Hoàn thiện sổ sách tồn đọng trước khi nộp tờ khai

Sổ sách phải thể hiện những gì trước khi chuẩn bị tờ khai?

Sổ sách phải thể hiện thu nhập, chi phí, tài sản, khoản nợ và các giao dịch của chủ sở hữu của doanh nghiệp trong toàn bộ kỳ báo cáo. Mỗi con số cần truy ngược được về chứng từ giao dịch; riêng số dư ngân hàng không giải thích được thu nhập chịu thuế.

Các doanh nghiệp tự kinh doanh khác khai thu nhập khi đã kiếm được và chi phí khi đã phát sinh, kể cả khi thanh toán đến sau. Nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh có thể dùng phương pháp tiền mặt; hãy xác nhận phương pháp đã dùng trên tờ khai năm trước trước khi dựng lại các hóa đơn phải thu và hóa đơn phải trả chưa thanh toán (CRA: phương pháp kế toán). Nông dân dùng kế toán tiền mặt cho thu nhập phải giữ hồ sơ dồn tích riêng cho GST/HST/QST; hãy kiểm tra các khoản chưa thanh toán với các hồ sơ đó. Đừng đổi phương pháp chỉ để bản xuất từ ngân hàng khớp với tờ khai. Doanh nghiệp đủ điều kiện chuyển từ dồn tích sang tiền mặt dùng phương pháp tiền mặt ở tờ khai kế tiếp và đính kèm bảng điều chỉnh; chuyển từ tiền mặt sang dồn tích cần CRA cho phép, yêu cầu bằng văn bản trước hạn nộp tờ khai, kèm bảng điều chỉnh (CRA: phương pháp kế toán).

Tôi nên thu thập những hồ sơ nào trước?

Hãy thu thập các hồ sơ xác lập số dư đầu kỳ và toàn bộ chuỗi giao dịch. CRA yêu cầu hồ sơ đủ chi tiết để xác định nghĩa vụ và quyền lợi về thuế, kể cả hồ sơ do nhân viên ghi sổ hoặc bên thứ ba khác giữ.

Hãy yêu cầu nhân viên ghi sổ trước đó cung cấp sổ cái, bảng cân đối thử, các bản đối chiếu ngân hàng, danh sách hóa đơn phải thu và hóa đơn phải trả còn mở, cùng một bản xuất hoặc sao lưu dùng được. Hướng dẫn của CRA về hồ sơ điện tử cho biết khi đổi bên thứ ba hoặc hệ thống, phải giữ được quyền truy cập dữ liệu và dấu vết kiểm toán. Nếu hồ sơ nằm rải rác, hãy gom theo tài khoản và kỳ trước khi nhập bất cứ thứ gì. Về việc bàn giao cho kế toán viên, xem Đổi kế toán viên.

Nhân viên ghi sổ của tôi nghỉ giữa năm. Tôi bắt đầu lại từ đâu?

Hãy bắt đầu lại sau tháng cuối cùng mà các bút toán và số dư ngân hàng, thẻ của bạn có thể kiểm chứng. Giữ một bản sao sổ cái đó, ghi chú ngày chốt, và so sánh số dư cuối kỳ với các bảng sao kê tiếp theo trước khi thêm giao dịch mới.

Nếu một tháng đã nhập nhưng chưa từng đối chiếu, hãy xem lại các giao dịch của tháng đó trước khi coi là hoàn tất. Với mỗi tài khoản, so sánh số dư sổ cái với bảng sao kê, có tính đến các khoản chưa qua ngân hàng như tờ séc đã phát hành nhưng chưa được rút tiền. Sau đó làm tiếp theo thứ tự. Ghi các điều chỉnh kèm giải thích và chứng từ gốc; đừng ghi đè các bút toán cũ chỉ để ép cho khớp. Hướng dẫn về hồ sơ điện tử của CRA yêu cầu dấu vết kiểm toán từ chứng từ gốc đến các tài khoản tổng hợp và ghi lại các thay đổi đối với giao dịch đã ghi.

Hãy lập danh sách riêng các kỳ còn thiếu, các bút toán chưa chắc chắn và chứng từ gốc còn cần. Danh sách đó ngăn một mục chưa giải quyết biến thành một khoản bán hàng, chi phí hoặc tín thuế không có thật.

Làm sao dựng lại doanh số, hóa đơn chưa thanh toán và chi phí mà không bị trùng lặp?

Hãy dùng hóa đơn và các chứng từ gốc khác để xác định điều đã xảy ra, rồi dùng các bút toán ngân hàng và thẻ để xác định cách thanh toán. Hãy khớp một khoản thanh toán với hóa đơn phải thu hoặc phải trả hiện có trước khi tạo thêm bút toán thu nhập hoặc chi phí khác.

Với doanh số, hãy liệt kê hóa đơn và phiếu ghi có theo ngày và khách hàng, rồi khớp với tiền gửi và các khoản thanh toán khác. Với bán hàng bằng thẻ và tiền mặt, hãy khớp bảng tổng hợp bán hàng và báo cáo thanh toán với tiền gửi; ghi riêng tổng doanh số, tiền hoàn lại và phí xử lý thanh toán khỏi số tiền gửi ròng. Một khoản tiền gửi có thể là thanh toán của khách hàng, vốn góp của chủ sở hữu, khoản vay, tiền hoàn thuế hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản; hãy tìm hiểu nguồn của nó trước khi gọi là doanh số. Hãy gồm cả doanh số tiền mặt và phi tiền mặt có hồ sơ chứng minh. CRA yêu cầu hồ sơ tổng thu nhập phải ghi ngày, số tiền và nguồn, kèm chứng từ gốc như hóa đơn, băng máy tính tiền hoặc phiếu gửi tiền. Theo kế toán dồn tích, một hóa đơn chưa thanh toán vẫn có thể thuộc thu nhập của kỳ phát sinh (CRA: phương pháp kế toán).

Với các khoản mua, hãy khớp hóa đơn nhà cung cấp với các khoản thanh toán bằng thẻ hoặc ngân hàng. Giữ các hóa đơn phải trả chưa thanh toán trong một danh sách riêng để chúng được tính vào đúng kỳ nếu doanh nghiệp dùng kế toán dồn tích. Xác định các khoản trả hàng, hoàn tiền và phiếu ghi có. Giữ các khoản mua tài sản vốn tách biệt với chi phí thường xuyên; hướng dẫn về chi phí của CRA xử lý tài sản vốn khác biệt. Với Form T2125, hãy giảm chi phí đi phần GST/HST đã yêu cầu làm tín thuế đầu vào. Hãy đối chiếu từng tài khoản ngân hàng và thẻ sau khi ghi sổ kỳ đó, rồi xem lại các bút toán chưa khớp thay vì gán chúng theo phỏng đoán.

Bảng sao kê ngân hàng hoặc thẻ có thể thay thế biên nhận còn thiếu không?

Bảng sao kê ngân hàng hoặc thẻ giúp chứng minh tiền đã chuyển, nhưng thường không xác lập được đã mua gì hoặc bao nhiêu là cho kinh doanh. Trước tiên hãy yêu cầu bản sao hóa đơn, biên nhận, hợp đồng hoặc bảng sao kê nhà cung cấp, và giữ cùng hồ sơ thanh toán. CRA cho biết chi phí kinh doanh cần có hóa đơn, thỏa thuận, biên nhận hoặc chứng từ khác chứng minh khoản chi.

Khi nhà cung cấp không thể cung cấp biên nhận, hãy ghi tên và địa chỉ nhà cung cấp, số tiền và ngày thanh toán, cùng chi tiết giao dịch vào sổ nhật ký chi phí, như hướng dẫn về hồ sơ kinh doanh của CRA quy định. Giữ mọi hợp đồng, thư từ hoặc bằng chứng khác hiện có. Hãy đánh dấu những điều còn chưa chắc chắn cho người chuẩn bị thuế; riêng bút toán trên bảng sao kê không xác lập được khoản khấu trừ.

Tín thuế đầu vào có tiêu chuẩn chứng cứ riêng. CRA yêu cầu có đủ tài liệu trước khi yêu cầu ITC, gồm thông tin về nhà cung cấp, giao dịch và GST/HST đã tính khi áp dụng. Đừng suy ra GST/HST từ một khoản chi trên thẻ hoặc yêu cầu ITC khi không có chứng từ đầy đủ. Xem Nộp GST/HST và tín thuế đầu vào để biết quy tắc yêu cầu và điều chỉnh.

Làm sao tách chi tiêu cá nhân và các khoản chuyển của chủ sở hữu?

Hãy phân loại từng giao dịch hỗn hợp theo đúng bản chất của nó. Một khoản chuyển giữa tài khoản của chủ sở hữu và tài khoản doanh nghiệp không tự động là doanh số hay chi phí; một khoản mua cá nhân bằng thẻ doanh nghiệp không phải chi phí kinh doanh.

Với chủ doanh nghiệp một chủ, hãy theo dõi các khoản rút là khoản rút vốn, và tiền hoặc tài sản cá nhân đưa vào doanh nghiệp là khoản đóng góp. Với hợp danh, hãy kiểm tra thỏa thuận và hồ sơ hỗ trợ trước khi phân loại từng khoản chuyển của thành viên hợp danh là đóng góp, rút vốn, khoản vay hoặc hoàn trả khoản vay; giữ số dư của từng thành viên riêng biệt. Hướng dẫn thu nhập tự kinh doanh của CRA mô tả các khoản đóng góp, còn hướng dẫn về hợp danh phân biệt các khoản vay của thành viên hợp danh. Chỉ ghi phần dùng cho kinh doanh của một khoản chi dùng hỗn hợp; CRA loại trừ chi phí cá nhân khỏi các khoản khấu trừ trên Form T2125.

Với công ty, hãy duy trì danh sách riêng về mọi khoản chủ sở hữu trả vào và rút ra cùng chứng từ. Người chuẩn bị thuế cần xác định từng mục là chi phí kinh doanh được hoàn trả, khoản vay, tiền lương, cổ tức hay giao dịch cổ đông khác. Khi công ty trả hóa đơn cá nhân của chủ sở hữu, cần rà soát như vậy thay vì tự động ghi là chi phí. Xem Chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân để biết chi tiết về ghi sổ và hoàn trả.

Nếu một công ty chuyển tài sản cho chủ sở hữu có quan hệ không độc lập (non-arm's length) với giá thấp hơn giá trị hợp lý, chủ sở hữu có thể phải trả một phần thuế thu nhập hoặc GST/HST của công ty cho kỳ chuyển nhượng hoặc kỳ trước đó, giới hạn bởi khoản nợ và phần chênh lệch giá trị. CRA có thể ấn định thuế đối với bên nhận vào bất kỳ lúc nào, kể cả khi thuế của công ty được ấn định sau khi chuyển nhượng, theo Income Tax Act section 160 hoặc Excise Tax Act section 325.

Làm sao đối chiếu GST/HST và bảng lương với các tờ khai đã nộp?

Hãy đối chiếu các tài khoản thuế đã dựng lại theo từng kỳ báo cáo với các tờ khai, chứng từ, khoản nộp thuế và hoạt động tài khoản CRA đã có. Một chênh lệch là câu hỏi cần giải quyết, không phải cớ để lặng lẽ sửa tờ khai đã nộp.

Hãy kiểm tra xem người đăng ký đủ điều kiện có chọn Quick Method cho GST/HST trực tuyến hoặc trên Form GST74 khi CRA quản lý tài khoản hay không, đối với từng kỳ đã nộp. Người nộp theo năm phải chọn trước ngày đầu tiên của quý tài chính thứ hai, trừ người mới đăng ký có kỳ đầu ngắn có thể chọn trước hạn nộp tờ khai đó; người nộp theo tháng hoặc theo quý trước hạn nộp tờ khai Quick Method đầu tiên. Điều kiện có thể chấm dứt khi doanh thu hoặc hoạt động kinh doanh thay đổi. Khi phương pháp này đã áp dụng, hãy đối chiếu số tiền nộp theo phương pháp này riêng với thuế đã thu, gồm cả tín thuế cho doanh số đầu tiên (first-sales credit); đừng yêu cầu tín thuế đầu vào cho chi phí hoạt động hoặc mua hàng tồn kho, và tính phần thuế giữ lại theo phương pháp này vào thu nhập. Các khoản mua tài sản vốn đủ điều kiện vẫn có thể tạo ra tín thuế đầu vào.

CRA cho biết hồ sơ GST/HST phải chứng minh thuế đã thu và tín thuế đã yêu cầu, còn hồ sơ bảng lương phải ghi giờ làm của nhân viên và số tiền đã khấu trừ. Hướng dẫn T4 Summary yêu cầu tổng số khớp với các chứng từ và so sánh các khoản khấu trừ với số đã nộp. Kỳ GST/HST và năm dương lịch của bảng lương có thể khác năm thuế thu nhập, nên hãy gắn nhãn từng phép so sánh theo kỳ thực tế. Nếu một tờ khai GST/HST đã nộp cần điều chỉnh, hãy làm theo Nộp GST/HST và tín thuế đầu vào.

Chủ doanh nghiệp một chủ trực tiếp chịu các khoản phải nộp của doanh nghiệp. Thành viên hợp danh chung hiện tại và trước đây có thể phải chịu GST/HST của hợp danh đến hạn trong thời gian họ còn là thành viên; những người còn là thành viên khi giải thể có thể phải chịu các khoản đến hạn sau đó. Nợ có trước khi tham gia cũng có thể truy đến tài sản của hợp danh theo Excise Tax Act section 272.1(5). Giám đốc công ty có thể phải chịu các khoản khấu trừ thuế thu nhập, khoản đóng góp CPP, phí bảo hiểm EI và GST/HST ròng chưa nộp theo Income Tax Act section 227.1, Canada Pension Plan section 21.1, Employment Insurance Act section 83 và Excise Tax Act section 323, tùy theo các điều kiện thu hồi và nghĩa vụ thận trọng hợp lý theo luật định. CRA phải ấn định GST/HST đối với giám đốc trong vòng hai năm sau khi họ thôi chức; các thủ tục truy thu khoản khấu trừ lương phải bắt đầu trong thời hạn đó.

Bảng cân đối kế toán đầu kỳ của công ty có nên khớp với số khóa sổ năm trước không?

Thông thường, hãy bắt đầu sổ cái hiện tại của công ty từ số dư khóa sổ cuối cùng của năm trước, rồi giải thích mọi chênh lệch. Số dư đầu kỳ bị thay đổi có thể ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán hiện tại, các tài khoản cổ đông và thông tin tài chính của T2.

Hãy so sánh các số dư đầu kỳ của ngân hàng, thẻ, khoản phải thu, khoản phải trả, khoản vay, GST/HST, bảng lương và vốn chủ sở hữu với bảng cân đối thử cuối cùng và báo cáo tài chính của năm trước. Cũng hãy so sánh thông tin báo cáo tài chính T2 đã nộp của năm trước với các báo cáo cuối cùng đó. Kiểm tra xem người chuẩn bị thuế trước đây có ghi các điều chỉnh cuối năm sau khi bản sao của nhân viên ghi sổ được lập hay không. Truy từng chênh lệch về một điều chỉnh, một con số năm trước đã sửa hoặc một giao dịch bị bỏ sót; giữ phần giải thích cùng sổ sách. Hướng dẫn GIFI của CRA dùng thông tin bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh cho T2. Về việc làm báo cáo tài chính và GIFI, xem Báo cáo tài chính cuối năm của công ty.

Điều gì cho thấy sổ sách đã sẵn sàng để giao cho người chuẩn bị thuế?

Nếu sắp đến hạn nộp tờ khai, hãy gửi ngay cho người chuẩn bị thuế tháng cuối cùng đã kiểm chứng, các hồ sơ hiện có và danh sách các mục chưa giải quyết. Sổ sách có thể cung cấp số liệu cho tờ khai khi toàn bộ kỳ đã được ghi và các số dư trọng yếu đã được đối chiếu hoặc giải thích bằng chứng từ. Hãy đưa cho người chuẩn bị thuế mọi câu hỏi còn lại trước khi dùng các số liệu đó.

Với Form T1 của người tự kinh doanh, thuế nhìn chung đến hạn 30 tháng 4 và tờ khai ngày 15 tháng 6 của năm kế tiếp. Công ty nhìn chung nộp thuế trong vòng hai tháng sau khi kết thúc năm (ba tháng đối với CCPC đủ điều kiện) và nộp T2 trong vòng sáu tháng. Nếu phải nộp T5013, hạn là ngày 31 tháng 3 sau năm đó đối với hợp danh gồm toàn cá nhân, năm tháng sau khi kết thúc năm đối với hợp danh gồm toàn công ty, hoặc ngày sớm hơn đối với hợp danh hỗn hợp. T1 hoặc T2 nộp trễ có thuế chưa nộp nhìn chung bị phạt 5% cộng 1% cho mỗi tháng trọn vẹn, tối đa 12 tháng; T5013 nộp trễ bị phạt $25 mỗi ngày, từ $100 đến $2.500 (CRA: hướng dẫn T5013). Nếu CRA đã yêu cầu nộp T1 hoặc T2 trễ và có áp dụng tiền phạt nộp trễ trong bất kỳ năm thuế nào trong 3 năm thuế trước đó, tiền phạt lặp lại là 10% cộng 2% cho mỗi tháng trọn vẹn, tối đa 20 tháng (Income Tax Act section 162).

• Đối chiếu từng số dư ngân hàng và thẻ với bảng sao kê cuối cùng và liệt kê các khoản chưa qua ngân hàng.
• Khớp các khoản thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp với hóa đơn phải thu và hóa đơn phải trả còn mở; xem lại các khoản chưa thanh toán lâu ngày.
• Xem lại các nhóm doanh số và chi phí, tiền hoàn lại, các khoản mua tài sản vốn, hàng tồn kho nếu liên quan, và chi phí dùng hỗn hợp.
• Đối chiếu khoản đóng góp, rút vốn của chủ sở hữu và các giao dịch chủ sở hữu của công ty với hồ sơ hỗ trợ.
• So sánh số dư GST/HST và bảng lương với tờ khai đã nộp, chứng từ, khoản nộp thuế và hoạt động tài khoản CRA.
• Với công ty, khớp số dư đầu kỳ với số khóa sổ cuối cùng của năm trước và giải thích các điều chỉnh.
• Hãy gửi bản tóm tắt thu nhập và chi phí của toàn kỳ, chi tiết giao dịch, các bản đối chiếu, danh sách hóa đơn phải thu và phải trả còn mở nếu có dùng, hồ sơ gốc và danh sách vấn đề. Kèm bảng cân đối thử và bảng cân đối kế toán nếu doanh nghiệp có lập; người chuẩn bị T2 của công ty cũng cần thông tin báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán.

CRA không yêu cầu bạn gửi hồ sơ gốc cùng tờ khai thuế thu nhập, nhưng nhìn chung yêu cầu phải giữ chúng trong sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan (CRA: Lưu giữ hồ sơ). Người chuẩn bị thuế vẫn có thể cần chúng để giải quyết các khoản chưa chắc chắn trước khi nộp.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada. Hồ sơ của một công ty dừng sau tháng 8. Số dư ngân hàng đã kiểm chứng gần nhất là C$10.000. Bảng sao kê ngân hàng tháng 9 cho thấy một khoản tiền gửi của khách hàng C$5.000, một khoản chuyển từ chủ sở hữu C$2.000 và một khoản thanh toán cho nhà cung cấp C$1.000. Nhân viên ghi sổ cũng có một hóa đơn bán hàng C$5.000 mà khách hàng đã thanh toán trong tháng 9.

Hãy ghi hóa đơn C$5.000 một lần trong kỳ phát sinh và khớp khoản tiền gửi với hóa đơn đó; khoản thanh toán không phải là một lần bán thứ hai. Giữ khoản chuyển C$2.000 của chủ sở hữu trong tài khoản giao dịch với chủ sở hữu chờ rà soát, không ghi là doanh số. Khớp khoản thanh toán C$1.000 với hóa đơn nhà cung cấp; hóa đơn và khoản thanh toán không phải hai chi phí. Số dư ngân hàng là C$16.000 trước khi tính các khoản chưa qua ngân hàng (C$10.000 + C$5.000 + C$2.000 − C$1.000). Sau đó kiểm tra GST/HST và số dư của chủ sở hữu với hồ sơ đã nộp và đưa các mục chưa giải quyết cho người chuẩn bị thuế.

Trường hợp của bạn có khác không?

Bước tiếp theo thay đổi nếu tờ khai chưa được nộp, hạn nộp đã gần hoặc hồ sơ không thể chứng minh.

• Nhiều tờ khai T2, GST/HST hoặc bảng lương của công ty chưa từng được nộp: xem Hoàn tất các tờ khai công ty chưa nộp.
• Tờ khai cá nhân hoặc của chủ doanh nghiệp một chủ chưa được nộp: xem Hoàn tất các tờ khai chưa nộp.
• Hạn nộp tờ khai hoặc thanh toán của công ty đã gần: xem Nộp tờ khai thuế công ty.
• Hạn nộp tờ khai hoặc thanh toán của chủ doanh nghiệp một chủ đã gần: xem Khi nào bạn cần kế toán thuế.
• Hồ sơ hoặc tín thuế GST/HST của bạn cần điều chỉnh: xem Nộp GST/HST và tín thuế đầu vào.
• Bạn đang thay kế toán viên hoặc không thể lấy lại hồ sơ cũ: xem Đổi kế toán viên.
• Áp dụng tại Quebec: Hãy thu thập hồ sơ QST và bảng lương cấp tỉnh bang, cùng các số liệu cho TP-80 dành cho chủ doanh nghiệp một chủ và thành viên hợp danh, TP-600 và RL-15 cho hợp danh khi bắt buộc, hoặc CO-17 cho công ty có cơ sở tại Quebec. Cũng hãy đối chiếu các tờ khai cấp tỉnh bang và bảng sao kê tài khoản. Với lựa chọn Quick Method do Revenu Québec quản lý, hãy kiểm tra Form FP-2074-V.
• Áp dụng cho công ty tại Alberta: Người chuẩn bị thuế cũng cần số liệu cho tờ khai AT1 riêng, đến hạn trong vòng sáu tháng sau khi kết thúc năm.
• Hồ sơ gốc, giao dịch chủ sở hữu hoặc số dư đầu kỳ vẫn chưa chắc chắn: hãy mang danh sách vấn đề và tài liệu hiện có đến dịch vụ ghi sổ kế toán trước khi dựa vào các số liệu đã dựng lại.