每月记账费用：哪些因素决定小企业的收费

每月记账有没有标准价或行情价？

没有。联邦和州都没有任何来源规定记账价格。多数情况下，IRS 不要求特定方法，只要求有一个能清楚显示收入和支出、并支持税表所报内容的体系（第 583 号出版物）。所以，报价是对记账公司同意每月完成的工作范围定价，无论报价来自独立记账员、会计师事务所还是在线服务。“每笔交易的行情价”只是记账公司计算工作量的一种方式，不是标准。

出现下列任何一种情况，报价就很难判断：

• 工作内容包括工资发放、承包商表格或销售税申报表。
• 企业有多个银行、信用卡、贷款或支付平台账户，或者通过平台销售，而平台的付款与销售额不一致。
• 涉及存货、不止一个实体，或者业主的钱与公司的钱混在一起。
• 有些月份没有入账，或者贷款机构或通知设定了日期。

如果符合两项或更多，先弄清报价涵盖什么，再比较价格：工作范围、哪些部分是每月的、哪些是一次性补账，以及同一家公司是否把账簿一直做到报税。

请人报价之前，先准备好：报价单或涨价通知，每个银行、信用卡、贷款和支付账户及其每月交易笔数，发放工资的员工人数和承包商人数，您代收销售税的各个州，以及账簿落后了多久。每月记账服务应该交付什么，见每月记账服务包括什么。

哪些工作会让一个月的记账变多？

账户、交易笔数、工资发放、承包商、销售税和平台都会增加工作量，只看收入无法判断工作量大小。只有几张大额发票的企业，与销售额相同、却分散在数百笔小订单里的企业，一个月的工作并不一样。

工资发放会增加每月费用吗？要报送什么、何时报送？

无论由谁来做，工资发放都会带来重复性工作：每个发薪期的工资和预扣、税款缴存、季度和年度税表，以及年底的工资单据。这些是包含在每月费用里、单列一项，还是交给工资服务提供方，属于工作范围条款，所以报价必须写明。使用工资服务提供方或报告代理人时，雇主仍然对缴存和税表负责（第 15 号出版物）。与认证专业雇主组织（CPEO）签订的合同，可能改变其所涵盖工资的雇主身份（见同一出版物），所以报价应当写明采用哪种安排。账簿仍然要记录每一次工资发放并与之核对。

如果 IRS 已书面通知您报送 944 表，您就报送这份年度税表，而不是 941 表。截止日期遇到周末或法定假日会顺延到下一个工作日，而且缴存税款不能代替报送税表（IRS 截止日期）。迟缴存的罚款为未缴存金额的 2% 至 15%，视迟了多久而定（IRS）。未缴的预扣税还可能追究到个人：负有责任的人如果故意不代扣或不上缴，可能要缴未缴金额的 100%，即信托基金追缴罚款。

州预扣税账户和失业保险账户有各自的日期。缴存日程、次日规则和州工资税账户，见设立工资发放；员工分布在多个州时，见其他州的员工。

承包商和销售税的哪些职责会增加工作量？

承包商会带来纳税人信息索取、年底表格，有时还有预扣。销售税则要求在企业登记的每个州，按该州的日程提交一份申报表。

承包商表格。企业在一年内为服务向某位承包商付款 $2,000 或以上的，一般要为其报送 1099-NEC 表，适用于本页所涉纳税年度的付款。更早的年度采用 $600（IRS）。这些表格的截止日期是付款年度之后的 1 月 31 日（IRS 截止日期）；对本页所涉纳税年度的付款，日期是 2027 年 2 月 1 日。并非每位收款人都会收到 1099-NEC 表：付给公司的款项一般不列入，律师费是主要例外，而银行卡和支付网络的付款由处理方在 1099-K 表上申报（IRS 填报说明）。见哪些承包商要开税表。

税号与预扣。对于美国收款人，付款方一般会通过 W-9 表收集姓名和纳税识别号码。号码缺失或有误，可能需要进行备用预扣（IRS）。付款方要缴存预扣的款项并在 945 表上申报，未预扣的付款方可能要补缴未预扣的金额（索取方填报说明）；见向承包商收集税号。境外承包商需要不同的表格，预扣规则也可能不同：见向境外承包商付款。

报送方式。1099 表和 W-2 表合计 10 份或以上的信息申报表，一般必须以电子方式报送（IRS）。报价应当写明是否包含这项报送。

每月费用是否包括收集 W-9 表、汇总付款、任何预扣和报送，属于工作范围问题。如果承包商实际上可能是员工，见可能属于员工的承包商。

销售税。向买家征收、由企业代收并上缴给州的销售税不是收入，IRS 的记录示例是从收入中扣除。对卖家征收、再向客户收回的税款属于总收入（第 334 号出版物），所以账簿必须显示适用哪一种。随后每个州各自规定申报日程，每多一个州，当月就多一些申报表和截止日期。是否必须在某个州代收，是另一个问题：见何时必须代收销售税和提交销售税申报表。

补账工作包含在每月费用里吗？

只有报价写明了才包含。补账是指把从未入账的月份记录下来，而每月费用是围绕当月的账户和交易制定的。IRS 要求保存支持税表的记录（第 583 号出版物），所以未入账的月份必须重建，账簿才可靠。

把两者合在一起的报价应当写明：

• 涵盖的第一个月，以及从哪些期初余额开始。
• 积压的旧账是一次性收费，还是摊入每月费用，以及费用在哪个月发生变化。
• 这些月份的迟交税表是否包含在内，以及由谁编制和签署。

清理工作的价格由哪些因素决定，见补账费用。

我是不是付多了？报价必须写明什么才能比较？

除非列出相同的工作，否则两份报价很难比较。数字较低但范围较窄的报价，不一定比数字较高但涵盖更多的报价便宜。

把每份报价放在同一基础上比较。请每家公司对同一期间的同一份工作清单报价，然后比较总额，包括企业需要的工资发放、销售税和承包商表格，不论是打包还是单独收费。一次性补账费用要分开列出。对按小时计费的报价，使用预估工时和写明的上限。固定费用就按固定费用对待：把它拆成对方没有给出的小时数或按笔单价，是凭空编出来的。无法对应到明确工作范围的收费，很难判断是否合理。

遇到下列情况，就把报价视为难以判断：

• 只写了“记账”和一个数字，没有清单。
• 对工资发放、销售税或 1099 工作只字不提，让您无法判断是否不包含。
• 还没有人看过对账单就定了一口价。
• 收费的任何一部分取决于退税款或节省的税款。

如果收费上调了，请对方书面说明变更，并对应到表中“什么会改变价格”这一行：新增账户、交易量超过报价所列笔数、再多一个州、再多一名员工，或者把积压旧账加进了每月价格。账户、交易量和职责都没变却涨价，就有理由问清楚到底变了什么。

关于书面条款，见记账聘用函应写明什么和聘请记账员前要问的问题。

按小时、固定费用还是按交易笔数：各应该检查什么？

每种计价基础把多出来的工作风险放在不同的人身上，所以要检查决定由谁来付这笔钱的条款。

记账员或 CPA 能按我的退税款或节税金额的百分比收费吗？

这取决于服务方是谁、做的是什么工作。对于 CPA、注册税务代理（EA）或律师，财政部的 230 号通告对涉及 IRS 事务的任何服务，禁止不合理的收费，并且除例外情况外禁止或有收费。

同一节把或有收费定义为包括：按税表上所报退税款的百分比、按节省税款的百分比，或以其他方式取决于具体结果的收费。IRS 事务包括税务规划与咨询，以及编制或报送税表或退税、抵免申请。例外情况很窄，主要涵盖 IRS 审查或质疑税表之后的工作。这条规则有一个限制：2014 年，哥伦比亚特区的一家联邦地方法院裁定，IRS 没有法定权限规范编制和报送普通退税申请的收费，这里的普通退税申请指原始税表之后、任何审查之前提出的申请（法院意见）。这只是一家法院的裁决，法规文本并未改变，所以仅凭文本无法看出该裁决的适用范围有多大。财政部已提议删除该节，并把为编制原始税表、更正税表或退税申请而收取的或有费用视为不当行为；该提议尚未最终确定（国内税收公报 2025-05）。签约前，请向执业人员提出这个问题。IRS 还告诫纳税人，要避开按退税款百分比收费的报税人员。

这条规则针对的是执业人员：律师、注册会计师、注册税务代理和某些其他登记在册的专业人士（第 10.3 节）。同时是 CPA、注册税务代理或律师的记账员，就属于其中一类。对于只记账、不持有上述任何资格的人，条文没有规定收费规则。州会计委员会的规则可能另有限制：财政部指出，许多州禁止为编制原始税表、更正税表或退税申请收取或有费用（同一公报）。无论服务方持有什么资格，收费与退税款或节税金额挂钩，都有理由在签约前问清楚收费取决于什么结果。

记账员的工资能说明价格吗？

说明的很少。美国劳工统计局公布的记账、会计和审计文员工资中位数为每小时 $24.36：一半的从业者收入高于这个数，一半低于这个数（BLS）。这是雇主付给员工的工资，不是公司或独立记账员的收费，而且 BLS 不公布公司的收费标准。

有两点限制：

• BLS 表示，其工资数据不包括自雇人士，所以独立记账员不在这个数字之内。
• BLS 表示，这个职位通常不要求证书。IRS 的资格证书清单涵盖的是编制税表和代理，不涉及记账。

BLS 把核心职责列为录入交易、编制资产负债表和损益表、核对准确性以及核对差异。一份看起来偏高或偏低的报价，应当能对照这些职责和上文的额外事项得到解释。请问清楚谁来做、谁来复核、谁能回复 IRS 的来信。要核查 CPA、注册税务代理或律师，请使用 IRS 页面选择税务专业人士所链接的报税人员名录。

自己记账什么时候更省钱，什么时候花得更多？

工作量小而且及时更新时，自己记账可能更省钱。如果工作涉及工资发放、多个州或积压的旧账，自己记账可能花得更多，因为这些环节的错误可能带来罚款。多数情况下，IRS 允许任何能清楚显示收入和支出的体系，而且无论由谁来记，每个经营者都必须保存记录。

比较的是收费与您自己花的时间再加上出错的代价；上文工资发放部分提到的迟缴存罚款就是这类代价之一。关于如何决定，见自己记账还是请记账员。

示例

以下示例仅作说明。所有金额均为美元。

报价 US$1,000 的美发沙龙 LLC

一家美发沙龙 LLC 被报价每月 US$1,000。业主有两个银行账户、一张信用卡、四名员工的工资发放，以及六位承包商，每位当年获得付款 US$3,000。报价只写了“每月记账”，没有列明其他内容。这里的 US$1,000 只是故事里的一个数字，不是典型价格。

业主请对方逐项回答：

• 三个账户是否都每月核对？
• 是否包含工资发放：缴存、每年四份 941 表、940 表和 W-2 表？还是单列一项？
• 每位承包商的获付金额都超过 $2,000 的申报门槛，所以每位不是公司的承包商可能都要开 1099-NEC 表（按公司征税的 LLC 算作公司）。谁来收集 W-9 表并报送？
• 如果六位都需要 1099-NEC 表，这六份再加上四名员工的 W-2 表，共十份信息申报表，正是一般要求电子报送的份数。报价是否包含以电子方式报送？
• 以上任何一项会改变价格吗？

没有列明工作范围的报价，在对方回答这些问题之前，无法说它公道还是不公道。

有 800 笔订单的网店

一家网店每月销售额 US$60,000，来自 800 笔订单。平台报告列出订单、费用和退款，而银行只显示数量更少的净额付款入账。决定工作量的是订单量、付款报告和存货规模，而不是这 US$60,000。报价应当写明核对哪些平台报告、费用和退款怎么记录、库存怎么盘点，以及在其他州代收的销售税是否包含在内。见电商记账员的费用与服务范围。

每月 40 笔交易的个人顾问

一位顾问有一个企业账户、一张信用卡，每月约 40 笔交易，没有工资发放。为有员工和销售税的商店制定的报价，涵盖的内容可能超出这家企业的实际所需。业主要求按工作范围列清单：每月核对两个账户，约 40 笔交易，一份损益表和一份资产负债表，并把工资发放、销售税和承包商表格列为不包含。在这样的规模下，自己记账也可能是一个选择：见自己记账还是请记账员。

您的情况不同？

• 您手里有报价、涨价通知或第一次询价，而且企业有工资发放、承包商、销售税或未入账的月份。请对照上表检查报价。先要确定的是工作范围、哪些部分按月、哪些是一次性补账，以及是否由一家公司把账簿一直做到报税。如果有哪一项不清楚，可请记账协助。
• 账簿落后了几个月或几年。见补账费用和补做逾期未记的账，并请记账协助。
• 漏缴了工资税缴存款或漏报了税表。见拖欠工资税。如果这些月份的账簿也没有做完，请记账协助。
• 承包商不提供税号，或在美国境外工作。见向承包商收集税号和向境外承包商付款。如果漏了预扣或表格，请记账协助。
• 您在不止一个州代收销售税。见各州销售税经济关联门槛和外包销售税申报。如果申报表与账簿对不上，请记账协助。
• 您的记账员涨价了，或者您想换人。见更换记账员和检查记账员的工作。如果账簿无法顺利交接，请记账协助。
• 您通过网店销售。见电商记账员的费用与服务范围。
• 您经营一家 S 公司。见S 公司的会计费用。
• 您想了解会计师每年的服务费和报税费用，或经营一家有风投支持的初创公司。见小企业会计师费用和初创公司会计费用。
• 您收到了 IRS 寄给企业的通知。见IRS 寄给企业的通知。
• 您正在比较服务方。见每月记账服务包括什么和聘请记账员前要问的问题。
• 企业在加拿大。见加拿大每月记账费用。