Chi phí kinh doanh không có biên lai tại Canada: cần làm gì

Tôi có khai được chi phí kinh doanh tại Canada khi không có biên lai không?

Một chi phí kinh doanh có thật và hợp lý vẫn có thể được khai, nhưng chỉ khi hồ sơ của bạn chứng minh được. Income Tax Act yêu cầu hồ sơ và sổ kế toán, đồng thời yêu cầu bạn giữ các chứng từ cần thiết để kiểm chứng chúng (section 230(1) and (4)). Cơ quan Thuế Canada (CRA) cho biết các khoản khai mà hồ sơ của bạn không chứng minh được có thể bị bác (CRA: hồ sơ là gì). Biên lai là chứng từ thông thường; khi không có biên lai, các hồ sơ khác phải thay thế vai trò đó.

Bản thân chi phí cũng phải đủ điều kiện: phải phát sinh để tạo ra thu nhập kinh doanh (section 18(1)(a)) và phải hợp lý (section 67). Chứng từ chứng minh một chi phí đã xảy ra và dành cho doanh nghiệp; nó không biến chi phí cá nhân thành chi phí kinh doanh.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• biên lai thiếu kéo dài nhiều năm, hoặc chính sổ sách đã mất;
• số tiền lớn hoặc đã trả bằng tiền mặt;
• bạn đã yêu cầu tín thuế đầu vào GST/HST cho các khoản đó;
• CRA đã yêu cầu chứng minh;
• công ty đã trả một chi phí trông như chi phí cá nhân.

Nếu có bất kỳ điều nào trong số này, hãy dựng lại và kiểm tra các chi phí bị ảnh hưởng, nhưng vẫn giữ mọi ngày nộp tờ khai và ngày trả lời CRA: CRA cho biết không nên trì hoãn nộp tờ khai vì thiếu biên lai (CRA: các điều chỉnh thường gặp), và hãy gọi số trên thư rà soát nếu bạn cần thêm thời gian (CRA: trả lời yêu cầu rà soát). Phần cuối cho biết khi nào nên nhờ giúp đỡ.

Hãy thu thập trước: sao kê ngân hàng và thẻ cả năm, bản sao của người bán hoặc hóa đơn trong tài khoản trực tuyến, email xác nhận đơn hàng và thanh toán, và sổ nhật ký chi phí của bạn.

Hồ sơ của tôi phải thể hiện gì khi người bán không đưa biên lai?

Hãy tự ghi bút toán. Khi người bán hoặc nhà cung cấp không đưa biên lai, CRA cho biết hãy ghi tên và địa chỉ người bán, số tiền đã trả, ngày thanh toán và chi tiết giao dịch vào sổ nhật ký chi phí của bạn (CRA: hồ sơ kinh doanh).

Mỗi khoản thanh toán ghi một dòng, ngay khi bạn trả: bốn mục của CRA, cộng hai mục mà trang này bổ sung (không phải lời của CRA): lý do chi phí dành cho doanh nghiệp, vì khoản khấu trừ phụ thuộc vào đó (section 18(1)(a)), và bạn đã trả bằng cách nào, để bút toán khớp với một sao kê.

Về nội dung của một biên lai đầy đủ, gồm mã số doanh nghiệp của người bán đối với các giao dịch mua từ $100 trở lên trước thuế từ người đăng ký GST/HST, xem yêu cầu của CRA về biên lai.

Nếu biên lai không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, hãy giữ bản gốc và ghi bút toán nhật ký bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp (người bán, ngày, số tiền, mua gì): CRA cho biết hồ sơ phải được lưu bằng tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc kết hợp cả hai (CRA: trách nhiệm của bạn). Nếu CRA yêu cầu trong lúc rà soát tờ khai của một cá nhân, họ muốn bản gốc kèm bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Pháp chấp nhận được, không do người nộp thuế ký (CRA: các điều chỉnh thường gặp); bút toán nhật ký của bạn không thay thế được bản gốc. Với người bán ở nước ngoài, xem hóa đơn từ nhà cung cấp và nhà thầu nước ngoài.

Tôi có khai được chi phí chỉ với sao kê thẻ tín dụng hoặc sao kê ngân hàng không?

Sao kê là một loại hồ sơ, nhưng các trang về lưu giữ hồ sơ của CRA không nói rằng riêng nó là đủ. CRA liệt kê sao kê ngân hàng, séc đã hủy và biên lai thẻ tín dụng trong số các hồ sơ cần giữ (CRA: hồ sơ là gì). CRA cũng yêu cầu hồ sơ phải đáng tin cậy, đầy đủ và có chứng từ hỗ trợ (CRA: trách nhiệm của bạn).

Sao kê thường cho thấy ngày, tên người bán và số tiền. Nó thường không cho thấy bạn mua gì hay vì sao, cũng không có số đăng ký GST/HST của nhà cung cấp hay số thuế đã tính. Hãy xem sao kê là bằng chứng thanh toán, rồi ghi thêm mô tả và lý do kinh doanh vào sổ nhật ký, và đính kèm chứng từ hỗ trợ mạnh nhất mà bạn tìm được.

Nếu bị kiểm tra thuế mà không tìm được gì khác, CRA cho biết hãy trao đổi với kiểm tra viên, người sẽ cùng bạn tìm cách xác nhận các số tiền đã khai (CRA: kiểm tra thuế). Đó là một cuộc trao đổi, không phải sự bảo đảm.

Tôi xử lý chi phí kinh doanh đã trả bằng tiền mặt như thế nào?

Tiền mặt theo cùng quy tắc về hồ sơ nhưng có ít thứ để dựa vào hơn: sao kê ngân hàng chỉ cho thấy việc rút tiền, không cho thấy tiền mặt đã mua gì. Hãy tạo dấu vết ngay khi bạn trả.

1. Lần nào cũng hãy xin biên lai.
2. Nếu người bán không đưa, hãy ghi bút toán nhật ký như trên, kèm lý do kinh doanh.
3. Ghi chú lần rút tiền mặt nào đã dùng để trả, để dòng tiền khớp nhau.
4. Với GST/HST, giao dịch mua bằng tiền mặt cần cùng các chi tiết hóa đơn của nhà cung cấp; một số trường hợp, như tiền taxi, có quy định nhẹ hơn, được nêu trong chi tiết biên lai GST/HST cho tín thuế đầu vào.

Thanh toán bằng e-transfer hoặc ứng dụng cho một người không đưa biên lai cũng theo các bước tương tự: sao kê cho thấy khoản thanh toán, còn bút toán nhật ký của bạn ghi khoản đó để làm gì và vì sao.

Các trường hợp thường gặp: với tiền đỗ xe, phí cầu đường và phương tiện công cộng, hãy giữ lịch sử tài khoản hoặc thẻ cùng một dòng nhật ký nêu địa điểm và công việc; với người bán cá nhân hoặc người bán ở chợ, hãy giữ tên và địa chỉ của họ cùng mọi tin nhắn hoặc email.

Nếu tiền mặt trả cho một người làm việc cho bạn, các quy định về bảng lương hoặc chứng từ có thể áp dụng: xem nhà thầu hay nhân viên.

Tôi thay biên lai bị mất bằng cách nào?

Hãy hỏi người đã tạo ra hồ sơ đó. CRA khuyên người không còn hồ sơ hãy cố lấy bản sao từ các bên đã tạo ra chúng, ví dụ tổ chức tài chính hoặc nhà cung cấp (CRA: kiểm tra thuế). Hãy lần lượt làm theo danh sách này:

1. Người bán. Xin bản sao hoặc in lại, hoặc kiểm tra lịch sử đơn hàng hay tài khoản trực tuyến.
2. Hộp thư của bạn. Email xác nhận đơn hàng, thanh toán và đặt chỗ. Danh sách hồ sơ của CRA gồm email, phiếu công việc, phiếu giao hàng và thư từ chứng minh giao dịch (CRA: hồ sơ là gì).
3. Ngân hàng hoặc tổ chức phát hành thẻ của bạn. Xin sao kê hoặc bản sao séc đã hủy, mà CRA liệt kê trong số các hồ sơ cần giữ (CRA: hồ sơ là gì).
4. Ghi chú có ghi ngày. Nếu không tìm được biên lai, hãy ghi bút toán nhật ký ngay bây giờ và ghi rõ đó là bút toán dựng lại, kèm ngày hôm nay. Tuyệt đối không tạo lại biên lai hoặc sửa ngày để tài liệu trông như bản gốc.

Nếu hồ sơ điện tử bắt buộc bị mất, bị hủy hoặc bị hỏng, CRA cho biết hãy báo cáo và tạo lại các tập tin trong một thời gian hợp lý (IC05-1). Về thời hạn lưu giữ hồ sơ, xem thời hạn lưu giữ hồ sơ kinh doanh; về bản chụp ảnh hoặc bản scan, xem biên lai scan cho CRA.

Điều gì xảy ra với tín thuế đầu vào GST/HST khi tôi không có hóa đơn đúng quy định?

Phần này áp dụng nếu bạn đã đăng ký GST/HST, vì chỉ người đăng ký mới được yêu cầu tín thuế đầu vào (CRA: tín thuế đầu vào). Người đăng ký không được yêu cầu tín thuế trừ khi, trước khi nộp tờ khai có yêu cầu đó, họ có đủ bằng chứng về giao dịch mua kèm thông tin cần để tính khoản tín thuế (Excise Tax Act, section 169(4)). Phép thử này tách biệt với khoản khấu trừ thuế thu nhập: bạn có thể có đủ chứng từ để khấu trừ một chi phí nhưng vẫn thiếu thứ mà khoản tín thuế cần.

Hóa đơn phải ghi gì tùy theo tổng giá trị giao dịch mua; xem chi tiết biên lai GST/HST cho tín thuế đầu vào. Sao kê thẻ thường không cho thấy số đăng ký của nhà cung cấp lẫn số thuế đã tính, và CRA cho biết sao kê từ tổ chức phát hành thẻ mua hàng (procurement card) có thể không cung cấp đủ thông tin để chứng minh tín thuế (CRA: RC4022).

Cách khắc phục thông thường là xin nhà cung cấp một hóa đơn bản sao hoặc tài liệu khác có đủ chi tiết cần thiết; các quy định cũng chấp nhận biên lai, hợp đồng bằng văn bản hoặc hồ sơ điện tử có những chi tiết đó (regulations, section 2). Cho đến khi có, hãy giữ lại khoản tín thuế: nó có thể được đưa vào một tờ khai sau, nhưng không được sau hạn nộp của kỳ khai cuối cùng kết thúc trong vòng bốn năm sau khi kết thúc kỳ khai mà giao dịch mua thuộc về. Nhận tài liệu muộn không làm đồng hồ này chạy lại từ đầu. Các tổ chức tài chính được liệt kê và một số doanh nghiệp lớn hơn thì có hai năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính (Excise Tax Act, section 225(4)). Khoản tín thuế đã yêu cầu trước khi có chứng cứ có thể không đáp ứng điều kiện đó: xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp.

Nếu bạn dùng Quick Method of Accounting, bạn chỉ yêu cầu tín thuế cho bất động sản và tài sản vốn như máy tính và xe, nên phần này chủ yếu quan trọng với các giao dịch mua đó (CRA: RC4058; GST/HST Quick Method). Tại Quebec, Revenu Québec thường quản lý GST/HST (CRA: RC4022), còn thuế bán hàng Quebec và thuế bán hàng cấp tỉnh bang có quy định chứng từ riêng, mà trang này không đề cập.

Form T2125 và T2 có khác nhau không?

Nghĩa vụ về hồ sơ là như nhau: mọi người kinh doanh đều phải giữ hồ sơ và sổ kế toán (section 230(1)), và CRA cho biết công ty không hoạt động và công ty holding vẫn phải giữ hồ sơ (CRA: ai phải giữ hồ sơ). Điểm khác là nơi khoản khai nằm và rủi ro nào khác đi kèm.

Điều gì có thể xảy ra với khoản khai mà tôi không chứng minh được?

Khoản khai không có chứng từ có thể bị bác. CRA cũng cho biết khi hồ sơ không đầy đủ, kiểm tra viên dùng các phương pháp khác để xác định thu nhập và GST/HST ròng của bạn (CRA: hồ sơ là gì). Khoản khấu trừ bị bác có thể dẫn đến ấn định lại, tức bản ấn định thuế được CRA điều chỉnh cho năm đó.

Tiền phạt cho khai sai cần nhiều hơn một biên lai bị thiếu. Theo section 163(2), người cố ý, hoặc trong hoàn cảnh bị coi là sơ suất nghiêm trọng, lập, tham gia, đồng ý hoặc chấp thuận một khai báo sai hoặc thiếu sót trong tờ khai sẽ bị phạt bằng mức lớn hơn giữa $100 và 50% của số thuế bị khai thiếu cùng một số khoản liên quan. Có một khoản phạt tương tự đối với GST/HST (section 285); xem tiền phạt, tiền lãi và cách giảm nhẹ. Section 163(2) nhắm vào khai báo sai, như khai một chi phí chưa phát sinh hoặc khai khống lên; một khoản khai cụ thể có thuộc loại đó hay không phụ thuộc vào các sự kiện.

Không giữ đủ hồ sơ là một vi phạm riêng. CRA cho biết có tiền phạt cho việc này (CRA: Hướng dẫn T4002). Đạo luật có quy định phạt chung đối với việc không tuân thủ nghĩa vụ mà đạo luật đặt ra (section 162(7)) và coi việc không tuân thủ section 230 là một hành vi phạm tội (section 238(1)).

Tôi không thể liệt kê chi phí theo từng dòng của T2125: bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu từ các sao kê để tìm giao dịch, không phải từ các dòng.

1. Chọn một năm thuế và lấy mọi sao kê ngân hàng và thẻ của năm đó.
2. Đánh dấu từng khoản thanh toán là kinh doanh, cá nhân hoặc chưa rõ. Với chi phí dùng chung, chỉ giữ phần dùng cho kinh doanh.
3. Loại ra những gì không phải là chi phí: chuyển tiền giữa các tài khoản của bạn, thanh toán số dư thẻ (mỗi giao dịch mua bằng thẻ chỉ tính một lần), tiền gốc khoản vay, và mua thiết bị hoặc tài sản vốn khác (CRA: chi phí kinh doanh).
4. Nhóm các khoản thanh toán kinh doanh còn lại theo loại, rồi ghép từng loại vào dòng T2125 tương ứng bằng các dòng chi phí của người tự kinh doanh, trang này cũng nêu chi phí thuộc năm nào và tín thuế GST/HST.
5. Bên cạnh mỗi khoản thanh toán, ghi lại chứng từ bạn đang có: biên lai, bản sao của nhà cung cấp, email, hoặc chỉ một bút toán nhật ký.
6. Để riêng mọi khoản thanh toán bạn không giải thích được: chưa có gì cho thấy nó phát sinh để tạo ra thu nhập kinh doanh. Hãy tìm chứng từ trước khi khai.
7. Cộng tổng từng dòng, rồi đối chiếu với các sao kê, nêu rõ mọi khoản thanh toán bạn đã để riêng.

Với cả năm không có sổ sách, xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và ghi sổ bù cho sổ sách quá hạn.

Nếu CRA đã yêu cầu biên lai của tôi thì sao?

Hãy trả lời trước ngày ghi trong thư, kèm số tham chiếu, gửi những gì bạn có và giải thích bằng văn bản những gì bạn không thể cung cấp. Trước khi trả lời, hãy liệt kê từng chi phí mà thư nêu và đánh dấu khoản nào có biên lai, bản sao của nhà cung cấp, chỉ có sao kê, hoặc không có gì.

Với việc rà soát tờ khai của một cá nhân, như chủ doanh nghiệp một chủ, CRA cho biết hãy gửi các biên lai và tài liệu được yêu cầu mà áp dụng cho bạn; nếu không có biên lai cần cho khoản khai, hãy kèm lời giải thích bằng văn bản hoặc gọi số trên thư, và cũng gọi nếu bạn cần thêm thời gian (CRA: trả lời yêu cầu rà soát). Nếu bạn không trả lời yêu cầu rà soát như vậy, CRA sẽ xem xét khoản khai dựa trên thông tin họ có và có thể thay đổi hoặc bác bỏ, dẫn đến số thuế còn nợ (CRA: các điều chỉnh thường gặp). Với thư gửi cho công ty hoặc hợp danh, hãy làm theo hướng dẫn trên thư. Thư từ Revenu Québec theo hướng dẫn riêng của họ; trang này nói về thư của CRA.

Khi bị kiểm tra thuế, chỉ gửi những hồ sơ bạn có thể đứng ra bảo đảm. Thư đề nghị kiểm tra thường cho 30 ngày để đồng ý hoặc không đồng ý (CRA: kiểm tra thuế). Về các bước đầy đủ, xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo và rà soát và kiểm tra thuế GST/HST.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Canada.

Trả tiền mặt cho thợ sửa chữa

Một chủ doanh nghiệp một chủ trả cho thợ sửa chữa C$180 bằng tiền mặt cho một việc sửa chữa và không nhận được biên lai. Bút toán nhật ký chi phí ghi tên và địa chỉ của thợ, C$180, ngày, việc sửa chữa đã làm và lý do đó là chi phí kinh doanh. Khoản rút tiền mặt trên sao kê ngân hàng khớp với bút toán.

Phần mềm và đi lại trả bằng thẻ, không có biên lai

Một chuyên gia tư vấn trả C$9.000 cho phí đăng ký phần mềm và chi phí đi lại bằng thẻ và không giữ biên lai nào. Các sao kê cho thấy đã thanh toán. Cổng tài khoản của nhà cung cấp cho các bản sao hóa đơn, và email đặt chỗ xác nhận ngày và địa điểm đi lại. Như vậy có thể dựng lại chứng từ cho khoản khấu trừ thuế thu nhập. Nếu chuyên gia tư vấn là người đăng ký GST/HST, mọi tín thuế đầu vào đã yêu cầu cho các giao dịch mua đó vẫn có rủi ro cho đến khi mỗi khoản có chứng từ đầy đủ với các chi tiết mà tổng giá trị của nó đòi hỏi.

Bữa tối của công ty không có hồ sơ

Một công ty trả C$2.400 cho một bữa tối, không có biên lai và không có hồ sơ về ai tham dự hay vì sao. Trừ khi chứng minh được mục đích kinh doanh, khoản khấu trừ có thể bị bác, và nếu bữa tối là việc cá nhân thì giá trị của nó có thể bị coi là lợi ích dành cho cổ đông. Ngay cả một bữa ăn kinh doanh có chứng từ thường cũng chỉ được khấu trừ một nửa (section 67.1; ăn uống và tiếp khách trong sổ sách công ty).

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thiếu biên lai nhiều năm, hoặc không có sổ sách: hãy dựng lại từng năm từ các sao kê trước (dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng). Với nhiều năm hoặc số tiền lớn, bước tiếp theo là dịch vụ ghi sổ kế toán: xác định khoản khai nào đứng vững nhờ các hồ sơ khác, rồi liệt kê chúng theo dòng T2125 hoặc T2.
• CRA đã yêu cầu chứng minh: hãy làm theo rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán nếu yêu cầu bao gồm nhiều năm hoặc chứng từ yếu.
• Tờ khai đã nộp có chứa chi phí không có chứng từ: có cần sửa hay không phụ thuộc vào số tiền và các năm; hãy bắt đầu với rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Công ty đã trả những chi phí trông như chi phí cá nhân: xem công ty trả chi phí cá nhân để phân biệt lợi ích với khoản vay, lợi ích dành cho cổ đông bị phát hiện khi kiểm tra thuế và ăn uống và tiếp khách trong sổ sách công ty.
• Chi phí xe không có nhật ký hành trình: xem nhật ký hành trình xe khi CRA rà soát.