记账员、会计师和 CPA 的区别：企业该找谁做什么

记账员、会计师和 CPA 有什么区别？

记账员保存发生了什么的记录，会计师利用这些记录编制和检查财务信息，而 CPA 是由州委员会颁发执照的会计师。这几种角色互有重叠，所以光看头衔，看不出谁可以签署您的税表，或代表您与 IRS 交涉。

以下情况就不简单了：您手上有两份重叠的报价，记账员和报税人员从不共享文件，企业有员工、代收销售税，或以公司或合伙企业的身份报税，账簿落后，或者有 IRS 通知需要有人能代表您处理。每一项都会增加一项申报或一个决定，需要有人负责；而您想让谁来处理 IRS 事务，谁就必须有权代表您。

聘请之前请准备：您最近一份企业税表及其报税人员、您的发薪服务商及其报告、会计文件的访问权限，以及您有员工、销售或办公室的所有州的清单。

新企业主应该先请记账员，还是先请会计师？

您需要完成两项工作，不一定需要两个人：全年记录，以及年底的一份税表。必须有人保存支持税表的记录，可以是您自己，也可以是记账员（见自己记账还是请记账员）。还必须有人编制税表，而收费的报税人员需要有报税人员税务识别号码（PTIN）；接下来两节讲谁可以编制和签署。

下一步请谁，取决于您增加了什么工作；交易很少、没有员工时，您可能只需要有人编制税表，由您自己或收费的报税人员来做：

同一家公司可以既做账簿又做税表；见下文“一家公司还是两家”那一节。

“记账员”或“会计师”是有执照的头衔吗？CPA 执照多了什么？

“记账员”和“会计师”都不是联邦层面的资格证书。劳工统计局说，记账文员通常不要求认证（BLS），而 IRS 的资格证书清单是 CPA、注册税务代理和律师（IRS）。

谁可以使用哪种头衔，由州法律决定。以佛罗里达州为例，无执照的人不得自称“注册会计师”或“公共会计师”，做记账或编制税表不需要 CPA 执照，而审计或鉴证服务（例如财务报表审计）要求有 CPA 事务所执照（佛罗里达州商业及职业监管局）。其他州有各自的规定；请咨询您所在州的会计委员会。

CPA 执照多出来的是：

• 一份通过统一 CPA 考试、完成会计课程学习并满足经验和品行要求而取得的州执照，需遵守职业道德规则并接受继续教育才能保持有效（IRS）。
• 代表您与 IRS 交涉的无限制权利，与注册税务代理和律师相同（IRS；31 CFR 10.3）。
• 在州法律有保留的地方，做贷款方或投资人可能要求的审计和鉴证工作。

有 CPA 执照，并不说明这个人提供哪些服务。IRS 指出，CPA 可以提供多种服务，只有一部分专注于税务。

谁可以编制和签署我的企业税表？

任何持有 PTIN 的人都可以收费编制联邦税表，所有人或高级职员也要签字。IRS 说明，收费编制或协助编制联邦税表的个人，必须有 PTIN（IRS）。一般来说，收费的报税人员在税表上签字、填写 PTIN，并给企业一份副本。这指的是联邦税表；有些州也对收费报税人员发放执照，例如俄勒冈州对个人所得税表的要求，其豁免对象包括有执照的 CPA 和律师（ORS 673.610 和 673.615）。

独资经营者在所有人自己的 1040 表上报告经营收入，同样的收费报税人员规则适用（1040 表填报说明）。

如果企业的员工，或合伙人、LLC 成员填写了税表，收费报税人员那一栏保持空白（1120-S 表填报说明；1065 表填报说明）。外部记账员能不能收费编制税表？只有持有 PTIN 才可以，一般以收费报税人员的身份签字。仅仅提供账簿和报表，并不当然使记账员成为税表编制人；但如果一个人提供了足够多的信息和建议，使填写税表基本上只是机械性或文书性的工作，就被视为编制人（26 CFR 301.7701-15）。

报税人员签字，并不转移责任。即使税表由别人编制，纳税人仍须对税表上的内容承担法律责任（IRS）。

谁可以在审计、通知或缴款案件中代表我与 IRS 交涉？

CPA、注册税务代理和律师可以就任何事项代表您，包括审计、缴款和催收问题，以及申诉。“记账员”或“会计师”这个头衔，并不带来任何代理权（IRS）。

Annual Filing Season Program 是 IRS 为非 CPA、注册税务代理或律师的报税人员设立的自愿继续教育计划（第 947 号出版物）。

您也可以自己出面。个人可以代表本人出面。真正的高级职员或正式全职员工可以代表公司，普通合伙人或正式全职员工可以代表合伙企业（下文的审计规则除外），正式全职员工可以代表个人雇主（31 CFR 10.7；第 947 号出版物）。规定里写的是普通合伙人，没有写 LLC 成员，所以多成员 LLC 应确认由谁可以代表它。

除非有效地选择了退出，作为合伙企业纳税的合伙企业或多成员 LLC，适用 IRS 的合伙企业集中审计规则。这时只有合伙企业代表，或该代表指定的个人，才能代表合伙企业行事，约束每一位合伙人，并就这些事项签署 2848 表。代表不必是合伙人，也不必持有资格证书。请核实被审查年度指定的是谁（26 USC 6223；2848 表填报说明；IRS）；见合伙企业如何纳税。

收到通知，并不总是需要外部代表：先读通知，弄清 IRS 要求什么、回复截止日是哪天，再决定由谁来回复。

要指定某人，需向有资格执业的个人提交 2848 表；不能指定一家公司（2848 表填报说明）。这张表只涵盖第 3 行列明的事项和期间：您 1040 表的授权书，不涵盖针对您本人、因公司工资税而提出的信托基金追回罚款（2848 表填报说明）。2848 表只对 IRS 有效；州政府机关对谁可以代表您有自己的规定。指定代表并不免除您的纳税义务。8821 表是另一种只涉及信息的授权：它让记账员能查看您的 IRS 记录，但不能代表您行事。8821 表与 2848 表的区别，见更换会计师。

注册税务代理还是 CPA：对企业有什么不同？

两者都可以编制和签署企业税表，并就 IRS 的任何事项代表企业。区别在于谁颁发执照，以及执照还涵盖什么。

注册税务代理由 IRS 颁发执照，通过了适合性审查和分三部分的特别注册考试（涵盖个人和企业税表以及代理事务），并且每三年完成 72 小时继续教育（IRS）。IRS 也根据工作经历，为一些前 IRS 雇员办理注册（IRS）。

CPA 由州委员会颁发执照，可以提供多种服务；有些 CPA 专攻税务（IRS）。在州法律把审计和鉴证工作保留给 CPA 事务所的地方，只有 CPA 事务所能做。

如果需求是税表和 IRS 事务，两种资格证书都带有相应权利。如果贷款方或投资人要求提供经审计的报表，请询问您所在州的 CPA 事务所执照要求。无论哪种，都要问清楚这个人每年编制哪些企业税表。个人税表，见 CPA、注册税务代理还是报税软件。

全权记账员和财务主管（controller）该放在哪里？

两者都是职位名称，不是执照。劳工统计局把全权记账文员描述为维护一家机构的全部账簿，把财务主管描述为指导财务报告的编制（记账文员；财务经理）。

这两个头衔都不带有 IRS 的代理权；代理权来自上文所列的资格证书。请要求以书面形式写明工作范围，并问清团队里是否有人持有 CPA、注册税务代理或律师资格；更多问题见聘请记账员前要问的问题。

必须在财务主管和首席财务官（CFO）之间做选择的初创公司，请阅读为初创公司选择会计师。

谁做什么：账簿、工资税缴存、销售税、税表和年底交接？

通常由记账员维护账簿，由持有 PTIN 的收费报税人员签署税表，但对 IRS 和各州，所有这些事项最终都由企业负责。

对于普通的发薪服务商或申报代理，雇主仍对缴存和申报负责（第 15 号出版物第 16 节）。认证专业雇主组织（CPEO）一般是对其支付给工作场所员工的工资，唯一负有联邦雇佣税责任的雇主（IRS；26 USC 3511）。见发薪服务商没有替您缴税。从员工工资中预扣的税款如果没有缴纳，信托基金追回罚款等于未缴税款的 100%，并可对故意行事的责任人课征，这个范围可能包括会计师（第 15 号出版物）；见信托基金追回罚款。月度服务能交付什么，见月度记账服务包含什么。

需要分别请记账员和 CPA，还是一家公司可以两样都做？

一家公司可以两样都做。例如佛罗里达州委员会说，持有执照的 CPA 个人可以提供咨询、税务和记账服务（佛罗里达州商业及职业监管局）。这几种角色仍是不同的工作，所以无论哪种安排，都要以书面形式确定三点：由哪位个人签署税表，这个人是否持有 PTIN 和带有代理权的资格证书；由谁回复 IRS 和州的通知，是否包含在费用内；以及由谁持有银行、工资和会计账户的登录信息（给记账员开放账户权限）。

找两家服务商时，给报税人员开放会计文件的只读权限，并请对方在年底之前提供所需报告的清单和需要的日期，这样记账员的产出才能对得上。一口价打包的服务，可能把通知或州税表排除在外；见在线记账服务还是 CPA 事务所。

怎样核实对方的资格证书？

问清楚谁是将要签字或代表您的个人，然后核实这个人，而不是核实公司。2848 表只能指定个人，不能指定公司（2848 表填报说明）。

1. CPA：向州会计委员会核实执照和任何处分记录（IRS）。
2. 注册税务代理：由 IRS 颁发执照，IRS 的注册办公室可以确认其状态（IRS）。IRS 的联邦报税人员名录列出了持有有效 PTIN 的注册税务代理、CPA 和律师，以及参加 Annual Filing Season Program 的人员（IRS；名录）。
3. 律师：向州律师协会核实其执业资格（IRS）。
4. PTIN：直接要求对方提供。报税人员必须把它填在提交给 IRS 的税表上，但不一定填在您的副本上（IRS）。
5. 名录里查不到：IRS 说，持有 PTIN 但未列入名录的报税人员，也可能做得很好，并建议询问对方的学历和培训。

记账员没有联邦执照，也没有名录，所以推荐人和清楚的工作范围更重要；见聘请记账员前要问的问题。IRS 受理对报税人员不当行为的投诉；见如何选择税务专业人士。

示例

这些示例仅为说明；金额以美元计。

埃琳娜：两个从不沟通的服务商

埃琳娜的单人设计 LLC 按独资经营纳税，收入 US$90,000。她付给记账员每月 US$200，付给报税人员每年 US$900，一共 US$3,300。记账员的报告格式不是报税人员要求的格式。

联邦规则并不要求 CPA 执照才能为她编制税表：报税人员需要有 PTIN，一般还要在税表上签字，她所在的州还可能有自己的报税人员规则。埃琳娜请报税人员给出一份所需报告的书面清单，把清单交给记账员，并给双方开放会计文件的只读权限。如果有公司把两项工作一起报价，她比较的是签字人的姓名、书面的工作范围，以及谁来回复 IRS 的来函，而不只是价格。

马库斯：发薪、账簿和一份税表

马库斯的 S 公司收入 US$600,000，有 4 名员工。一家普通的发薪服务商（不是认证专业雇主组织）负责申报缴存，一位记账员每月结账，一位 CPA 以收费报税人员的身份签署 1120-S 表。马库斯作为高级职员签字。

缴存仍由公司负责。如果服务商漏缴了一笔，IRS 可以在公司账户上核定罚款和利息。如果 IRS 就税表来函，马库斯可以代表公司签署 2848 表，指定这位 CPA 处理 1120-S 表及所列年度。

艾薇：别人编制的税表收到了通知

艾薇收到 IRS 关于她公司税表的通知，这份税表由一位只持有 PTIN 的报税人员编制，没有资格证书，也没有 Annual Filing Season Program 记录。这位报税人员无权代表她。艾薇读通知，弄清涉及哪份表、哪个纳税年度和回复截止日，并检查报税人员有没有在已提交的税表上签字并填写 PTIN。

她可以以高级职员的身份回复，也可以代表公司签署 2848 表，指定 CPA、注册税务代理或律师处理该表和该年度。如果通知要对她本人提出工资税罚款，她需要用自己的名字另签一份 2848 表，并在第 3 行列明这项罚款。

您的情况不同？

• 您手上有两份重叠的报价，或记账员和报税人员从不共享文件：比较工作范围、签字人和谁回复 IRS 来函，可参考在线记账服务还是 CPA 事务所和每月记账费用，再请记账服务帮您确定现在需要哪些角色、谁来签字和代表您，以及能否由一家公司既做账簿又做税表。
• 您的账簿或税表落后了：先看补记逾期账簿和补报未申报的企业税表；如果已经漏了好几个年度，请找记账服务。
• 收到了 IRS 通知或工资税罚款：如果您想让人代表您，这个人必须有代理权；见工资税拖欠和会计师错过了报税截止日。如果通知背后的账簿也不是最新的，请找记账服务理清各方分别处理哪一部分。
• 您的记账员或报税人员出了错：见记账员的错误：谁来承担罚款和更换会计师。
• 您需要给贷款方提供损益表或 CPA 信函：见向贷款方证明收入。
• 您经营一家有风投支持的公司：见为初创公司选择会计师。
• 您从美国境外持有一家美国 LLC 或公司：外资持有的美国企业，视实体类型和交易情况，可能有额外的年度申报；见外资单一成员 LLC 的申报和外资 C 公司的申报，也可以咨询跨境税务服务。
• 您的企业或所有人同时在加拿大：见加拿大的记账员、会计师和 CPA 指南和加拿大企业何时需要跨境会计师。