Bầu chọn S corporation trễ hoặc chưa xác nhận: cách xử lý

Làm sao biết IRS đã chấp nhận Form 2553?

IRS gửi thông báo chấp nhận hoặc từ chối, và nêu ngày có hiệu lực của bầu chọn S đã được chấp nhận. Việc đã nộp Form 2553, có biên nhận fax, hoặc đã nộp Form 1120-S, riêng những điều đó chưa chứng minh IRS đã chấp nhận ngày được yêu cầu (hướng dẫn Form 2553).

IRS cho biết kết luận nhìn chung được gửi trong vòng 60 ngày sau khi nộp. Nếu không nhận được thông báo trong vòng 2 tháng kể từ khi gửi thư hoặc fax, hãy gọi Đường dây Thuế Doanh nghiệp và Chuyên biệt (Business and Specialty Tax Line) của IRS theo số 800-829-4933; hãy chờ 5 tháng nếu Form 2553, Part II, ô Q1 yêu cầu kết luận về năm thuế. Hãy chuẩn bị sẵn EIN, ngày có hiệu lực được yêu cầu, bản sao Form 2553 và bằng chứng đã gửi (hướng dẫn Form 2553).

Hãy kiểm tra ngày có hiệu lực, chứ không chỉ chữ “accepted” (đã chấp nhận). Thông báo CP261 có thể ghi ngày muộn hơn ngày được yêu cầu khi Form 2553 nộp trễ. Nếu IRS chấp nhận một ngày muộn hơn, các năm trước đó nằm ngoài quy chế S, trừ khi IRS chấp thuận cho ngày sớm hơn.

Tôi làm mất thư CP261. Làm sao chứng minh bầu chọn của mình?

Hãy đề nghị IRS cấp lại thư chấp nhận. Việc mất CP261 không làm mất hiệu lực của một bầu chọn S vốn đã có hiệu lực, và không cần xin private letter ruling chỉ để cấp lại thư (Rev. Proc. 2022-19, sections 2.03(4) và 3.04).

Công ty hoặc một cổ đông có thể gọi số 800-829-4933; chuyên viên được ủy quyền có thể dùng Dịch vụ Ưu tiên Chuyên viên (Practitioner Priority Service) của IRS. Hướng dẫn Form 2553 cũng liệt kê thư chấp nhận của IRS, Form 2553 có dấu của IRS, hoặc biên nhận thư bảo đảm gửi đúng hạn là các bằng chứng được chấp nhận khi việc nộp bị đặt nghi vấn. Biên nhận gửi thư chỉ chứng minh đã gửi, còn thư cấp lại xác nhận những gì IRS đã ghi nhận và ngày có hiệu lực.

IRS từ chối Form 2553 qua thư CP264. Bây giờ phải làm gì?

Hãy đọc lý do được nêu và sửa lỗi trước khi gửi một Form 2553 mới, đầy đủ. CP264 là thông báo từ chối, không phải chấp nhận cho một năm sau đó; IRS cho biết không có thời gian chờ để nộp lại.

Nếu vấn đề là nộp trễ, hãy xin chấp thuận bầu chọn trễ phù hợp cùng với hồ sơ nộp mới. Nếu thiếu văn bản đồng ý hoặc thiếu điều kiện đủ tư cách, trước tiên hãy áp dụng các quy tắc sửa lỗi riêng ở bên dưới. Đừng cho rằng gửi thêm một bản của cùng biểu mẫu chưa đầy đủ sẽ khắc phục được việc bị từ chối. CP264 cho biết có thể yêu cầu bản sao Form 2553 đã nộp trước đó bằng Form 4506 với một khoản phí (IRS: CP264).

Điều gì xảy ra nếu Form 2553 được nộp sau hạn chót?

Nếu không được chấp thuận, Form 2553 nộp trễ nhìn chung có hiệu lực từ năm thuế kế tiếp, không phải năm được yêu cầu. Thời hạn nộp thông thường là năm thuế trước đó, hoặc 2 tháng 15 ngày đầu của năm thuế mà bạn yêu cầu quy chế S (hướng dẫn Form 2553).

Ai đủ điều kiện xin chấp thuận bầu chọn trễ theo Rev. Proc. 2013-30?

Doanh nghiệp phải đã có ý định hưởng quy chế S vào ngày được yêu cầu, đủ điều kiện ở các điểm khác, có lý do chính đáng để lỡ hạn bầu chọn, và hành động tích cực sau khi phát hiện sai sót. Công ty và các cổ đông phải đã khai các năm bị ảnh hưởng nhất quán với quy chế S, theo các quy tắc riêng của thủ tục về tờ khai năm đầu tiên (Rev. Proc. 2013-30, sections 4 và 5).

LLC đủ điều kiện được chấp thuận kết hợp nhìn chung dùng Form 2553 cho cả bầu chọn S và bầu chọn phân loại công ty coi như; không cần nộp riêng Form 8832 chỉ cho cùng ngày có hiệu lực đó (hướng dẫn Form 2553). LLC đã nộp Schedule C hoặc Form 1065 cho một năm bị ảnh hưởng thì không đáp ứng điều kiện tờ khai nhất quán của thủ tục kết hợp. Hãy kiểm tra cách phân loại pháp lý và thuế thực tế trước khi quyết định hướng nào áp dụng.

Bản giải trình lý do chính đáng cần nêu gì?

Hãy giải thích nguyên nhân khiến nộp trễ, thời điểm phát hiện sai sót, và những gì doanh nghiệp đã làm ngay để sửa. Hãy ghi phần giải thích vào Form 2553, line I, hoặc đính kèm một bản trình bày; chỉ yêu cầu quy chế có hiệu lực hồi tố mà không nêu các dữ kiện đó thì chưa đủ (hướng dẫn Form 2553; Rev. Proc. 2013-30, section 4.03).

Hãy dùng ngày tháng và hồ sơ thực tế: khi nào Form 2553 được chuẩn bị hoặc gửi, mọi bằng chứng fax hoặc gửi thư, các tờ khai và Schedule K-1 của cổ đông đã khai gì, khi nào nhận được thông báo của IRS, và khi nào nộp bản sửa. Rev. Proc. 2013-30 yêu cầu bản giải trình lý do chính đáng và các bản trình bày bắt buộc của cổ đông phải kèm bản tuyên bố có ghi ngày, chịu hình phạt khai man (penalties of perjury) do người có thẩm quyền ký. Section 4.03(3) của thủ tục này nêu nguyên văn bản tuyên bố; hãy dùng đúng nguyên văn đó trong hồ sơ nộp (Rev. Proc. 2013-30).

Nộp Form 2553 trễ như thế nào, và có thể đính kèm vào Form 1120-S không?

Hãy hoàn thành Form 2553 với ngày có hiệu lực dự định, chữ ký của cán bộ điều hành (officer), tất cả văn bản đồng ý bắt buộc của cổ đông, bản giải trình lý do chính đáng và các bản trình bày về việc khai nhất quán. IRS cho biết các văn bản đồng ý của cổ đông được hoàn thành đúng ở Part I, cột K, hoặc các bản trình bày tương tự đính kèm, có thể đáp ứng yêu cầu về bản trình bày khai báo. Hãy ghi “FILED PURSUANT TO REV. PROC. 2013-30” ở đầu Form 2553 (hướng dẫn Form 2553; Rev. Proc. 2013-30, sections 4.03 và 5).

Nếu LLC cũng cần được phân loại là công ty theo diện nộp trễ, hãy xác nhận năm nội dung cam kết in sẵn trong Form 2553, Part IV: đủ điều kiện, cách phân loại công ty dự định, lý do từng bầu chọn không thành, và bài kiểm tra nộp tờ khai mà LLC đáp ứng. Chữ ký có ghi ngày của cán bộ điều hành xác nhận các nội dung đó; mọi bản trình bày hỗ trợ riêng cần có bản tuyên bố theo yêu cầu của section 4.03(3) (Form 2553; Rev. Proc. 2013-30).

Với cả hai cách đính kèm, hãy ghi “INCLUDES LATE ELECTION(S) FILED PURSUANT TO REV. PROC. 2013-30” ở đầu Form 1120-S. Việc gia hạn nộp tờ khai không kéo dài thời hạn xin chấp thuận 3 năm và 75 ngày (Rev. Proc. 2013-30, section 4.03(2)).

Tôi đã nộp Form 1120-S, nhưng IRS không có bầu chọn nào được ghi nhận. Các tờ khai đó có được tính không?

Chúng có thể hỗ trợ việc xin chấp thuận bầu chọn trễ khi doanh nghiệp và mọi cổ đông bị ảnh hưởng đã khai nhất quán với quy chế S, nhưng việc nộp Form 1120-S tự nó không tạo ra bầu chọn. Hãy nộp Form 2553 đã hoàn chỉnh và các bản trình bày hỗ trợ theo Rev. Proc. 2013-30; IRS quyết định có chấp thuận hay không (Rev. Proc. 2013-30, sections 4.05 và 5).

Trước tiên hãy xác nhận các tờ khai đã được chấp nhận và xử lý, chứ không chỉ mới được gửi đi. IRS cho biết Form 1120-S nộp mà không có Form 2553 đúng hạn có thể bị từ chối khi xử lý, vì vậy bản sao, hồ sơ chấp nhận, thông báo và tờ khai của từng cổ đông đều quan trọng (IRS: thay đổi tình trạng nộp tờ khai). Nếu doanh nghiệp đã nộp Form 1065, Form 1120, hoặc chủ sở hữu nộp Schedule C thay vào đó, các tờ khai có thể không đáp ứng quy tắc nhất quán của việc chấp thuận bầu chọn trễ. Bầu chọn S đã hợp lệ trước đó thì khác: một tờ khai không nhất quán nộp sau đó tự nó không chấm dứt bầu chọn, dù các năm còn mở phải được sửa (Rev. Proc. 2022-19, section 3.05).

Nếu đã quá 3 năm và 75 ngày thì sao?

Công ty đã được phân loại là công ty vẫn có thể dùng Rev. Proc. 2013-30 nếu đáp ứng ngoại lệ hẹp không giới hạn thời gian của thủ tục. LLC xin bầu chọn phân loại công ty nộp trễ cùng với quy chế S thì không thể dùng ngoại lệ đó (Rev. Proc. 2013-30, section 5.04; IRS: chấp thuận khi bầu chọn trễ).

Để hưởng ngoại lệ, công ty và tất cả cổ đông phải đã khai mọi năm bị ảnh hưởng như một S corporation. Phải trôi qua ít nhất 6 tháng kể từ khi tờ khai S đầu tiên dự định được nộp, và cả công ty lẫn cổ đông đều không nhận được thông báo nào của IRS về quy chế S trong vòng 6 tháng sau khi Form 1120-S đầu tiên được nộp đúng hạn. Form 2553 đã hoàn chỉnh vẫn cần các bản trình bày bắt buộc của cổ đông. Một thông báo từ chối đúng hạn của IRS sẽ làm mất ngoại lệ này (Rev. Proc. 2013-30, section 5.04).

Nếu doanh nghiệp không phù hợp với thủ tục này, việc được chấp thuận nhìn chung đòi hỏi một private letter ruling và lệ phí. Ruling là yêu cầu IRS đưa ra đánh giá, không phải gia hạn tự động hay kết quả được bảo đảm (IRS: chấp thuận khi bầu chọn trễ).

Nếu một cổ đông hoặc vợ/chồng chưa ký, hoặc một chủ sở hữu không đủ điều kiện thì sao?

Chủ sở hữu không đủ điều kiện cần được phân tích theo quy tắc bầu chọn không hợp lệ; văn bản đồng ý bị thiếu có thể sửa được theo thủ tục phù hợp với hồ sơ nộp. Chấp thuận bầu chọn trễ không khắc phục được việc chủ sở hữu không đủ điều kiện (IRS: chấp thuận khi bầu chọn trễ; Rev. Proc. 2022-19, section 3.03).

Với Form 2553 nộp trễ, vợ/chồng thuộc diện tài sản chung cũng có thể phải ký (hướng dẫn Form 2553).

Tôi bị đánh thuế thế nào cho những năm mà bầu chọn không bao gồm?

Hãy dùng cách phân loại liên bang thực tế của doanh nghiệp cho từng năm trước khi bầu chọn S có hiệu lực. Công ty nhìn chung nộp Form 1120 cho các năm C corporation; LLC trong nước nhìn chung mặc định là bị bỏ qua (disregarded) nếu có một chủ sở hữu, hoặc là hợp danh nếu có nhiều chủ sở hữu, trừ khi LLC đã bầu chọn chịu thuế như công ty (hướng dẫn Form 2553; IRS: các cách phân loại LLC).

Đừng nộp Form 1120-S cho năm trước ngày có hiệu lực đã được chấp nhận, trừ khi việc chấp thuận thay đổi ngày đó. Nếu một loại tờ khai khác đã được nộp, hãy đối chiếu tờ khai doanh nghiệp, tờ khai của chủ sở hữu, các khoản phân phối và bảng lương sau khi IRS quyết định ngày có hiệu lực. Về quy tắc nộp tờ khai S hằng năm, xem cách S corporation bị đánh thuế; về các năm bị bỏ lỡ, xem nộp bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.

Tiểu bang của tôi có cần bầu chọn S riêng không?

Hãy kiểm tra riêng ở cấp tiểu bang; việc liên bang chấp nhận không giải quyết mọi hồ sơ của tiểu bang hay thành phố. New York nhìn chung yêu cầu Form CT-6 để được hưởng quy chế S cấp tiểu bang, trừ khi quy tắc bầu chọn bắt buộc của tiểu bang áp dụng. Với một năm thuế đầy đủ, hãy nộp CT-6 chậm nhất vào ngày 15 của tháng thứ ba; nếu bầu chọn liên bang đang chờ xử lý, hãy nộp CT-6 đúng hạn và nêu rõ điều đó. S corporation liên bang không được hưởng quy chế S của New York có thể phải chịu thuế tiểu bang và cách báo cáo cổ đông khác (Tiểu bang New York: S corporation; hướng dẫn CT-6).

Thành phố New York không có bầu chọn S và không công nhận bầu chọn S của Tiểu bang New York. S corporation liên bang có hoạt động chịu thuế tại thành phố nhìn chung phải chịu Thuế công ty tổng quát (General Corporation Tax) của thành phố (Thành phố New York: Thuế công ty tổng quát). Hãy kiểm tra từng tiểu bang và thành phố nơi doanh nghiệp nộp tờ khai trước khi điều chỉnh các tờ khai cho một bầu chọn liên bang có hiệu lực hồi tố.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa. Một LLC có một chủ sở hữu bắt đầu kinh doanh vào ngày 1 tháng 1 năm 2026 và dự định hưởng quy chế S từ ngày đó. Vào ngày 1 tháng 7 năm 2026, chủ sở hữu phát hiện Form 2553 chưa từng được gửi. LLC chưa có nghĩa vụ nộp tờ khai liên bang nào trước đó; hạn nộp tờ khai thuế hoặc tờ khai thông tin liên bang đầu tiên chưa qua, và chưa có tờ khai nào được nộp.

Thời hạn 3 năm và 75 ngày bắt đầu tính từ ngày có hiệu lực dự định là ngày 1 tháng 1, không phải ngày phát hiện 1 tháng 7. Người ký được ủy quyền của LLC ký Form 2553, chủ sở hữu ký văn bản đồng ý của cổ đông, và hồ sơ nộp giải thích lý do chính đáng và xác nhận các cam kết ở Part IV. Vì tờ khai đầu tiên chưa đến hạn, LLC có thể xin chấp thuận kết hợp cho cả bầu chọn S và việc phân loại là công ty nộp trễ. LLC nộp Form 2553 kèm dòng ghi chú bắt buộc và chờ quyết định của IRS (Form 2553; Rev. Proc. 2013-30, sections 4 và 5). Chỉ riêng ý định hưởng quy chế S không làm thay đổi cách phân loại thuế của LLC. Nếu được chấp thuận, LLC và chủ sở hữu khai nhất quán với ngày đã được chấp nhận; nếu bị từ chối, họ dùng cách phân loại thực tế và xem xét tờ khai nào cần sửa.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn đang cân nhắc có nên bầu chọn quy chế S hay không: hãy so sánh ưu nhược điểm trong Có nên bầu chọn S corporation không?.
• Bạn cần đặt hoặc sửa tiền lương của chủ sở hữu: xem tiền lương của chủ sở hữu S corporation.
• Form 1120-S bị nộp trễ và IRS đã ấn định tiền phạt nộp trễ: xem tiền phạt nộp trễ và thanh toán trễ.
• LLC của bạn đang cân nhắc chọn quy chế công ty bằng Form 8832: xem cách LLC bị đánh thuế.
• Một người cư trú Canada sở hữu hoặc dự định sở hữu công ty: xem thành lập doanh nghiệp Hoa Kỳ khi là người cư trú Canada.
• Ngày được yêu cầu đã quá 3 năm và 75 ngày, các tờ khai mâu thuẫn, hoặc một văn bản đồng ý hay một chủ sở hữu không đủ điều kiện: hãy tập hợp EIN, Form 2553 và bằng chứng đã nộp, CP261 hoặc CP264, tờ khai của từng doanh nghiệp và cổ đông bị ảnh hưởng, các văn bản đồng ý và hồ sơ bảng lương để nhận dịch vụ chuẩn bị thuế. Việc xin chấp thuận có thể cần private letter ruling hoặc phối hợp sửa các tờ khai (IRS: chấp thuận khi bầu chọn trễ; Rev. Proc. 2022-19).