記帳委託書：簽約前要檢查的服務範圍、費用和條款

簽約前，記帳委託書應寫明哪些內容？

委託書又稱服務協議或聘用協議，是您的企業與記帳員或會計師之間的書面合約。聯邦稅務規則並未規定它的大部分條款。委託書應確定下列十項內容：

如果委託書有下列情形，請更仔細地閱讀：

• 要求預付一整年費用
• 對「額外服務」按小時計費，卻沒有列出是哪些服務
• 自動續約
• 把您的帳簿放在記帳員自己的軟體帳戶中
• 沒有訂定結帳日

如果根本沒有委託書，已經被帳單嚇到過，帳簿已經落後，已收到通知，或企業在多個州有工資或銷售稅，也是同樣的道理。這些情況通常需要專業人士對照您的帳簿來審閱委託書。

請備齊委託書草稿、所有銀行、信用卡、工資和銷售稅帳戶的清單、您的企業類型連同每份稅表及其到期日，以及去年的稅表。

如果會計師沒有委託書怎麼辦？

付款或分享登入帳號之前，先要求對方提供一份。本頁引用的 IRS 規則並未要求記帳員必須給您委託書，因此沒有委託書的話，服務範圍、價格和記錄的歸還，都只能憑口頭說法。如果對方不肯簽署，請把工作內容、費用和開始日期用電子郵件確認下來並保存。

也請要求對方以書面提供資格證明。財政部的 Circular 230 是規範代理納稅人與 IRS 往來的規則，主要適用於律師、CPA 和註冊代理人。單純記帳並未列入其中，因此不要以為這些規則能保護您。任何收費編製稅表的人都需要報稅員納稅人識別號碼（PTIN），但只有律師、CPA 和註冊代理人才擁有不受限制的代理權。IRS 的名錄列有具備資格的報稅員。州的合約和執業資格規則可能另有規定，本頁不涵蓋這些內容。各類專業人士的分工，請見記帳員、會計師還是 CPA。

哪些工作在服務範圍內，委託書排除了什麼？

服務範圍就是每月費用所涵蓋的工作清單。清單上沒有的工作，不是別人負責，就是另外收費，所以每一項都要寫明。

每月服務應包含的內容，請見每月記帳服務包含什麼。

委託書應寫明哪些日期？

請寫明結帳日、交付日，以及由誰負責每個稅務日期。結帳日和交付日由委託書自行訂定，因為沒有任何稅務規則規定這兩個日期。結帳日要訂得夠早，讓帳簿能趕上第一個依賴帳簿的稅務日期，例如銷售稅申報表。

到期日如果落在週末或法定假日，順延至下一個工作日。就本稅務年度的表格而言，1 月 31 日是星期日，因此 940 表和第四季的 941 表順延至 2027 年 2 月 1 日。雇主如果所有繳存都準時完成，可以在 2 月 10 日前提交這兩份表格（941 表、940 表）。委託書還應寫明由誰申請延期以及何時申請。7004 表一般可為企業稅表提供自動 6 個月延期，且一般須在正常到期日前提交（填表說明）。個人則使用 4868 表。兩者都不延長繳稅的期限（個人；企業稅表）。

費用該怎麼寫才公平？

每項費用都應寫明金額、涵蓋範圍，以及什麼情況下會增加收費。沒有寫明觸發條件的費用，就是意外帳單的來源。

每月費用應該是多少，請見每月記帳費用。

記帳員可以要求您預付一整年的費用嗎？

記帳員可以提出要求。這裡引用的聯邦規則並未訂定計費時程，所以預付一年是一項您可以接受、修改或拒絕的條款。預付會把風險轉到您身上：如果工作在第五個月停止，沒用到的月份就是您必須追討的錢。

如果您同意，委託書應寫明：

• 付款涵蓋哪些月份
• 任何一方終止委託書時，未使用的月份都會退款，多快退，以及用什麼方式退
• 任何開辦費都要逐項列出，並註明哪一部分不可退還

按月或按季付款，風險中的資金較少。預付費用如何扣除和入帳，請見年底的預付費用。

稅表或付款逾期，誰負責？

就 IRS 而言，企業一般是責任方，您與記帳員之間的委託書不會改變這一點。IRS 一般不接受以信賴稅務專業人士為由，免除逾期申報或逾期繳款的責任：即使由他人處理您的稅務，您一般仍須自行負責遵守稅法。就工資而言，雇主最終要對繳存負責。業主、高級職員、合夥人或任何有權決定付哪些帳單的人，如果故意不繳納代扣的稅款，還可能被個人評定信託基金追回罰款，金額等於未繳的代扣稅款（第 6672 條；IRS）。一般的時效期間是自工資年度之後的 4 月 15 日 起算 3 年，若實際提交日較晚，則自提交日起算，請見信託基金追回罰款。

委託書能做的，是在您和記帳員之間分攤成本。法院是否會執行這種分攤，取決於州法律，本頁不涵蓋。委託書還可以設定一些控管措施：

• 寫明每個項目由誰提交、誰付款，以及各自的日期。
• 要求在規定的天數內，提供每次申報和付款的證明。IRS 說明，應了解您的報稅員提交了什麼，並取得準時送出的證明。
• 在 IRS 登記的地址保持是您自己的。就工資而言，IRS 強烈建議不要改成服務供應商的地址。
• 自己保有工資稅繳存記錄的線上存取權限（EFTPS），這樣您可以自行查核付款。申報代理人必須以書面建議您註冊，起始時建議一次，之後至少每季一次（8655 表填表說明）。
• 詢問記帳員自己的錯誤所造成的罰款和利息由誰償還。

草稿中還可能有限制您選擇權的條款。各州法律對這些條款是否有效的看法不同，請仔細閱讀每一項：

• 限制或排除記帳員的賠償，例如只退還您已付的費用。
• 提出索賠的期限很短。
• 任何爭議都要仲裁，或適用所選定的州的法律。
• 遲延付款的利息和催收費用，以及由誰承擔。
• 因發票未付而有權暫停工作，即使當週有申報到期也一樣。

如何請求 IRS 撤銷罰款，或向記帳員追償，請見記帳員的錯誤與誰來付罰款。

帳簿和軟體檔案歸誰所有，您拿得回自己的記錄嗎？

委託書應寫明企業擁有自己的帳簿。受 Circular 230 約束的執業者，例如 CPA、註冊代理人或律師，在您提出要求時，必須及時退還履行您聯邦納稅義務所需要的全部記錄，並可保留副本（第 10.28 條）。費用爭議一般不能作為不退還的理由。如果州法律允許執業者在費用爭議期間扣留記錄，則只須退還必須附在您稅表上的資料，並須讓您有合理的機會查閱和複製其餘資料。

這條規則有漏洞。「您的記錄」指您或他人交給執業者的資料，加上執業者在先前委託中編製、您已經收到的文件。他們正在為您建立的帳簿並未列入，因費用未付而扣留的文件也被排除在外。不是 CPA、註冊代理人或律師的記帳員，只受第 10.8 條約束，該條涵蓋的是收費編製全部或絕大部分稅表，或編製送交 IRS、與納稅責任有關的文件的主要部分的個人。這條規則能否約束這類報稅員尚無定論：Loving v. IRS（2014）認定，IRS 規範其執業事務的權力不及於稅表報稅員；而年度申報季計劃則由這類報稅員同意承擔這些義務（Rev. Proc. 2014-42）。因此記帳員可能不受約束，委託書才是您可以援引的依據。如果前任會計師已經扣著您的檔案，請見接手前任會計師的帳簿。

委託書應寫明：

• 企業擁有自己的帳簿和所提供的每一份記錄。
• 軟體訂閱以企業的名義開立，業主為管理員；或者記帳員應要求交付檔案的完整副本。
• 在提出要求後的規定天數內，或結束時，記帳員交出檔案或完整匯出檔、會計科目表、分類帳明細、對帳記錄、工資記錄、已提交稅表的副本和佐證文件。
• 交付不因費用爭議而延後。
• 記帳員保存副本多久，以及如何銷毀。您自己保存記錄的期限，請見企業記錄要保存多久。

記帳員可以代您與 IRS 溝通嗎？

必須有您的簽名授權才可以，而記帳員能做什麼，取決於授權表格和資格證書。

律師、CPA 和註冊代理人擁有不受限制的代理權。年度申報季計劃的參與者只有有限的代理權，而僅持有 PTIN 的報稅員一般無權代理您。

委託書應寫明記帳員是否持有任何授權、是哪一種表格、針對哪些稅種和期間，以及委託結束時授權即撤銷。在審查、申訴或催收事務中代理您，一般需要一名有資格在 IRS 執業、並列在 2848 表上的個人，且須另立協議。

委託書該如何保護您的銀行登入帳號和財務資料？

委託書應寫明誰持有哪些登入帳號、記帳員如何保護您的資料，以及工作結束時資料如何處理。

IRS 要求稅務專業人士對任何存取客戶資料的人使用多因素驗證，並使用獨特的密碼、限制存取、加密和備份。它也說明，報稅員必須依 FTC Safeguards Rule 制定書面的資訊安全計劃，且報稅員的合約應要求外部服務供應商維持保護措施。該刊物是寫給稅務專業人士的。不編製稅表的記帳員可能不在適用範圍內，但委託書可以要求同樣的控管。

請要求委託書寫明：

• 您保留哪些登入帳號、記帳員持有哪些，並盡可能只給予銀行的唯讀權限。請見給記帳員存取您帳戶的權限。
• 記帳員事務所的每個人都使用自己的登入帳號，並有第二道登入驗證。
• 任何接觸您資料的外部承包人或事務所都要列明，並受同樣的控管約束。
• 如果您的資料遺失或被竊，記帳員會立即通知您。
• 結束時，存取權限會被移除，副本會在規定日期前歸還或銷毀。

如何終止委託，未完成的工作怎麼辦？

委託書應讓您能以書面通知終止，並給予記帳員同樣的權利，同時寫明欠款和移交的內容。無論由誰持有帳簿，您的稅務日期都照常往前走。

• 通知： 規定的期間，例如 30 天。如果委託書自動續約，則寫明續約前最後可通知的日期。
• 最終帳單： 截至結束日期已完成工作的費用，以及任何未使用預付費用的退款。
• 移交的內容： 已結帳並對帳的月份、書面列出的未結項目（未對帳的帳戶、未提交的稅表、待處理的存款及其到期日），以及上述的記錄和登入帳號。
• 未完成的工作： 每一項是依約定價格完成、照現狀移交，還是放棄。
• 授權： 以書面撤銷任何 2848 表、8821 表或 8655 表，做法見 2848 表和 8821 表的填表說明；並終止 Business Tax Account 中的任何指定使用者存取權限。在副本最上方寫上「REVOKE」（2848 表則寫在第一頁），加上目前的簽名和日期，寄給 IRS；如果只涉及某一特定事務，則寄給處理該事務的辦公室。若沒有副本，請寄一份簽名並註明日期的聲明，寫明每個被撤銷者的姓名和地址，以及 2848 表或 8821 表涉及的事務和期間。IRS 也告知稅務專業人士，要撤銷對不再是客戶的人的授權。

完整的更換流程，請見更換記帳員和接手前任會計師的帳簿。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

預付一整年

一家餐車 LLC 獲得的報價是每月 US$300，若預付一整年則為 US$3,600。委託書允許該 LLC 在六月之後終止，但對其餘六個月隻字未提。該 LLC 要求加上一句話：未使用的月份（此例為 US$1,800）在終止日期後 30 天內退還。

漏掉兩項工作的固定費用

一位園藝承包商每月付固定費用 US$400。委託書列出了銀行對帳，卻沒有銷售稅申報表或 1099 表，額外工作則按每小時 US$90 計費。每月兩小時的銷售稅工作要多付 US$180，所以實際成本是每月 US$580，而且年底後到期的 1099 表沒有人負責。這位承包商要求委託書寫明這兩項工作、由誰提交和付款，並把它們納入固定費用或另外定價。

帳簿放在記帳員的訂閱帳戶中

兩位共同業主的帳簿放在記帳員自己的軟體訂閱帳戶中。委託書應寫明公司擁有該檔案、持有管理員登入帳號，並可要求完整匯出。如果沒有這些條文，離開時就得在合作關係結束後才去要歷史資料。

您的情況不同嗎？

• 您手上有的草稿要求預付費用、服務範圍含糊或有按小時計費的條款，或過去的帳單已經讓您吃驚： 企業每月需要哪些工作、哪些是一次性的，費用應包含什麼，以及哪些條款需要修改，都取決於您的帳簿和企業類型。請見記帳服務。
• 您的帳簿落後，或有多年未提交： 補記通常與每月工作分開報價和界定範圍。請見補記逾期未處理的帳和記帳服務。
• 罰款或通知是記帳員的疏漏造成的： 未結的通知有自己的回覆期限。請見記帳員的錯誤與誰來付罰款和記帳服務。
• 在多個州有工資或銷售稅，或業主住在國外： 每份稅表由誰提交，以及委託書應涵蓋什麼，會隨州和企業類型而變。請見提交銷售稅申報表、外資持有的美國公司記帳和記帳服務。
• 您在年中更換記帳員： 請依照更換記帳員。
• 您還在考慮要不要請人： 請比較自己記帳還是請記帳員，並參考聘請記帳員前要問的問題。
• 您需要知道哪種專業人士負責什麼： 請見記帳員、會計師還是 CPA。
• 您的公司是加拿大公司，或委託在加拿大進行： 請見加拿大公司的報價和委託條款。