếu thời hạn yêu cầu của kỳ đó còn. Hãy ghi khoản bị sót vào line 106 của tờ khai kế tiếp bạn nộp (chính sách P-149R của CRA). Hãy kiểm tra phương pháp tính thuế trước: với Quick Method, nhìn chung bạn không yêu cầu được ITC cho phần lớn các khoản mua, nên đó không phải ITC bị bỏ sót (CRA: Quick Method; Quick Method của GST/HST).

Trong cả hai trường hợp, khoản yêu cầu phải nằm trên tờ khai nộp đúng hạn nộp của kỳ khai thuế cuối cùng kết thúc trong thời hạn đó. Tổ chức từ thiện, hoặc người đăng ký không phải tổ chức tài chính như trên mà toàn bộ hoặc gần như toàn bộ giao dịch cung cấp (trừ dịch vụ tài chính) chịu thuế trong một trong hai năm tài chính liền trước, thì không phải là specified person theo điều kiện về ngưỡng. Hai trường hợp hẹp, khi nhà cung cấp không tính thuế đúng hạn hoặc người khác đã yêu cầu khoản tín thuế, có thời hạn riêng (Excise Tax Act, section 225; CRA: tín thuế đầu vào).

Thời hạn này chỉ giới hạn việc yêu cầu ITC. Nó tách biệt với thời hạn CRA được ấn định lại, nói ở phần dưới. ITC vẫn cần hóa đơn nhà cung cấp có đủ chi tiết theo quy định; xem biên lai phải ghi những gì và khai GST/HST và ITC. Nếu chi phí đã được khấu trừ trên tờ khai thuế thu nhập, bạn còn một bước nữa, nêu ở phần T2125 và T2 bên dưới.

Tôi sót doanh thu hoặc sót thuế: khai thế nào, và có tiền lãi hay tiền phạt gì?

Hãy khai bằng cách điều chỉnh kỳ đã nộp, để khoản thuế hiện đúng kỳ của nó. Tiền lãi tính từ ngày đầu tiên sau hạn nộp ban đầu đến ngày nộp đủ, không tính từ ngày bạn phát hiện sai sót (Excise Tax Act, section 280).

Lãi suất là mức lãi suất quy định của CRA: lãi suất cơ bản (lãi suất trung bình của tín phiếu kho bạc 90 ngày, làm tròn lên thành số phần trăm nguyên) cộng 4%. Mức này được đặt lại mỗi quý, và tiền lãi chưa nộp cũng bị tính lãi (CRA: Memorandum 16.2; CRA: lãi suất quy định). Về lãi suất và các cách được giảm nhẹ nói chung, xem tiền phạt, tiền lãi và cách được xóa giảm. Tiền lãi trên một khoản dừng lại vào ngày khoản đó được nộp; tiền lãi đã tích lũy vẫn còn nợ và hiện trên thông báo của CRA. Nếu tờ khai đã nộp yêu cầu hoàn thuế và CRA đã hoàn, hoặc đã trừ vào khoản nợ khác, thì phần hoàn thừa là một khoản phải nộp riêng kể từ ngày đó, nên tiền lãi trên phần này chạy từ ngày đó, còn tiền lãi trên thuế ròng phải nộp thêm vẫn chạy từ hạn nộp ban đầu (Excise Tax Act, section 230.1).

Tiền phạt không tự động đi kèm tiền lãi. Tiền phạt khai sai (false statement penalty) chỉ áp dụng khi một người cố ý, hoặc trong hoàn cảnh tương đương sơ suất nghiêm trọng, lập hoặc tham gia, đồng ý hoặc làm ngơ trước một khai báo sai hoặc bỏ sót trên tờ khai. Mức phạt là số lớn hơn giữa $250 và 25% của tổng gồm số thuế ròng khai thiếu, số thuế phải nộp khai thiếu và số hoàn thuế khai thừa do khai báo sai hoặc bỏ sót đó gây ra (Excise Tax Act, section 285). Việc một lần bỏ sót có đáp ứng tiêu chí đó hay không tùy vào từng hoàn cảnh. Tờ khai nộp trễ còn chịu tiền phạt nộp trễ riêng: xem tiền phạt nộp trễ GST/HST.

Thuế phải nộp thêm, tiền lãi và tiền phạt có thể truy đến từng cá nhân. Chủ doanh nghiệp một chủ nợ các khoản này bằng tài sản cá nhân. Thành viên hợp danh chung, kể cả người đã rời, nợ khoản GST/HST của hợp danh đến hạn trong thời gian họ còn là thành viên (Excise Tax Act, section 272.1(5)). Giám đốc của một công ty tại thời điểm thuế ròng hoặc khoản hoàn thừa đến hạn có thể bị ấn định khoản đó khi đủ các điều kiện thu nợ của đạo luật; thực hiện đầy đủ sự thận trọng cần thiết (due diligence) là một lý lẽ bào chữa, và CRA phải ấn định trong vòng hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc (Excise Tax Act, section 323).

Nếu bạn đã đăng ký nhưng không tính thuế lần nào, xem đã đăng ký nhưng không tính GST/HST. Nếu có cả kỳ chưa từng nộp tờ khai, xem tờ khai GST/HST chưa nộp.

Tôi khai thừa ITC: phải sửa gì?

Thường là điều chỉnh tờ khai đã nộp của kỳ đó. Khai thừa ITC nghĩa là thuế ròng của kỳ đó bị tính quá thấp, nên số tiền phải nộp tăng lên, kèm tiền lãi từ hạn nộp ban đầu của kỳ. Nếu tờ khai đã yêu cầu hoàn thuế và khoản này đã được hoàn, tiền lãi trên phần hoàn thừa chạy từ ngày khoản đó được hoàn (xem các quy tắc về tiền lãi ở trên). CRA hướng dẫn người nộp thuế điều chỉnh tờ khai đã nộp để tăng thuế đã thu hoặc sửa các ITC bị thu hồi (Guide RC4022). Cả hướng dẫn này lẫn chính sách điều chỉnh của CRA đều không nêu riêng ITC khai thừa, vì vậy hãy xác nhận cách làm cho trường hợp của bạn trước khi gửi yêu cầu (chính sách P-149R của CRA).

Các nguyên nhân thường gặp, như phần dùng cá nhân của một chi phí dùng chung, chi phí bị hạn chế, hoặc ITC yêu cầu trên khoản mua không có thuế, được nêu trong chi phí không có hoặc chỉ có một phần ITC. Cùng tiêu chí về tiền phạt áp dụng như với doanh thu bị sót.

Nếu kỳ đó cũng có ITC bạn bị sót, hãy ghi cả hai trong một lần điều chỉnh. Con số quan trọng khi đó là thuế ròng sau khi sửa.

Cách sửa này ảnh hưởng thế nào đến chi phí trên T2125 hoặc T2 của công ty tôi?

ITC làm giảm chi phí liên quan trên tờ khai thuế thu nhập. Nếu bạn đã yêu cầu ITC mà vẫn để nguyên GST/HST trong chi phí, hãy bỏ khoản thuế đó khỏi chi phí; nếu ITC hợp lệ thì tờ khai GST/HST giữ nguyên. CRA cho phép doanh nghiệp khấu trừ GST/HST đã phát sinh chỉ sau khi trừ ITC đã yêu cầu, và yêu cầu giảm chi phí trên Form T2125 bằng ITC khi thuế được nộp hoặc đến hạn nộp, tùy thời điểm nào sớm hơn (CRA: chi phí trên T2125; Guide T4002, chương 3).

ITC không thể trừ vào chi phí thì được ghi vào thu nhập ở line 8230 của T2125, còn ITC liên quan tài sản có thể khấu hao thì làm giảm giá gốc của tài sản và do đó giảm khoản khấu hao theo quy định của CRA (capital cost allowance, CCA) (Guide T4002, chương 2; xem thêm GST/HST thu hộ có phải thu nhập không). Chiều ngược lại cũng đúng: nếu bỏ ITC khai thừa, khoản GST/HST mà ITC đó bao phủ nhìn chung vẫn thuộc chi phí hoặc giá gốc tài sản, nên tờ khai thuế thu nhập có thể cũng phải sửa theo hướng đó, tùy theo giới hạn riêng của chi phí.

Cách sửa tờ khai thuế thu nhập tùy vào người đã nộp tờ khai:

Năm thuế thu nhập nào ghi nhận khoản tín thuế yêu cầu muộn là do Income Tax Act quy định; các hướng dẫn được dẫn trên trang này không đề cập. Section 248(16) áp dụng cho mọi người nộp thuế, kể cả công ty, và coi ITC là hỗ trợ của chính phủ nhận vào thời điểm tùy thuộc tờ khai nào yêu cầu nó, và với tờ khai sau thì tùy vào mức ngưỡng của người đăng ký trong năm tài chính mà thuế được nộp hoặc đến hạn nộp: đại khái là doanh thu chịu thuế của người đăng ký và các bên liên kết trong năm trước (Income Tax Act, section 248; Excise Tax Act, section 249).

• Yêu cầu trên tờ khai của kỳ mà thuế đã được nộp hoặc đến hạn nộp, như khi bạn điều chỉnh kỳ đó: coi là nhận khi thuế được nộp hoặc đến hạn nộp, nên tờ khai của năm trước phải đổi.
• Yêu cầu trên tờ khai sau, với mức ngưỡng từ $500.000 trở xuống: coi là nhận vào cuối kỳ khai thuế mà khoản đó được yêu cầu, nên thuộc năm thuế thu nhập đó, không thuộc năm trước.
• Yêu cầu trên tờ khai sau, với mức ngưỡng cao hơn: coi là nhận khi thuế được nộp hoặc đến hạn nộp nếu được yêu cầu ít nhất 120 ngày trước khi thời hạn ấn định lại thông thường của năm trước đó kết thúc. Nếu không, khoản này coi là nhận vào ngày cuối cùng của năm tính thuế sớm nhất sau đó mà thời hạn ấn định lại thông thường kết thúc ít nhất 120 ngày sau thời điểm yêu cầu.

Năm nào ghi nhận khoản tín thuế sẽ quyết định tờ khai nào phải sửa, nên cần chuyên gia đọc cả hai năm.

Nếu doanh thu bị thiếu trên tờ khai GST/HST vì thiếu trong sổ sách, thì doanh thu đó có thể cũng thiếu trên tờ khai thuế thu nhập.

CRA có thể ấn định lại lùi về bao lâu sau khi tôi điều chỉnh?

Nhìn chung, CRA có thể ấn định lại tờ khai GST/HST trong vòng 4 năm sau ngày muộn hơn giữa hạn nộp tờ khai và ngày tờ khai được nộp (Excise Tax Act, section 298). CRA yêu cầu bạn gửi yêu cầu điều chỉnh trước khi hết giới hạn đó (chính sách P-149R của CRA).

Giới hạn này có ngoại lệ. CRA có thể ấn định một vấn đề vào bất cứ lúc nào nếu người đó khai sai do cẩu thả, bất cẩn hoặc cố ý bỏ qua, gian lận, hoặc đã nộp văn bản từ bỏ thời hiệu (waiver). CRA cũng có thể ấn định kỳ khác vào bất cứ lúc nào nếu khi ấn định, CRA thấy thuế đã được nộp nhầm kỳ. Vì vậy một sai sót do bất cẩn được phát hiện nhiều năm sau không được coi là đã khép lại chỉ vì thời gian trôi qua.

Hồ sơ có thời hạn lưu giữ riêng. Hãy giữ hồ sơ 6 năm sau khi kết thúc năm mà hồ sơ liên quan (Guide RC4022; Excise Tax Act, section 286). Về quy tắc chung, xem CRA có thể ấn định lại lùi về bao lâu.

Khi nào tự nguyện khai báo tốt hơn điều chỉnh đơn giản?

Chương trình Tự nguyện Khai báo (VDP) dành cho các sai sót hoặc thiếu sót có thể phát sinh tiền lãi hoặc tiền phạt, và CRA đặt ra các điều kiện. Việc nó có phù hợp với một sai sót cụ thể hay không tùy vào thời gian đã qua, CRA đã hành động chưa và bạn khai báo những gì. CRA hướng người nộp thuế đến chương trình này khi sai sót hoặc thiếu sót có thể dẫn đến tiền phạt (CRA: sau khi bạn nộp). Trong các điều kiện của chương trình (CRA: điều kiện đủ):

• đơn nộp trước khi có cuộc kiểm tra hoặc điều tra nhắm vào bạn hoặc một bên liên quan dựa trên thông tin bạn khai báo;
• đơn khai báo đầy đủ mọi thông tin và tài liệu liên quan cho các kỳ có liên quan;
• có sai sót hoặc thiếu sót kèm tiền lãi hoặc tiền phạt;
• thông tin đã quá hạn nộp tờ khai ít nhất một năm hoặc một kỳ khai thuế;
• đơn kèm khoản thanh toán số thuế ước tính, hoặc yêu cầu thỏa thuận thanh toán.

Việc giảm nhẹ do CRA quyết định, và mức giảm tùy vào việc CRA đã liên hệ với bạn về vấn đề đã xác định hay đã nắm thông tin của bên thứ ba về vấn đề đó (CRA: GST/HST Memorandum 16-5-1). Thường không đủ điều kiện gồm: đơn chỉ để thêm ITC mà không làm tăng thuế của kỳ tương ứng (nên một ITC bị quên riêng lẻ được ghi vào tờ khai kế tiếp), đơn liên quan đến tờ khai kết thúc bằng hoàn thuế hoặc không có thuế hay tiền phạt phải nộp, và đơn xin giảm tiền lãi hoặc tiền phạt mà CRA đã ấn định. Việc nộp điều chỉnh trước có ảnh hưởng đến đơn nộp sau hay không tùy từng hoàn cảnh, vì vậy hãy chốt cách làm trước khi gửi bất kỳ loại nào. Mức lãi suất, các bước và những thay đổi sau khi CRA liên hệ được nêu trong rà soát, kiểm tra và tự nguyện khai báo.

Tôi cần sửa gì trong sổ sách sau khi tờ khai đã được sửa?

Hãy làm cho sổ sách khớp với tờ khai đã sửa, từng kỳ một.

1. Sửa mã thuế trên từng giao dịch bị ảnh hưởng (chịu thuế, zero-rated, được miễn hoặc không có thuế), để báo cáo GST/HST của kỳ khớp với các dòng đã sửa.
2. Ghi số tiền phải nộp hoặc được hoàn vào tài khoản GST/HST phải trả, và đối chiếu với thông báo ấn định thuế của CRA khi nhận được. Xem đối chiếu GST/HST phải trả cho CRA.
3. Ghi tiền lãi và tiền phạt (nếu có) riêng với khoản thuế. Xem ghi nhận các lần ấn định lại và tiền phạt của CRA.
4. Bỏ ITC khỏi các tài khoản chi phí, hoặc cộng khoản đó vào thu nhập khi quy định của CRA yêu cầu, rồi sửa tờ khai thuế thu nhập như trên.
5. Giữ yêu cầu điều chỉnh hoặc thư, xác nhận của CRA, thông báo và giấy tờ làm việc cùng hồ sơ của kỳ đó.

Nếu sau các bước này tờ khai và sổ sách vẫn lệch nhau, xem vì sao tờ khai GST/HST không khớp với sổ sách.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Chủ doanh nghiệp một chủ bị sót ITC

Một chủ doanh nghiệp một chủ ở Alberta dùng phương pháp thông thường, nộp tờ khai GST hằng năm, và phát hiện C$2.000 GST trên các khoản mua kinh doanh có chứng từ của năm ngoái mà bà chưa yêu cầu. Kỳ đó không còn sai sót nào khác. Bà không điều chỉnh tờ khai cũ. Bà ghi C$2.000 vào line 106 của tờ khai kế tiếp, vẫn trong thời hạn yêu cầu. T2125 năm ngoái đã khấu trừ GST như một phần của từng chi phí, vì khi đó chưa có ITC nào được yêu cầu. Trong ví dụ này, mức ngưỡng của bà cho năm ngoái (đại khái là doanh thu chịu thuế của năm trước đó) là C$500.000 hoặc thấp hơn, nên Income Tax Act coi khoản tín thuế là hỗ trợ nhận vào cuối kỳ khai thuế mà bà yêu cầu. Khoản này được khai trên T2125 của năm nay (ở line 8230, trừ khi nó có thể làm giảm một chi phí hoặc giá gốc tài sản hiện tại), còn T2125 năm ngoái giữ nguyên như đã nộp. Mức ngưỡng khác sẽ làm thay đổi năm ghi nhận.

Một công ty bỏ sót doanh thu trong tờ khai quý hai

Một công ty ở Ontario phát hiện tờ khai quý hai của mình bỏ sót C$40.000 doanh thu chịu thuế tại Ontario, đã xuất hóa đơn cộng thêm 13% HST. Đó là C$5.200 HST. Công ty điều chỉnh quý đó trong tài khoản CRA hoặc bằng thư có chữ ký. Tiền lãi tính trên C$5.200 từ hạn nộp ban đầu của quý đó đến khi nộp đủ. Nếu công ty cũng bỏ sót C$900 ITC trong cùng quý, cả hai khoản được ghi trong cùng một lần điều chỉnh, thuế ròng phải nộp thêm là C$4.300, và tiền lãi tính trên số này. Sau đó công ty kiểm tra xem C$40.000 có trong sổ sách và trên T2 không, và có thể phải yêu cầu ấn định lại T2 nếu chưa có.

Một nhà tư vấn yêu cầu HST hai lần

Một nhà tư vấn tự kinh doanh mua C$10.000 dịch vụ và trả C$1.300 HST. Sổ sách ghi C$11.300 là chi phí, và nhà tư vấn cũng yêu cầu C$1.300 làm ITC. Chi phí trên T2125 cao hơn C$1.300 và đáng lẽ phải là C$10.000. Nếu ITC hợp lệ, tờ khai GST/HST giữ nguyên và tờ khai cá nhân của năm đó mới là tờ khai phải đổi. Trong sổ sách, C$1.300 được chuyển ra khỏi tài khoản chi phí.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sai sót kéo dài nhiều kỳ, làm tăng số thuế phải nộp, lẫn lộn ITC khai thừa với ITC bị sót, hoặc có thể bị phạt: mỗi kỳ cần một cách xử lý riêng (điều chỉnh, tự nguyện khai báo, hoặc chờ tờ khai kế tiếp), và sổ sách cùng tờ khai thuế thu nhập phải được sửa theo. Việc này cần chuyên gia đọc các tờ khai đã nộp và sổ sách phía sau: dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách bị trễ, bạn không biết kỳ nào sai, hoặc bạn tiếp nhận từ một nhân viên ghi sổ hay kế toán viên đã bỏ sót hoặc nộp sai tờ khai: xem cập nhật sổ sách quá hạn và kế toán viên bỏ lỡ hạn nộp hoặc ngừng phản hồi.
• CRA đã mở cuộc rà soát hoặc kiểm tra thuế đối với kỳ đó: hãy đọc rà soát và kiểm tra GST/HST trước khi gửi yêu cầu điều chỉnh.
• Tờ khai chưa từng được nộp, hoặc CRA đã ước tính: xem tờ khai GST/HST chưa nộp.
• Bạn đã đăng ký nhưng chưa bao giờ tính thuế: xem đã đăng ký nhưng không tính GST/HST.
• Một lần ấn định lại gây ra tiền lãi hoặc tiền phạt: xem ghi nhận các lần ấn định lại và tiền phạt của CRA và tiền phạt, tiền lãi và cách được xóa giảm.
• Bạn điều hành một hợp danh: người đăng ký tự điều chỉnh tờ khai GST/HST của mình, và số liệu chi phí của hợp danh cũng đi vào tờ khai của từng thành viên hợp danh, nên cùng một lỗi có thể nằm trong nhiều tờ khai. Hãy xác nhận cách làm trước khi sửa tờ khai của một thành viên hợp danh.