استكمال الدفاتر المتأخرة قبل تقديم إقرارك الضريبي

ما الذي يجب أن تُظهره الدفاتر قبل إعداد الإقرار؟

يجب أن تُظهر الدفاتر دخل النشاط ومصروفاته وأصوله وديونه ومعاملات المالك عن فترة التقرير كاملة. وكل رقم يحتاج إلى مسار يعود إلى سجل معاملة؛ فرصيد البنك وحده لا يفسّر الدخل الخاضع للضريبة.

تُبلّغ الأنشطة الأخرى للعاملين لحسابهم الخاص عن الدخل عند اكتسابه وعن المصروفات عند تكبّدها، حتى لو جاء الدفع لاحقًا. ويجوز للمزارعين والصيادين ووكلاء العمولة العاملين لحسابهم الخاص استخدام الطريقة النقدية؛ فتأكد من الطريقة المستخدمة في الإقرار السابق قبل إعادة بناء الفواتير غير المدفوعة وفواتير الموردين (CRA: طرق المحاسبة). على المزارعين الذين يستخدمون المحاسبة النقدية للدخل الاحتفاظ بسجلات استحقاق منفصلة لـ GST/HST/QST؛ وقارن البنود غير المدفوعة بتلك السجلات. لا تغيّر الطريقة لمجرد جعل كشف البنك يطابق الإقرار. وإذا غيّر نشاط مؤهل طريقته من الاستحقاق إلى النقدية، فإنه يستخدم النقدية في إقراره التالي ويرفق بيان تسوية؛ أما التغيير من النقدية إلى الاستحقاق فيتطلب موافقة من CRA تُطلب كتابةً قبل موعد استحقاق الإقرار، إضافة إلى بيان تسوية (CRA: طرق المحاسبة).

ما السجلات التي أجمعها أولًا؟

اجمع السجلات التي تثبت الوضع الافتتاحي ومسار المعاملات كاملًا. تشترط CRA سجلات مفصلة بما يكفي لتحديد الالتزامات والاستحقاقات الضريبية، ومنها السجلات التي يحتفظ بها مسؤول مسك الدفاتر أو أي طرف ثالث.

اطلب من مسؤول مسك الدفاتر السابق دفتر الأستاذ وميزان المراجعة وتسويات البنك وقوائم الفواتير المفتوحة والمستحقة ونسخة تصدير أو احتياطية قابلة للاستخدام. وتنص إرشادات CRA بشأن السجلات الإلكترونية على أن تغيير الطرف الثالث أو النظام يجب أن يحفظ إمكانية الوصول إلى البيانات ومسار تدقيقها. وإذا كانت السجلات مبعثرة، فاجمعها بحسب الحساب والفترة قبل إدخال أي شيء. وللاطلاع على تسليم المحاسب، راجع تغيير المحاسب.

توقف مسؤول مسك الدفاتر في منتصف السنة. من أين أبدأ من جديد؟

ابدأ بعد آخر شهر يمكنك التحقق من قيوده وأرصدة البنك والبطاقات فيه. احتفظ بنسخة من ذلك الدفتر، ودوّن تاريخ القطع، وقارن أرصدته الختامية بالكشوف التالية قبل إضافة معاملات جديدة.

إذا أُدخل شهر ما دون أن يُسوّى قط، فافحص معاملاته قبل اعتباره مكتملًا. وقارن في كل حساب رصيد الدفتر بالكشف، مع مراعاة البنود المعلّقة مثل شيك صدر ولم يُصرف بعد. ثم تابع العمل بالترتيب الزمني. سجّل التصحيحات مع شرح ومستند مصدر؛ ولا تكتب فوق القيود السابقة لمجرد فرض التطابق. وتتطلب إرشادات CRA للسجلات الإلكترونية مسار تدقيق من المستندات المصدرية إلى الحسابات الملخصة، وتوثيق التغييرات في المعاملات المسجلة.

أعدّ قائمة منفصلة بالفترات المفقودة والقيود غير المؤكدة والمستندات المصدرية التي لا تزال مطلوبة. هذه القائمة تمنع تحوّل بند غير محسوم إلى مبيعات أو مصروفات أو ائتمان ضريبي مختلق.

كيف أعيد بناء المبيعات والفواتير غير المدفوعة والمصروفات دون تكرار؟

استخدم الفواتير والسجلات المصدرية الأخرى لمعرفة ما حدث، ثم استخدم قيود البنك والبطاقات لمعرفة كيف سُوّي. طابق الدفعة مع فاتورة موجودة قبل إنشاء قيد دخل أو مصروف آخر.

في المبيعات، اسرد الفواتير وإشعارات الدائن بحسب التاريخ والعميل، ثم طابق الإيداعات والمدفوعات الأخرى. وفي مبيعات البطاقات والنقد، طابق ملخصات المبيعات وتقارير التسوية مع الإيداعات؛ وسجّل إجمالي المبيعات والمبالغ المستردة ورسوم المعالجة بصورة منفصلة عن أي إيداع صافٍ. فقد يكون الإيداع دفعة من عميل أو مساهمة من المالك أو قرضًا أو استردادًا ضريبيًا أو تحويلًا بين الحسابات؛ فافحص مصدره قبل أن تسميه مبيعات. وأدرج المبيعات النقدية وغير النقدية المدعومة بسجلات. وتشترط CRA في سجلات إجمالي الدخل أن تبيّن التاريخ والمبلغ والمصدر، مع مستند داعم أصلي مثل الفواتير أو شرائط الصندوق أو إيصالات الإيداع. وفي محاسبة الاستحقاق، قد تظل الفاتورة غير المدفوعة ضمن دخل الفترة التي اكتُسبت فيها (CRA: طرق المحاسبة).

في المشتريات، طابق فواتير الموردين مع رسوم البطاقات أو المدفوعات المصرفية. وأبقِ الفواتير غير المدفوعة في قائمة منفصلة لتُدرج في الفترة الصحيحة إذا كان النشاط يستخدم محاسبة الاستحقاق. وحدّد المرتجعات والمبالغ المستردة وإشعارات الدائن. وأبقِ المشتريات الرأسمالية منفصلة عن المصروفات الاعتيادية؛ إذ تعامل إرشادات CRA للمصروفات الممتلكات الرأسمالية معاملة مختلفة. وفي النموذج T2125، خفّض المصروف بأي GST/HST طُولب بها كائتمان ضريبة مدخلات. وسوِّ كل حساب بنكي وحساب بطاقة بعد تسجيل الفترة، ثم راجع القيود غير المطابقة بدلًا من تصنيفها بالتخمين.

هل تغني كشوف البنك أو البطاقات عن الإيصالات المفقودة؟

يساعد كشف البنك أو البطاقة على إثبات انتقال المال، لكنه غالبًا لا يثبت ما اشتُري ولا مقدار ما كان لأجل العمل. اطلب أولًا نسخة مكررة من الفاتورة أو الإيصال أو العقد أو كشف المورّد، واحتفظ بها مع سجل الدفع. وتقول CRA إن مصروفات العمل تحتاج إلى فاتورة أو اتفاق أو إيصال أو مستند آخر يدعم النفقة.

إذا لم يستطع المورّد تقديم إيصال، فسجّل في دفتر المصروفات اسم المورّد وعنوانه ومبلغ الدفع وتاريخه وتفاصيل المعاملة، كما توجّه إرشادات CRA لسجلات الأعمال. واحتفظ بأي عقد أو مراسلات أو دليل آخر متاح. وحدّد لمعدّ الإقرار ما يبقى غير مؤكد؛ فقيد الكشف وحده لا يثبت الخصم.

ولائتمان ضريبة المدخلات اختبار إثبات مستقل. تشترط CRA وثائق كافية قبل المطالبة بائتمان ضريبة المدخلات، بما في ذلك معلومات عن المورّد والمعاملة وGST/HST المحصّلة بحسب الحال. لا تستنتج GST/HST من رسم بطاقة ولا تطالب بائتمان دون دعم كافٍ. وراجع تقديم GST/HST وائتمانات ضريبة المدخلات لقواعد المطالبة والتصحيح.

كيف أفصل الإنفاق الشخصي عن تحويلات المالك؟

صنّف كل معاملة مختلطة بحسب ما تمثله فعلًا. التحويل بين حسابات المالك وحساب النشاط ليس تلقائيًا مبيعات أو مصروفًا؛ والشراء الشخصي ببطاقة النشاط ليس تكلفة عمل.

بالنسبة إلى صاحب المنشأة الفردية، سجّل المبالغ المسحوبة على أنها سحوبات، والأموال أو الأصول الشخصية التي وُضعت في النشاط على أنها مساهمات. وبالنسبة إلى الشراكة، افحص الاتفاقية والسجلات الداعمة قبل تصنيف كل تحويل من شريك على أنه مساهمة أو سحب أو قرض أو سداد قرض؛ وأبقِ رصيد كل شريك منفصلًا. ويصف دليل CRA لدخل العمل الحر المساهمات، بينما يميّز دليل الشراكة قروض الشركاء. وسجّل جزء العمل فقط من المصروف المختلط الاستخدام؛ فـCRA تستثني المصروفات الشخصية من خصومات النموذج T2125.

بالنسبة إلى الشركة، احتفظ بقائمة منفصلة بكل دفعة واردة من المالك وصادرة إليه وبدليلها. يحتاج معدّ الإقرار إلى تحديد ما إذا كان كل بند تكلفة عمل قابلة للسداد أو قرض أو أجر أو توزيع أرباح أو معاملة مساهم أخرى. وسداد الشركة فاتورة شخصية للمالك يحتاج إلى هذه المراجعة، لا إلى قيد مصروف تلقائي. وراجع مصروفات العمل المدفوعة من مالٍ شخصي لتفاصيل التسجيل والسداد.

إذا نقلت شركة ممتلكات إلى مالك تربطه بها علاقة غير مستقلة بأقل من قيمتها العادلة، فقد يُطالَب المالك بجزء من ضريبة دخلها أو GST/HST عن فترة النقل أو فترة سابقة، في حدود الدَّين ونقص القيمة. وقد تُصدر CRA تقديرًا بحق المتلقي في أي وقت، حتى لو قُدّرت ضريبة الشركة بعد النقل، بموجب المادة 160 من قانون ضريبة الدخل أو المادة 325 من قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act).

كيف أطابق GST/HST والرواتب مع الإقرارات المقدمة أصلًا؟

سوِّ حسابات الضرائب المعاد بناؤها بحسب فترة التقرير مع الإقرارات والكشوف والسداد ونشاط حساب CRA الموجودة أصلًا. والفرق سؤال يجب حسمه، وليس دعوة لتغيير إقرار مقدّم بصمت.

تحقق مما إذا كان مسجّل مؤهل قد اختار الطريقة السريعة لـ GST/HST عبر الإنترنت أو بالنموذج GST74 حين تدير CRA الحساب، لكل فترة مقدّمة. على مقدّمي الإقرارات السنوية الاختيار بحلول اليوم الأول من الربع المالي الثاني، إلا أن المسجّلين الجدد الذين تكون فترتهم الأولى قصيرة يمكنهم الاختيار بحلول موعد استحقاق ذلك الإقرار؛ وعلى مقدّمي الإقرارات الشهرية أو ربع السنوية الاختيار بحلول موعد استحقاق أول إقرار بطريقة Quick Method. وقد تنتهي الأهلية عند تغيّر الإيراد أو نشاط العمل. وحيث انطبقت الطريقة، سوِّ سداداتها بصورة منفصلة عن الضريبة المحصّلة، بما فيها ائتمان المبيعات الأولى؛ ولا تطالب بائتمانات ضريبة المدخلات على المصروفات التشغيلية أو مشتريات المخزون، وأدرج الضريبة المحتفَظ بها بموجب هذه الطريقة في الدخل. وقد تظل المشتريات الرأسمالية المؤهلة تولّد ائتمانات ضريبة مدخلات.

تقول CRA إن سجلات GST/HST يجب أن تدعم الضريبة المحصّلة والائتمانات المطالَب بها، بينما يجب أن تبيّن سجلات الرواتب ساعات الموظفين والمبالغ المستقطعة. وتشترط تعليمات ملخص T4 أن تتفق مجاميعه مع الكشوف وأن تُقارن الاستقطاعات بالسداد. وقد تختلف فترات GST/HST والسنوات التقويمية للرواتب عن السنة الضريبية، فاذكر الفترة الفعلية لكل مقارنة. وإذا احتاج إقرار GST/HST مقدّم إلى تصحيح، فاتبع تقديم GST/HST وائتمانات ضريبة المدخلات.

تقع على صاحب المنشأة الفردية مسؤولية سداد استقطاعات النشاط مباشرةً. وقد يُطالَب الشركاء العامون الحاليون والسابقون بضريبة GST/HST الخاصة بالشراكة التي استُحقت أثناء كونهم شركاء؛ وقد يُطالَب من كانوا شركاء عند الحل بالمبالغ المستحقة بعده. وقد يصل دَين ما قبل الانضمام أيضًا إلى ممتلكات الشراكة بموجب المادة 272.1(5) من قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act). وقد يُطالَب مديرو الشركات باستقطاعات ضريبة الدخل غير المسدَّدة واشتراكات CPP وأقساط EI وصافي GST/HST بموجب المادة 227.1 من قانون ضريبة الدخل والمادة 21.1 من قانون خطة معاش كندا (CPP) والمادة 83 من قانون التأمين ضد البطالة (EI) والمادة 323 من قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، مع مراعاة شروط التحصيل والعناية الواجبة القانونية. ويجب على CRA تقدير GST/HST على المديرين خلال سنتان من تركهم منصبهم؛ ويجب أن تبدأ إجراءات استرداد الرواتب خلال تلك المدة.

هل يجب أن تطابق الميزانية العمومية الافتتاحية للشركة إقفال العام الماضي؟

عادةً، ابدأ دفتر الشركة الحالي من الأرصدة الختامية النهائية للسنة السابقة، ثم اشرح أي فرق. فتغيّر الرصيد الافتتاحي قد يؤثر في الميزانية العمومية الحالية وحسابات المساهمين ومعلومات القوائم المالية في T2.

قارن الأرصدة الافتتاحية للبنك والبطاقات والذمم المدينة والدائنة والقروض وGST/HST والرواتب وحقوق الملكية بميزان المراجعة النهائي والقوائم المالية للسنة السابقة. وقارن أيضًا معلومات القوائم المالية في T2 المقدّم للسنة السابقة بتلك القوائم النهائية. وتحقق مما إذا كان معدّ الإقرار السابق قد رحّل تعديلات نهاية السنة بعد أن أُخذت نسخة مسؤول مسك الدفاتر. وتتبّع كل فرق إلى تعديل أو رقم سابق مصحَّح أو معاملة مغفلة؛ واحتفظ بالتفسير مع الدفاتر. وتستخدم إرشادات CRA لـ GIFI معلومات الميزانية العمومية وقائمة الدخل في T2. وللاطلاع على إعداد القوائم وGIFI نفسه، راجع القوائم المالية الختامية للشركة.

ما الذي يبيّن أن الدفاتر جاهزة لمعدّ الإقرار؟

إذا كان الإقرار مستحقًا قريبًا، فأرسل إلى معدّ الإقرار الآن آخر شهر جرى التحقق منه والسجلات المتاحة وقائمة البنود غير المحسومة. ويمكن للدفاتر أن تقدّم أرقام الإقرار حين تكون الفترة كاملةً قد سُجّلت والأرصدة الجوهرية مسوّاة أو مفسَّرة بالأدلة. وأبلغ المعدّ بأي أسئلة متبقية قبل استخدام تلك الأرقام.

بالنسبة إلى T1 للعامل لحسابه الخاص، تُستحق الضريبة عادةً في 30 أبريل ويُقدَّم الإقرار في 15 يونيو من السنة التالية. وتدفع الشركة عادةً خلال شهران من نهاية السنة (ثلاثة أشهر لشركة CCPC مؤهلة) وتقدّم T2 خلال ستة أشهر. وإذا كان T5013 مطلوبًا، فهو مستحق بعد 31 مارس من نهاية السنة للشركاء الأفراد كلهم، أو بعد خمسة أشهر من نهاية السنة للشركاء الشركات كلهم، أو في الموعد الأبكر للشركاء المختلطين. ويترتب على T1 أو T2 المتأخر مع ضريبة غير مدفوعة عادةً غرامة قدرها 5% إضافة إلى 1% عن كل شهر كامل، بحد أقصى 12 شهرًا؛ وغرامة T5013 المتأخر 25 دولارًا في اليوم، من 100 دولار إلى 2,500 دولار (CRA: دليل T5013). وإذا طلبت CRA تقديم T1 أو T2 متأخر وطُبّقت غرامة تأخر في أي من السنوات الضريبية الـ3 السابقة، فإن غرامة التكرار هي 10% إضافة إلى 2% عن كل شهر كامل، بحد أقصى 20 شهرًا (قانون ضريبة الدخل، المادة 162).

• سوِّ رصيد كل حساب بنكي وحساب بطاقة مع كشفه الأخير، واسرد البنود المعلّقة.
• طابق مدفوعات العملاء ومدفوعات الموردين مع الفواتير المفتوحة والمستحقة؛ وراجع البنود القديمة غير المدفوعة.
• راجع فئات المبيعات والمصروفات، والمبالغ المستردة، والمشتريات الرأسمالية، والمخزون عند الاقتضاء، والتكاليف المختلطة الاستخدام.
• اربط مساهمات المالك وسحوباته ومعاملات مالك الشركة بسجلاتها الداعمة.
• قارن أرصدة GST/HST والرواتب بالإقرارات والكشوف والسداد ونشاط حساب CRA المقدمة.
• بالنسبة إلى الشركة، طابق الأرصدة الافتتاحية مع الإقفال النهائي للسنة السابقة واشرح التعديلات.
• أرسل ملخص دخل ومصروفات للفترة كاملة، وتفاصيل المعاملات، والتسويات، وقوائم الفواتير المفتوحة والمستحقة حيثما استُخدمت، والسجلات المصدرية، وقائمة بالمشكلات. وأرفق ميزان المراجعة والميزانية العمومية إذا كان النشاط يحتفظ بهما؛ ويحتاج معدّ T2 للشركة أيضًا إلى معلومات قائمة الدخل والميزانية العمومية.

لا تطلب CRA إرسال السجلات المصدرية مع إقرار ضريبة الدخل، لكنها تشترط عادةً الاحتفاظ بها ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها (CRA: حفظ السجلات). وقد يحتاج معدّ الإقرار إليها مع ذلك لحسم المبالغ غير المؤكدة قبل التقديم.

مثال

مبالغ توضيحية بالدولار الكندي. تتوقف سجلات شركة بعد أغسطس. آخر رصيد بنكي جرى التحقق منه هو 10,000 دولار كندي. ويُظهر كشف البنك لشهر سبتمبر إيداع عميل بقيمة 5,000 دولار كندي، وتحويلًا من المالك بقيمة 2,000 دولار كندي، ودفعة لمورّد بقيمة 1,000 دولار كندي. ولدى مسؤول مسك الدفاتر أيضًا فاتورة مبيعات بقيمة 5,000 دولار كندي دفعها العميل في سبتمبر.

سجّل فاتورة الـ5,000 دولار كندي مرة واحدة في الفترة التي اكتُسبت فيها وطابق الإيداع معها؛ فالدفعة ليست مبيعات ثانية. وأبقِ تحويل المالك البالغ 2,000 دولار كندي في حساب معاملات المالك بانتظار المراجعة، لا في المبيعات. وطابق دفعة الـ1,000 دولار كندي مع فاتورة مورّدها؛ فالفاتورة والدفعة ليستا مصروفين. ويكون الرصيد البنكي 16,000 دولار كندي قبل أي بنود معلّقة (10,000 + 5,000 + 2,000 − 1,000). ثم قارن أرصدة GST/HST والمالك بالسجلات المقدمة وسلّم البنود غير المحسومة إلى معدّ الإقرار.

الوضع مختلف في حالتك؟

تتغير الخطوة التالية إذا كانت هناك إقرارات لم تُقدَّم، أو مواعيد قريبة، أو سجلات لا يمكن إثباتها.

• لم تُقدَّم قط عدة إقرارات T2 أو GST/HST أو رواتب للشركة: راجع استكمال إقرارات الشركات التي لم تُقدَّم.
• إقرارات شخصية أو لصاحب منشأة فردية لم تُقدَّم: راجع استكمال الإقرارات التي لم تُقدَّم.
• موعد تقديم إقرار الشركة أو سداده قريب: راجع تقديم إقرار شركتك.
• موعد تقديم إقرار صاحب المنشأة الفردية أو سداده قريب: راجع متى تحتاج إلى محاسب ضريبي.
• إقرارات GST/HST أو ائتماناتك تحتاج إلى تصحيح: راجع تقديم GST/HST وائتمانات ضريبة المدخلات.
• تستبدل محاسبًا أو لا تستطيع استرجاع السجلات القديمة: راجع تغيير المحاسب.
• تنطبق قواعد كيبك: اجمع سجلات QST ورواتب المقاطعة، إضافة إلى أرقام TP-80 لأصحاب المنشآت الفردية والشركاء، وTP-600 وRL-15 للشراكات حيثما يُطلب، أو CO-17 للشركات التي لها منشأة في كيبك. وسوِّ أيضًا إقرارات المقاطعة وكشوف الحسابات. ولاختيار الطريقة السريعة الذي تديره Revenu Québec، راجع النموذج FP-2074-V.
• لديك شركة في ألبرتا: يحتاج معدّ إقرارها أيضًا إلى أرقام إقرار AT1 المنفصل، المستحق خلال ستة أشهر من نهاية السنة.
• لا تزال المستندات المصدرية أو معاملات المالك أو الأرصدة الافتتاحية غير مؤكدة: أحضر قائمة المشكلات والمستندات المتاحة إلى خدمة مسك الدفاتر قبل الاعتماد على الأرقام المعاد بناؤها.