QuickBooks 未存入资金余额：成因与清理方法

QuickBooks 里的未存入资金（Undeposited Funds）余额是什么，为什么越来越大？

未存入资金（Undeposited Funds）是 QuickBooks Online 里的临时账户，存放您已记录、但还没放进银行存款单的收款（QuickBooks Online 帮助）。收款会一直留在这里，直到您把它合并进一张银行存款单。只要记了收款却跳过存款这一步，余额就会增大。本文的操作步骤来自 QuickBooks Online 的帮助页面；QuickBooks Desktop 和其他软件对这个账户和相关界面的叫法可能不同。

余额大，本身并不会增加收入。收入多报有两种情况：同一笔钱又被当作新收入记了一次，或者记了一笔收款，但实际没有钱到账。哪份报表会显示出问题，取决于您用收付实现制还是权责发生制；下面几节会教您判断自己属于哪种情况。

有四种原因会让余额增大：

• 收款一直没有合并成银行存款单，因为每一行银行交易都被单独处理了。
• 银行交易被当作新收入加进了账，而没有匹配到由这些收款合并而成的存款单，所以同一笔钱在账上出现了两次。
• 记了一笔收款，却没有钱到账：支票退票、重复录入，或者客户用别的方式付了款。
• 钱进了账簿没有涵盖的账户，例如支付 App 的余额或另一个银行账户。

出现下列情况，处理起来就不简单：

• 余额可以追溯到一年以上；
• 余额里有多个来源的收款，例如支票、刷卡处理商、支付 App 和现金；
• 您分不清哪些存款同时又被记成了收入；
• 已报税的税表可能就是根据这些账目编制的。

开始之前请先准备：

• 余额所涉及的每个月的银行对账单；
• 同一时期每家刷卡处理商或支付 App 的结算报告；
• 该账户的交易明细，按时间从旧到新排列；
• 支票和现金的银行存款凭条复印件，第 583 号出版物把它列为总收入的佐证文件之一；
• 按您报税所用的会计方法生成的按月收入报表；
• 余额所涉及的每个年度已报税的税表。

未存入资金账户在哪里？如果名称不一样怎么办？

这个账户在 Chart of accounts（会计科目表）里。软件方说明该账户可以改名，所以请看 Detail type（明细类型）一栏是否为“Undeposited Funds”，不要只看名称（QuickBooks Online 帮助）。

每张收款单上的 Deposit to 字段决定收款落在哪个账户。如果这笔收款之后要和其他收款合并存款，就选未存入资金这个账户。直接选了银行账户的收款不会进入未存入资金；软件方说明，不打算合并存款时应选择银行账户（QuickBooks Online 帮助），之后那一行银行交易就可以匹配到这笔收款。

未存入资金余额在年末应该是零吗？

不一定，但在任何一天，余额都应该只包含已经收到、还没存进银行的款项。软件方称这个账户是临时账户，这里引用的资料也没有规定余额必须是多少。年末时，手上还没存的支票，或处理商尚未打款的刷卡批次，都可以是正常的余额。这些款项都应该在下一期对账单上以存款的形式出现。凡是比您平时“收到钱到存进银行”的间隔更久的款项，都需要有个说法。

收款的日期记您收到钱的那天，存款单的日期记存款发生的那天：支票和现金按存款凭条上的日期，刷卡或 App 结算款按钱到账的那天。两个日期之间的间隔，就是这个账户所覆盖的时间。如果某个月月底才存进去的款项，银行在下个月才入账，那么它在该月的银行对账中属于在途存款，所以不要为了和对账单一致而改存款日期；第 583 号出版物把尚未入账的存款列为对账调节项。

在税务上，银行存款日期并不决定收入计入哪一年。采用收付实现制时，收入在您实际收到或视同收到时计入。视同收到，是指款项已记入您的账户，或者您可以不受限制地支配；如果您对这笔钱的控制受到实质性的限制，则不算视同收到。代理人替您收到的钱，在代理人收到时就算您收到。因此，刷卡处理商手里的钱算不算已收到，要看具体事实，比如处理商是不是您的代理人，或者这笔钱是不是附带限制，所以请查看处理商的条款，以及年末最后一天它为您显示的余额。您不能把支票压着不存，来把收入推迟到下一年。采用权责发生制时，收入通常在赚取的那一年计入，不论款项何时到账（第 538 号出版物）。

未存入资金余额很大，会让我多报收入吗？

本身不会。收入是由发票、销售收据或收款单记录的。把收款合并成银行存款单，只是把钱从未存入资金转到银行账户，不会增加收入。收入多报有两种情况：同一笔钱又被当作新收入记了一次，或者记了一笔收款但没有钱到账；下表列出了每种情况。

过期未清的余额还会让资产负债表失真。贷款机构会看这张报表（申请银行贷款用的财务报表），公司的税表也可能附有这张报表（Schedule L）。

怎样把几笔客户收款匹配到同一笔银行存款？

把银行一并收到的那些收款，合并成一张银行存款单。软件方说明，应把多笔交易合并成一条记录，才能和对账单一致；逐笔单独记录会让账与银行对不上（QuickBooks Online 帮助）。

1. 依次选择 + Create，然后选 Bank Deposit。
2. 在 Account 中，选收到这笔钱的银行账户。
3. 勾选属于这张存款单的每一笔收款。软件方说明，未存入资金里的每笔收款都会出现在这个窗口。如果少了某一笔，请检查它的 Deposit to 字段是否选的是这个账户，以及它是否已经在别的存款单里。
4. 确认合计金额与您的银行存款凭条和银行对账单上的那一行一致。
5. 保存。这些收款会从未存入资金中移出。

之后银行数据同步里出现这一行时，把它匹配到这张存款单。软件方的银行页面说明，如果这笔交易已经存在于 QuickBooks，您可能可以选择匹配（QuickBooks Online 帮助）。把账上已有的交易再添加一次，就等于把同一笔钱记了两次。

建错的存款单可以撤销。删除整张存款单，会把里面所有收款退回未存入资金；从存款单中移除某一笔收款，则只退回这一笔（QuickBooks Online 帮助）。

怎样找出哪些收款属于哪一笔银行存款？

从银行对账单入手，不要从账户入手。每一行存款都是一个合计数，背后的收款加起来必须等于它。

1. 列出某个月对账单上的存款行。
2. 支票或现金存款，用您留存的银行存款凭条。上面列着存入的明细。
3. 刷卡或 App 结算款，用处理商的结算报告。上面列着这笔结算款里的收款、手续费和退款。
4. 在未存入资金的明细里，找出日期早于该笔存款、合计等于其金额的收款。
5. 如果加起来对不上，请找：结算款里扣掉的手续费或退款、前几个月的某笔收款、结算款里包含的销售税或小费，或者重复记录的一笔收款。

结算款比背后的销售额少，是正常的。把结算款与销售报告或 1099-K 表核对，是另一项工作：销售额与结算款核对。

处理商手续费和退款在批次存款里怎么记？

存款单的合计必须等于银行实际收到的金额，所以处理商扣下的手续费要作为存款单里单独的一行。软件方说明，在银行存款窗口里，原来的收款保持不动，把手续费记在 Add funds to this deposit 中，金额为负数，科目选 Bank Charges & Fees（QuickBooks Online 帮助）。

处理商从结算款里扣掉的退款不是手续费。请把它记成对客户的退款，让这笔销售被冲回：在账上记录退款。销售税和小费也会包含在结算款里；处理商相关指南讲了这些内容：线上处理商结算款和门店刷卡机存款。

不要用一行说不清来由的金额去凑合计。如果收款、手续费和退款加起来对不上银行金额，请先找出缺少的那一项。

如果存款被记成了新收入，而收款还留在未存入资金里，怎么办？

同一笔钱被计了两次。保留收款，因为它们能结清客户的发票；把多加的收入记录换成由这些收款创建的存款单。

1. 先确认情况属实：银行对账单上有一笔存款，账上有一笔同金额的收入，还有合计等于该金额的未存入收款。
2. 删除多加的那笔收入记录。
3. 按上文方法，用这些收款创建银行存款单，日期为银行入账的那天。
4. 把银行那一行匹配到这张存款单，不要再新增。
5. 比较该月的收入和存款。收入应该减少被删除的金额。

如果该月已经对账或已锁账，之后要重新对账：对账期初余额不对和报税后设置结账日期。如果重复的收入已经进入已报税的税表，可能需要更正税表：QuickBooks 里的重复收入。

怎样清理或归零旧的未存入资金余额，以及一直没存入的收款？

按收款逐笔清理，从最旧的开始。每笔收款属于下面四种情况之一。

每个月都要先对照对账单完成对账，再处理下一个月。如果您要改动的月份在已报税的年度里，请先保存该年度的报表，并检查结账日期（报税后设置结账日期）；税表是否需要更正，要请编制税表的人判断。如果多报的收入已经进入已报税的税表，多缴的税也可能要拿回来。申请退税有期限：提交原始报税表后 3 年，或缴税后 2 年，以较晚者为准（IRS）；谁来申请、怎么申请，取决于实体类型：QuickBooks 里的重复收入。做完这些仍然对不平的余额：银行数据同步不等于对账。

有三种捷径会带来新的错误：

• 为了归零而删除收款。删除一笔真实的收款，通常会让它对应的发票重新变成未付，客户的欠款就被高估，收款的证据链也丢了。如果钱确实到了银行，那一行银行交易就没有收款支撑。如果那一行被加成了收入，那么按权责发生制看，收入仍然重复；按收付实现制看，合计数可能看着没错，而发票却显示未付。
• 用一笔日记账分录把余额转到收入、权益或杂项账户。这样会掩盖真正的原因。第 583 号出版物说，电子账簿必须与您的账簿和税表相符，并支持税表上的记录，所以凡是用来清掉这个余额的分录，请留好背后的银行对账单或结算报告。
• 把更正记在今天的日期上。银行已经入账的存款，要用它入账的那天，这样旧月份才能对上账。只有银行还没入账的存款，才作为在途存款留着。

示例

以下示例仅为说明，金额单位为美元。

分两次存入的支票

一位园艺师在 3 月收到 12 张支票，合计 US$9,600，每张都记成存入未存入资金的收款。其中七张（US$5,600）在 3 月 8 日存入银行，另外五张（US$4,000）在 3 月 22 日存入。对账单上有两笔存款。他按每次存款各创建一张银行存款单，合计金额都与各自的银行存款凭条一致。这些支票对应的余额为零。

带手续费的刷卡批次

一家网店的刷卡处理商为 40 笔销售打款 US$4,850，已扣除 US$150 的手续费。这 40 笔收款合计 US$5,000。卖家把它们合并成一张银行存款单，并在 Bank Charges & Fees 下加一行 负 US$150 的手续费。存款单合计等于银行入账的 US$4,850，这 40 笔收款从未存入资金中移出。

一笔又被记成收入的旧余额

一位顾问发现未存入资金里有两年前留下的 US$18,000：六笔客户收款，每笔 US$3,000。

• 两年前：每笔收款都记了，每一行银行交易又被加成了收入。那一年的收入多记了 US$18,000。
• 去年：这笔余额原封不动，银行账户仍然能对上。
• 现在：这位顾问删除六笔多加的收入记录，用这些收款创建六张银行存款单，每张的日期都是银行入账的那天，并分别匹配到对应的银行交易。余额变为零，第一年的账上收入减少 US$18,000。因为那一年的税表是根据这些账目编制的，所以他在改动之前，先检查那一年是否需要更正税表，以及那一年是否已锁账。

您的情况不同？

• 余额可以追溯到几年前，涉及多种收款来源，或者您分不清哪些存款同时被记成了收入：请找记账帮助，弄清这笔余额里到底有什么、哪些记录该删除或匹配，以及已报税的年度有没有受影响。
• 收入在这个账户之外的地方也重复了：请看QuickBooks 里的重复收入。
• 结算款、手续费或 1099-K 表与您的销售额对不上：请看销售额与结算款核对。
• 有旧发票一直没收到款：请看核销未付的客户发票。
• 改了旧记录之后，对账又对不上了：请看对账期初余额不对。
• 您想要一套办法，防止这个余额再次积累：请看银行数据同步不等于对账。
• 账目落后了几个月，或者 IRS 已经就该年度来函：请看补做逾期未做的账，并寻求记账帮助，或者看IRS 寄给您公司的通知。