记账服务委托书：签约前要核对的范围、费用和条款

签字之前，记账服务委托书应该写明哪些内容？

服务委托书，也叫服务协议或聘用协议，是企业与记账员或会计师之间的书面合同。联邦税法没有规定它的大部分条款。委托书应当把十件事说清楚：

出现以下情况，委托书需要更仔细地阅读：

• 要求预付一整年的费用
• 把“额外服务”按小时计费，却没有列出具体内容
• 自动续约
• 把您的账簿存放在记账员自己的软件账户里
• 没有约定结账日期

如果根本没有委托书、已经被账单吓过一次、账簿已经落后、已收到通知，或者企业在多个州有发薪或销售税业务，也同样适用。这些情况通常需要专业人士对照您的账簿来审阅委托书。

请准备好：委托书草稿、每个银行、信用卡、发薪和销售税账户的清单、您的实体类型以及每份税表和它的截止日期，还有去年的税表。

如果会计师没有服务委托书怎么办？

付款或共享登录信息之前，先要求对方提供一份。本文引用的 IRS 规则并不要求记账员给您一份委托书，所以没有委托书的话，工作范围、价格和账簿的归还就只能靠口头说过的话。如果对方不肯签，就把工作内容、费用和开始日期写进电子邮件，并保存好。

也要书面询问对方的资质。财政部的 Circular 230 是关于在 IRS 面前执业的规则，主要管辖律师、CPA 和注册税务代理。其中没有单独列出记账，所以不要以为这些规则会保护您。任何收费编制税表的人都需要报税人员识别号码（PTIN），但只有律师、CPA 和注册税务代理才拥有无限制的代表权。IRS 的名录列出了有资质的报税人员。各州的合同和执业许可规则本文没有涵盖，也可能附加更多要求。谁负责什么，请参阅记账员、会计师还是 CPA。

委托书的工作范围包括哪些工作，又排除了哪些？

工作范围就是月费所涵盖的工作清单。清单里没有的工作，要么由别人做，要么另外收费，所以每一项都要写明。

月度服务应该交付什么，请参阅月度记账服务包含什么。

委托书应该写明哪些日期？

写明结账日、交付日，以及由谁负责每个税务日期。结账日和交付日由委托书自行约定，因为没有税法规定。结账日要定得足够早，保证在第一个依赖账簿的税务日期之前，账簿已经准备好，例如销售税申报。

截止日如果落在周末或法定假日，会顺延到下一个工作日。就本纳税年度的表格而言，1 月 31 日是星期日，所以 940 表和第四季度的 941 表顺延到 2027 年 2 月 1 日。已按时缴存全部税款的雇主，可以在 2 月 10 日之前提交这两份表（941 表、940 表）。委托书还应写明谁负责申请延期，以及最晚什么时候申请。7004 表一般给企业税表提供6 个月的自动延期，而且一般必须在原定截止日之前提交（填报说明）。个人使用 4868 表。两者都不延长缴税的期限（个人；企业税表）。

费用该怎么写，才算公平？

每一项费用都应写明金额、涵盖什么，以及什么情况下会增加。没有写明触发条件的费用，就是意外账单的源头。

每月费用应该是多少，请参阅记账每月费用。

记账员可以要求您一次付清全年费用吗？

记账员可以提出要求。这里引用的联邦规则没有规定付款时间表，所以预付一年是一个您可以接受、修改或拒绝的条款。预付会把风险转到您身上：如果工作在第五个月就停了，没用完的几个月就是需要您去追回的钱。

如果您同意预付，委托书应该写明：

• 这笔款项涵盖哪几个月
• 任何一方终止委托书时，未使用的月份会退款，多快退，以及用什么方式退
• 任何开户费都要逐项列明，以及哪一部分不可退

按月或按季付款，承担的风险更小。预付费用如何扣除和入账，请参阅年末的预付费用。

税表或缴款逾期，谁负责？

就 IRS 而言，企业一般是责任方，您与记账员之间的委托书改变不了这一点。IRS 一般不接受“依赖税务专业人士”作为免除逾期报税或逾期缴税罚款的理由：即使由别人处理您的税务，您通常仍要对遵守税法负责。对于发薪业务，雇主最终对缴存负责。老板、高管、合伙人，或其他掌握付款决定权的人，如果故意不缴付预扣的税款，还可能被个人核定信托基金追缴罚款，金额等于未缴的预扣税款（第 6672 条；IRS）。通常的期限是从发薪年度之后的 4 月 15 日 起算 3 年，或者从实际提交日起算（以较晚者为准）：请参阅信托基金追缴罚款。

委托书能做的，是在您和记账员之间分摊这笔成本。法院是否执行这种分摊，取决于各州法律，本文没有涵盖。委托书还可以设置一些控制措施：

• 写明每一项事务由谁报税、谁缴税，以及日期。
• 要求在约定的天数内，提供每次报税和缴税的证明。IRS 建议了解您的报税人员提交了什么，并取得按时送出的证明。
• 在 IRS 登记的地址保持为您自己的地址。对于发薪业务，IRS 强烈建议不要把它改成服务商的地址。
• 自己保留对工资税缴存记录（EFTPS）的在线访问权限，这样您可以自己核对付款。申报代理机构必须在一开始以及之后至少每季度，书面建议您注册（8655 表填报说明）。
• 询问由谁来偿还因记账员自己的错误而产生的罚款和利息。

草稿中还可能有限制您选择权的条款。各州法律对哪些条款有效的认定不同，所以每一条都要仔细阅读：

• 对记账员赔偿金额设置上限或予以排除，例如只退还您已付的费用。
• 提出索赔的期限很短。
• 任何争议都通过仲裁解决，或适用某个指定州的法律。
• 逾期付款的利息和催收费用，以及由谁承担。
• 因发票未付而有权暂停工作，即使当周有税表要提交。

申请 IRS 取消罚款，或向记账员追偿，请参阅记账员的失误与罚款由谁承担。

账簿和软件文件归谁所有，您能拿回自己的记录吗？

委托书应该写明，账簿归企业所有。受 Circular 230 约束的执业人员，例如 CPA、注册税务代理或律师，在您提出要求时，必须及时退还您的所有记录，这些记录是您履行联邦纳税义务所需要的，执业人员可以保留副本（第 10.28 条）。费用纠纷一般不能成为不退还的理由。如果州法律允许执业人员在费用纠纷期间扣留记录，他们只需退还必须附在您税表上的资料，并且必须让您合理地查阅和复制其余资料。

这条规则有漏洞。“您的记录”是指您或他人交给执业人员的资料，以及他们在以往委托中编制并已交给您的文件。他们正在为您编制的账簿并没有被点名，而在自身费用付清之前被扣留的文件也被排除在外。不是 CPA、注册税务代理或律师的记账员，只受第 10.8 条约束；该条涵盖收费编制全部或大部分税表的个人，以及收费编制送交 IRS 的、与纳税责任有关的文件的重要部分的个人。这条规则能否约束这类报税人员，目前并无定论：Loving 诉 IRS（2014）一案裁定，IRS 对在其面前执业的监管权不包括税表编制人员；而年度报税季计划让这类报税人员同意承担这些义务（税务程序 2014-42）。所以记账员可能不受约束。能拿出来作依据的，就是委托书。如果前任会计师已经扣着您的文件，请参阅从前任会计师手中接手账簿。

委托书应该写明：

• 企业拥有自己的账簿，以及企业提供的每一份记录。
• 软件订阅以企业的名义开立，老板是管理员；或者记账员应要求交出文件的完整副本。
• 在收到要求后的约定天数内，或在合作结束时，记账员交出文件或完整导出的数据、会计科目表、分类账明细、对账记录、发薪记录、已提交税表的副本和支持文件。
• 交付不因费用纠纷而推迟。
• 记账员保留副本多久，以及如何销毁。您自己如何保存记录，请参阅企业记录应该保存多久。

您的记账员能代您与 IRS 沟通吗？

只有取得您签字的授权才可以，而且记账员能做什么，取决于表格和资质。

律师、CPA 和注册税务代理拥有无限制的代表权。年度报税季计划的参加者拥有有限的代表权，而只有 PTIN 的报税人员一般无权代表您。

委托书应写明：记账员是否持有任何授权、是哪一种表格、涉及哪些税种和期间，以及合作结束时授权即被撤销。在审计、申诉或催缴事务中代表您，一般需要由有资格在 IRS 面前执业的个人来做，并在 2848 表上列名，另有单独的协议。

委托书应该如何保护您的银行登录信息和财务数据？

委托书应该写明谁持有哪些登录账号、记账员如何保护您的数据，以及工作结束后数据怎么处理。

IRS 要求税务专业人士对所有访问客户信息的人使用多重验证，使用独一无二的密码、限制访问权限、加密并备份。IRS 还说，报税人员必须依据 FTC 保障规则制定书面的信息安全计划，并且报税人员的合同应要求外部服务商落实保护措施。这份出版物是写给税务专业人士的。不编制税表的记账员可能不在适用范围内，但委托书可以要求同样的控制措施。

请要求委托书写明：

• 您保留哪些登录账号、记账员持有哪些，并尽可能使用仅可查看的银行权限。请参阅给记账员开通账户访问权限。
• 记账员事务所里的每个人都使用自己的登录账号，并有第二重登录验证。
• 任何接触您数据的外部承包商或事务所都要列明名称，并适用同样的控制措施。
• 如果您的数据丢失或被盗，记账员应及时通知您。
• 合作结束时，撤销访问权限，并在约定日期前归还或销毁副本。

如何终止委托，未完成的工作怎么办？

委托书应允许您以书面通知终止，也给记账员同样的权利，并写明应付什么款项、交接什么资料。无论账簿由谁保管，您的报税日期都照常运转。

• 通知： 约定一个期限，例如 30 天。如果委托书会自动续约，还要写明续约前最后一天发出通知的日期。
• 最后一笔账单： 截至终止日期已完成工作的费用，以及未使用的预付费用的退款。
• 交接的资料： 已结账并已对账的月份；以书面列出的未了事项（未对账的账户、未提交的税表、待缴的款项及其截止日期）；以及上文所说的记录和登录账号。
• 未完成的工作： 对每一项工作，写明是按约定价格完成、按现状移交，还是放弃。
• 授权： 以书面方式撤销所有 2848 表、8821 表或 8655 表的授权，具体做法见 2848 表和 8821 表的填报说明；并终止企业税务账户中的所有指定用户访问权限。在授权副本的顶部写上“REVOKE”（2848 表则写在第一页），再签上当前的签名和日期，寄给 IRS；如果只涉及某一项事务，则寄给处理该事务的办公室。如果没有副本，就寄一份有签名和日期的声明，列出每个被撤销者的姓名和地址，2848 表或 8821 表还要写明涉及的事务和期间。IRS 还要求税务专业人士撤销已不再是客户的人的授权。

完整的更换流程，请参阅更换记账员和从前任会计师手中接手账簿。

示例

以下示例仅作说明，金额以美元计。

预付一整年

一家餐车 LLC 被告知，每月 US$300，如果一次预付全年 US$3,600 就可以享受这个价格。委托书允许该 LLC 在 6 月之后终止，但对其余六个月只字未提。该 LLC 要求增加一句话：未使用的月份（这里是 US$1,800）在终止日期后 30 天内退还。

固定费用漏掉了两项工作

一家园林绿化公司每月支付固定的 US$400。委托书列了银行对账，却没有列销售税申报和 1099 表，而额外工作按每小时 US$90 计费。每月做两小时销售税的工作就要多付 US$180，所以实际成本是每月 US$580；年终后到期的 1099 表，也没有指定由谁来办。这家公司要求委托书写明这两项工作、谁负责申报和缴税，并且要么把它们包含在固定费用里，要么给它们定价。

账簿存放在记账员的订阅账户里

两位共同所有人的账簿，存放在记账员自己的软件订阅账户里。委托书应该写明，文件归公司所有，公司持有管理员账号，并且可以要求完整导出。没有这几句话的话，想离开时，就只能在合作关系结束之后，再去开口要历史数据。

您的情况不同？

• 您手里的委托书草稿有预付要求、范围含糊或按小时收费的条款，或者以前的账单已经让您吃过惊： 企业每月需要哪些工作、哪些只需做一次，费用应该包含什么，以及应该修改哪些条款，取决于您的账簿和实体类型。请参阅记账服务。
• 您的账簿已经落后，或者有多年没有报税： 补做旧账通常与月度工作分开报价、分开界定范围。请参阅补做逾期账簿和记账服务。
• 因为记账员的疏漏而收到罚款或通知： 未了结的通知有它自己的答复日期。请参阅记账员的失误与罚款由谁承担和记账服务。
• 在多个州有发薪或销售税业务，或者老板住在境外： 每份税表由谁来报，以及委托书应该涵盖什么，随州和实体类型而变。请参阅申报销售税、外资持有的美国公司记账和记账服务。
• 您在年中更换记账员： 请按更换记账员的步骤处理。
• 您还在考虑要不要请人： 请比较自己记账还是请记账员，并参阅聘请记账员之前要问的问题。
• 您需要知道各类专业人士分别做什么： 请参阅记账员、会计师还是 CPA。
• 您的公司是加拿大公司，或者服务在加拿大提供： 请参阅加拿大公司报价与服务委托条款。