现金生意报税：IRS 认可的每日销售记录怎么做

现金生意怎么交税？现金收入要怎么在税表上申报？

现金生意必须申报每一元现金销售收入，不管这笔钱有没有进银行。税款按利润（即经营收入减去经营费用）计算，而不是按销售总额计算。IRS 要求业主申报从经营中取得的全部收入，包括没有收到 1099 表的收入；《国内税收法典》对无论来源于何处的全部收入征税，其中包括经营所得的总收入。独资经营者在 Schedule C 第 1 行把现金销售填为总收入。合伙企业或公司在自己的税表上申报同样的收入。本文讲的是向客户收现金的生意，不是会计上的收付实现制；如何选择，请看小企业该用收付实现制还是权责发生制。

现金生意与别的生意不同，难在要拿出证明。凡是要交所得税的人，都必须保存足以证明总收入的账簿或记录，而 IRS 接受任何能清楚反映收入和费用的记账系统。现金不会在外部留下记录，所以您自己每天做的记录就是证据，审查人员也把现金处理当作重点。

出现下面这些情况，现金生意就不简单了：

• 有几天或几个月的现金销售从来没有记下来；
• 存款比收银机显示的现金销售少；
• 存款比您申报的销售额多，或者存款中的现金占比和销售中的现金占比对不上；
• 钱箱里的现金被拿去付货款、工资或给老板自用；
• 有多台收银机、多个门店或多位所有人经手现金；或者
• IRS 已经来信，或者贷款方、买家要的记录您拿不出来。

遇到其中几种情况，就需要补建记录，或者要有人出面和 IRS 沟通；请看文末的“您的情况不同？”。

开始前请先准备：收银机日结（Z）报表或每日销售单、存款单、银行对账单、现金支出凭条及对应的发票，以及销售税申报表。

哪些每日记录能证明我的现金销售？

每天的现金销售，要靠当天做的记录来证明，并有形成这笔销售的单据作支撑。第 583 号出版物列出了能证明总收入的单据：收银机小票存根、银行存款单、收据簿、发票和信用卡刷卡单。请按年份和收入类型有序保存。

Z 报表是审查人员会要的记录。IRS 零售行业审计指南说，业主必须保留每天的小票存根，因为没有存根，审查人员就无从确认每笔销售是否都已入账；审查人员会把存根和销售日记账核对。销售单据有编号的，审查人员还会查看有没有缺号。

刷卡销售、支付处理商的手续费和刷卡小费，要记入每天的 POS 记录；请看记录每日 POS 销售。

每天怎么清点钱箱，现金多了或少了怎么记？

打烊时清点钱箱，和收银机显示的现金总额比较，把差额写下来。第 583 号出版物里的示例系统就是这样做的：清点的现金，加上现金支出凭条，减去固定的开业备用金，就等于当天的现金收入，这个数应当等于当天的现金销售加销售税。IRS 把它当作示例，并不要求必须用这种格式。

1. 每天在钱箱里放同样金额的固定开业备用金（找零金）。
2. 打烊时，打印收银机的日结报表，按纸币和硬币清点钱箱。客户支票单独列一行。
3. 把清点的金额加上当天的现金支出凭条，再减去备用金，得到的就是当天收到的现金和支票。
4. 把它和报表上的现金及支票销售加上已收的销售税比较，差额就是现金多或现金少。
5. 现金销售按报表金额入账，差额单独记一行，千万不要混在销售里。
6. 在单据上签名并写明日期。人手允许时，清点现金的人最好不是去银行存款的人；审查人员会问谁清点现金、谁把现金送去银行。

小额差异如果一个月内互相抵消，通常只是操作失误。差额很大或反复出现的短款，可能是有销售或支出没有入账，也可能是现金损失，所以要查明原因，不要留在账里不管。

可以用钱箱里的现金付供应商或员工吗？现金支出怎么记？

可以用现金付账，但前提是先按全额记录这笔销售，再为这笔支出单独做记录。第 583 号出版物更推荐用支票付款，便于证明费用。用现金付费用时，要保留收据；拿不到收据，就在付款当时写一份说明。IRS 零售行业审计指南要求审查人员核实收入在支出之前已经申报，并提到业主常常每天用一个信封或文件夹装现金支出的凭证。

每次支出都写一张现金支出单：日期、收款人、金额、用途和批准人，并附上发票。然后记录当天的全部销售，再把每笔支出分别归类：费用、存货或设备采购、偿还所欠款项，还是老板取酬。用现金付款并不决定这笔钱是不是可扣除的费用。把支出直接从销售里扣掉，会让销售和支出两个数字都变小，当天的数字也就和 Z 报表对不上了。收据丢了怎么办，请看丢失的经营费用收据。

有三类支出要格外小心：

• 工资。 付给员工的钱，不论用现金还是别的方式，都是工资，需要预扣税款并做工资申报。负责预扣税款的业主或高管如果故意不缴纳，可能要个人承担未缴预扣税款的 100%（26 U.S.C. 6672）。请看用现金发工资、可能属于员工的工人和信托基金追缴罚款。
• 老板自用。 为个人用途拿走的现金不是经营费用。要按实体类型记为老板取酬、提款或分配，千万不要记成物料；请看从公司账户支付的个人开支。
• 用现金付的刷卡小费。 这笔现金从销售款里拿出，不会进银行，所以要单独记录；请看顾客留下的小费。

现金要全部存进银行吗？存款怎么和已记录的销售对上？

请把现金收入存进银行，能用支票付款就用支票付。第 583 号出版物要求业主把每天的全部收入存入企业支票账户，在每张存款单上注明这笔钱是经营收入、个人资金还是贷款，保留副本，并且每月核对账户。从钱箱里拿出去的现金需要单独的凭条，下面的月度对账会把它减掉。经营用的现金如果存进了个人账户，仍然是经营收入，审查人员也会分析业主的个人账户。

存款和销售可以用算术对上。每个月这样做：

存款里包含您收取的销售税。向买家征收、再转交给州政府的税，一般不算总收入，所以存款会比已记录的销售多出这部分税；对卖家征收的税则包含在总收入里。大多数差额是时间造成的。月末最后一天或周末收的现金，要到下一期才存，可以列为在途存款，下个月再冲掉。只存一部分现金、把其余的花掉，就会让这个对账对不上。IRS 会把销售中的现金占比和存款中的现金占比做比较。

IRS 怎样检验现金比例高的生意？

IRS 会检查您的各项记录彼此是否一致，也和税表是否一致；对不上时，就根据外部数据重建您的收入。零售行业审计指南和收入审查手册介绍了这些检验方法。两者都是给审查人员的 IRS 指引，不是法律，而且零售指南发布于 2009 年。

记录缺失或对不上时，审查人员可能根据存款或采购等外部数据重建您的收入；手册把这称为间接方法。手册说，银行存款法不太适合大部分现金没有存入银行的情况，并认为加价法对餐馆、酒吧、酒类商店、加油站和珠宝店等生意很有效。这就是采购发票重要的原因：它们是加价法的基础。

账目无法和税表对上，或者存款超过申报的收入，就会引来对收入的更深入审查。审计怎么进行，请看IRS 对小企业的审计怎么进行。

存款超过 $10,000 会引起 IRS 注意吗？

只有现金才会触发银行的大额现金报告。存入支票或收到刷卡付款，不论金额多大都不会，因为现金指的是硬币和纸币。大额现金存款会让银行提交一份例行报告，这不是罚款，也不是指控您做了什么。同一个人在一个营业日内的现金（纸币或硬币）交易超过 $10,000 时，银行必须提交大额现金交易报告（Currency Transaction Report，CTR）；FinCEN 说明，法律并没有一般性地禁止处理大额现金。同一营业日内的存款会在银行所有分行之间合并计算；夜间、周末或节假日存入的款项，算作下一个营业日收到。周末的现金合并存入，可能越过单日存款到不了的门槛。银行可以对一些经常处理超过 $10,000 现金的生意免除这类报告（31 CFR 1020.315）；这并不改变您必须做记录的要求。

IRS 能看到这些报告。收入审查手册允许审查人员把它们当作查找未申报收入的线索。因此，大额现金存款应当和已记录的销售对得上；每日表和月度对账就是用来证明这一点的。

为了避开报告而拆分存款，才是法律风险。 31 U.S.C. 5324规定，为逃避银行申报而拆分交易（structuring）是犯罪，最高可判五年监禁，情节严重的刑期更长。涉案资金还可能被查封并没收（31 U.S.C. 5317）。即使钱是合法的，拆分交易也是违法的；认定时也不要求在某一家银行或某一天的存款超过 $10,000，看的是目的（IRM 4.26.13）。拆分存款还可能促使银行提交可疑活动报告。现金收到多少、就按实际收到的金额随收随存，才是正常的做法。

一位客户付现金时，什么时候要提交 8300 表？

您的生意从同一付款方一次交易或相关交易中收到的现金超过 $10,000 时，可能需要提交 8300 表。这张表要在收到现金后 15 天内提交（IRS 参考指南）；分期付款的，要在使累计金额超过 $10,000 的那笔付款后 15 天内提交。收到现金时就要拿到付款方的姓名、地址和纳税识别号，因为表上要填。这通常适用于从一位客户那里收到大额付款的生意，比如活动订金或高价商品的销售款。判断是按付款方计算的：向许多不同客户的小额销售不会合并，但同一位客户的相关付款会。

关于 8300 表的更多内容，来自 IRS 参考指南和表格填报说明：

• 什么算现金。 货币（纸币和硬币）一律算。$10,000 或以下的银行本票、银行汇票、旅行支票和汇票，在指定的零售销售（如收藏品）中算现金，在您明知客户用它们来逃避申报的任何销售中也算；具体销售类型见表格填报说明。个人支票和电汇不算现金。法规还把数字资产算作现金（26 U.S.C. 6050I(d)）；IRS 的填报说明和参考指南没有说明具体怎么算，所以收这类款项前要先咨询。
• 电子提交。 一年内提交至少 10 份其他信息申报表（如 W-2 表和 1099 表，8300 表不计算在内）的生意，必须通过 FinCEN 的 BSA 电子申报系统以电子方式提交 8300 表，此时纸质表格就算逾期。也有豁免和宗教豁免（表格填报说明）。
• 通知客户。 在次年 1 月 31 日前，给表上列名的每个人一份书面说明，并把表格和说明的副本保存五年。
• 拆分客户的付款。 为了避开这张表而拆分付款，同样属于 31 U.S.C. 5324下的拆分交易。逾期或填写不完整的表格，每张表都要面对民事罚款；故意不提交属于重罪。

收银机小票存根、存款单和银行对账单要保存多久？

保存到 IRS 对该份税表核定税款的时效届满为止。一般是报税后 3 年，提前提交的税表按截止日当天提交计算（IRS）。如果您漏报的收入超过税表所示总收入的 25%（对生意来说，指扣除成本前的总收入），时效为六年；从未提交税表的年度或欺诈性税表，则没有时效限制（第 305 号专题）。雇佣税记录至少保存 四年；其他记录有各自的保存期限。

如果您想把纸质文件扫描后扔掉原件，第 583 号出版物说，电子存储系统必须符合 IRS 的要求，并且要先测试。完整的保存规定见经营记录要保存多久。

如果现金销售从来没有记录，或者存款和我申报的销售对不上，怎么办？

从今天起就开始做每日现金表，然后用还保留着的记录补建缺失的时期，并把结果和每份税表申报的数字比较。补建的数字在对上原始单据之前只是估算，所以要标明是补建的，注明日期和依据的来源。

1. 列出每一个没有每日记录的月份。
2. 每个月先找已保存的收银机报表或收据簿（电脑化的收银机通常会保留过去的每日合计）。支付处理商的报表只有刷卡销售，没有缺失的现金。如果只能用存款来推算，就取现金存款，剔除不属于销售的款项（贷款、转账、业主投入的钱、向买家征收的销售税），加上现金支出，再根据库存现金和存款时间调整，最后把刷卡销售总额只加一次。采购发票和您通常的加价率，只能用来交叉核对，不能当作依据。
3. 逐年加总，并和该年税表上的总收入以及销售税申报表比较。
4. 如果某年税表申报的数字低于补建的数字，这份税表可能需要更正。要更正哪几年、是否要提交更正税表，取决于具体事实，应当由专业人士审阅。

税表上漏报的税款仍然要补缴，IRS 会对它收取利息，少缴的税款还可能被罚款。IRS 能往回查多少年、适用哪些罚款，取决于具体事实；请看IRS 对小企业的审计怎么进行。具体怎么补建，请看用银行对账单重建账目。

示例

所有金额均为美元，仅作说明。

现金、刷卡和现金支出都对得上的美甲店

一家美甲店一个月的营业额是 $20,000：现金 $12,000，刷卡 $8,000。店里存入了现金 $10,500，并用签字的凭条从钱箱里支付了供应商 $1,500。每日表显示现金销售 $12,000，存款单显示 $10,500，凭条显示 $1,500，所以这个月的销售对上了 $20,000（假定月初和月末的库存现金相同，刷卡销售是扣除处理商手续费之前的金额）。如果没有这些凭条，那 $1,500 的差额看起来就像收了现金却没有申报，存款中现金占比偏低也没法解释。

每天存款的餐馆，和拆分存款的餐馆

一家餐馆周一收了 $9,500 现金，周二也收了 $9,500。每天随收随存是正常做法；每笔存款都低于银行的报告门槛，所以不会触发报告。如果老板把两天的现金留着，在同一个下午分别向两家银行各存一笔 $9,500，目的是让两家银行都不用提交报告，那就是 31 U.S.C. 5324 所说的拆分交易，认定看的是逃避报告的目的，即使这笔现金是真实、合法的。如果一次存入 $19,000，银行只会照常提交报告，不会有任何罚款。

账目没有反映全部现金的市集摊主

一位摊主一年卖出约 $150,000，大多收现金，但账目和税表只有 $110,000，因为生意清淡的几周从来没有记录。按行业通常的利润率对摊主的采购额加价计算，销售额约为 $150,000。没有每日记录，摊主就无法证明这 $40,000 的差额是错的。如果这 $40,000 确实是漏报的销售，它就超过了已申报 $110,000 的四分之一，所以 IRS 通常可以在该税表提交后六年（而不是三年）内核定税款。从保存的收银机报表、存款和采购发票补建账目，就是摊主证明这几周销售情况的办法。

您的情况不同？

• 您收到了 IRS 的来信或审查通知，或者存款超过您申报的销售额： 处理结果取决于记录、涉及的年度，以及由谁和 IRS 沟通。请看IRS 对小企业的审计怎么进行，并在回复之前先找记账帮助。
• 多年的现金从来没有登记： 补建是一项记账工作。请看用银行对账单重建账目和补做逾期未做的账，并配合记账帮助。
• 贷款方、买家或房东要财务报表，而现金从来没有登记： 建立在缺失的每日记录上的报表，可能和您的存款对不上，所以要先把记录做好。请看用银行对账单重建账目和记账帮助。
• 有多台收银机、多个门店或多位合伙人经手现金，或者月度对账总是对不平： 每日表和月度对账是每月例行的记账工作；请看记账帮助。
• 那些年度的税表从来没有提交： 请看补报未提交的经营税表。
• 您一直在拆分存款以避开银行的报告门槛： 这涉及刑事法律问题，在回复银行或 IRS 之前，可以先请税务律师提供意见。账目之后可以在记账帮助下重建。
• 您的销售大多是刷卡或手机应用付款： 请看记录每日 POS 销售和通过支付应用收到的经营款项。
• 您经营自动售货机： 请看自动售货机生意的账目。
• 您在现金销售中代收销售税： 请看提交销售税申报表。