캐나다 영수증 없는 사업 경비: 처리 방법

캐나다에서 영수증 없이도 사업 경비를 공제받을 수 있나요?

실제로 발생한 합리적인 사업 비용은 영수증이 없어도 공제받을 수 있습니다. 다만 기록이 이를 뒷받침해야 합니다. 소득세법(Income Tax Act)은 기록과 회계 장부를 갖추도록 요구하며, 이를 검증하는 데 필요한 증빙 서류도 보관하도록 요구합니다(제230조 제1항 및 제4항). CRA는 기록이 뒷받침하지 않는 청구는 불인정될 수 있다고 설명합니다(CRA: 기록이란 무엇인가). 일반적인 증빙 서류는 영수증입니다. 영수증이 없으면 다른 기록이 그 역할을 해야 합니다.

비용 자체도 요건을 갖춰야 합니다. 사업 소득을 얻기 위해 지출한 비용이어야 하고(제18조 제1항 (a)호), 합리적인 금액이어야 합니다(제67조). 증빙은 비용이 실제로 발생했고 사업을 위한 것이었음을 입증할 뿐이며, 개인 비용을 사업 비용으로 바꾸지는 못합니다.

다음에 해당하면 단순한 사례가 아닙니다.

• 영수증이 없는 기간이 여러 해에 걸치거나 장부 자체가 없습니다.
• 금액이 크거나 현금으로 결제했습니다.
• 그 비용에 대해 GST/HST 매입세액공제를 청구했습니다.
• CRA가 이미 증빙을 요청했습니다.
• 법인이 개인 비용으로 보이는 지출을 했습니다.

하나라도 해당하면 해당 경비를 다시 정리하고 확인하되, 모든 신고 기한과 CRA 회신 기한은 지키세요. CRA는 영수증이 없다는 이유로 신고를 미루지 말라고 안내하며(CRA: 흔한 조정 사유), 시간이 더 필요하면 심사 서신에 적힌 번호로 전화하라고 안내합니다(CRA: 심사에 대한 회신). 마지막 섹션에서 도움이 필요한 경우를 안내합니다.

먼저 모아 둘 자료: 해당 연도의 은행 및 카드 명세서, 판매자 사본이나 온라인 계정의 청구서, 주문 및 결제 이메일, 지출 기록부.

판매자가 영수증을 주지 않았다면 기록에 무엇이 있어야 하나요?

직접 기록 항목을 작성하세요. 판매자나 공급업체가 영수증을 주지 않으면, 지출 기록부에 판매자의 이름과 주소, 지급 금액, 지급일, 거래의 세부 내용을 적으라고 CRA는 안내합니다(CRA: 사업 기록).

결제할 때마다 한 줄씩 적으세요. CRA가 정한 네 가지 항목에 이 페이지가 추가하는 두 가지(CRA의 표현이 아닙니다)를 더합니다. 하나는 그 비용이 사업을 위한 것인 이유로, 공제 여부가 여기에 달려 있기 때문입니다(제18조 제1항 (a)호). 다른 하나는 결제 방법으로, 기록 항목을 명세서와 연결하기 위해서입니다.

완전한 영수증에 담겨야 할 내용과, GST/HST 등록 사업자에게서 세전 $100 이상을 구입할 때 판매자의 사업자 번호가 필요한 경우는 CRA 영수증 요건을 참고하세요.

영수증이 영어나 프랑스어가 아니면 원본을 보관하고, 지출 기록부에 영어나 프랑스어로 항목(판매자, 날짜, 금액, 구입 내용)을 적으세요. CRA는 기록을 영어, 프랑스어 또는 두 언어를 섞어 보관해야 한다고 안내합니다(CRA: 본인의 책임). 개인 신고서 심사에서 CRA가 영수증을 요구하면, 납세자가 서명하지 않은 적절한 영어 또는 프랑스어 번역본이 붙은 원본을 원합니다(CRA: 흔한 조정 사유). 지출 기록부 항목이 원본을 대신하지는 못합니다. 해외 판매자는 해외 공급업체 및 계약자의 청구서를 참고하세요.

신용카드나 은행 명세서만으로 경비를 공제받을 수 있나요?

명세서도 기록이지만, CRA의 기록 보관 안내 페이지는 그것만으로 충분하다고 말하지 않습니다. CRA는 보관할 기록으로 은행 명세서, 취소된 수표, 신용카드 영수증을 꼽습니다(CRA: 기록이란 무엇인가). 또한 기록은 신뢰할 수 있고, 완전하며, 문서로 뒷받침되어야 한다고 요구합니다(CRA: 본인의 책임).

명세서에는 보통 날짜, 가맹점 이름, 금액이 나옵니다. 무엇을 샀는지, 왜 샀는지, 공급업체의 GST/HST 등록 번호나 부과된 세금은 보통 나오지 않습니다. 명세서는 결제 기록으로 보고, 지출 기록부에 구입 내용과 사업 목적을 적은 뒤 찾을 수 있는 가장 확실한 다른 증빙을 첨부하세요.

세무조사를 받는데 다른 자료를 찾을 수 없다면, 조사관과 상의하라고 CRA는 안내합니다. 조사관이 신고한 금액을 확인할 방법을 함께 찾아 줍니다(CRA: 세무조사). 이는 대화일 뿐 보장이 아닙니다.

현금으로 지불한 사업 경비는 어떻게 처리하나요?

현금도 같은 기록 규칙을 따르지만 기댈 자료는 더 적습니다. 은행 명세서에는 인출 사실만 나오고 그 현금으로 무엇을 샀는지는 나오지 않기 때문입니다. 지불할 때 증빙의 흐름을 만들어 두세요.

1. 매번 영수증을 요청하세요.
2. 판매자가 주지 않으면 위에서 설명한 기록 항목을 사업 목적과 함께 작성하세요.
3. 어느 현금 인출로 그 비용을 냈는지 적어 두어 자금의 흐름이 맞아떨어지게 하세요.
4. GST/HST의 경우 현금 구입에도 같은 공급업체 청구서 정보가 필요합니다. 택시 요금처럼 요건이 더 가벼운 경우도 있으며, 매입세액공제를 위한 GST/HST 영수증 정보에서 다룹니다.

영수증을 주지 않은 개인에게 이체나 앱으로 결제한 경우도 같은 절차를 따릅니다. 명세서는 결제 사실을 보여 주고, 지출 기록부 항목은 무엇을 위한 결제였고 왜 필요했는지 기록합니다.

흔한 사례: 주차비, 통행료, 대중교통은 계정이나 카드 내역과 장소와 업무를 적은 기록 항목을 보관하세요. 개인 판매자나 시장 상인에게서 샀다면 그 사람의 이름과 주소, 주고받은 메시지나 이메일을 보관하세요.

그 현금이 나를 위해 일하는 사람에게 갔다면 급여나 명세서 규정이 적용될 수 있습니다. 계약자냐 직원이냐를 참고하세요.

분실한 영수증은 어떻게 대체하나요?

기록을 만든 쪽에 요청하세요. 기록이 더 이상 없는 사람은 금융기관이나 공급업체처럼 그 기록을 만든 쪽에서 사본을 받아 보라고 CRA는 안내합니다(CRA: 세무조사). 다음 순서로 확인하세요.

1. 판매자. 사본 발급이나 재출력을 요청하거나 주문 내역이나 온라인 계정을 확인하세요.
2. 이메일 받은편지함. 주문, 결제, 예약 확인 메일을 찾아보세요. CRA의 기록 목록에는 거래를 뒷받침하는 이메일, 작업 지시서, 배송 전표, 서신이 포함됩니다(CRA: 기록이란 무엇인가).
3. 은행 또는 카드 발급사. 명세서나 취소된 수표의 사본을 요청하세요. CRA는 이를 보관할 기록으로 꼽습니다(CRA: 기록이란 무엇인가).
4. 날짜를 적은 메모. 영수증을 찾을 수 없다면 지금 기록 항목을 작성하고, 재구성한 것임을 오늘 날짜와 함께 밝히세요. 문서가 원본처럼 보이도록 영수증을 다시 만들거나 날짜를 바꾸어서는 안 됩니다.

필요한 전자 기록이 분실, 파손, 손상되었다면 이를 신고하고 합리적인 기간 안에 파일을 복원하라고 CRA는 안내합니다(IC05-1). 기록 보관 기간은 사업 기록 보관 기간을, 촬영하거나 스캔한 사본은 CRA에 제출할 스캔 영수증을 참고하세요.

적절한 청구서가 없으면 GST/HST 매입세액공제는 어떻게 되나요?

이 섹션은 GST/HST에 등록한 사업자에게 해당합니다. 매입세액공제는 등록 사업자가 청구하기 때문입니다(CRA: 매입세액공제). 등록 사업자는 공제를 청구하는 신고서를 제출하기 전에 구입에 대한 충분한 증거와 공제액을 계산하는 데 필요한 정보를 갖추어야 공제를 청구할 수 있습니다(소비세법(Excise Tax Act) 제169조 제4항). 이 기준은 소득세 공제와 별개입니다. 비용을 공제할 만큼의 증빙은 있어도 매입세액공제에 필요한 증빙은 없을 수 있습니다.

청구서에 무엇이 나와야 하는지는 구입 총액에 따라 달라집니다. 매입세액공제를 위한 GST/HST 영수증 정보를 참고하세요. 카드 명세서에는 보통 공급업체의 등록 번호도 부과된 세금도 나오지 않으며, 구매 카드(procurement card) 발급사의 명세서는 공제를 뒷받침하기에 정보가 충분하지 않을 수 있다고 CRA는 설명합니다(CRA: RC4022).

보통의 해결책은 공급업체에 사본 청구서나 필요한 정보가 담긴 다른 문서를 요청하는 것입니다. 규정은 필요한 정보가 담긴 영수증, 서면 계약서, 전자 기록도 인정합니다(규정 제2조). 서류를 받을 때까지는 공제 청구를 보류하세요. 이후 신고서에 청구할 수 있지만, 구입이 속한 신고 기간 말부터 4년 이내에 끝나는 마지막 신고 기간의 신고 기한이 지난 뒤에는 청구할 수 없습니다. 서류를 늦게 받는다고 이 기간이 다시 시작되지는 않습니다. 지정 금융기관(listed financial institutions)과 일부 대규모 사업체는 대신 회계연도 말부터 2년 이내입니다(소비세법(Excise Tax Act) 제225조 제4항). 증거를 갖추기 전에 청구한 공제는 이 요건을 충족하지 못할 수 있습니다. 제출한 GST/HST 신고서 정정을 참고하세요.

간편 방식(Quick Method)으로 회계 처리하면 부동산과 컴퓨터, 차량 같은 자본 자산에 대해서만 공제를 청구하므로, 이 섹션은 주로 그런 구입에 해당합니다(CRA: RC4058, GST/HST 간편 방식). 퀘벡 주에서는 일반적으로 Revenu Québec이 GST/HST를 관리하며(CRA: RC4022), 퀘벡 판매세와 주 판매세에는 별도의 서류 규정이 있습니다. 이 페이지는 이를 다루지 않습니다.

T2125와 T2에서 처리 방식이 다른가요?

기록 의무는 같습니다. 사업을 영위하는 모든 사람은 기록과 회계 장부를 보관해야 합니다(제230조 제1항). 또한 CRA는 활동이 없는 법인과 지주회사도 기록을 보관해야 한다고 설명합니다(CRA: 누가 기록을 보관하는가). 다른 점은 경비를 기재하는 위치와 추가로 걸려 있는 위험입니다.

증빙할 수 없는 경비를 청구하면 어떻게 되나요?

증빙이 없는 청구는 불인정될 수 있습니다. 또한 기록이 불완전하면 조사관이 다른 방법으로 소득과 GST/HST 순세액을 산정한다고 CRA는 설명합니다(CRA: 기록이란 무엇인가). 공제가 불인정되면 재결정으로 이어질 수 있습니다. 재결정은 CRA가 해당 연도 세금을 수정해서 다시 결정하는 것입니다.

허위 청구에 대한 가산세는 영수증이 없다는 사실만으로는 부과되지 않습니다. 제163조 제2항에 따르면, 알면서 또는 중대한 과실에 해당하는 상황에서 신고서의 허위 진술이나 누락을 하거나, 그에 참여하거나, 동의하거나, 묵인한 사람은 다음 중 더 큰 금액의 가산세를 부과받습니다. $100, 또는 과소 신고된 세액과 일부 관련 금액의 50%. 비슷한 GST/HST 가산세도 있습니다(제285조). 가산세, 이자, 구제를 참고하세요. 제163조 제2항은 발생하지 않은 비용을 청구하거나 비용을 부풀리는 것 같은 허위 진술을 겨냥한 규정이며, 특정 청구가 여기에 해당하는지는 사실관계에 따라 달라집니다.

적절한 기록을 보관하지 않은 것은 별개의 위반입니다. 이에 대한 가산세가 있다고 CRA는 설명합니다(CRA: Guide T4002). 소득세법(Income Tax Act)에는 이 법이 부과하는 의무를 이행하지 않은 경우의 일반 가산세 규정이 있으며(제162조 제7항), 제230조를 지키지 않으면 범죄가 된다고 정합니다(제238조 제1항).

경비를 T2125 줄별로 정리하지 못했습니다. 어디서부터 시작하나요?

줄이 아니라 명세서에서 시작해 거래를 찾으세요.

1. 한 과세연도를 정하고 그 연도의 모든 은행 및 카드 명세서를 모으세요.
2. 각 지급을 사업용, 개인용, 불명으로 표시하세요. 사업과 개인이 함께 쓴 비용은 사업용 부분만 남기세요.
3. 경비가 아닌 항목은 따로 빼 두세요. 본인 계좌 간 이체, 카드 대금 납부(카드 구입은 한 번만 계산), 대출 원금, 장비나 그 밖의 자본 자산 구입이 해당됩니다(CRA: 사업 경비).
4. 남은 사업용 지급을 유형별로 묶은 다음, 자영업자 경비 항목을 보고 유형마다 해당하는 T2125 줄을 찾으세요. 이 글에서는 비용이 어느 연도에 속하는지와 GST/HST 공제도 다룹니다.
5. 각 지급 옆에 가진 증빙을 적으세요. 영수증, 공급업체 사본, 이메일, 지출 기록부 항목만 있는 경우 중 하나입니다.
6. 설명할 수 없는 지급은 따로 보류하세요. 사업 소득을 얻기 위해 지출했다는 증거가 아직 없기 때문입니다. 청구하기 전에 증빙을 찾아보세요.
7. 줄별로 합계를 내고 명세서와 대사하세요. 따로 보류한 지급도 모두 명시하세요.

한 해 전체의 장부가 없다면 은행 명세서로 장부 복구하기와 밀린 장부 정리를 참고하세요.

CRA가 이미 영수증을 요청했다면 어떻게 하나요?

서신에 적힌 날짜까지 회신하고, 참조 번호를 포함하고, 가진 자료를 보내고, 제출할 수 없는 자료는 서면으로 설명하세요. 회신하기 전에 서신이 지목한 경비를 모두 나열하고, 각각 영수증, 공급업체 사본, 명세서만 있음, 아무것도 없음 중 어디에 해당하는지 표시하세요.

개인사업자 같은 개인 신고서를 심사하는 경우, 요청받은 영수증과 서류 중 본인에게 해당하는 것을 보내라고 CRA는 안내합니다. 청구에 필요한 영수증이 없으면 서면 설명을 포함하거나 서신에 적힌 번호로 전화하고, 시간이 더 필요한 경우에도 그 번호로 전화하세요(CRA: 심사에 대한 회신). 이런 심사에 회신하지 않으면, CRA는 가진 정보로 청구를 검토하여 변경하거나 거부할 수 있으며 그 결과 납부할 세금이 생깁니다(CRA: 흔한 조정 사유). 법인이나 파트너십이 받은 서신은 서신에 적힌 지시를 따르세요. Revenu Québec의 서신은 그 기관의 지시를 따릅니다. 이 페이지는 CRA 서신을 다룹니다.

세무조사에서는 근거를 댈 수 있는 기록만 보내세요. 조사 제안 서신은 일반적으로 동의 또는 이의 여부를 밝힐 기간으로 30일을 줍니다(CRA: 세무조사). 전체 절차는 심사, 세무조사, 자발적 신고와 GST/HST 심사와 세무조사를 참고하세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 캐나다 달러입니다.

수리공에게 현금으로 지급한 경우

개인사업자가 수리 대가로 수리공에게 현금 C$180을 지급하고 영수증을 받지 못했습니다. 지출 기록부 항목에는 수리공의 이름과 주소, C$180, 날짜, 수리 내용, 사업 비용인 이유를 적습니다. 은행 명세서의 현금 인출은 이 항목과 연결됩니다.

영수증이 없는 카드 결제 소프트웨어와 출장

컨설턴트가 소프트웨어 구독료와 출장비 C$9,000을 카드로 결제했지만 영수증을 보관하지 않았습니다. 명세서는 결제 사실을 보여 줍니다. 공급업체의 계정 포털에서 청구서 사본을 받을 수 있고, 예약 이메일은 출장 날짜와 장소를 확인해 줍니다. 이렇게 하면 소득세 공제의 증빙을 복원할 수 있습니다. 컨설턴트가 GST/HST 등록 사업자라면, 그 구입에 대해 청구한 매입세액공제는 각 구입 총액이 요구하는 정보를 갖춘 충분한 증빙이 생길 때까지 위험이 남습니다.

기록이 없는 법인 만찬

법인이 만찬에 C$2,400을 지출했지만 영수증도 없고 누가 왜 참석했는지에 대한 기록도 없습니다. 사업 목적을 입증하지 못하면 공제가 불인정될 수 있고, 만찬이 개인용이었다면 그 가치는 주주 혜택으로 처리될 수 있습니다. 사업 목적의 식사를 기록으로 입증하더라도 일반적으로 절반만 공제됩니다(제67.1조, 법인 장부의 식비와 접대비).

상황이 다르다면?

• 영수증이 여러 해 동안 없거나 장부가 없다면: 먼저 명세서로 연도별 장부를 복구하세요(은행 명세서로 장부 복구하기). 여러 해에 걸치거나 금액이 크면 다음 단계는 장부 관리 지원입니다. 다른 기록으로 뒷받침되는 청구를 가려낸 뒤 T2125 또는 T2 줄별로 정리하세요.
• CRA가 증빙을 요청했다면: 심사, 세무조사, 자발적 신고를 따르고, 요청이 여러 해에 걸치거나 증빙이 빈약하면 장부 관리 지원을 받으세요.
• 이미 제출한 신고서에 증빙 없는 경비가 들어 있다면: 정정이 필요한지는 금액과 연도에 따라 다릅니다. 심사, 세무조사, 자발적 신고와 장부 관리 지원부터 확인하세요.
• 법인이 개인 비용처럼 보이는 지출을 했다면: 혜택이냐 대여금이냐는 법인이 낸 개인 비용을, 세무조사에서 발견된 경우는 세무조사에서 발견된 주주 혜택과 법인 장부의 식비와 접대비를 참고하세요.
• 운행 일지 없는 차량 비용: CRA 심사를 위한 차량 운행 일지를 참고하세요.