المصروفات التجارية بلا إيصالات في كندا: ماذا تفعل

هل أستطيع المطالبة بمصروف تجاري في كندا بلا إيصال؟

يمكن المطالبة بتكلفة تجارية حقيقية ومعقولة، لكن فقط إذا دعمتها سجلاتك. يشترط قانون ضريبة الدخل في كندا الاحتفاظ بالسجلات ودفاتر الحسابات، وبالمستندات الداعمة اللازمة للتحقق منها (المادة ⁦230(1)⁩ و⁦(4)⁩). وتقول CRA إن المطالبات التي لا تدعمها سجلاتك قد تُرفض (CRA: ما السجلات). والإيصال هو المستند الداعم المعتاد؛ وإذا غاب، فعلى سجلات أخرى أن تؤدي دوره.

ويجب أيضًا أن تستوفي التكلفة شروطها بذاتها: أن تكون قد تحمّلتها لكسب دخل تجاري (المادة ⁦18(1)(a)⁩) وأن تكون معقولة (المادة 67). الإثبات يبيّن أن التكلفة حدثت وأنها للنشاط التجاري؛ ولا يحوّل تكلفة شخصية إلى تكلفة تجارية.

لا تعود الحالة بسيطة عندما:

• تمتد الإيصالات المفقودة على عدة سنوات، أو تضيع الدفاتر نفسها؛
• تكون المبالغ كبيرة أو دُفعت نقدًا؛
• تكون قد طالبت بائتمانات ضريبة المدخلات (⁦GST/HST⁩) عنها؛
• تكون CRA قد طلبت إثباتًا فعلًا؛
• تدفع شركة تكلفة تبدو شخصية.

إذا انطبق أي من هذه، فأعد بناء المصروفات المتأثرة وراجعها، لكن احتفظ بكل مواعيد التقديم وردود CRA: تقول CRA ألا تؤخر الإقرار بسبب نقص الإيصالات (CRA: التعديلات الشائعة)، وأن تتصل بالرقم المكتوب في خطاب المراجعة إذا احتجت إلى وقت أطول (CRA: الرد على المراجعة). ويبيّن القسم الأخير أين تفيد المساعدة.

اجمع أولًا: كشوف البنك والبطاقات للسنة، ونسخة البائع أو فاتورة الحساب الإلكتروني، ورسائل الطلب والدفع، ودفتر مصروفاتك.

ما الذي يجب أن تبيّنه سجلاتي عندما لم يعطني البائع إيصالًا؟

اكتب القيد بنفسك. عندما لا يعطيك البائع أو المورّد إيصالًا، تقول CRA أن تسجّل في دفتر مصروفاتك اسم البائع وعنوانه والمبلغ المدفوع وتاريخ الدفع وتفاصيل المعاملة (CRA: سجلات النشاط التجاري).

اكتب سطرًا لكل دفعة وقت الدفع: عناصر CRA الأربعة، وعنصرين تضيفهما هذه الصفحة (وليسا من نص CRA): لماذا كانت التكلفة للنشاط التجاري، لأن الخصم يتوقف على ذلك (المادة ⁦18(1)(a)⁩)، وكيف دفعت، ليرتبط القيد بكشف الحساب.

لمعرفة ما يظهر في الإيصال الكامل، ومنه رقم نشاط البائع التجاري في المشتريات التي تبلغ 100 دولار أو أكثر قبل الضريبة من مسجَّل في ⁦GST/HST⁩، انظر متطلبات CRA للإيصالات.

إذا لم يكن الإيصال بالإنجليزية أو الفرنسية، فاحتفظ بالأصل واكتب قيد الدفتر بالإنجليزية أو الفرنسية (البائع والتاريخ والمبلغ وما اشتريته): تقول CRA إن السجلات يجب أن تُحفظ بالإنجليزية أو الفرنسية أو بمزيج منهما (CRA: مسؤولياتك). وإذا طلبته CRA في مراجعة إقرار فرد، فهي تريد الأصل مع ترجمة مقبولة إلى الإنجليزية أو الفرنسية لم يوقّعها دافع الضرائب (CRA: التعديلات الشائعة)؛ ولا يحل قيد الدفتر محله. وللبائعين في الخارج، انظر فواتير الموردين والمقاولين الأجانب.

هل أستطيع المطالبة بمصروف بكشف بطاقة ائتمان أو كشف بنك فقط؟

الكشف سجل، لكن صفحات CRA عن حفظ السجلات لا تقول إنه يكفي وحده. تذكر CRA كشوف البنك والشيكات الملغاة وإيصالات بطاقات الائتمان ضمن السجلات التي يجب حفظها (CRA: ما السجلات). وتشترط أيضًا أن تكون السجلات موثوقة وكاملة ومدعومة بمستندات (CRA: مسؤولياتك).

يبيّن الكشف عادةً التاريخ واسم التاجر والمبلغ. ولا يبيّن عادةً ما اشتريته أو لماذا، ولا رقم تسجيل المورّد في ⁦GST/HST⁩ ولا الضريبة المحمَّلة. اعتبره سجلًا للدفع، ثم أضف الوصف والسبب التجاري إلى دفترك وأرفق أقوى دعم آخر تجده.

إذا خضعت للتدقيق ولم تجد شيئًا آخر، تقول CRA أن تناقش الأمر مع المدقق، وهو يعمل معك لإيجاد طرق لتأكيد المبالغ المصرَّح بها (CRA: التدقيق). هذا حوار وليس ضمانًا.

كيف أتعامل مع المصروفات التجارية التي دفعتها نقدًا؟

يخضع النقد للقاعدة نفسها في السجلات مع ما يُرجع إليه أقل: كشف البنك يبيّن السحب فقط، لا ما اشتراه النقد. ابنِ الأثر وقت الدفع.

1. اطلب إيصالًا في كل مرة.
2. إذا لم يعطك البائع شيئًا، فاكتب قيد الدفتر الموضح أعلاه مع السبب التجاري.
3. دوّن أي سحب نقدي موّل الدفعة، ليتطابق أثر المال.
4. بالنسبة إلى ⁦GST/HST⁩، تحتاج المشتريات النقدية إلى تفاصيل فاتورة المورّد نفسها؛ وبعض الحالات، كأجرة سيارات الأجرة، لها قواعد أخف، وتجدها في تفاصيل إيصال ⁦GST/HST⁩ لائتمانات ضريبة المدخلات.

الدفعة بالتحويل الإلكتروني (e-transfer) أو بتطبيق إلى شخص لم يعطك إيصالًا تتبع الخطوات نفسها: الكشف يبيّن الدفعة، وقيد دفترك يسجّل ما كانت لأجله ولماذا.

حالات شائعة: في مواقف السيارات والرسوم والمواصلات العامة، احتفظ بسجل الحساب أو البطاقة وسطر في الدفتر يذكر المكان والعمل؛ ومع البائع الفرد أو بائع السوق، احتفظ باسمه وعنوانه وأي رسائل أو بريد إلكتروني.

إذا ذهب النقد إلى شخص يعمل لديك، فقد تنطبق قواعد كشوف الرواتب أو الكشوف الأخرى: انظر مقاول أم موظف في كندا.

كيف أعوّض إيصالًا مفقودًا؟

اسأل من أنشأ السجل. تطلب CRA ممن لم تعد لديه سجلات أن يحاول الحصول على نسخ من الجهات التي أنشأتها، كالمؤسسات المالية أو الموردين (CRA: التدقيق). اتبع هذه القائمة بالترتيب:

1. البائع. اطلب نسخة مكررة أو إعادة طباعة، أو راجع سجل الطلبات أو الحساب الإلكتروني.
2. بريدك الإلكتروني. تأكيدات الطلب والدفع والحجز. وتشمل قائمة CRA للسجلات رسائل البريد الإلكتروني وأوامر العمل وإيصالات التسليم والمراسلات التي تدعم المعاملات (CRA: ما السجلات).
3. البنك أو جهة إصدار البطاقة. اطلب كشوف الحساب أو نسخًا من الشيكات الملغاة، وتدرجها CRA ضمن السجلات التي يجب حفظها (CRA: ما السجلات).
4. ملاحظة مؤرخة. إذا تعذر العثور على إيصال، فاكتب قيد الدفتر الآن وبيّن أنه أُعيد بناؤه، مع تاريخ اليوم. لا تنشئ إيصالًا من جديد ولا تغيّر تاريخًا ليبدو المستند أصليًا.

إذا فُقدت السجلات الإلكترونية المطلوبة أو تلفت أو تضررت، تقول CRA أن تبلغ بذلك وتعيد إنشاء الملفات خلال مدة معقولة (⁦IC05-1⁩). ولمدة الاحتفاظ بالسجلات، انظر مدة حفظ سجلات النشاط التجاري؛ وللنسخ المصورة أو الممسوحة، انظر الإيصالات الممسوحة لدى CRA.

ماذا يحدث لائتمان ضريبة المدخلات في ⁦GST/HST⁩ عندما لا تكون لدي فاتورة صحيحة؟

ينطبق هذا القسم إذا كنت مسجَّلًا في ⁦GST/HST⁩، لأن ائتمانات ضريبة المدخلات يطالب بها المسجَّلون (CRA: ائتمانات ضريبة المدخلات). لا يجوز للمسجَّل أن يطالب بائتمان ما لم تتوافر لديه، قبل تقديم الإقرار الذي يطالب فيه به، أدلة كافية على الشراء تتضمن المعلومات اللازمة لاحتساب الائتمان (قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة ⁦169(4)⁩). وهذا الاختبار منفصل عن خصم ضريبة الدخل: قد يكون لديك دعم كافٍ لخصم تكلفة ولا يكون لديك ما يحتاجه الائتمان.

ما يجب أن تبيّنه الفاتورة يتوقف على إجمالي الشراء؛ انظر تفاصيل إيصال ⁦GST/HST⁩ لائتمانات ضريبة المدخلات. وكشف البطاقة لا يبيّن عادةً رقم تسجيل المورّد ولا الضريبة المحمَّلة، وتقول CRA إن كشوف جهات إصدار بطاقات المشتريات قد لا تعطي معلومات كافية لدعم الائتمانات (CRA: ⁦RC4022⁩).

الحل المعتاد هو أن تطلب من المورّد نسخة مكررة من الفاتورة أو مستندًا آخر فيه التفاصيل المطلوبة؛ وتقبل اللوائح أيضًا إيصالًا أو عقدًا مكتوبًا أو سجلًا إلكترونيًا يتضمنها (اللوائح، المادة 2). وإلى أن تحصل عليه، أجّل الائتمان: يمكن أن يوضع في إقرار لاحق، لكن ليس بعد موعد استحقاق إقرار آخر فترة إقرار تنتهي خلال أربع سنوات بعد نهاية فترة الإقرار التي ينتمي إليها الشراء. والحصول على المستند متأخرًا لا يعيد تشغيل هذه المدة. أما المؤسسات المالية المدرجة وبعض الأنشطة الأكبر فلديها سنتان من نهاية السنة المالية بدلًا من ذلك (قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة ⁦225(4)⁩). وقد لا يستوفي الائتمان الذي طُولب به قبل توافر الدليل هذا الشرط: انظر تصحيح إقرار ⁦GST/HST⁩ مقدَّم.

إذا كنت تستخدم الطريقة السريعة للمحاسبة، فأنت تطالب بالائتمانات فقط عن العقارات والأصول الرأسمالية كأجهزة الحاسوب والمركبات، فيهمّ هذا القسم أساسًا تلك المشتريات (CRA: ⁦RC4058⁩؛ الطريقة السريعة لـ ⁦GST/HST⁩). وفي كيبك تدير Revenu Québec عمومًا ⁦GST/HST⁩ (CRA: ⁦RC4022⁩)، ولضريبة المبيعات في كيبك وضريبة المبيعات الإقليمية قواعد مستندات خاصة بهما لا تغطيها هذه الصفحة.

هل يختلف الأمر في ⁦T2125⁩ وفي ⁦T2⁩؟

واجب السجلات واحد: على كل شخص يمارس نشاطًا تجاريًا أن يحتفظ بالسجلات ودفاتر الحسابات (المادة ⁦230(1)⁩)، وتقول CRA إن الشركات غير النشطة والشركات القابضة تحتفظ بالسجلات أيضًا (CRA: من يحتفظ بالسجلات). ما يختلف هو موضع المطالبة وما الذي يتعرض للخطر أيضًا.

ماذا قد يحدث لمطالبة لا أستطيع إثباتها؟

المطالبة غير المدعومة قد تُرفض. وتقول CRA أيضًا إنه عندما تكون السجلات ناقصة يستخدم المدققون طرقًا أخرى لتحديد دخلك وصافي ضريبة ⁦GST/HST⁩ لديك (CRA: ما السجلات). والخصم المرفوض قد يؤدي إلى إعادة تقدير (reassessment)، وهو تقدير CRA المعدّل لضريبة تلك السنة.

الغرامة على مطالبة كاذبة تحتاج إلى أكثر من إيصال مفقود. بموجب المادة ⁦163(2)⁩، يتعرض الشخص الذي يدلي عن علم، أو في ظروف ترقى إلى إهمال جسيم، ببيان كاذب أو يغفل عنصرًا في الإقرار، أو يشارك في ذلك أو يوافق عليه أو يقرّه، لغرامة تساوي الأكبر بين 100 دولار و⁦50%⁩ من الضريبة المخفضة وبعض المبالغ المرتبطة بها. وتوجد غرامة مماثلة في ⁦GST/HST⁩ (المادة 285)؛ انظر الغرامات والفوائد والإعفاء. والمادة ⁦163(2)⁩ موجهة إلى البيانات الكاذبة، مثل المطالبة بتكلفة لم تُتحمَّل أو تضخيمها؛ وهل مطالبة معينة كذلك يتوقف على الوقائع.

عدم الاحتفاظ بسجلات كافية مخالفة منفصلة. وتقول CRA إن هناك غرامات عليه (CRA: الدليل ⁦T4002⁩). وفي القانون غرامة عامة على عدم الامتثال لواجب يفرضه (المادة ⁦162(7)⁩)، ويعدّ عدم الامتثال للمادة 230 جريمة (المادة ⁦238(1)⁩).

لا أستطيع سرد مصروفاتي بحسب أسطر ⁦T2125⁩: من أين أبدأ؟

ابدأ من الكشوف لتجد المعاملات، لا من الأسطر.

1. اختر سنة ضريبية واحدة واجمع كل كشوف البنك والبطاقات عنها.
2. علّم كل دفعة تجارية أو شخصية أو غير معروفة. وفي التكلفة المختلطة الاستخدام، احتفظ بالجزء التجاري فقط.
3. استبعد ما ليس مصروفًا: التحويلات بين حساباتك، وسداد رصيد بطاقة (احسب كل شراء بالبطاقة مرة واحدة)، وأصل القرض، ومشتريات المعدات أو الممتلكات الرأسمالية الأخرى (CRA: مصروفات النشاط التجاري).
4. صنّف الدفعات التجارية المتبقية بحسب النوع، ثم طابق كل نوع مع سطره في ⁦T2125⁩ باستخدام أسطر مصروفات العامل لحسابه الخاص، وفيه أيضًا أي سنة تنتمي إليها التكلفة وائتمانات ⁦GST/HST⁩.
5. بجانب كل دفعة، سجّل الدعم الذي تملكه: إيصال، أو نسخة من المورّد، أو بريد إلكتروني، أو قيد دفتر فقط.
6. ضع جانبًا أي دفعة لا تستطيع تفسيرها: لا شيء يبيّن بعد أنها تُحمِّلت لكسب دخل تجاري. ابحث عن دعم قبل أن تطالب بها.
7. اجمع كل سطر، ثم طابقه مع الكشوف، مع ذكر كل دفعة وضعتها جانبًا.

لسنة كاملة بلا دفاتر، انظر إعادة بناء الدفاتر من كشوف البنك واستكمال الدفاتر المتأخرة.

ماذا لو طلبت CRA إيصالاتي فعلًا؟

ردّ بحلول التاريخ المكتوب في الخطاب، واذكر الرقم المرجعي، وأرسل ما لديك واشرح كتابةً ما لا تستطيع تقديمه. وقبل الرد، اسرد كل مصروف يسميه الخطاب وعلّم أيها له إيصال أو نسخة من المورّد أو كشف فقط أو لا شيء.

في مراجعة إقرار فرد، كصاحب منشأة فردية، تقول CRA أن ترسل الإيصالات والمستندات المطلوبة التي تخصك؛ وإذا لم يتوافر إيصال لازم لمطالبة، فأرفق شرحًا مكتوبًا أو اتصل بالرقم المكتوب في الخطاب، واتصل به أيضًا إذا احتجت إلى وقت أطول (CRA: الرد على المراجعة). وإذا لم تردّ على مراجعة كهذه، تراجع CRA المطالبة بحسب المعلومات التي لديها وقد تعدّلها أو ترفضها، فينتج رصيد مستحق عليك (CRA: التعديلات الشائعة). وفي خطاب يخص شركة أو شراكة، اتبع التعليمات المكتوبة فيه. أما خطاب Revenu Québec فيتبع تعليماته الخاصة؛ وتغطي هذه الصفحة خطابات CRA.

في التدقيق، أرسل فقط السجلات التي تستطيع الدفاع عنها. وعادةً يمنح خطاب مقترح التدقيق مهلة 30 يومًا للموافقة أو الاعتراض (CRA: التدقيق). وللخطوات الكاملة، انظر المراجعات والتدقيق والإفصاح الطوعي ومراجعات ⁦GST/HST⁩ وتدقيقها.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الكندي.

نقد مدفوع لعامل صيانة

صاحب منشأة فردية يدفع 180 دولار كندي نقدًا لعامل صيانة مقابل إصلاح، ولا يتسلم إيصالًا. يسجّل قيد دفتر المصروفات اسم عامل الصيانة وعنوانه، و180 دولار كندي، والتاريخ، والإصلاح الذي تم، ولماذا كان تكلفة تجارية. ويتطابق السحب النقدي في كشف البنك مع القيد.

برامج وسفر مدفوعة بالبطاقة بلا إيصالات

مستشار دفع 9,000 دولار كندي اشتراكات برامج وسفرًا بالبطاقة ولم يحتفظ بإيصالات. تبيّن الكشوف الدفع. وتعطي بوابات حسابات الموردين نسخًا من الفواتير، وتؤكد رسائل الحجز تواريخ السفر وأماكنه. وهذا يمكن أن يعيد بناء الدعم لخصم ضريبة الدخل. وإذا كان المستشار مسجَّلًا في ⁦GST/HST⁩، فتبقى أي ائتمانات ضريبة مدخلات طالب بها عن تلك المشتريات معرضة للخطر إلى أن يتوافر لكل منها توثيق كافٍ بالتفاصيل التي يتطلبها إجماليه.

عشاء شركة بلا سجل

دفعت شركة 2,400 دولار كندي مقابل عشاء، بلا إيصال وبلا سجل لمن حضر أو لماذا. وما لم تستطع إثبات غرض تجاري، فقد يُرفض الخصم، وإذا كان العشاء شخصيًا فقد تُعامَل قيمته ميزة منحت لمساهم. وحتى الوجبة التجارية الموثقة تُخصم عمومًا بنصف قيمتها فقط (المادة 67.1؛ الوجبات والترفيه في دفاتر الشركة).

هل وضعك مختلف؟

• الإيصالات مفقودة لعدة سنوات، أو لا توجد دفاتر: أعد بناء كل سنة من الكشوف أولًا (إعادة بناء الدفاتر من كشوف البنك). ومع سنوات كثيرة أو مبالغ كبيرة، تكون مساعدة مسك الدفاتر الخطوة التالية: حدد أي المطالبات تقوم على سجلات أخرى، ثم اسردها بحسب أسطر ⁦T2125⁩ أو ⁦T2⁩.
• طلبت CRA الإثبات: اتبع المراجعات والتدقيق والإفصاح الطوعي، واطلب مساعدة مسك الدفاتر إذا شمل الطلب عدة سنوات أو كان الدعم ضعيفًا.
• إقرار مقدَّم يتضمن مصروفات غير مدعومة: هل يحتاج إلى تصحيح يتوقف على المبالغ والسنوات؛ ابدأ بـالمراجعات والتدقيق والإفصاح الطوعي ومساعدة مسك الدفاتر.
• دفعت شركة تكاليف تبدو شخصية: انظر مصروفات شخصية تدفعها الشركة للفرق بين الميزة والقرض، وميزة مساهم اكتُشفت في تدقيق والوجبات والترفيه في دفاتر الشركة.
• تكاليف سيارة بلا سجل رحلات: انظر سجل المركبة لمراجعة CRA.