Kanada'da Makbuzu Olmayan İşletme Giderleri: Ne Yapmalı?

Kanada'da makbuzu olmayan bir işletme giderini talep edebilir miyim?

Gerçek ve makul bir işletme gideri yine de talep edilebilir; ancak yalnızca kayıtlarınız bunu destekliyorsa. Income Tax Act kayıt ve defter tutmayı şart koşar ve bunları doğrulamak için gereken destekleyici belgeleri saklamanızı ister (230(1) ve (4) alt maddeleri). CRA, kayıtlarınızın desteklemediği taleplerin reddedilebileceğini söyler (CRA: kayıtlar nedir). Makbuz olağan destekleyici belgedir; makbuz yoksa işini başka kayıtlar görmelidir.

Giderin ayrıca kendi başına nitelikli olması gerekir: işletme geliri elde etmek için yapılmış (18(1)(a) alt maddesi) ve makul (67. madde) olmalıdır. Destek, bir giderin yapıldığını ve işletme için olduğunu kanıtlar; şahsi bir gideri işletme gideri haline getiremez.

Durum şu hallerde basit olmaktan çıkar:

• eksik makbuzlar birkaç yıla yayılıyorsa veya defterlerin kendisi yoksa;
• tutarlar büyükse veya nakit ödendiyse;
• bunlar için GST/HST girdi vergisi kredisi talep ettiyseniz;
• CRA zaten destek istediyse;
• bir şirket şahsi görünen bir gider ödediyse.

Bunlardan biri geçerliyse etkilenen giderleri yeniden kurun ve kontrol edin; ancak her beyan ve CRA yanıt tarihini koruyun: CRA, makbuzlar eksik diye bir beyannamenin geciktirilmemesini söyler (CRA: yaygın düzeltmeler) ve daha fazla süreye ihtiyacınız varsa inceleme yazısındaki numarayı aramanızı söyler (CRA: bir incelemeye yanıt verme). Son bölüm, yardımın nerede devreye girdiğini anlatır.

Önce şunları toplayın: yıla ait banka ve kart hesap özetleri, satıcının kopyası veya çevrimiçi hesaptaki fatura, sipariş ve ödeme e-postaları ve gider günlüğünüz.

Satıcı bana makbuz vermediyse kayıtlarım neleri göstermeli?

Kaydı kendiniz yazın. Satıcı veya tedarikçi makbuz vermediğinde CRA, gider günlüğünüze satıcının adını ve adresini, ödenen tutarı, ödeme tarihini ve işlemin ayrıntılarını kaydetmenizi söyler (CRA: işletme kayıtları).

Ödeme yaptığınızda her ödeme için bir satır yazın: CRA'nın dört kalemi ve bu sayfanın eklediği iki kalem (CRA ifadesi değildir): giderin neden işletme için olduğu, çünkü indirim buna bağlıdır (18(1)(a) alt maddesi), ve nasıl ödediğiniz, böylece kayıt bir hesap özetiyle eşleşir.

Eksiksiz bir makbuzda neler görünmesi gerektiği, GST/HST kayıtlı mükelleften yapılan ve vergi öncesi $100 veya üzeri olan alımlarda satıcının işletme numarası dahil, için bkz. CRA makbuz şartları.

Makbuz İngilizce veya Fransızca değilse aslını saklayın ve günlük kaydını İngilizce veya Fransızca yazın (satıcı, tarih, tutar, ne alındığı): CRA, kayıtların İngilizce, Fransızca veya ikisinin birleşimiyle tutulması gerektiğini söyler (CRA: sorumluluklarınız). CRA bir bireyin beyannamesinin incelenmesinde bunu isterse, mükellef tarafından imzalanmamış kabul edilebilir bir İngilizce veya Fransızca çeviri ile birlikte aslını ister (CRA: yaygın düzeltmeler); günlük kaydınız bunun yerini tutmaz. Yurt dışı satıcılar için bkz. yabancı tedarikçilerden ve yüklenicilerden gelen faturalar.

Yalnızca kredi kartı veya banka hesap özetiyle bir gideri talep edebilir miyim?

Hesap özeti bir kayıttır; ancak CRA'nın kayıt tutma sayfaları tek başına yeterli olduğunu söylemez. CRA, saklanacak kayıtlar arasında banka hesap özetlerini, iptal edilmiş çekleri ve kredi kartı makbuzlarını sayar (CRA: kayıtlar nedir). Ayrıca kayıtların güvenilir, eksiksiz ve belgelerle desteklenmiş olmasını şart koşar (CRA: sorumluluklarınız).

Hesap özeti genellikle tarihi, satıcının adını ve tutarı gösterir. Genellikle ne aldığınızı veya nedenini, tedarikçinin GST/HST kayıt numarasını ya da tahsil edilen vergiyi göstermez. Onu bir ödeme kaydı olarak ele alın, ardından günlüğünüze açıklamayı ve işletme gerekçesini ekleyin ve bulabildiğiniz en güçlü diğer desteği ekleyin.

Denetlenirseniz ve başka bir şey bulunamazsa CRA, bunu denetçiyle görüşmenizi söyler; denetçi, beyan edilen tutarları doğrulamanın yollarını bulmak için sizinle çalışır (CRA: denetimler). Bu bir görüşmedir, garanti değildir.

Nakit ödediğim işletme giderlerini nasıl ele alırım?

Nakit aynı kayıt kuralına tabidir; ama güvenebileceğiniz daha az şey vardır: banka hesap özeti yalnızca çekimi gösterir, nakitle ne alındığını göstermez. Ödeme yaptığınızda izi oluşturun.

1. Her seferinde makbuz isteyin.
2. Satıcı vermezse yukarıdaki günlük kaydını işletme gerekçesiyle birlikte yazın.
3. Ödemeyi hangi nakit çekimin finanse ettiğini not edin, böylece para izi tutar.
4. GST/HST için nakit alımlar aynı tedarikçi fatura ayrıntılarını gerektirir; taksi ücretleri gibi birkaç durumda daha hafif kurallar vardır ve bunlar girdi vergisi kredileri için GST/HST makbuz ayrıntıları rehberinde anlatılır.

Makbuz vermeyen bir kişiye e-transfer veya uygulamayla yapılan ödeme de aynı adımları izler: hesap özeti ödemeyi gösterir, günlük kaydınız ise neyin karşılığı olduğunu ve nedenini kaydeder.

Yaygın durumlar: otopark, geçiş ücreti ve toplu taşıma için hesap veya kart geçmişini, yeri ve işi belirten bir günlük satırıyla birlikte saklayın; şahsi bir satıcı veya pazar tezgâhı için adını ve adresini ve varsa mesaj yazışmasını veya e-postayı saklayın.

Nakit sizin için çalışan bir kişiye gittiyse bordro veya belge kuralları geçerli olabilir: bkz. yüklenici mi çalışan mı.

Kaybolan bir makbuzun yerine ne koyabilirim?

Kaydı oluşturana sorun. CRA, kayıtları artık olmayan kişiye, bunların kopyalarını kaydı oluşturan taraflardan, örneğin mali kuruluşlardan veya tedarikçilerden almaya çalışmasını söyler (CRA: denetimler). Bu listeyi sırayla izleyin:

1. Satıcı. Bir nüsha veya yeniden basım isteyin ya da sipariş geçmişine veya çevrimiçi hesaba bakın.
2. Gelen kutunuz. Sipariş, ödeme ve rezervasyon onayları. CRA'nın kayıt listesi, işlemleri destekleyen e-postaları, iş emirlerini, teslimat fişlerini ve yazışmaları içerir (CRA: kayıtlar nedir).
3. Bankanız veya kart çıkaran kuruluş. Hesap özetlerini veya iptal edilmiş çeklerin kopyalarını isteyin; CRA bunları saklanacak kayıtlar arasında sayar (CRA: kayıtlar nedir).
4. Tarihli bir not. Makbuz bulunamazsa günlük kaydını şimdi yazın ve bugünün tarihiyle yeniden oluşturulduğunu belirtin. Bir belge orijinal görünsün diye makbuzu asla yeniden oluşturmayın veya tarihi değiştirmeyin.

Gerekli elektronik kayıtlar kaybolur, yok olur veya hasar görürse CRA, bunu bildirmenizi ve dosyaları makul bir süre içinde yeniden oluşturmanızı söyler (IC05-1). Kayıtların ne kadar saklanacağı için bkz. işletme kayıtları ne kadar süre saklanmalı; fotoğrafı çekilmiş veya taranmış kopyalar için bkz. CRA için taranmış makbuzlar.

Uygun faturam yoksa GST/HST girdi vergisi kredisine ne olur?

Bu bölüm GST/HST'ye kayıtlıysanız geçerlidir; çünkü girdi vergisi kredilerini kayıtlı mükellefler talep eder (CRA: girdi vergisi kredileri). Kayıtlı mükellef, krediyi talep eden beyannameyi vermeden önce, alıma ilişkin yeterli kanıta ve krediyi hesaplamak için gereken bilgilere sahip olmadıkça kredi talep edemez (Excise Tax Act, section 169(4)). Bu test, gelir vergisi indiriminden ayrıdır: bir gideri indirmek için yeterli desteğiniz olabilir ve yine de kredinin gerektirdiği şeyden yoksun olabilirsiniz.

Faturada neler görünmesi gerektiği alımın toplamına göre değişir; bkz. girdi vergisi kredileri için GST/HST makbuz ayrıntıları. Kart hesap özeti genellikle ne tedarikçinin kayıt numarasını ne de tahsil edilen vergiyi gösterir ve CRA, satın alma kartı çıkaran kuruluşların hesap özetlerinin kredileri desteklemek için yeterli bilgi vermeyebileceğini söyler (CRA: RC4022).

Olağan çözüm, tedarikçiden bir fatura nüshası veya gerekli ayrıntıları taşıyan başka bir belge istemektir; yönetmelikler, bunları taşıyan bir makbuzu, yazılı sözleşmeyi veya elektronik kaydı da kabul eder (yönetmelik, madde 2). Elinize geçene kadar krediyi bekletin: kredi sonraki bir beyannameye konabilir, ancak alımın ait olduğu beyan döneminin bitiminden sonra dört yıl içinde biten son beyan döneminin son tarihinden sonra konamaz. Belgeyi geç almak bu süreyi yeniden başlatmaz. Listelenmiş mali kuruluşlar ve bazı büyük işletmeler için bunun yerine mali yıl sonundan itibaren iki yıl geçerlidir (Excise Tax Act, section 225(4)). Kanıt elinizde olmadan talep edilen bir kredi bu şartı karşılamayabilir: bkz. verilmiş bir GST/HST beyannamesini düzeltme.

Hızlı Yöntem muhasebesini kullanıyorsanız kredileri yalnızca gayrimenkul ve bilgisayarlar ile araçlar gibi sermaye varlıkları için talep edersiniz; bu nedenle bu bölüm esas olarak bu alımlar için önemlidir (CRA: RC4058; GST/HST Hızlı Yöntemi). Québec'te GST/HST'yi genellikle Revenu Québec yönetir (CRA: RC4022); Québec satış vergisi ve eyalet satış vergisinin kendi belge kuralları vardır ve bu sayfa bunları kapsamaz.

T2125'te ve T2'de farklı mı?

Kayıt yükümlülüğü aynıdır: iş yapan her kişi kayıt ve defter tutmak zorundadır (230(1) alt maddesi) ve CRA, faaliyetsiz şirketlerin ve holding şirketlerinin de kayıt tuttuğunu söyler (CRA: kimler kayıt tutar). Farklı olan, talebin nerede yer aldığı ve başka neyin risk altında olduğudur.

Destekleyemediğim bir talebe ne olabilir?

Desteklenmeyen bir talep reddedilebilir. CRA ayrıca, kayıtlar eksik olduğunda denetçilerin gelirinizi ve GST/HST net vergisini belirlemek için başka yöntemler kullandığını söyler (CRA: kayıtlar nedir). Reddedilen bir indirim, o yılın vergisine ilişkin CRA'nın düzeltilmiş tarhiyatı olan bir yeniden tarhiyata yol açabilir.

Yanlış bir talep için ceza, eksik bir makbuzdan fazlasını gerektirir. 163(2) alt maddesi uyarınca, bir beyannamede kasıtlı olarak veya ağır ihmal sayılabilecek koşullarda yanlış bir beyan veya ihmal yapan, buna katılan, razı olan ya da göz yuman kişi, eksik gösterilen verginin ve bazı ilgili tutarların $100 ile %50 tutarından büyük olanı kadar cezaya tabi olur. Benzer bir GST/HST cezası vardır (285. madde); bkz. cezalar, faiz ve af. 163(2) alt maddesi, yapılmamış bir gideri talep etmek veya bir gideri şişirmek gibi yanlış beyanları hedefler; belirli bir talebin bunlardan biri olup olmadığı olgulara bağlıdır.

Yeterli kayıt tutmamak ayrı bir ihlaldir. CRA, bunun için cezalar bulunduğunu söyler (CRA: Guide T4002). Kanun, getirdiği bir yükümlülüğe uymamak için genel bir ceza öngörür (162(7) alt maddesi) ve 230. maddeye uymamayı bir suç sayar (238(1) alt maddesi).

Giderlerimi T2125 satırlarına göre listeleyemiyorum: nereden başlamalıyım?

Satırlardan değil, işlemleri bulmak için hesap özetlerinden başlayın.

1. Bir vergi yılı seçin ve o yıla ait her banka ve kart hesap özetini çıkarın.
2. Her ödemeyi işletme, şahsi veya bilinmeyen olarak işaretleyin. Karma kullanımlı bir giderde yalnızca işletmeye ait kısmı tutun.
3. Gider olmayanları ayırın: kendi hesaplarınız arasındaki transferler, kart bakiyesi ödemeleri (her kart alımını bir kez sayın), kredi anaparası ve ekipman veya diğer sermaye mallarının alımları (CRA: işletme giderleri).
4. Kalan işletme ödemelerini türe göre gruplayın, ardından her türü serbest çalışanların gider satırları rehberini kullanarak T2125 satırıyla eşleştirin; bu rehber ayrıca bir giderin hangi yıla ait olduğunu ve GST/HST kredilerini de kapsar.
5. Her ödemenin yanına elinizdeki desteği kaydedin: makbuz, tedarikçi kopyası, e-posta veya yalnızca bir günlük kaydı.
6. Açıklayamadığınız her ödemeyi ayrı tutun: henüz hiçbir şey bunun işletme geliri elde etmek için yapıldığını göstermiyor. Talep etmeden önce destek arayın.
7. Her satırın toplamını alın, sonra hesap özetleriyle mutabakat yapın ve ayırdığınız her ödemeyi belirtin.

Defteri hiç olmayan tam bir yıl için bkz. hesap özetlerinden muhasebe kayıtlarını yeniden kurma ve gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama.

CRA makbuzlarımı zaten istediyse ne yapmalıyım?

Yazıdaki tarihe kadar yanıt verin, referans numarasını ekleyin, elinizdekileri gönderin ve sağlayamadığınız şeyleri yazılı olarak açıklayın. Yanıt vermeden önce yazının andığı her gideri listeleyin ve hangilerinin makbuzu, tedarikçi kopyası, yalnızca hesap özeti olduğunu veya hiçbir şeyi olmadığını işaretleyin.

Örneğin bir şahıs işletmesi sahibi gibi bir bireyin beyannamesinin incelenmesinde CRA, istenen makbuzlardan ve belgelerden size uygulananları göndermenizi söyler; bir talep için gereken makbuz yoksa yazılı bir açıklama ekleyin veya yazıdaki numarayı arayın; daha fazla süreye ihtiyacınız varsa da arayın (CRA: bir incelemeye yanıt verme). Böyle bir incelemeye yanıt vermezseniz CRA talebi elindeki bilgilere göre inceler ve değiştirebilir veya reddedebilir; bu da ödenecek bir bakiye bırakır (CRA: yaygın düzeltmeler). Bir şirketin veya ortaklığın yazısı için yazıdaki talimatları izleyin. Revenu Québec'ten gelen bir yazı kendi talimatlarını izler; bu sayfa CRA yazılarını kapsar.

Bir denetimde yalnızca arkasında durabileceğiniz kayıtları gönderin. Denetim teklif yazısı genellikle kabul etmek veya etmemek için 30 gün verir (CRA: denetimler). Tüm adımlar için bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim ve GST/HST incelemeleri ve denetimleri.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar Kanada dolarıdır.

Tamirciye nakit ödeme

Bir şahıs işletmesi sahibi, bir onarım için tamirciye nakit olarak C$180 öder ve makbuz almaz. Gider günlüğü kaydı tamircinin adını ve adresini, C$180 tutarını, tarihi, yapılan onarımı ve bunun neden bir işletme gideri olduğunu kaydeder. Banka hesap özetindeki nakit çekimi bu kayıtla eşleşir.

Makbuzsuz, kartla ödenen yazılım ve seyahat

Bir danışman, C$9.000 tutarında yazılım aboneliğini ve seyahati kartla ödemiş ve makbuz saklamamıştır. Hesap özetleri ödemeyi gösterir. Tedarikçilerin hesap portalları fatura kopyaları verir ve rezervasyon e-postaları seyahat tarihlerini ve yerlerini doğrular. Bu, gelir vergisi indirimi için desteği yeniden oluşturabilir. Danışman GST/HST'ye kayıtlıysa bu alımlar için talep edilen girdi vergisi kredileri, her biri toplamının gerektirdiği ayrıntılarla yeterli belgeye kavuşana kadar risk altında kalır.

Kaydı olmayan şirket yemeği

Bir şirket, makbuzu ve kimin neden katıldığına dair kaydı olmayan bir yemek için C$2.400 ödemiştir. İşletme amacını gösteremezse indirim reddedilebilir ve yemek şahsiyse değeri hissedara sağlanmış bir menfaat sayılabilir. Belgelenmiş bir iş yemeği bile genellikle yalnızca yarısı kadar indirilebilir (67.1. madde; şirket defterlerinde yemek ve eğlence).

Sizin durumunuz farklı mı?

• Makbuzlar birkaç yıldır eksik veya hiç defter yok: önce her yılı hesap özetlerinden yeniden kurun (hesap özetlerinden muhasebe kayıtlarını yeniden kurma). Çok sayıda yıl veya büyük tutarlar varsa bir sonraki adım muhasebe kayıtları desteğidir: hangi taleplerin başka kayıtlara dayanarak ayakta kaldığını belirleyin, sonra bunları T2125 veya T2 satırına göre listeleyin.
• CRA destek istedi: incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim rehberini izleyin; istek birkaç yılı kapsıyorsa veya destek zayıfsa muhasebe kayıtları desteği alın.
• Verilmiş bir beyanname desteklenmeyen giderler içeriyor: düzeltilmesi gerekip gerekmediği tutarlara ve yıllara bağlıdır; incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim ve muhasebe kayıtları desteği ile başlayın.
• Bir şirket şahsi görünen giderler ödedi: menfaat ile kredi ayrımı için şirketin ödediği şahsi giderler, ayrıca bir denetimde bulunan hissedar menfaati ve şirket defterlerinde yemek ve eğlence rehberlerine bakın.
• Seyir defteri olmayan araç giderleri: bkz. CRA incelemesi için araç seyir defteri.