Khi nào bầu chọn S corporation có lợi, và cách thực hiện

Bầu chọn S corporation thay đổi điều gì?

Đối với doanh nghiệp một chủ (kể cả LLC một thành viên) hoặc hợp danh, lợi nhuận vẫn chuyển sang tờ khai thuế thu nhập của các chủ sở hữu. Thay đổi chính là thuế An sinh Xã hội và Medicare: chủ sở hữu trực tiếp làm việc trong doanh nghiệp trở thành nhân viên của công ty và nhận lương qua bảng lương. Phần phân phối vượt quá mức lương này không chịu thuế lương (IRS). Khoảng chênh lệch đó là nguồn tiết kiệm chính.

Đối với C corporation, bầu chọn S thường chấm dứt thuế thu nhập công ty liên bang 21% và lần đánh thuế thứ hai trên lợi nhuận chi trả dưới dạng cổ tức, vì lợi nhuận được chuyển sang cổ đông (IRS, IRS). Các chủ sở hữu trực tiếp làm việc trong C corporation vốn đã là nhân viên hưởng lương (IRS), nên phần so sánh thuế tự kinh doanh bên dưới không áp dụng.

Cổ đông phải nộp thuế trên phần thu nhập của mình ngay cả khi lợi nhuận vẫn ở lại trong doanh nghiệp (hướng dẫn K-1). Bản thân S corporation thường không nộp thuế thu nhập liên bang, nhưng có thể phải nộp thuế trên một số khoản lãi tích lũy sẵn (built-in gains) và thu nhập thụ động, chủ yếu là vấn đề của công ty từng là C corporation (IRS).

Ai được bầu chọn?

Công ty trong nước Hoa Kỳ được bầu chọn. LLC trong nước Hoa Kỳ hoặc pháp nhân khác có thể chọn bị đánh thuế như công ty cũng được bầu chọn, nếu đáp ứng mọi tiêu chí dưới đây. LLC nộp Form 2553 được coi là công ty kể từ ngày hiệu lực của bầu chọn và không phải nộp thêm Form 8832 (hướng dẫn Form 2553). Doanh nghiệp một chủ không phải là pháp nhân nên không thể bầu chọn; trước hết cần lập LLC hoặc công ty.

Bầu chọn tự động chấm dứt vào ngày công ty không còn đáp ứng tiêu chí về cổ đông, cổ phần hoặc loại hình kinh doanh, chẳng hạn khi một người nước ngoài không cư trú nhận cổ phần (hướng dẫn Form 1120-S). Quy tắc một loại cổ phần cũng có nghĩa là lợi nhuận phải chia theo tỷ lệ cổ phần: LLC có hai chủ sở hữu trở lên không thể giữ cách chia lợi nhuận đặc biệt sau khi bầu chọn. Thỏa thuận hoạt động (operating agreement) của LLC phải cho mọi đơn vị sở hữu quyền giống hệt nhau đối với phần phân phối và tiền chia khi thanh lý (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Tôi thực hiện bầu chọn như thế nào?

Nộp Form 2553 cho IRS qua đường bưu điện hoặc fax, đến địa chỉ hoặc số fax dành cho tiểu bang của bạn trong hướng dẫn Form 2553.

1. Xin Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) cho LLC hoặc công ty nếu chưa có. Không dùng được EIN của chủ doanh nghiệp một chủ (IRS).
2. Điền Form 2553: ngày hiệu lực (mục E), năm thuế, số cổ phần hoặc tỷ lệ sở hữu và mã số thuế của từng cổ đông, và chữ ký đồng ý của từng cổ đông (cột K). Cán bộ điều hành của công ty ký tên; biểu mẫu không có chữ ký được coi là chưa nộp đúng hạn.
3. Nộp đúng hạn: không quá 2 tháng 15 ngày sau khi năm thuế mà bầu chọn áp dụng bắt đầu, hoặc vào bất kỳ lúc nào trong năm thuế trước đó. Với doanh nghiệp đang hoạt động theo năm dương lịch, nghĩa là chậm nhất ngày 15 tháng 3 để bầu chọn có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1. Doanh nghiệp mới được tính từ ngày sớm nhất trong ba ngày: ngày có cổ đông đầu tiên, ngày có tài sản đầu tiên hoặc ngày bắt đầu kinh doanh.
4. Giữ bằng chứng đã nộp: biên nhận thư bảo đảm hoặc thư đăng ký, bản sao có dấu đã nhận hoặc đã chấp nhận, hoặc thư chấp nhận của IRS.
5. IRS thường trả lời trong khoảng 60 ngày, hoặc thêm khoảng 90 ngày nếu bạn đánh dấu ô Q1 để xin năm thuế khác vì lý do kinh doanh. Nếu sau 2 tháng (5 tháng nếu đánh dấu ô Q1) vẫn chưa có tin, hãy liên hệ lại với IRS.
6. Tiếp tục nộp loại tờ khai hiện tại của doanh nghiệp cho đến khi bầu chọn có hiệu lực.

Sau khi đã bầu chọn, quy chế S được giữ cho đến khi chấm dứt hoặc bị hủy bỏ. Sau đó, doanh nghiệp thường cần sự đồng ý của IRS mới được bầu chọn lại trước năm thuế thứ năm tính từ năm quy chế chấm dứt.

Nếu tôi nộp trễ hạn thì sao?

Bầu chọn nộp trễ thường bắt đầu có hiệu lực từ năm thuế tiếp theo. Rev. Proc. 2013-30 cho phép IRS chấp nhận bầu chọn cho năm dự định nếu đáp ứng tất cả các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp có ý định là S corporation kể từ ngày ghi trên biểu mẫu, và chỉ không đủ điều kiện vì nộp biểu mẫu trễ.
• Doanh nghiệp có lý do chính đáng và hành động kịp thời khi phát hiện sai sót, và giải thích cả hai điều này trên biểu mẫu hoặc trong văn bản đính kèm.
• Doanh nghiệp nộp trong vòng 3 năm 75 ngày kể từ ngày hiệu lực dự định.
• Mọi người từng là cổ đông trong thời gian đó xác nhận rằng họ đã khai thu nhập nhất quán với quy chế S. Chữ ký đồng ý ở cột K đã bao gồm nội dung này.

LLC còn phải đã nộp đúng hạn mọi Form 1120-S, hoặc chưa đến hạn nộp tờ khai đầu tiên. Ghi "FILED PURSUANT TO REV. PROC. 2013-30" ở đầu biểu mẫu. Công ty đáp ứng các điều kiện khác nhưng đã quá 3 năm 75 ngày vẫn có thể đủ điều kiện nếu công ty và mọi cổ đông đều khai nhất quán với quy chế S mỗi năm, đã qua ít nhất 6 tháng kể từ khi công ty nộp tờ khai S đầu tiên, và IRS không nêu vấn đề nào trong vòng 6 tháng kể từ khi tờ khai đó được nộp đúng hạn. LLC có Form 2553 nộp trễ đồng thời là lựa chọn bị đánh thuế như công ty thì không dùng được cách này. Trường hợp khác, doanh nghiệp thường phải xin quyết định riêng (private letter ruling) và nộp lệ phí (hướng dẫn Form 2553).

Tôi phải tự trả lương cho mình bao nhiêu?

Một mức lương hợp lý cho công việc bạn làm, được trả trước khi bạn nhận các khoản phân phối khác (IRS). Cả luật thuế lẫn các quy định đều không định nghĩa con số này; tòa án quyết định dựa trên thực tế. Tòa án đã xem xét (tờ thông tin của IRS):

• Đào tạo và kinh nghiệm
• Nhiệm vụ và trách nhiệm
• Thời gian và công sức dành cho doanh nghiệp
• Lịch sử chi trả cổ tức
• Tiền công trả cho nhân viên không phải cổ đông
• Thời điểm và cách trả tiền thưởng cho những người chủ chốt
• Mức các doanh nghiệp tương đương trả cho dịch vụ tương tự
• Các thỏa thuận về tiền công
• Việc dùng công thức để ấn định tiền công

Mức lương không bao giờ phải vượt quá số tiền bạn thực sự lấy ra từ doanh nghiệp, trực tiếp hoặc gián tiếp. Khi bạn đã nhận tiền mặt hoặc tài sản, phải ấn định một mức lương hợp lý (tờ thông tin của IRS). IRS có thể phân loại lại các khoản phân phối, chi phí cá nhân do công ty trả và các khoản "vay" thành tiền lương, và tòa án đã ủng hộ cách làm này, kể cả trường hợp chủ sở hữu trả lương quá thấp (IRS).

Thuế tự kinh doanh có thể tiết kiệm được là bao nhiêu?

Thuế tự kinh doanh là 15,3% của 92,35% lợi nhuận ròng, gồm hai phần (IRS, Form 1040-ES):

Tiền lương từ S corporation chịu cùng hai loại thuế này, một nửa do công ty trả và một nửa được khấu trừ từ tiền lương của bạn (Publication 15). Vì vậy, khoản tiết kiệm chỉ đến từ phần lợi nhuận không được trả dưới dạng tiền lương.

Khi nào hòa vốn?

Nếu bạn không có tiền lương nào khác, và khi 92,35% lợi nhuận ròng còn thấp hơn $184.500:

Tiết kiệm mỗi năm ≈ 15,3% × (92,35% lợi nhuận ròng − tiền lương) − chi phí phát sinh thêm mỗi năm

Nói đơn giản, khoảng chênh lệch giữa 92,35% lợi nhuận và mức lương hợp lý phải bằng khoảng sáu lần rưỡi chi phí phát sinh thêm mỗi năm thì mới hòa vốn. Thu nhập vượt mức trần chỉ chịu phần thuế Medicare 2,9%, nên lợi nhuận vượt mức đó chỉ thêm rất ít vào khoản tiết kiệm. Tiền lương từ công việc khác cũng được tính vào cùng mức trần này, nên có thể làm giảm hoặc xóa khoản tiết kiệm (IRS).

Công thức này không tính các tác động của thuế thu nhập, gồm khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện nhỏ hơn (xem bên dưới), khoản khấu trừ một nửa thuế tự kinh doanh và khoản khấu trừ của công ty cho phần thuế lương mà công ty trả. Chênh lệch thực tế chỉ lộ ra khi lập đầy đủ tờ khai cả hai cách, có và không có bầu chọn.

Bầu chọn ảnh hưởng thế nào đến khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện?

Tiền lương từ S corporation của bạn không được tính là thu nhập kinh doanh đủ điều kiện (hướng dẫn Form 8995), nên chuyển lợi nhuận thành tiền lương có thể làm khoản khấu trừ này nhỏ lại. Ở mức thu nhập cao hơn, khoản khấu trừ có thể bị giới hạn bởi tiền lương W-2 mà doanh nghiệp trả, trong đó có tiền lương của bạn (hướng dẫn Form 8995-A). Kết quả ròng phụ thuộc vào thu nhập của bạn.

Những chi phí nào làm giảm khoản tiết kiệm?

• Thuế thất nghiệp trên tiền lương: liên bang (Form 940) và thường cả tiểu bang (Publication 15). Thuế An sinh Xã hội và Medicare trên tiền lương đã nằm trong công thức ở trên.
• Chạy bảng lương: khấu trừ tại nguồn, Form 941 hằng quý, Form 940 hằng năm và Form W-2 cho bạn (IRS).
• Form 1120-S mỗi năm, đến hạn vào ngày 15 của tháng thứ 3 sau khi năm thuế kết thúc, kèm K-1 cho từng cổ đông. Nộp trễ bị phạt theo từng cổ đông và từng tháng, kể cả khi không có thuế phải nộp (hướng dẫn Form 1120-S).
• Hồ sơ giá gốc (basis): mỗi cổ đông theo dõi giá gốc cổ phần (đại khái là số đã góp cộng thu nhập đã bị đánh thuế trên người đó, trừ lỗ và phần đã nhận) và giá gốc nợ (tiền chính họ cho công ty vay). Khoản phân phối chỉ được miễn thuế đến mức giá gốc cổ phần; khoản lỗ chỉ được khấu trừ đến mức giá gốc cổ phần cộng giá gốc nợ. Khác với thành viên hợp danh, cổ đông không có giá gốc từ các khoản vay ngân hàng của doanh nghiệp hoặc từ việc tự bảo lãnh cho các khoản vay đó (IRS, Publication 541).
• Bảo hiểm y tế: chủ sở hữu chỉ tiếp tục khấu trừ phí bảo hiểm y tế nếu S corporation trả hoặc hoàn lại phí đó và ghi vào tiền lương W-2, và khoản khấu trừ bị giới hạn ở mức lương của chủ sở hữu từ S corporation (hướng dẫn Form 7206).
• Đóng góp quỹ hưu trí: mức đóng góp vào kế hoạch hưu trí chỉ dựa trên tiền lương của bạn; các khoản phân phối không được tính (IRS).
• Chi phí bạn tự chi trả: là nhân viên, bạn không được khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà, xe hay chi phí công việc khác trên tờ khai cá nhân. S corporation có thể hoàn lại các chi phí này miễn thuế theo kế hoạch có trách nhiệm giải trình (accountable plan) (hướng dẫn Form 2106, Publication 463).
• Thuế tiểu bang, thay đổi tùy nơi. Ví dụ, California đánh thuế S corporation 1,5% trên thu nhập tại California, với thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu $800 mỗi năm (FTB). Một số tiểu bang yêu cầu bầu chọn riêng: New York đánh thuế doanh nghiệp chỉ nộp Form 2553 như công ty thông thường, trừ khi doanh nghiệp cũng nộp Form CT-6 (NY Tax), và thành phố New York hoàn toàn không công nhận quy chế S (NYC Finance).

Khi nào bầu chọn thường không có lợi?

• Lợi nhuận gần bằng mức lương hợp lý. Sau khi trừ chi phí, còn rất ít để tiết kiệm.
• Lợi nhuận thấp, thất thường hoặc bị lỗ. Chi phí phát sinh mỗi năm. Năm lỗ không có thuế tự kinh doanh để tiết kiệm, và cổ đông chỉ được khấu trừ lỗ đến mức giá gốc cổ phần và giá gốc nợ (IRS).
• C corporation có lỗ chuyển sang năm sau hoặc cổ phần doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện. Khoản lỗ từ những năm còn là C corporation không dùng được trong các năm là S corporation (26 U.S.C. 1371(b)), và cổ phần chỉ đủ điều kiện loại trừ lãi theo section 1202 nếu doanh nghiệp vẫn là C corporation trong gần như toàn bộ thời gian cổ phần được nắm giữ (26 U.S.C. 1202(c)).
• Cổ đông sống tại Canada, chẳng hạn công dân Hoa Kỳ đang sống ở đó. Canada có thể không cho tín thuế đầy đủ đối với thuế Hoa Kỳ trên lợi nhuận của S corporation, nên cùng một khoản lợi nhuận có thể bị đánh thuế ở cả hai nước. Canada không coi doanh nghiệp là do cổ đông điều hành, nên khoản thuế Hoa Kỳ đó không thể tính là thuế trên thu nhập kinh doanh để hưởng tín thuế nước ngoài, mà chỉ có thể được tính là thuế trên thu nhập không phải từ kinh doanh (CRA Folio S5-F2-C1, ¶1.27). Hiệp định thuế cho phép cổ đông như vậy đề nghị cơ quan thuế Canada (cơ quan có thẩm quyền) xử lý S corporation theo cách khác (Điều XXIX, khoản 5). Hãy xin tư vấn xuyên biên giới trước khi bầu chọn; xem doanh nghiệp Hoa Kỳ dành cho người cư trú tại Canada.

Ví dụ

Chỉ để minh họa; các số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ. Một chủ doanh nghiệp một chủ có lợi nhuận ròng $120.000. Cô lập LLC một thành viên và bầu chọn quy chế S. Giả sử $60.000 là mức lương hợp lý cho công việc của cô, và dịch vụ bảng lương cùng việc chuẩn bị Form 1120-S làm tăng chi phí thêm $3.000 mỗi năm.

Cô có lợi hơn khoảng $4.775 mỗi năm, trước khi tính tác động của thuế thu nhập. Công thức cho cùng kết quả: 15,3% × ($110.820 − $60.000) − $3.000. Ở mức thu nhập của cô, khoản tiền lương cũng làm khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện nhỏ lại, khiến thuế thu nhập tăng và cắt đáng kể khoản tiết kiệm này. Nếu mức lương hợp lý cho công việc của cô là $95.000, việc bầu chọn sẽ tốn thêm khoảng $580 mỗi năm so với số tiền tiết kiệm được. Doanh nghiệp tại California còn phải nộp thuế S corporation của tiểu bang, thường ít nhất $800 mỗi năm.

Tình huống của bạn khác?

• Bạn đang sống ở Canada, hoặc dự định chuyển đến đó. Xem doanh nghiệp Hoa Kỳ dành cho người cư trú tại Canada và người Hoa Kỳ sống tại Canada.
• Bạn là chủ sở hữu người Canada của một LLC Hoa Kỳ. Xem chủ sở hữu người Canada của LLC Hoa Kỳ.
• Một chủ sở hữu là người nước ngoài không cư trú (không phải công dân hay người cư trú về thuế của Hoa Kỳ). Doanh nghiệp không thể bầu chọn. Xem khai thuế LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.
• Bạn đã nộp Form 1120 với tư cách C corporation. Xem chuẩn bị thuế.
• Bạn cần có LLC hoặc công ty trước. Xem thành lập doanh nghiệp.
• Bạn cần nhờ ghi sổ, hoặc muốn hỏi về bảng lương. Xem ghi sổ kế toán.
• Bạn đã lỡ hạn nộp Form 2553, hoặc muốn chuẩn bị tờ khai theo cả hai cách. Xem chuẩn bị thuế.