换记账员：何时该换、第二意见与年中交接

我什么时候该辞退记账员？

当账簿已不足以支持税表，或者漏报了申报，就可能需要更换记账员。保存足够的账簿，是纳税人的责任，不是记账员的责任：账簿必须足以证明总收入、扣除和抵免（26 CFR 1.6001-1）。第 583 号出版物说，每个月都要对支票账户对账，让对账单、支票簿和账簿三者一致。

只晚结账一次，应该做的是把工作范围和日期写下来（聘用函），不一定要辞退。如果成了常态，可以考虑更换；前三行之后的任何一项迹象，也同样可以。

出现下面这些情况，事情就不简单了：工资税、销售税或企业税表是根据这些账簿报出的；账套只有一份，且在记账员手里，或者记账员是唯一的管理员；有超过几个月的账没有对账；或者申报、贷款或税表的日期临近。请先准备好全年的银行和信用卡对账单、最近一次已提交的企业税表（含全部附表），以及最新的工资税和销售税报告与通知。

更换记账员，不会改变谁对工资税缴存负责。IRS 说，即使由第三方代为缴存，雇主仍然负最终责任，也可能就某些未缴的联邦税款被追究个人责任（IRS）。在公司、合伙企业或 LLC 中，高管、合伙人或其他控制付款的人，如果故意不上缴预扣的税款，可能被个人核定信托基金追缴罚款，金额等于未缴的预扣税（第 6672 条；IRS）。通常的时限，是自工资年度之后的 4 月 15 日 起算 3 年，如果实际申报日期更晚，则从申报日期起算：信托基金追缴罚款。因错误已经造成的罚款，请见：罚款由谁承担。

我辞退任何人之前，能不能请人对我的 QuickBooks 提供第二意见？

可以。第二意见是一种复核：检查账套，但不改动它。如果您持有管理员角色，可以在宣布更换之前，先请复核人员进来，前提是您的聘用条款允许：在 QuickBooks Online 中，由主管理员或公司管理员邀请会计师用户（QuickBooks Online 帮助）。这类用户通常可以编辑，所以要事先约定，复核人员只看报告，不做任何改动。如果记账员是唯一的管理员，就只能由记账员添加复核人员：请先拿到管理员权限（见下一节），或者索要报告和备份副本。

任何独立的记账员或会计师都可以做这项复核。请把全年的对账单和最近一次已提交的税表交给他。复核人员要检查六件事：

1. 每个银行和信用卡账户，是否逐月与对账单相符，以及对账是从哪个月开始中断的。
2. 期初余额，是否与最近一次已提交税表的资产负债表（Schedule L）相符；如果税表没有这张表，则与年末对账单相符。
3. 账簿里的工资税和销售税负债，是否与 IRS 和州政府显示的已申报、已缴纳情况一致。
4. 暂记、过渡和未分类的余额（存放尚未归类条目的账户），是金额很小而且是近期的，还是金额很大而且拖了很久。
5. 已结账的月份，在税表提交之后是否被编辑过。
6. 付给承包商的款项，是否已标记出来，并且有 W-9 表作为依据。

结果通常是三种之一：账套没问题，需要改的是习惯；账套可以从某个能对上的月份开始修复；或者账套应该从最近一次已报税的年末重新开始。这个结果决定交接日期。每个月您自己可以检查的内容，请见：检查记账员的工作。

账簿归谁所有？在开口之前，我需要拿到哪些权限？

保存账簿是您的责任，而账套的控制权属于持有管理员角色的人。在 QuickBooks Online 中，只有主管理员或公司管理员才能邀请或移除会计师用户（邀请；移除）。如果记账员是唯一的管理员，只有记账员能把您加进去，所以请先拿到管理员权限。

在提出更换之前，请先阅读聘用函或合同，了解通知期、记账员必须交还的资料，以及最后一张发票（没有聘用函的话：记账聘用函）。然后确认您手里有自己的业主级登录，而不是记账员的登录，可以进入：

• 会计账套及其订阅：如果登记的是记账员的邮箱和银行卡，请先要求把管理员角色转给您；
• 网上银行和每一个信用卡账户；
• 工资服务商；
• 您的 IRS 在线账户，以及您自己的 EFTPS 注册（联邦电子缴税系统）；
• 每个州的销售税账户和工资税账户。

如果记账员是执业人员（CPA、注册税务代理或律师等），联邦规则要求他们应您的要求，退还您履行联邦税务义务所需的客户记录；费用纠纷一般不能成为拒绝的理由。不过，他们编制的税表、附表或其他文件，在因该文件的费用未付而被扣留期间，不算客户记录（31 CFR 10.28；谁是执业人员）。同样的义务也适用于收费为 IRS 编制全部或相当大部分文件的任何人（31 CFR 10.8）。不为 IRS 编制任何文件的记账员，只受聘用条款和州法律的约束，所以要先拿到权限。如果记账员已经不再回复：接手前会计师留下的账簿。

年中换人，交接日期定在哪一天合适？

选在完全对账的月份之后的下一个月的第一天。这就是交接日期：新记账员负责的第一天，报告按它之前的月底日期出具。这是惯常做法，不是法律规定。已对账的月底余额可以和银行对账单核对一致，所以新记账员从一个经过验证的数字开始。月中交接，会让同一份对账单由两个人分担，而对账的责任谁也不负。

如果工资发放也要换人，选在季度末更干净：IRS 说，每个季度的 941 表只提交一次（IRS）。请见更换工资服务商。

重新开始，也就是上面最后一行，意味着从最近一次已报税的年末重建：整理旧账还是重新开始。

旧记账员离开之前，我要向他收齐什么？

收齐所有能让别人证明交接日期当天账簿的资料，并且在权限被移除之前拿到。

交接之后，请继续保存旧记录。支持税表的记录，要保存到追溯期限届满为止，一般是税表提交或到期（以较晚者为准）之后的 3 年；雇佣税记录，至少在税款到期或缴纳（以较晚者为准）之后的 四年。没有提交税表或税表有欺诈时，期限没有上限；税表漏报的收入超过其上所列总收入的 25% 时，期限为 6 年。与财产有关的记录，例如固定资产和折旧明细表，要保存到处置该财产那一年的期限届满为止（IRS；第 583 号出版物）。更多内容：企业记录要保存多久。

怎样锁定已结账的月份，让旧账不再被改动？

在交接日期设置结账日期，前提是它之前的最后一个月已经对账，并且您已经拿到各份副本。在 QuickBooks Online 中，由主管理员或公司管理员设置；软件厂商说，要先把账户对账到锁定日期，并称密码选项是更安全的选择（QuickBooks Online 帮助）。密码请自己保管。

锁定之后，以后的编辑会先弹出警告或要求输入密码。它不会撤销已经做出的编辑，所以设置之前，请先把年末报告与已提交的税表对比。步骤和限制：报税后的结账日期。

怎样移除旧记账员，又不漏掉任何一笔付款？

最后才移除权限，一次一个账户，并且要等新记账员确认该账户在新的登录下可以正常使用。有一种例外是资金可能丢失：如果款项付给了无法对应到发票的收款人，或者记账员能够转移资金，请先切断记账员对银行、信用卡和工资资金的访问权限；如果您持有管理员权限，当天就复制报告和备份。不要等到交接日期。

1. 复制报告和备份。
2. 把新记账员加到每个账户：软件、提供有限权限用户的银行、工资服务商。
3. 列出所有与旧登录绑定的自动付款和定期分录：账单支付、工资资金、信用卡还款、预定的税款缴纳。确认每一项仍会照常执行。
4. 在移除任何人之前，先对照下面申报表中的到期日。
5. 移除旧用户。在 QuickBooks Online 中，由主管理员或公司管理员移除会计师用户，软件厂商说，权限会立即终止（QuickBooks Online 帮助）。
6. 更改旧记账员知道的所有密码。

有些权限在 IRS 那里。如果记账员或工资公司作为申报代理人（8655 表）替您申报和缴存，IRS 的授权也要更改；IRS 还建议雇主不要把备案地址改成服务商的地址（IRS）。详情：更换工资服务商；报税人员的权限：更换会计师。移除所有登录：给记账员开通账户权限。

换记账员时，哪些申报的日期不变？

更换记账员，不会改变任何申报日期。IRS 说，8655 表的授权并不免除纳税人按时申报和缴存的责任（8655 表）。

如果交接时发现漏缴了某笔缴存或漏报了某份税表，请见拖欠工资税。销售税申报的详细说明：申报销售税。

新记账员怎样设置期初余额并重新对账？

新记账员从已经验证过的余额开始，然后从交接日期起逐月对账。用哪些余额，取决于复核的结果。

• 保留原账套。 新记账员在同一个账套中继续。第一个月的起始余额，必须等于上一个已对账月份的期末余额。出现缺口，说明有编辑或缺少条目：对账起始余额不对。
• 重新开始新账套。 在最近一次已报税的年末开账，期初余额取自旧账套期末的试算表和报告，前提是它们能与对账单对上，同时保留旧账套。已提交的税表是用来核对合计数的，不是数据来源：税表上的资产负债表应当与账簿一致（1120-S 表）。对不上的余额，要用对账单提供支持。此后每个月都根据对账单录入，并在对下一个月之前先对账（更换会计师后的期初余额）。Schedule C 报告的是收入或亏损（IRS），没有可以核对的资产负债表；有些合伙企业、S 公司和 C 公司的税表也可以不填 Schedule L（1065 表；1120-S 表；1120 表）；这时就要用年末对账单来核对。

无论哪种情况，都要把本年度至今的利润，与旧记账员同一日期的最后一份报告对比。每一处差异，都是要问复核人员的问题。此后每月对账，这也是第 583 号出版物的建议。

如果根据旧账簿已经提交过税表，怎么办？

已提交的税表在更正取代它之前保持原样，更换记账员也不会改变它。更正的方式是提交更正税表；对于没有选择退出集中式审计规则的合伙企业，则是提交行政调整申请（IRS）。把每个已申报期间的账簿，与对应的税表对比，并写下每一处差异。不要为了让数字对上，去编辑已锁定的月份。

工资税和销售税申报表要优先处理：它们有缴存罚款，工资税还涉及雇主的责任。是否有税表需要更正、用哪种程序更正，取决于变动的数字和实体类型：更正已提交的企业税表。已经收到的通知有自己的日期：IRS 寄给您企业的通知。

什么时候工作量太大，不能简单地换人？

如果复核人员能把账套与对账单和最近一次已提交的税表对上，而且已提交的内容没有错误，就可以直接换人。否则，由复核的发现来决定路线。

三个决定会定下计划：修复还是重新开始、交接日期，以及哪些申报可能需要更正。每一个都取决于复核在账套里发现了什么。

示例

这些示例仅作说明，所有金额均为美元。

一家园林绿化 S 公司从 3 月起不再对账

一家收入为 US$600,000 的 S 公司，发现账户从 3 月起一直没有对账。业主把 7 月 1 日定为交接日期，即季度末的第二天，复核人员在任何东西移交之前，先把 3 月到 6 月对照对账单对账。如果每个月都对得上，新记账员就从 7 月 1 日开始，并先对 7 月的账。如果 3 月对不上，交接日期就推后到最后一个能对上的月份之后的第一天，之后的月份在交接时补做。这家公司有工资发放，所以 4 月到 6 月的 941 表和 6 月的最后几笔缴存，在 7 月 1 日之后仍然到期：业主要指定由谁来申报和缴存。

一家顾问的 LLC，记账员是唯一的管理员

一家收入为 US$180,000 的单一成员 LLC，记账员是账套唯一的管理员。业主先拿到管理员权限，再保存备份和报告，添加新记账员，然后才移除旧用户。业主在交接日期设置结账日期，并自己保管密码。

一家有两位合伙人的餐厅，让记账员离开

一家餐厅合伙企业，每月工资支出 US$25,000，在换人之前先查看了企业自己的 EFTPS 账户。付款记录与工资表一致。记账员列出了下一个季度每笔到期的缴存，合伙人和新记账员一起保住这些日期。

您的情况不同？

• 您想在告诉任何人之前，先对账套做一次第二意见复核： 检查记账员的工作介绍了您自己可以做的检查。对整个账套逐项做完这六项检查，需要别人来做，所以请找记账服务。
• 账目已落后数月，而且申报、贷款或税表的日期临近： 补做逾期的账目说明哪些要重建。先证明哪几个月，取决于那个日期，所以请找记账服务。
• 旧记账员手里有账套的唯一副本，或者已经不再回复： 接手账簿介绍怎样把记录要回来。是修复还是重新开始，取决于拿回来的内容，所以请找记账服务。
• 资金似乎有缺失，或者记账员能够转移资金： 先切断付款权限，做法见上文。需要追查和更正什么，取决于记录，所以请找记账服务。
• 复核发现工资税或销售税是根据错误数字申报的，或者预扣的工资税没有缴纳： 请见拖欠工资税和更正已提交的企业税表。哪些申报需要更正，取决于数字，所以请找记账服务。
• 工资服务商或税表编制人员也要更换： 请见更换工资服务商和更换会计师。
• 您正在挑选下一位记账员： 请见聘请记账员前要问的问题。