Chưa nộp tờ khai GST/HST: thông báo ấn định và cách nộp bù

Tôi có còn phải nộp tờ khai GST/HST mà CRA đã ước tính không?

Có. Người đăng ký GST/HST phải nộp tờ khai cho mọi kỳ khai báo, kể cả kỳ không có doanh thu hoặc không có thuế phải nộp (CRA: yêu cầu khai báo). Số ước tính của CRA không thay thế tờ khai: khoản ấn định không xóa nghĩa vụ nộp tờ khai thật (CRA: trách nhiệm nộp tờ khai). Người lẽ ra phải đăng ký nhưng không đăng ký cũng phải nộp tờ khai cho từng kỳ có thuế ròng phải nộp (Excise Tax Act s. 238(2)).

Trang này nói về GST/HST do CRA quản lý. Nếu doanh nghiệp của bạn đặt tại Quebec, tờ khai GST/HST nhìn chung nộp cho Revenu Québec (CRA: RC4022); hãy xem Nộp tờ khai GST/HST và xin tín thuế đầu vào.

Thiếu một kỳ nhưng còn đủ sổ sách bán hàng là trường hợp đơn giản. Trường hợp không còn đơn giản khi CRA đã ước tính một khoản hoặc gửi yêu cầu nộp tờ khai, khoản hoàn thuế bị giữ, nhiều kỳ chưa nộp, tín thuế đầu vào có thể mất, doanh thu chưa từng khai trong thời gian chưa đăng ký, hoặc không có sổ sách bán hàng. Khoản ấn định ước tính là con số CRA tự đưa ra cho kỳ bạn chưa nộp tờ khai, gửi dưới dạng thông báo ấn định thuế (notice of assessment). Tín thuế đầu vào (ITC) là GST/HST bạn đã trả khi mua hàng cho hoạt động kinh doanh chịu thuế, được trừ vào số thuế bạn đã thu. Nên nộp kỳ nào trước, dựng lại doanh thu ra sao, xin những khoản nào, và nên nộp tờ khai hay khiếu nại đều là những quyết định cần cân nhắc.

Hãy chuẩn bị trước khi nộp bất cứ thứ gì:

• Mọi thông báo và thư của CRA, kèm ngày gửi của từng thư.
• Các kỳ khai báo hiển thị trong tài khoản CRA của bạn, và kỳ nào chưa nộp.
• Doanh thu theo từng kỳ: hóa đơn, sao kê thanh toán và sao kê của nền tảng bán hàng, các khoản tiền gửi vào ngân hàng.
• Hóa đơn và biên lai chi phí kinh doanh.
• Sao kê ngân hàng cho những khoảng còn thiếu.
• Quyền đăng nhập vào tài khoản CRA của bạn.

Tôi nhận được thông báo ấn định (hoặc ấn định lại) cho tờ khai GST/HST chưa nộp: nên nộp tờ khai hay khiếu nại?

Hãy nộp tờ khai cho kỳ ghi trên thông báo, trừ khi thông báo yêu cầu bạn không nộp; trường hợp đó, bạn nộp đơn khiếu nại (CRA: công cụ hướng dẫn khiếu nại về GST/HST).

Nộp tờ khai là cung cấp số liệu thật; việc này tự nó không hủy số ước tính và không kéo dài thời hạn khiếu nại. Hãy kiểm tra xem thông báo tiếp theo có dùng số liệu của bạn thay cho số ước tính hay không. Mỗi thông báo ấn định (hoặc ấn định lại) mới có thời hạn khiếu nại riêng, còn thời hạn của thông báo gốc tính từ ngày thông báo được gửi, không phải từ ngày bạn nộp tờ khai (s. 301). Hãy ghi lại ngày của mọi thông báo và sớm quyết định xem bạn có cần khiếu nại thêm hay không.

Vì sao số ước tính của CRA vẫn có hiệu lực cho đến khi tôi nộp tờ khai, và tôi có nợ thuế khi chưa có khoản ấn định không?

Theo Excise Tax Act, CRA có thể ấn định thuế ngay cả khi không có tờ khai, và khoản ấn định có hiệu lực ràng buộc cho đến khi được thay đổi bằng khiếu nại, kháng cáo hoặc ấn định lại (s. 299). Dù có hay không có khoản ấn định, bạn vẫn nợ thuế: nghĩa vụ về thuế, tiền phạt và tiền lãi không thay đổi vì khoản ấn định sai hay vì chưa có khoản ấn định.

Khi một kỳ còn chưa nộp, tiền phạt và tiền lãi tiếp tục tăng cho đến khi tài khoản tuân thủ đầy đủ (CRA: trách nhiệm nộp tờ khai). CRA cũng có thể giữ khoản hoàn thuế hoặc khoản hoàn GST/HST cho đến khi bạn nộp đủ các tờ khai bắt buộc và trả các khoản còn nợ (CRA: sau khi nộp tờ khai). Số ước tính là con số CRA tự đưa ra, nên số dư thật có thể thấp hơn hoặc cao hơn.

Không chỉ doanh nghiệp mới có thể phải trả. Mỗi thành viên hợp danh, trừ thành viên hợp danh hữu hạn thuần túy, chịu trách nhiệm liên đới và riêng lẻ đối với GST/HST mà hợp danh phát sinh phải nộp trong thời gian họ là thành viên, và thành viên cũ vẫn chịu trách nhiệm cho kỳ đó (s. 272.1(5)). Các giám đốc của công ty tại thời điểm công ty không nộp thuế ròng chịu trách nhiệm liên đới và riêng lẻ cùng công ty đối với khoản thuế đó và tiền lãi, tiền phạt liên quan, tùy theo điều kiện thu hồi nợ và lý do bào chữa là đã thận trọng đúng mức (due diligence) (s. 323). CRA không thể ấn định đối với giám đốc quá hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc. Về phía công ty, hãy xem Nộp bù tờ khai công ty chưa nộp.

Làm sao tính doanh thu, thuế đã thu và tín thuế đầu vào cho từng kỳ?

Hãy làm từng kỳ một, theo hạn nộp hiển thị trong tài khoản CRA của bạn (CRA: hạn nộp; s. 238):

1. Cộng doanh thu chịu thuế của kỳ, và GST/HST đã tính hoặc còn nợ trên số doanh thu đó, kể cả những giao dịch bán chưa tính thuế.
2. Cộng các khoản mua dùng cho hoạt động kinh doanh chịu thuế và có hóa đơn đủ điều kiện để xin tín thuế. Các khoản mua cho hoạt động được miễn thuế hoặc cho mục đích cá nhân nhìn chung không đủ điều kiện (s. 169).
3. Thuế ròng là số thuế ở bước 1 trừ đi tín thuế đầu vào ở bước 2.

Nếu trong một kỳ bạn đã chọn Quick Method, cách tính sẽ khác và không xin tín thuế cho chi phí hoạt động; hãy kiểm tra điều này trước khi dựng lại kỳ đó (CRA: tín thuế đầu vào).

Muốn xin tín thuế, bạn phải có sẵn chứng từ trước khi xin. Mức chi tiết cần có tăng theo số tiền mua. Các mức dưới đây áp dụng cho các khoản mua từ ngày 20 tháng 4 năm 2021 trở đi; trước ngày đó áp dụng các mức thấp hơn (Fall Economic Statement Implementation Act, 2023, s. 142; CRA: tín thuế đầu vào):

Nếu không có sổ sách, hãy dựng lại doanh thu từ sao kê ngân hàng trước: xem Dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng; với tiền nhận qua nền tảng hoặc bằng USD, xem Dựng lại thu nhập PayPal và USD của những năm trước. Nếu khách hàng chưa bao giờ bị tính GST/HST, xem Đã đăng ký nhưng không tính GST/HST. Về các dòng trên tờ khai, xem Nộp tờ khai GST/HST và xin tín thuế đầu vào.

Tôi nộp tờ khai quá hạn thế nào, và có bắt buộc nộp điện tử không?

Tờ khai được nộp trong tài khoản CRA của bạn (My Business Account hoặc Represent a Client). Hãy chuẩn bị mã số doanh nghiệp và ngày "from" (bắt đầu) và "to" (kết thúc) của kỳ; kỳ không có gì để khai có thể nộp dưới dạng tờ khai trống (nil return) (CRA: trong tài khoản CRA). Nếu tài khoản không nhận kỳ cũ, hãy hỏi CRA trước khi gửi tờ khai giấy qua đường bưu điện.

Bắt buộc nộp điện tử đối với các kỳ khai báo bắt đầu từ 2024 trở đi, trừ tổ chức từ thiện và một số tổ chức tài chính được liệt kê; tiền phạt nằm trong bảng bên dưới (CRA: cách nộp; Budget Implementation Act, 2023, No. 1, s. 112). Trang hạn nộp của CRA diễn đạt mốc bắt đầu khác đi, là các kỳ kết thúc từ 2024 trở đi (CRA: hạn nộp); quy định đã ban hành thì tính theo ngày kỳ bắt đầu. Kỳ bắt đầu sớm hơn theo các quy định cũ, vốn không áp dụng cho mọi người đăng ký (Electronic Filing Regulations, s. 2).

Nộp tờ khai là khai số dư; trả tiền là một bước riêng, và tiền lãi tính cho đến khi trả xong (s. 280). Nếu bạn không thể trả đủ số dư, hãy xem Thỏa thuận trả nợ với CRA cho nợ thuế doanh nghiệp. CRA xử lý phần lớn tờ khai trong vòng 4 tuần (CRA: sau khi nộp tờ khai).

Nộp GST/HST trở lại sau một thời gian dài bỏ trống: tôi có thể bỏ qua các kỳ cũ không?

Đừng cho rằng có thể bỏ qua kỳ cũ. Mỗi kỳ chưa nộp vẫn còn nợ (s. 299), và khoản hoàn thuế có thể bị giữ cho đến khi nộp đủ các tờ khai bắt buộc. Excise Tax Act có đặt thời hạn ấn định thuế ròng, nhưng thời hạn này tính từ ngày muộn hơn giữa hạn nộp tờ khai và ngày tờ khai được nộp, và có các trường hợp ngoại lệ (s. 298). Cách tính đó phụ thuộc vào ngày nộp, nên đừng cho rằng một kỳ chưa nộp đã hết thời hiệu.

Các trang hướng dẫn nộp tờ khai và ấn định thuế của CRA không đặt mốc giới hạn về số kỳ trong quá khứ mà CRA có thể yêu cầu. Hãy quyết định nộp những kỳ nào, theo thứ tự nào, trước khi nộp bất kỳ kỳ nào.

Nếu doanh nghiệp đã ngừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ chịu thuế, việc đóng tài khoản là một bước riêng: CRA vẫn yêu cầu tờ khai cuối cùng và mọi khoản còn nợ (CRA: đóng tài khoản), và các tờ khai vẫn còn phải nộp cho đến khi CRA được báo là tài khoản đã đóng (CRA: trách nhiệm nộp tờ khai). Về việc đóng tài khoản thay vì nộp tờ khai trống, xem Bỏ lỡ tờ khai GST/HST và PST trống.

Tôi có thể xin lại tín thuế đầu vào đã bỏ sót trong bao lâu trở về trước?

Nhìn chung là bốn năm, nhưng mốc cuối cùng là hạn nộp tờ khai chứ không phải một con số ngày: tờ khai xin tín thuế phải được nộp chậm nhất vào hạn nộp tờ khai của kỳ khai báo cuối cùng kết thúc trong khoảng thời gian đó, tính từ kỳ mà tín thuế thuộc về (CRA: RC4022; s. 225(4)). Thời hạn ngắn hơn là hai năm áp dụng cho các tổ chức tài chính được liệt kê và một số doanh nghiệp lớn.

Tín thuế bỏ sót trong tờ khai trước có thể xin trong tờ khai sau, miễn là tờ khai sau được nộp trong cùng khoảng thời gian đó. Tờ khai nộp trễ cho kỳ cũ có thể đã quá muộn để xin tín thuế của kỳ ấy. Excise Tax Act cũng có thể cho phép CRA chấp nhận khoản tín thuế chưa xin khi ấn định kỳ đó, nếu khoản này lẽ ra được chấp nhận trên tờ khai nộp đúng hạn và có đủ chứng từ (s. 296(2)). Quy định này có áp dụng cho tín thuế của bạn hay không là điều cần xác nhận trước khi nộp các kỳ cũ nhất.

Tôi có bao lâu để khiếu nại, và khi nào nên khiếu nại?

Bạn có 90 ngày kể từ ngày thông báo được gửi (s. 301). Thông báo khiếu nại phải theo mẫu và cách thức quy định, kèm lý do và các sự việc liên quan.

Khiếu nại là con đường CRA chỉ ra khi thông báo yêu cầu bạn không nộp tờ khai, hoặc khi bạn không đồng ý với một con số trên tờ khai bạn đã nộp. Với kỳ chưa nộp mà thông báo không nói như vậy, con đường CRA chỉ ra là nộp tờ khai. Quyền khiếu nại không giới hạn trong các trường hợp đó, và thời hạn 90 ngày tính từ ngày thông báo được gửi dù bạn chọn con đường nào, nên hãy sớm quyết định xem bạn có cần làm cả hai hay không.

Sau khi hết hạn, Bộ trưởng chỉ có thể gia hạn nếu bạn nộp đơn trong vòng một năm sau khi thời hạn kết thúc. Bạn phải chứng minh rằng bạn không thể hành động hoặc đã thực sự có ý định khiếu nại, rằng việc gia hạn là công bằng và hợp lý, và rằng bạn đã nộp đơn ngay khi hoàn cảnh cho phép (s. 303).

Tờ khai nộp trễ chịu những khoản tiền phạt và tiền lãi nào?

Tiền phạt nộp trễ không áp dụng khi không có khoản nào phải trả hoặc khi CRA nợ bạn một khoản hoàn thuế (CRA: tiền phạt; CRA: RC4022). Lãi suất được đặt lại mỗi quý; lãi suất là 7% cho quý ghi trong bảng số liệu bên dưới (CRA: lãi suất; s. 124).

Về công thức tính tiền phạt chi tiết, xem Tiền phạt nộp tờ khai GST/HST trễ. Nếu mọi tờ khai bỏ sót đều là tờ khai trống, xem Bỏ lỡ tờ khai GST/HST và PST trống.

Tiền phạt và tiền lãi có thể được hủy không, và tự nguyện khai báo có giúp được không?

Trong một số trường hợp hạn chế, CRA có thể hủy hoặc miễn tiền phạt và tiền lãi GST/HST, chẳng hạn hoàn cảnh bất khả kháng, hành động của chính CRA, hoặc không có khả năng trả. CRA cũng xem xét lịch sử tuân thủ của bạn, việc bạn đã cẩn trọng hợp lý hay chưa, và bạn sửa chậm trễ nhanh đến đâu (GST/HST Memorandum 16.3).

Hãy gửi yêu cầu trong tài khoản CRA của bạn hoặc trên Form RC4288 (CRA: cách nộp đơn). Với tiền phạt GST/HST đủ điều kiện, kỳ khai báo phải kết thúc trong vòng 10 năm theo lịch trước năm gửi yêu cầu. Với tiền lãi, CRA có thể xem xét phần lãi phát sinh trong khoảng thời gian đó, kể cả khi thuộc một kỳ cũ hơn. Khoảng thời gian này dịch về phía trước vào mỗi ngày 1 tháng 1 (CRA: thời hạn). Những lý do nào được chấp nhận và cách xin có trong Tiền phạt, tiền lãi và cách xin giảm.

Tự nguyện khai báo có thể giảm tiền phạt và tiền lãi nếu việc khai báo mang tính tự nguyện, đầy đủ, liên quan đến kỳ đã quá hạn ít nhất một kỳ khai báo, và kèm khoản thanh toán hoặc đề nghị một thỏa thuận trả nợ (GST/HST Memorandum 16-5-1). CRA giảm nhiều hơn khi đơn được nộp không do CRA nhắc trước so với khi bị nhắc trước. Thư hoặc thông báo (không kể thư giáo dục chung) đặt hạn nộp hoặc hạn sửa một thiếu sót thuộc nhóm trường hợp bị nhắc trước, nên khoản ấn định ước tính hoặc yêu cầu nộp tờ khai có thể đưa bạn vào nhóm đó; đó là quyết định của CRA.

Memorandum loại trừ các khoản tiền phạt và tiền lãi đã bị ấn định, và các đơn chỉ làm tăng tín thuế đầu vào, các điều chỉnh tín thuế khác hoặc khoản hoàn mà không làm tăng nghĩa vụ thuế tương ứng. Đơn không được xem là tự nguyện nếu cuộc kiểm tra thuế hoặc điều tra về thông tin được khai báo đã bắt đầu nhắm vào bạn hoặc một bên liên quan, dù do CRA hay cơ quan khác như cơ quan thực thi pháp luật hoặc ủy ban chứng khoán. Thời điểm rất quan trọng: nếu việc tự nguyện khai báo có thể phù hợp, hãy xin tư vấn trước khi nộp các tờ khai. Cách đơn hoạt động và các mức giảm có trong Rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.

Nếu lẽ ra tôi phải đăng ký sớm hơn mà chưa bao giờ đăng ký thì sao?

Ngày lẽ ra bạn phải đăng ký quyết định bạn nộp tờ khai cho những kỳ nào và những khoản mua nào được xin tín thuế. Việc đăng ký là bắt buộc khi một người cung cấp hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tại Canada vượt mức giới hạn của nhà cung cấp nhỏ là $30.000 (s. 240). Khi doanh thu vượt mức giới hạn trong một quý duy nhất, ngày có hiệu lực của đăng ký là chậm nhất vào ngày thực hiện giao dịch cung cấp khiến bạn vượt giới hạn, và bạn bắt đầu tính GST/HST trên giao dịch đó (CRA: khi nào đăng ký).

Tín thuế đầu vào nhìn chung đòi hỏi thuế đã đến hạn phải trả trong lúc bạn là người đăng ký (s. 169), nên ngày hiệu lực mà CRA chấp nhận quyết định những khoản mua nào được xin tín thuế. Về các khoản mua trước khi đăng ký, xem Xin lại GST/HST đã trả trước khi đăng ký. Xem Khi nào đăng ký GST/HST về ngày có hiệu lực và cách xin ngày sớm hơn, và phần tự nguyện khai báo ở trên về việc chủ động khai báo trước khi CRA liên hệ với bạn. Tài xế chạy ứng dụng gọi xe hoặc giao hàng: xem Tài xế gọi xe và giao hàng chưa bao giờ đăng ký.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Canada và những con số làm tròn, mang tính minh họa.

Chuyên gia tư vấn ở Ontario, bốn quý chưa nộp

Một chuyên gia tư vấn đã chọn nộp theo quý nhưng không nộp bốn tờ khai của cả một năm. Doanh thu là C$60.000. CRA ước tính còn nợ C$9.000. Các tờ khai thật cho thấy HST đã thu là C$7.800 (13% của C$60.000) và tín thuế đầu vào là C$2.100, nên số dư là C$5.700 chứ không phải C$9.000. Chính việc nộp bốn tờ khai giúp CRA thay số ước tính. Tiền phạt và tiền lãi được tính trên số mà từng quý còn nợ, từ hạn nộp riêng của quý đó.

Thợ ở Alberta, chỉ có GST

Tờ khai hằng năm chưa bao giờ được nộp và CRA gửi thông báo ấn định thuế C$5.000. Doanh thu chịu thuế là C$80.000, nên GST đã thu là C$4.000. Tín thuế đầu vào là C$1.200, nên số dư thật là C$2.800. Thông báo không yêu cầu người thợ đừng nộp tờ khai, nên con đường đúng là nộp tờ khai. Việc nộp tờ khai không kéo dài 90 ngày để khiếu nại, vì thời hạn này tính từ ngày thông báo được gửi. Nếu đến gần ngày đó mà số ước tính vẫn còn tranh chấp, có thể cần khiếu nại thêm.

Công ty không hoạt động, chín quý trống

Một công ty vẫn giữ đăng ký nhưng không có doanh thu, khoản mua hay khoản nào khác phải khai trong cả chín quý, nên mỗi tờ khai sẽ là tờ khai trống, với C$0 phải nộp, và công ty không nộp tờ khai nào. Không có tiền phạt nộp trễ khi không có khoản nào phải trả, nhưng chín tờ khai vẫn còn phải nộp. Doanh thu được miễn thuế không làm tờ khai thành tờ khai trống: vẫn phải khai các khoản đó. Nếu CRA gửi yêu cầu nộp tờ khai và công ty không nộp, sẽ bị phạt cố định C$250.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đang giữ khoản ấn định ước tính, yêu cầu nộp tờ khai hoặc khoản hoàn thuế bị giữ, hoặc nhiều kỳ chưa nộp và đã mất sổ sách bán hàng: nên nộp kỳ nào trước, dựng lại doanh thu ra sao, xin những khoản nào, và nên nộp tờ khai hay khiếu nại đều là những quyết định cần cân nhắc. Hãy mang các thông báo và sao kê ngân hàng đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Cả công ty của bạn đang chậm (T2, GST/HST, thuế lương): xem Nộp bù tờ khai công ty chưa nộp.
• Mọi tờ khai bỏ sót đều là tờ khai trống: xem Bỏ lỡ tờ khai GST/HST và PST trống.
• Bạn chạy xe cho dịch vụ gọi xe hoặc giao hàng và chưa bao giờ đăng ký: xem Tài xế gọi xe và giao hàng chưa bao giờ đăng ký.
• Bạn cần ghi sổ khoản ấn định lại, tiền phạt và tiền lãi: xem Ghi sổ các khoản ấn định lại và tiền phạt của CRA.
• CRA đang rà soát một tờ khai bạn đã nộp: xem Rà soát và kiểm tra thuế GST/HST và Rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.
• Tờ khai và sổ sách cá nhân của bạn cũng đang chậm: xem Nộp bù tờ khai thuế Canada chưa nộp và Hoàn thiện sổ sách tồn đọng.