外国人持有的美国 LLC 或公司如何记账

外国人持有的美国 LLC 或公司，账簿必须显示什么？

有外国所有人的美国 LLC 或公司，必须保存永久、准确、完整的账簿，记录收入、扣除和抵免，还要有能说明公司与所有人及其他关联方如何往来的记录。凡是须缴美国税或须提交信息申报表的人，都必须保存账簿（26 CFR 1.6001-1）。公司由外国人持有后，还多了一项义务：说明公司与谁往来、金额多少、原因是什么（5472 表填报说明；26 CFR 1.6038A-3）。

这项义务适用于“申报公司”，即：任何时候有一名外国人直接或间接持有至少 25% 的表决权或价值的美国公司；或者由一名外国人全资持有、且未选择按公司征税的美国 LLC（仅在这些规则下视同公司）。已作出选择的 LLC 在这里就是普通公司。申报公司要为每个与其有应申报交易的关联方，各提交一份 5472 表，账簿必须能支持表上的每一个数字。

遇到以下情况，就不算简单：所有人的资金经过个人账户或境外账户；公司与您名下的其他公司、家人或外国母公司有往来；缺少若干年的账簿或 5472 表；公司有员工、代收销售税，或将来会增加第二名所有人。这些情况下，税表依据这些账簿之前，可能需要专业人士先复核。

先备齐这些资料：公司设立文件、经营协议或股东名册、EIN 通知、自设立以来的每份银行和信用卡对账单（包括替公司付过款的个人账户或境外账户）、您与公司之间每笔转账的清单、与关联公司或家人签的合同和贷款协议，以及以往的税表。

账簿同时是美国税表的依据。外国人持有的单一成员 LLC 本身没有所得税税表，但在有应申报交易的年度，要提交一份形式上的 1120 表（基本空白）并附上 5472 表（5472 表填报说明；详见外国人持有的单一成员 LLC 如何申报）。外国人持有的公司在同样的年度，要把 5472 表附在 1120 表上（1120 表填报说明）。所有人是否要就利润缴美国税是另一个问题，见外国所有人何时需要缴美国税。

谁来记账：我自己、美国记账员，还是境外的会计师？

三种都可以，因为记录规则并没有规定由谁录入交易。法律允许公司自己保存记录，或让他人代为保存（26 USC 6038A(a)）。法规允许由公司、外国关联方（通常是所有人）或第三方保管，只要符合下文的存放地点规定（26 CFR 1.6038A-3(b)(2)）。记录缺失的罚款由公司承担，而不是由记账的人承担（26 USC 6038A(d)）。

怎么选是实际问题，不是税法规定：

软件和请人的选择，见自己记账还是请记账员。如果记账员的错误造成了罚款，见记账员出错，罚款谁来承担。

哪些所有人交易要填入 5472 表？账簿应如何标记？

5472 表申报公司与关联方之间的交易。“交易”指任何销售、贷款、垫款、出资或其他金钱或财产的转移，以及任何服务，无论有没有书面记录（26 CFR 1.482-1(i)(7)）。与外国关联方的往来，哪些须要申报，取决于实体类型（26 CFR 1.6038A-2(b)(3) 和 (4)）：

第 IV 至 VI 部分是 5472 表的各个部分：第 IV 部分列明金钱往来，第 V 部分列明外国人持有的 LLC 的其他交易，第 VI 部分列明非现金往来和低于全价值的往来。某一项是否属于所列类型，可能取决于具体事实，所以要先让报税人员确认，才能把它从交易记录中剔除。

在第 IV 部分和第 VI 部分，与某一外国关联方的一笔交易或一系列交易，如果金额合计不超过 $50,000，可以只填报这个金额或更低的金额（5472 表填报说明）。第 V 部分的填报说明没有提到这种简化做法，所以这些项目要按实际金额列出。但账簿仍应记录每一笔，因为 IRS 可以要求查看这些记录。

在账簿中做标记的方法：

• 为所有人以及每个关联的个人或公司建立联系人档案。保存其名称、地址、税务居住国、税号（如果有）、业务性质，以及与公司的关系，这些都是 5472 表要求填写的内容（26 CFR 1.6038A-2(b)(2)）。
• 为每笔交易标明类型：销售、采购、租金、特许权使用费、服务、佣金、贷款、利息、出资或分配。
• 每一行都保存原币金额、汇率和美元金额。
• 按关联方和年度生成报表。每个有应申报交易的关联方，都要分别提交一份 5472 表（26 CFR 1.6038A-2(a)(1)）。

交易记录怎么排版、哪些转账算数，见外国人持有的 LLC 的交易记录。

我投入和取出的钱，应该怎么记？

一笔转账到底是出资、贷款还是对价付款，要看它的真实条款。资金转出之前，先把条款写成书面协议，让账簿反映这些条款。每一种在 5472 表上意味着什么，见上面的表格。

公司必须保存相关文件，证明外国持有人的出资、股息和贷款在美国税法上如何处理（26 CFR 1.6038A-3(a)(3)，示例 2）。贷款在第 IV 部分按余额申报；出资和股息在第 IV 部分没有单独的栏目。

贷款与出资怎么分，见向您的 LLC 出资还是贷款；从境外向美国公司注资，见从境外向您的美国公司投入资金；亲属汇来的钱，见来自境外家人的资金。向外国人支付的美国来源利息、股息、租金等款项，也可能要预扣美国税，公司作为付款方，要对该预扣而未预扣的税款负责（26 USC 1441；26 USC 1442；26 USC 1461）；具体哪些款项要预扣，见外国所有人如何给自己付款。

付给我的其他公司、家人或外国母公司的款项呢？

付给您的其他公司、家人或外国母公司的款项，属于关联方往来，处理方式与您本人的往来相同。5472 表把这些人视为关联方：持有至少 25% 的外国所有人；按税法的亲属关系和控制关系测试，与公司或该所有人有关联的任何人；以及按第 482 条规则有关联的任何人（5472 表填报说明）。

亲属关系测试涵盖兄弟姐妹、配偶、直系长辈（父母、祖父母及更上一代）和直系晚辈（子女、孙子女及更下一代）。控制关系测试涵盖所有人持股过半的公司，计算时包括所有人家人持有的股份，例如向美国公司开账单的境外姐妹公司（26 USC 267(b) 和 (c)）。属于美国人的亲属或公司，是境内关联方。第 IV 至 VI 部分不逐项列出这些往来，但仍可能要为该关联方另行提交一份 5472 表，而且账簿仍要记录这些往来（5472 表填报说明）。

把每一个都标记为关联方。付给亲属的工作报酬，属于服务付款。姐妹公司的员工或办公室免费提供的帮助，属于低于全价值的往来，要附上对其价值的估算来说明（第 VI 部分）。保留合同、发票、工时记录，以及任何能显示价格如何确定的资料；法规的记录清单还包括外国关联方保管的、与这些往来有关的记录（26 CFR 1.6038A-3(a)(1) 和 (c)(2)）。

我需要单独的美国银行账户吗？

5472 表和记录规则都没有要求开设。IRS 确实建议新企业开设企业支票账户，并与个人账户分开（第 583 号出版物）。这是建议，不是法律规定，但这样做可以让公司的每一笔往来都显示在公司自己的对账单上。银行和支付平台有各自的规定，见从境外取得美国地址和银行账户。

如果您用自己的账户或信用卡支付公司的费用，每笔付款都可能属于您代公司向公司转移资金（26 CFR 1.482-1(i)(7)）。如果是，就按付款当天的汇率，记在付款日期，并保存对账单。它算出资，还是公司欠您的款项，取决于约定的条款，见用个人信用卡支付的企业费用。

如果客户把款项付到您的个人账户或境外账户，这笔钱仍可能是公司收入，因为账簿必须能确定公司的总收入（26 CFR 1.6001-1(a)）。要同时记录这笔销售，以及您转给公司的金额；平台打款的处理，见外国人持有的 LLC 的平台结算款。

公司在境外持有账户时，可能自己也有 FBAR 申报义务，见公司境外账户的 FBAR。

账簿用什么货币？申报时用什么汇率？

用美元，并在每一行保存原币金额。5472 表上的金额必须是美元，并附上所用汇率的说明（26 CFR 1.6038A-2(c)），填报说明还要求附一份汇率清单（5472 表填报说明）。

IRS 表示，除某些合格业务单位外，所有纳税人的功能货币都是美元。合格业务单位是指有自己账簿的业务的独立单元。完全在境外、以当地货币运营的公司可能属于这种情况，应由报税人员判断（IRS：外币）。

每一项都按公司收到、支付或应计当时通行的汇率折算。IRS 没有官方汇率，一般接受任何公布的汇率，只要前后一致使用（IRS：汇率）。每一行都保存汇率的来源；5472 表的汇率清单就是根据这些行汇总出来的。外币余额的汇兑损益，见美国账簿中的外币账户。

记录必须保存在美国吗？必须用英文吗？

与关联方往来相关的记录必须保存在美国，除非适用小公司例外，或公司符合在境外保存的条件。

公司如果属于以下情形，就不适用这些特别的记录规则（但仍须提交 5472 表，也仍要保存一般税务记录）：美国总收入低于 $10,000,000；或者与外国关联方之间的收付款项合计不超过 $5,000,000，且低于其美国总收入的 10%。相关的申报公司要合并计算。外国人持有且未选择按公司征税的 LLC，这两项例外都不能用（26 CFR 1.6038A-1(h) 和 (i)）。

没有适用例外时，对于通常不保存在美国的记录，公司必须在 IRS 提出要求后的 60 天 内，向 IRS 提交所要求的原件或副本；或者在同一期限内把记录迁到美国，附上索引并指定一名美国保管人（26 CFR 1.6038A-3(f)）。

其他记录可以用别的语言保存。IRS 提出要求后，公司必须在 30 天 内提供指定文件的英文译本（26 CFR 1.6038A-3(b)(3)）。附在 5472 表后的说明必须用英文（26 CFR 1.6038A-2(c)）。

用收付实现制还是权责发生制：5472 表怎么算已付和已收？

采用权责发生制的公司，关联方金额要在应计时计入，而不是只在付款时计入。法规和填报说明都要求权责发生制公司使用应计的付款和收款，填报说明还指出，第 IV 部分和第 VI 部分所说的“已付”和“已收”包括应计金额（5472 表填报说明；26 CFR 1.6038A-2(b)(10)）。关联公司开出的发票，年末仍未付款的，也要计入该年度的关联方记录。

收付实现制公司适用什么规则，法规并不明确：第 IV 部分和第 VI 部分的说明并不只针对权责发生制公司，而一般规则和法规只针对权责发生制公司。在报税人员另有意见之前，请另外列一份关联方发票清单，既按开票日期，也按付款日期排列；总账本身仍按公司的会计方法记。

贷款按期初和期末余额或月平均余额申报，而不是把每次垫款加总。账簿和税表必须使用同一种会计方法（第 583 号出版物）；见小企业用收付实现制还是权责发生制。

在 5472 表上申报一笔应计金额，并不决定它何时可以扣除。对于欠外国关联人士的款项（例如应计给所有人的利息），法律指示制定法规，规定付款方一般要到实际支付时才能扣除，另有例外（26 USC 267(a)(3)）。请把尚未支付的关联方余额，以及每笔余额的用途，交给报税人员。

记录要保存多久？记录缺失会有什么代价？

记录要保存到与关联方往来相关的事项不再可能用到为止，并且保存期不得短于 IRS 对相关年度核定或征收税款的期限（26 CFR 1.6038A-3(g)；26 CFR 1.6001-1(e)）。

记录缺失，公司可能在三个方面付出代价：

• 每个纳税年度，只要公司没有正确提交 5472 表，或没有保存法规要求的记录，就罚款 $25,000。法规对每个关联方、每一年各罚一次，所以两个关联方可能被罚两次。内容严重不完整的表格视为未提交（26 USC 6038A(d)；26 CFR 1.6038A-4）。
• IRS 发出通知后，过了 90 天 违规仍在继续的，每个关联方每过 30 天期间（不满一个周期的也算）再罚 $25,000。
• 如果 IRS 传唤公司提供与外国关联方往来相关的记录，而公司因为没有保存而无法提供，IRS 可以自行决定该项往来的扣除额或成本（26 USC 6038A(e)）。

漏报的年度和罚款减免，见漏报 5472 表及罚款减免。

新设立的特拉华州或其他州的美国公司，第一年应该准备什么？

按这个顺序建账：

1. 从公司设立当天开始记账，记入设立费用和所有人的第一笔出资（新 LLC 如何建账）。
2. 开设企业账户。第一笔转账之前，先分别设立所有人出资、分配和所有人贷款的账户，并建好关联方联系人档案和标记。
3. 所有人的每笔转账发生时就记录（日期、金额、币种、汇率、标签），出资或贷款的条款要事先写成书面协议。
4. 每月核对银行账户和所有人账户（这是良好做法，不是规定）。年末生成关联方报表，并保存汇率清单。

5472 表随公司税表一起提交，截止日期是该税表的截止日期，包括延期：一般是纳税年度结束后第四个月的 15 日，日历年度为 4 月 15 日；在该日期前提交 7004 表，最多可再延期六个月（5472 表填报说明；1120 表填报说明；7004 表填报说明）。外国人持有的 LLC 如何提交，见外国人持有的单一成员 LLC 如何申报。

第一部分列出的任何一种情况，都说明在提交第一份税表之前，应该请一位美国记账员。如果某一年没有交易记录，或者所有人的资金经过个人账户或境外账户，就要为每笔转账重建有日期的证明。出现第二名所有人，单一成员 LLC 规则所依据的“全资持有”状态就结束了（5472 表填报说明）。这时该 LLC 属于合伙企业，除非选择按公司征税（26 CFR 301.7701-3(b)(1)）。

示例

这些示例仅为说明。除非另有说明，金额均为美元。每个示例中，所有人都不是美国公民或税务居民，也没有 LLC 选择按公司征税。

境外设计师和特拉华州单一成员 LLC

特拉维夫的一位设计师持有一家特拉华州单一成员 LLC。该 LLC 向非关联客户开出 US$80,000 的账单，这些销售不是关联方往来，5472 表不列示。设计师用谢克尔计价的个人信用卡支付了 US$6,000 的软件费用。记账员按每笔扣款的当天，记录谢克尔金额、当天公布的汇率和美元金额，记为软件费用，对应一笔出资，或一笔 LLC 欠设计师的款项，以事先约定的为准。如果是出资，就填入第 V 部分的说明。如果是贷款，就计入贷款余额。无论哪种情况，谢克尔的汇率都要列入汇率清单。

向姐妹公司采购的公司

深圳一位所有人的怀俄明州 C 公司，向一家香港姐妹公司采购了 US$40,000 的服务，分四张发票，每张 US$10,000。每张发票都是关联方采购，要连同日期、原币金额和汇率一起保存。假设该公司在美国税务上采用权责发生制，服务在 12 月完成：那张 1 月才付款的发票，要计入 12 月的关联方记录。这笔费用当年能否扣除，如上文所述，由报税人员判断。表格允许把 US$50,000 或以下的金额填报为“$50,000 或以下”，但账簿仍要记录每一张发票。

温哥华的所有人向美国 LLC 注资

一位温哥华的所有人分四次向一家美国单一成员 LLC 转账，共计 US$25,000：1 月 15 日 US$5,000，3 月 3 日 US$8,000，6 月 20 日 US$7,000，9 月 9 日 US$5,000。11 月 14 日，该 LLC 退回 US$10,000。每笔变动都需要有日期、金额和标签：四笔转入是出资，退回的一笔是分配。该 LLC 把这五笔都列入第 V 部分的说明，其中从加元折算的，都要列入汇率清单。加拿大对美国 LLC 的所有人另有规定，见加拿大人持有美国 LLC 的申报。

您的情况不同？

• 公司已经运营一年或更久，没有任何交易记录，或所有人的资金经过个人账户或境外账户。 公司报税之前，可能需要为每笔转账重建有日期的证明：见为漏报的外国所有人申报重建账簿和记账服务。
• 首次提交 5472 表的期限到了，或者漏报过，或者收到了通知。 申报要依靠这些年度的账簿：见漏报 5472 表及罚款减免，这些年度的账目可以用补账服务。
• 您境外的会计师在记美国账，但不是用美元记，或没有标记所有人的转账。 账簿可能需要换算成美元并加上标记，今后和以往年度都要处理：见美国记账服务。
• 公司增加了员工、销售税或第二名所有人。 工资和销售税会增加每月的记录工作：可以考虑月度记账服务。增加第二名所有人的情况，见有外国共同所有人的公司。
• 您的公司是外国公司在美国的子公司，或通过平台销售。 见外国母公司的美国子公司如何记账和外国人持有的 LLC 的平台结算款。
• 您想给自己付款，或报税人员要求提供公司税表背后的账簿。 见外国所有人如何给自己付款和外国人持有的公司，报税人员需要什么资料。
• 您住在美国、持有绿卡，或已有联合报税的选择生效。 美国公民、通过绿卡测试或实质居留测试成为美国税务居民的人，以及已作出第 6013(g) 或 (h) 条联合报税选择且仍然有效的个人，在这里都不算外国人，此时 5472 表可能不适用（IRS：税务居民身份；26 CFR 1.6038A-1(f)(1)）。见跨境税务服务。