Tiền phạt nộp tờ khai doanh nghiệp trễ và cách xin miễn giảm

Tiền phạt khi hợp danh hoặc S corporation nộp tờ khai trễ là bao nhiêu?

Form 1065 của hợp danh và Form 1120-S của S corporation có thể bị phạt liên bang tính theo số chủ sở hữu, kể cả khi pháp nhân không phải nộp thuế thu nhập. Với tờ khai đến hạn ban đầu vào năm 2027, mức phạt là $260 cho mỗi thành viên hợp danh hoặc $260 cho mỗi cổ đông, tính cho mỗi tháng hoặc một phần của tháng, tối đa 12 tháng. Với năm đến hạn khác, hãy dùng mức đã công bố (IRS: Điều chỉnh theo lạm phát; Hướng dẫn Form 1065; Hướng dẫn Form 1120-S).

Hãy tính tất cả những người từng sở hữu phần vốn vào bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế, kể cả người đã bán phần vốn trước khi hết năm. Một phần của tháng được tính là một tháng đầy đủ. Khoản phạt nộp tờ khai có thể áp dụng khi tờ khai thiếu thông tin bắt buộc, không chỉ khi chưa gửi tờ khai (Hướng dẫn Form 1065; Hướng dẫn Form 1120-S). Với thông báo cũ, hãy kiểm tra năm đến hạn, vì mức phạt trên mỗi chủ sở hữu thay đổi theo năm tờ khai đến hạn (IRS: Điều chỉnh theo lạm phát). Schedule K-1 gửi cho chủ sở hữu trễ hoặc không đầy đủ có thể bị phạt riêng cho mỗi schedule (Hướng dẫn Form 1065; Hướng dẫn Form 1120-S).

S corporation phải nộp thuế cấp pháp nhân cũng có thể bị phạt nộp tờ khai trễ tính theo thuế, mức 5% số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần của tháng, tối đa 25% số thuế chưa nộp, và chịu mức tối thiểu khi trễ quá 60 ngày như nêu cho C corporation bên dưới. Công ty cũng có thể bị phạt nộp thuế trễ trên khoản thuế đó (Hướng dẫn Form 1120-S).

C corporation phải trả những gì khi nộp tờ khai hoặc nộp thuế trễ?

C corporation nộp Form 1120 thường bị phạt nộp tờ khai trễ ở cấp liên bang khi còn thuế chưa nộp tính đến hạn nộp thuế ban đầu. Nộp thuế muộn hơn sẽ chấm dứt việc phát sinh thêm tiền phạt nộp thuế trễ và tiền lãi trên số đã nộp, nhưng tiền phạt nộp tờ khai trễ có thể tiếp tục cho đến khi nộp tờ khai, trong giới hạn mức trần (IRS: Tiền phạt nộp tờ khai trễ; Hướng dẫn Form 1120).

Khi cả hai khoản phạt cùng áp dụng trong một tháng, IRS giảm khoản phạt nộp tờ khai trễ đi bằng khoản phạt nộp thuế trễ của tháng đó. Đừng chỉ cộng hai mức phạt ghi ở trên (IRS: Tiền phạt nộp tờ khai trễ). Công ty không có thuế phải nộp thường không bị phạt nộp tờ khai trễ liên bang tính theo thuế theo quy tắc này, nhưng các nghĩa vụ nộp hồ sơ khác và tiền phạt của tiểu bang vẫn có thể phát sinh. Khoản phạt riêng cho việc nộp thiếu thuế công ty tạm tính được nêu trong Cách C corporation bị đánh thuế.

Gia hạn có tránh được tiền phạt không?

Form 7004 nộp đúng cách dời hạn nộp tờ khai được nêu trong biểu mẫu, nhưng thường không dời ngày phải nộp thuế. Hãy nộp Form 7004 chậm nhất vào hạn nộp tờ khai ban đầu và giữ xác nhận đã được chấp nhận (IRS: Hướng dẫn Form 7004).

Nếu IRS dời hạn của doanh nghiệp do thiên tai, thời gian tính phạt nộp tờ khai trễ chỉ bắt đầu sau ngày đã dời (IRS: Internal Revenue Manual).

Hướng dẫn Form 7004 nêu một ngoại lệ có giới hạn về phạt nộp thuế trễ cho công ty có thuế dự tính trên Form 7004 (Part II, line 6), hoặc thuế đã nộp đến hạn ban đầu, ít nhất bằng 90% số thuế trên tờ khai, và nộp số còn lại đến hạn đã gia hạn. Tiền lãi trên thuế vẫn có thể tiếp tục tính (IRS: Hướng dẫn Form 7004). Hãy kiểm tra ngày đến hạn ban đầu và ngày đã gia hạn cho tờ khai cụ thể của bạn trong Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.

Tôi nhận thông báo nào, và IRS đang phạt tôi vì điều gì?

Hãy đọc kỹ biểu mẫu, kỳ thuế, mô tả khoản phạt và điều khoản của Internal Revenue Code ghi trên thông báo thực tế trước khi chọn cách xin miễn giảm. Hiện nay CP162 mô tả việc bắt buộc nộp tờ khai điện tử. CP162C cũng có thể liên quan đến tờ khai trễ hoặc không đầy đủ, báo cáo theo dõi của hợp danh hoặc việc bắt buộc nộp điện tử (IRS: CP162; IRS: CP162C).

Nếu tờ khai đã nộp đúng hạn, hãy gửi bằng chứng đã nộp hoặc đã giao thay vì tranh luận lý do chính đáng cho việc trễ. Khi phản đối khoản phạt CP162C, IRS yêu cầu tài liệu chứng minh việc gia hạn hoặc gửi thư đúng hạn (IRS: CP162C).

Hợp danh nhỏ có xin xóa được tiền phạt nộp tờ khai trễ không?

Một số hợp danh tại Hoa Kỳ có thể đề nghị IRS mặc nhiên coi là có lý do chính đáng theo Revenue Procedure 84-35. Đây là việc xin miễn khoản phạt liên bang của Form 1065, không phải miễn nghĩa vụ nộp Form 1065 (IRS: CP162C; IRS: Internal Revenue Manual).

IRS liệt kê tất cả các điều kiện này trong hướng dẫn về CP162C. Nếu phù hợp, hãy gửi lại thông báo kèm văn bản ký dưới hình phạt khai man, nêu rõ hợp danh đủ điều kiện theo Revenue Procedure 84-35. Giữ bằng chứng các thành viên đã nộp tờ khai đúng hạn. Tờ khai cá nhân nộp trễ, thành viên là công ty hoặc việc phân bổ đặc biệt có thể làm mất cách xin miễn này. IRS có thể phục hồi khoản phạt nếu một tuyên bố quan trọng hóa ra sai (IRS: CP162C).

Ở đây, người nước ngoài không cư trú nghĩa là người không phải công dân Hoa Kỳ và không phải người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ. Người không phải công dân Hoa Kỳ nhưng là người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ có thể đủ điều kiện (IRS: Topic 851).

Miễn phạt lần đầu hiện đã tự động chưa?

Với các tờ khai gốc đủ điều kiện thuộc phạm vi trang này, cơ chế Miễn phạt tự động (Automatic Exemption from Penalty) của IRS có thể ngăn không cho ấn định khoản phạt nộp tờ khai hoặc nộp thuế đủ điều kiện trong quá trình xử lý. Cơ chế này bắt đầu với một số tờ khai năm thuế 2025 vào mùa hè 2026 và thay thế First Time Abate cho các tờ khai gốc đủ điều kiện đến hạn từ năm 2027 trở đi. Tờ khai cũ hơn chưa được xem xét trong giai đoạn chuyển tiếp vẫn có thể đủ điều kiện xin First Time Abate theo yêu cầu (IRS: Cập nhật thủ tục; IRS: Miễn giảm hành chính).

Bản cập nhật thủ tục của IRS liệt kê Form 1065, 1120 và 1120-S, và bản tóm tắt công khai nêu khoản phạt nộp tờ khai trễ của S corporation là thuộc diện áp dụng. Tờ khai gốc phải đến trong vòng ba năm kể từ ngày đến hạn ban đầu. Với mỗi năm trong ba năm trước, hồ sơ IRS phải cho thấy cùng loại tờ khai đã được nộp hoặc không bắt buộc phải nộp, và không có khoản phạt làm mất điều kiện. Nếu trước đây đã được First Time Abate hoặc Miễn phạt tự động, thường cần thêm ba năm tuân thủ nữa. Miễn tự động áp dụng cho các khoản phạt nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ được liệt kê. Cả cơ chế này lẫn First Time Abate đều không áp dụng cho khoản phạt thiếu thông tin bắt buộc trên Form 1065 hoặc 1120-S (IRS: Cập nhật thủ tục; IRS: Miễn giảm hành chính; IRS: Internal Revenue Manual).

Nếu tờ khai của năm chuyển tiếp không được xem xét tự động, hãy hỏi xem First Time Abate có áp dụng không. Với khoản phạt đã ấn định trên tờ khai đến hạn từ năm 2027 trở đi, hãy đề nghị IRS xem xét liệu lỗi của IRS có khiến miễn tự động không được áp dụng hay không. Việc xin miễn vì lý do chính đáng vẫn là một lựa chọn riêng (IRS: Cập nhật thủ tục).

Thế nào là lý do chính đáng?

Lý do chính đáng (reasonable cause) nghĩa là doanh nghiệp đã cẩn trọng và thận trọng như bình thường nhưng vẫn không thể nộp tờ khai hoặc nộp thuế đúng hạn. IRS quyết định dựa trên sự việc, gồm chuyện gì đã xảy ra, xảy ra khi nào, doanh nghiệp đã cố gắng làm gì và khắc phục nhanh đến đâu (IRS: Lý do chính đáng).

Hỏa hoạn, người có thẩm quyền ký bị bệnh nặng, hồ sơ không thể truy cập và sự cố hệ thống chặn việc nộp điện tử đúng hạn có thể hỗ trợ yêu cầu nếu hồ sơ cho thấy sự việc thực sự gây ra việc trễ. Dựa vào người chuẩn bị thuế để nộp, quên ngày, không biết quy định hoặc chỉ vì thiếu tiền thì thường không được chấp nhận. Doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm kiểm tra tờ khai của mình đã được chấp nhận hay chưa (IRS: Lý do chính đáng).

Làm sao đề nghị IRS xóa tiền phạt, và nếu IRS từ chối thì sao?

Trước hết hãy nộp tờ khai hoặc thông tin còn thiếu, rồi đối chiếu thông báo với hồ sơ nộp và thanh toán. Sau đó làm theo hướng dẫn trả lời trong thông báo, nêu rõ từng khoản phạt và kỳ thuế, trình bày cơ sở pháp lý để xin miễn và đính kèm bằng chứng. IRS có thể xử lý một số yêu cầu qua điện thoại. Có thể dùng văn bản giải trình hoặc Form 843 khi cần (IRS: Lý do chính đáng; Hướng dẫn Form 843).

Hãy gom thông báo, tờ khai đã được chấp nhận và xác nhận gia hạn, hồ sơ thanh toán, danh sách mọi người từng sở hữu pháp nhân trong năm thuế, và hồ sơ có ghi ngày chứng minh nguyên nhân của việc trễ. Để xin miễn cho hợp danh nhỏ, hãy gom thêm bằng chứng tờ khai nộp đúng hạn của từng thành viên. Trên Form 843, ghi điều khoản Code của thông báo ở line 6, đánh dấu box c ở line 7 cho lý do chính đáng và giải thích yêu cầu ở line 8. Dùng "Other" ở line 5 cho Form 1065 hoặc 1120-S. Cán bộ điều hành (officer) có thẩm quyền của công ty ký Form 843 của công ty (Form 843; IRS: CP162C).

Nếu bạn đã trả tiền phạt và muốn xin hoàn lại, thời hạn chung để nộp yêu cầu là ba năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc hai năm sau khi thanh toán, tùy mốc nào đến sau (Hướng dẫn Form 843).

Nếu IRS không thể chấp thuận yêu cầu qua điện thoại, hãy gửi yêu cầu bằng văn bản và giữ bằng chứng đã giao. Nếu IRS từ chối yêu cầu đó, hãy làm theo hướng dẫn khiếu nại và thời hạn trong thư từ chối. IRS thường cho 30 ngày kể từ ngày ghi trên thư, nhưng nội dung thư là căn cứ cuối cùng (IRS: Khiếu nại tiền phạt; IRS: Lý do chính đáng).

Tiền lãi có được xóa luôn không?

Khi IRS giảm thuế hoặc tiền phạt, IRS tự động giảm tiền lãi đã tính trên số tiền được xóa. Tiền lãi trên khoản thuế còn chưa nộp thì khác. Khoản này thường tiếp tục cho đến khi thanh toán, kể cả sau khi gia hạn nộp tờ khai hoặc được miễn phạt (IRS: Tiền lãi).

IRS không xóa tiền lãi chỉ vì có lý do chính đáng hoặc được miễn lần đầu. Có thể xin xóa tiền lãi riêng nếu IRS có lỗi hoặc chậm trễ không hợp lý. Sự việc cụ thể và giới hạn theo luật là yếu tố quan trọng (IRS: Tiền lãi; Hướng dẫn Form 843).

Tiểu bang của tôi có phạt nộp trễ riêng không?

Tiền phạt của tiểu bang tách biệt với tiền phạt liên bang và phải được kiểm tra ở từng tiểu bang nơi doanh nghiệp nộp tờ khai. California có thể phạt $18 cho mỗi thành viên hợp danh, thành viên LLC hoặc cổ đông S corporation, tính cho mỗi tháng hoặc một phần của tháng, tối đa 12 tháng, nếu tờ khai nộp sau hạn, kể cả hạn đã gia hạn, hoặc thiếu thông tin bắt buộc (California FTB: hướng dẫn cho hợp danh; hướng dẫn cho LLC; hướng dẫn cho S corporation).

California không áp dụng việc miễn cho hợp danh nhỏ theo Revenue Procedure 84-35 của liên bang đối với khoản phạt hợp danh của tiểu bang. Việc xóa tiền phạt nộp trễ một lần của California dành cho cá nhân đủ điều kiện, không dành cho pháp nhân kinh doanh. Doanh nghiệp có thể trình bày các sự việc chứng minh lý do chính đáng theo quy trình của California (California FTB: tập hướng dẫn cho hợp danh; xóa một lần; hỗ trợ về tiền phạt doanh nghiệp). Form 568 của LLC cũng kèm các khoản phạt trên thuế hằng năm và phí LLC chưa nộp. Các khoản này nằm trong Thuế tối thiểu California và phí LLC.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Hoa Kỳ cho tờ khai đến hạn ban đầu vào năm 2027, không giả định gia hạn hay miễn giảm. Một hợp danh có ba thành viên suốt năm nộp Form 1065 trễ hai tháng và một ngày so với hạn. Như vậy tính là ba tháng, gồm cả tháng một phần. Với mức US$260 cho mỗi thành viên mỗi tháng, tiền phạt nộp tờ khai liên bang là 3 × 3 × US$260 = US$2.340, kể cả khi hợp danh không phải nộp thuế thu nhập liên bang. Nếu một thành viên tham gia muộn trong năm, người đó vẫn được tính vào. Tiền phạt của tiểu bang, nếu có, là khoản riêng.

Trường hợp của bạn khác?

• Thiếu tờ khai của nhiều năm thuế: hãy quyết định nộp tờ khai nào trước trong Hoàn thiện các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
• Thông báo liên quan đến Form 5472: xem Hồ sơ chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ lỡ và tiền phạt.
• Việc bầu chọn S corporation bị trễ hoặc chưa bao giờ được xác nhận: xem Xin miễn giảm khi bầu chọn S corporation trễ.
• Bạn không chắc tờ khai nào đến hạn: xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.
• California ấn định khoản phạt Form 568 hoặc thuế tối thiểu chưa nộp: xem Thuế tối thiểu California và phí LLC.
• Công ty nộp thiếu thuế tạm tính: xem Cách C corporation bị đánh thuế.
• Thông báo nêu nhiều khoản phạt, số dư lớn hoặc số chủ sở hữu bị tranh chấp: hãy gom thông báo, bằng chứng đã nộp, ngày thanh toán và danh sách chủ sở hữu trước khi tìm hỗ trợ chuẩn bị thuế.