Gastos del negocio sin recibos en Canadá: qué hacer

¿Puedo deducir un gasto del negocio en Canadá sin recibo?

Un costo real y razonable del negocio todavía puede reclamarse, pero solo si sus registros lo respaldan. La Income Tax Act exige llevar registros y libros de contabilidad, y conservar los documentos de respaldo necesarios para verificarlos (sección 230(1) y (4)). La CRA indica que los reclamos que sus registros no respalden podrían rechazarse (CRA: qué son los registros). El recibo es el documento de respaldo habitual; sin él, otros registros tienen que cumplir su función.

El costo también debe calificar por sí mismo: debe haberse incurrido para generar ingresos del negocio (sección 18(1)(a)) y ser razonable (sección 67). El respaldo prueba que un costo ocurrió y fue para el negocio; no puede convertir un gasto personal en uno del negocio.

El caso deja de ser sencillo cuando:

• los recibos faltantes abarcan varios años, o los libros mismos se perdieron;
• los montos son grandes o se pagaron en efectivo;
• reclamó créditos fiscales por insumos del GST/HST sobre ellos;
• la CRA ya pidió respaldo;
• una corporación pagó un costo que parece personal.

Si se da alguno de estos casos, reconstruya y revise los gastos afectados, pero respete cada fecha de presentación y de respuesta a la CRA: la CRA indica que no se demore una declaración por falta de recibos (CRA: ajustes comunes), y que llame al número de la carta de revisión si necesita más tiempo (CRA: cómo responder a una revisión). La última sección explica dónde encaja la ayuda profesional.

Reúna primero: los estados de cuenta bancarios y de tarjeta del año, la copia del vendedor o la factura de la cuenta en línea, los correos de pedido y de pago, y su diario de gastos.

¿Qué deben mostrar mis registros cuando el vendedor no me dio recibo?

Escriba usted mismo el asiento. Cuando un vendedor o proveedor no da recibo, la CRA indica que debe anotar en su diario de gastos el nombre y la dirección del vendedor, el monto pagado, la fecha del pago y los detalles de la operación (CRA: registros comerciales).

Escriba una línea por pago, cuando pague: los cuatro datos de la CRA, más dos que añade esta página (no son texto de la CRA): por qué el costo fue para el negocio, ya que la deducción depende de ello (sección 18(1)(a)), y cómo pagó, para que el asiento coincida con un estado de cuenta.

Para saber qué muestra un recibo completo, incluido el número empresarial del proveedor en compras de $100 o más antes de impuestos a un registrante del GST/HST, vea requisitos de recibos de la CRA.

Si un recibo no está en inglés ni en francés, conserve el original y escriba el asiento del diario en inglés o francés (vendedor, fecha, monto, qué se compró): la CRA indica que los registros deben llevarse en inglés, en francés o en una combinación de ambos (CRA: sus responsabilidades). Si la CRA lo pide en la revisión de la declaración de una persona, quiere el original con una traducción aceptable al inglés o al francés que no esté firmada por el contribuyente (CRA: ajustes comunes); su asiento del diario no la reemplaza. Para vendedores en el extranjero, vea facturas de proveedores y contratistas extranjeros.

¿Puedo deducir un gasto solo con el estado de cuenta de la tarjeta o del banco?

Un estado de cuenta es un registro, pero las páginas de la CRA sobre conservación de registros no dicen que sea suficiente por sí solo. La CRA incluye los estados de cuenta bancarios, los cheques cancelados y los recibos de tarjeta de crédito entre los registros que se deben conservar (CRA: qué son los registros). También exige que los registros sean confiables, completos y estén respaldados por documentos (CRA: sus responsabilidades).

Un estado de cuenta suele mostrar la fecha, el nombre del comercio y el monto. Por lo general no muestra qué compró ni por qué, ni el número de registro del GST/HST del proveedor, ni el impuesto cobrado. Trátelo como un registro del pago, y luego agregue a su diario la descripción y el motivo comercial, y adjunte el mejor respaldo adicional que encuentre.

Si lo auditan y no se encuentra nada más, la CRA indica que lo converse con el auditor, quien trabaja con usted para hallar formas de confirmar los montos declarados (CRA: auditorías). Es una conversación, no una garantía.

¿Cómo manejo los gastos del negocio que pagué en efectivo?

El efectivo sigue la misma regla de registros, pero con menos en qué apoyarse: un estado de cuenta bancario solo muestra el retiro, no qué compró con ese efectivo. Arme el rastro cuando pague.

1. Pida un recibo cada vez.
2. Si el vendedor no da ninguno, escriba el asiento del diario descrito arriba, con el motivo comercial.
3. Anote qué retiro de efectivo financió el pago, para que el rastro del dinero cuadre.
4. Para el GST/HST, las compras en efectivo necesitan los mismos datos de la factura del proveedor; unos pocos casos, como las tarifas de taxi, tienen reglas más ligeras, que se explican en datos del recibo del GST/HST para los créditos fiscales por insumos.

Un pago por e-transfer o por aplicación a una persona que no dio recibo sigue los mismos pasos: el estado de cuenta muestra el pago, y su asiento del diario registra para qué fue y por qué.

Casos comunes: para estacionamiento, peajes y transporte público, conserve el historial de la cuenta o de la tarjeta más una línea del diario con el lugar y el trabajo; para un vendedor particular o de mercado, conserve su nombre y dirección y cualquier hilo de mensajes o correo.

Si el efectivo fue a una persona que trabaja para usted, pueden aplicarse las reglas de nómina o de comprobantes: vea contratista o empleado.

¿Cómo reemplazo un recibo perdido?

Pídalo a quien creó el registro. La CRA indica que quien ya no tiene sus registros trate de obtener copias de las partes que los crearon, por ejemplo instituciones financieras o proveedores (CRA: auditorías). Siga esta lista:

1. El vendedor. Pida un duplicado o una reimpresión, o revise el historial de pedidos o la cuenta en línea.
2. Su bandeja de entrada. Confirmaciones de pedido, de pago y de reserva. La lista de registros de la CRA incluye correos, órdenes de trabajo, notas de entrega y correspondencia que respalden las operaciones (CRA: qué son los registros).
3. Su banco o emisor de la tarjeta. Pida estados de cuenta o copias de cheques cancelados, que la CRA incluye entre los registros que se deben conservar (CRA: qué son los registros).
4. Una nota con fecha. Si no se encuentra ningún recibo, escriba el asiento del diario ahora y anote que fue reconstruido, con la fecha de hoy. Nunca recree un recibo ni cambie una fecha para que un documento parezca original.

Si se pierden, destruyen o dañan registros electrónicos obligatorios, la CRA indica que debe informarlo y recrear los archivos en un plazo razonable (IC05-1). Para saber cuánto tiempo conservar los registros, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio; para copias fotografiadas o escaneadas, vea recibos escaneados para la CRA.

¿Qué pasa con el crédito fiscal por insumos del GST/HST cuando no tengo una factura adecuada?

Esta sección se aplica si está registrado para el GST/HST, porque los créditos fiscales por insumos los reclaman los registrantes (CRA: créditos fiscales por insumos). Un registrante no puede reclamar un crédito a menos que, antes de presentar la declaración que lo reclama, tenga prueba suficiente de la compra con la información necesaria para calcular el crédito (Excise Tax Act, sección 169(4)). Esta prueba es independiente de la deducción del impuesto sobre la renta: puede tener respaldo suficiente para deducir un costo y aun así carecer de lo que el crédito requiere.

Lo que debe mostrar la factura depende del total de la compra; vea datos del recibo del GST/HST para los créditos fiscales por insumos. Un estado de cuenta de tarjeta por lo general no muestra ni el número de registro del proveedor ni el impuesto cobrado, y la CRA indica que los estados de los emisores de tarjetas de compras (procurement cards) podrían no dar información suficiente para respaldar los créditos (CRA: RC4022).

La solución habitual es pedir al proveedor una factura duplicada u otro documento con los datos requeridos; el reglamento también acepta un recibo, un contrato escrito o un registro electrónico que los contenga (reglamento, sección 2). Mientras no lo tenga, retenga el crédito: puede incluirlo en una declaración posterior, pero no después de la fecha de vencimiento de la declaración del último período de declaración que termine dentro de cuatro años después del final del período de declaración al que pertenece la compra. Obtener el documento tarde no reinicia ese plazo. Las instituciones financieras listadas y ciertos negocios más grandes tienen en cambio dos años desde el cierre del ejercicio fiscal (Excise Tax Act, sección 225(4)). Un crédito reclamado antes de tener la prueba en mano puede no cumplir esa condición: vea cómo corregir una declaración del GST/HST ya presentada.

Si usa el Quick Method de contabilidad, solo reclama créditos sobre bienes inmuebles y bienes de capital, como computadoras y vehículos, así que esta sección importa sobre todo para esas compras (CRA: RC4058; Quick Method del GST/HST). En Quebec, Revenu Québec por lo general administra el GST/HST (CRA: RC4022), y el impuesto sobre las ventas de Quebec y el impuesto provincial sobre las ventas tienen sus propias reglas de documentos, que esta página no cubre.

¿Es distinto en el T2125 y en la T2?

La obligación de llevar registros es la misma: toda persona que lleva un negocio debe conservar registros y libros de contabilidad (sección 230(1)), y la CRA indica que las corporaciones inactivas y las sociedades de cartera también llevan registros (CRA: quién lleva registros). Lo que cambia es dónde se presenta el reclamo y qué más está en riesgo.

¿Qué puede pasar con un reclamo que no puedo respaldar?

Un reclamo sin respaldo puede rechazarse. La CRA también indica que, cuando los registros están incompletos, los auditores usan otros métodos para establecer su ingreso y su GST/HST neto (CRA: qué son los registros). Una deducción rechazada puede dar lugar a una nueva determinación, la evaluación revisada del impuesto de ese año por parte de la CRA.

Una multa por un reclamo falso requiere más que un recibo faltante. Según la sección 163(2), quien a sabiendas, o en circunstancias que equivalen a negligencia grave, hace, participa en, acepta o consiente una declaración falsa o una omisión en una declaración está sujeto a una multa del monto mayor entre $100 y 50% del impuesto subdeclarado y de ciertos montos relacionados. Existe una multa similar para el GST/HST (sección 285); vea multas, intereses y alivio. La sección 163(2) apunta a las declaraciones falsas, como reclamar un costo que no se incurrió o inflar uno; si un reclamo determinado lo es depende de los hechos.

No llevar registros adecuados es un incumplimiento aparte. La CRA indica que hay multas por ello (CRA: guía T4002). La ley tiene una multa general por no cumplir un deber que impone (sección 162(7)) y considera un delito no cumplir la sección 230 (sección 238(1)).

No puedo ordenar mis gastos por línea del T2125: ¿por dónde empiezo?

Empiece por los estados de cuenta para encontrar las operaciones, no por las líneas.

1. Elija un año fiscal y reúna todos los estados de cuenta bancarios y de tarjeta de ese año.
2. Marque cada pago como del negocio, personal o desconocido. En un costo de uso mixto, conserve solo la parte del negocio.
3. Aparte lo que no es un gasto: transferencias entre sus cuentas, pagos del saldo de una tarjeta (cuente cada compra con tarjeta una sola vez), capital de préstamos y compras de equipo u otros bienes de capital (CRA: gastos del negocio).
4. Agrupe los pagos restantes del negocio por tipo y luego relacione cada tipo con su línea del T2125 usando líneas de gastos de trabajadores independientes, que también explica a qué año pertenece un costo y los créditos del GST/HST.
5. Junto a cada pago, anote el respaldo que tiene: recibo, copia del proveedor, correo o solo un asiento del diario.
6. Aparte cualquier pago que no pueda explicar: nada muestra todavía que se incurrió para generar ingresos del negocio. Busque respaldo antes de reclamarlo.
7. Sume cada línea y luego concilie con los estados de cuenta, nombrando cada pago que apartó.

Para un año completo sin libros, vea cómo reconstruir los libros a partir de estados de cuenta bancarios y cómo ponerse al día con libros atrasados.

¿Y si la CRA ya me pidió mis recibos?

Responda antes de la fecha de la carta, incluya el número de referencia, envíe lo que tenga y explique por escrito lo que no pueda aportar. Antes de responder, haga una lista de cada gasto que nombra la carta y marque cuáles tienen recibo, copia del proveedor, solo estado de cuenta o nada.

Para la revisión de la declaración de una persona, como un propietario único, la CRA indica que envíe los recibos y documentos solicitados que le correspondan; si no tiene un recibo necesario para un reclamo, incluya una explicación escrita o llame al número de la carta, y llame también si necesita más tiempo (CRA: cómo responder a una revisión). Si no responde a una revisión así, la CRA revisa el reclamo con la información que tiene y puede cambiarlo o negarlo, lo que deja un saldo a pagar (CRA: ajustes comunes). Para la carta de una corporación o de una sociedad de personas, siga las instrucciones de la carta. Una carta de Revenu Québec sigue sus propias instrucciones; esta página cubre las cartas de la CRA.

En una auditoría, envíe solo los registros que pueda respaldar. Una carta de propuesta de auditoría por lo general da 30 días para aceptar o no estar de acuerdo (CRA: auditorías). Para ver los pasos completos, vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y revisiones y auditorías del GST/HST.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Efectivo pagado a un técnico de reparaciones

Un propietario único paga C$180 en efectivo a un técnico por una reparación y no recibe recibo. El asiento del diario de gastos registra el nombre y la dirección del técnico, C$180, la fecha, la reparación hecha y por qué fue un costo del negocio. El retiro de efectivo del estado de cuenta bancario coincide con el asiento.

Software y viajes pagados con tarjeta, sin recibos

Un consultor pagó C$9,000 en suscripciones de software y viajes con tarjeta y no guardó recibos. Los estados de cuenta muestran el pago. Los portales de cuenta de los proveedores dan copias de las facturas, y los correos de reserva confirman las fechas y los lugares de los viajes. Eso puede reconstruir el respaldo de la deducción del impuesto sobre la renta. Si el consultor es registrante del GST/HST, los créditos fiscales por insumos reclamados sobre esas compras siguen en riesgo hasta que cada uno tenga documentación suficiente, con los datos que exige su total.

Una cena de la corporación sin registro

Una corporación pagó C$2,400 por una cena, sin recibo y sin registro de quién asistió ni por qué. A menos que pueda demostrar un propósito comercial, la deducción puede rechazarse, y si la cena fue personal, su valor puede tratarse como un beneficio para el accionista. Incluso una comida de negocios documentada por lo general es deducible solo en la mitad (sección 67.1; comidas y entretenimiento en los libros de una corporación).

¿Su caso es distinto?

• Faltan recibos de varios años, o no hay libros: reconstruya primero cada año a partir de los estados de cuenta (cómo reconstruir los libros a partir de estados de cuenta bancarios). Si son muchos años o montos grandes, el siguiente paso es ayuda con la contabilidad: decidir qué reclamos se sostienen con otros registros y luego ordenarlos por línea del T2125 o de la T2.
• La CRA pidió respaldo: siga revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y busque ayuda con la contabilidad si el pedido abarca varios años o el respaldo es escaso.
• Una declaración ya presentada incluye gastos sin respaldo: si necesita corregirse depende de los montos y los años; empiece con revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y ayuda con la contabilidad.
• Una corporación pagó costos de apariencia personal: vea gastos personales pagados por la corporación para distinguir beneficio de préstamo, beneficio al accionista hallado en una auditoría y comidas y entretenimiento en los libros de una corporación.
• Costos de vehículo sin bitácora: vea bitácora del vehículo para una revisión de la CRA.