Despesas da empresa sem recibo no Canadá: o que fazer

Posso deduzir uma despesa da empresa no Canadá sem recibo?

Um gasto real e razoável da empresa ainda pode ser deduzido, mas só se os seus registros o comprovam. O Income Tax Act exige registros e livros contábeis e exige que você guarde os documentos de apoio necessários para verificá-los (seção 230(1) e (4)). A CRA (Agência da Receita do Canadá) diz que deduções que os registros não comprovam podem ser negadas (CRA: o que são registros). O recibo é o documento de apoio normal; sem ele, outros registros precisam cumprir esse papel.

O gasto também precisa se qualificar por si só: deve ter sido feito para gerar renda da empresa (seção 18(1)(a)) e ser razoável (seção 67). A comprovação mostra que o gasto aconteceu e foi da empresa; ela não transforma um gasto pessoal em gasto da empresa.

O caso deixa de ser simples quando:

• os recibos ausentes abrangem vários anos, ou os próprios livros se perderam;
• os valores são altos ou foram pagos em dinheiro;
• você pediu créditos de imposto sobre insumos do GST/HST sobre eles;
• a CRA já pediu comprovação;
• uma corporação pagou um gasto que parece pessoal.

Se algum desses pontos se aplica, reconstitua e confira as despesas afetadas, mas guarde todas as datas de entrega e de resposta à CRA: a CRA diz para não atrasar uma declaração por falta de recibos (CRA: ajustes comuns) e para ligar para o número da carta de revisão se você precisar de mais tempo (CRA: como responder a uma revisão). A última seção mostra onde a ajuda profissional entra.

Reúna primeiro: extratos bancários e de cartão do ano, a cópia do vendedor ou a fatura da conta online, e-mails de pedido e de pagamento e o seu diário de despesas.

O que meus registros devem mostrar quando o vendedor não me deu recibo?

Faça o lançamento você mesmo. Quando um vendedor ou fornecedor não dá recibo, a CRA diz para registrar no diário de despesas o nome e o endereço do vendedor, o valor pago, a data do pagamento e os detalhes da transação (CRA: registros da empresa).

Faça uma linha por pagamento, na hora de pagar: os quatro itens da CRA, mais dois que esta página acrescenta (não são texto da CRA): por que o gasto foi da empresa, já que a dedução depende disso (seção 18(1)(a)), e como você pagou, para que o lançamento corresponda a um extrato.

Para saber o que um recibo completo mostra, inclusive o número de empresa do fornecedor em compras de $100 ou mais antes do imposto feitas de um contribuinte registrado no GST/HST, veja requisitos da CRA para recibos.

Se o recibo não estiver em inglês nem em francês, guarde o original e escreva o lançamento do diário em inglês ou francês (vendedor, data, valor, o que foi comprado): a CRA diz que os registros devem ser mantidos em inglês, em francês ou nos dois (CRA: suas responsabilidades). Se a CRA o pedir em uma revisão da declaração de uma pessoa física, ela quer o original com uma tradução aceitável para inglês ou francês, não assinada pelo contribuinte (CRA: ajustes comuns); o seu lançamento no diário não a substitui. Para vendedores do exterior, veja faturas de fornecedores e prestadores de serviços estrangeiros.

Posso deduzir uma despesa só com o extrato do cartão de crédito ou do banco?

O extrato é um registro, mas as páginas da CRA sobre registros não dizem que ele basta sozinho. A CRA lista extratos bancários, cheques compensados e comprovantes de cartão de crédito entre os registros a guardar (CRA: o que são registros). Ela também exige que os registros sejam confiáveis, completos e apoiados por documentos (CRA: suas responsabilidades).

O extrato costuma mostrar a data, o nome do estabelecimento e o valor. Em geral, não mostra o que você comprou nem por quê, nem o número de registro do fornecedor no GST/HST, nem o imposto cobrado. Trate-o como registro de pagamento, depois acrescente ao diário a descrição e o motivo empresarial e anexe a melhor outra comprovação que encontrar.

Se você for auditado e não houver mais nada a encontrar, a CRA diz para conversar com o auditor, que trabalha com você para achar maneiras de confirmar os valores declarados (CRA: auditorias). É uma conversa, não uma garantia.

Como tratar despesas da empresa que paguei em dinheiro?

O dinheiro segue a mesma regra de registro, com menos coisas a que recorrer: o extrato bancário mostra só o saque, não o que o dinheiro comprou. Monte o rastro na hora de pagar.

1. Peça recibo todas as vezes.
2. Se o vendedor não der nenhum, faça o lançamento no diário descrito acima, com o motivo empresarial.
3. Anote qual saque de dinheiro financiou o pagamento, para que o rastro do dinheiro feche.
4. No GST/HST, as compras em dinheiro exigem os mesmos dados da fatura do fornecedor; alguns casos, como corridas de táxi, têm regras mais leves, tratados em dados do recibo de GST/HST para créditos de imposto sobre insumos.

Um pagamento por e-transfer ou aplicativo a uma pessoa que não deu recibo segue as mesmas etapas: o extrato mostra o pagamento, e o seu lançamento no diário registra para que serviu e por quê.

Casos comuns: para estacionamento, pedágio e transporte público, guarde o histórico da conta ou do cartão mais uma linha no diário com o local e o trabalho; para um vendedor particular ou de feira, guarde o nome e o endereço dele e qualquer troca de mensagens ou e-mail.

Se o dinheiro foi para uma pessoa que trabalha para você, podem valer as regras de folha de pagamento ou de informes: veja prestador de serviços ou empregado.

Como substituir um recibo perdido?

Peça a quem criou o registro. A CRA diz que uma pessoa que não tem mais os registros deve tentar obter cópias das partes que os criaram, por exemplo instituições financeiras ou fornecedores (CRA: auditorias). Siga esta lista:

1. O vendedor. Peça uma segunda via ou uma reimpressão, ou consulte o histórico de pedidos ou a conta online.
2. Sua caixa de entrada. Confirmações de pedido, de pagamento e de reserva. A lista de registros da CRA inclui e-mails, ordens de serviço, comprovantes de entrega e correspondência que comprovam transações (CRA: o que são registros).
3. Seu banco ou emissor do cartão. Peça extratos ou cópias de cheques compensados, que a CRA lista entre os registros a guardar (CRA: o que são registros).
4. Uma anotação datada. Se não for possível achar nenhum recibo, faça o lançamento no diário agora e diga que foi reconstituído, com a data de hoje. Nunca recrie um recibo nem altere uma data para que um documento pareça original.

Se registros eletrônicos exigidos forem perdidos, destruídos ou danificados, a CRA diz para comunicar o fato e recriar os arquivos em prazo razoável (IC05-1). Sobre quanto tempo guardar os registros, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa; sobre cópias fotografadas ou digitalizadas, veja recibos digitalizados para a CRA.

O que acontece com o crédito de imposto sobre insumos do GST/HST quando não tenho uma fatura adequada?

Esta seção vale se você é registrado no GST/HST, porque os créditos de imposto sobre insumos são pedidos por contribuintes registrados (CRA: créditos de imposto sobre insumos). O contribuinte registrado só pode pedir um crédito se, antes de entregar a declaração que o pede, tiver comprovação suficiente da compra, com as informações necessárias para calcular o crédito (Excise Tax Act, seção 169(4)). Esse teste é separado da dedução do imposto de renda: você pode ter comprovação suficiente para deduzir um gasto e ainda assim não ter o que o crédito exige.

O que a fatura deve mostrar depende do total da compra; veja dados do recibo de GST/HST para créditos de imposto sobre insumos. Um extrato de cartão em geral não mostra nem o número de registro do fornecedor nem o imposto cobrado, e a CRA diz que extratos de emissores de cartões corporativos de compras (procurement) podem não dar informação suficiente para comprovar créditos (CRA: RC4022).

A solução habitual é pedir ao fornecedor uma segunda via da fatura ou outro documento com os dados exigidos; o regulamento também aceita um recibo, contrato escrito ou registro eletrônico que os contenha (regulamento, seção 2). Até ter o documento, retenha o crédito: ele pode entrar em uma declaração posterior, mas não depois do vencimento da declaração do último período que termina dentro de quatro anos após o fim do período de declaração a que a compra pertence. Obter o documento depois não reinicia essa contagem. Instituições financeiras listadas e certas empresas maiores têm dois anos a partir do fim do exercício fiscal (Excise Tax Act, seção 225(4)). Um crédito pedido antes de a comprovação estar em mãos pode não atender a essa condição: veja como corrigir uma declaração de GST/HST já entregue.

Se você usa o Quick Method de apuração, só pede créditos sobre imóveis e bens de capital, como computadores e veículos; por isso, esta seção importa principalmente para essas compras (CRA: RC4058; Quick Method do GST/HST). Em Quebec, a Revenu Québec em regra administra o GST/HST (CRA: RC4022), e o imposto de Quebec sobre vendas e o imposto provincial sobre vendas têm regras próprias de documentos, que esta página não aborda.

É diferente na T2125 e na T2?

A obrigação de manter registros é a mesma: toda pessoa que exerce atividade empresarial deve manter registros e livros contábeis (seção 230(1)), e a CRA diz que corporações inativas e holdings também mantêm registros (CRA: quem guarda registros). O que muda é onde a dedução aparece e o que mais está em risco.

O que pode acontecer com uma dedução que não consigo comprovar?

Uma dedução sem comprovação pode ser negada. A CRA também diz que, quando os registros estão incompletos, os auditores usam outros métodos para apurar sua renda e o seu imposto líquido de GST/HST (CRA: o que são registros). Uma dedução negada pode levar a um novo lançamento (reassessment), a revisão do lançamento do imposto daquele ano feita pela CRA.

Uma multa por declaração falsa exige mais do que um recibo ausente. Pela seção 163(2), a pessoa que, com conhecimento, ou em circunstâncias que configurem negligência grave, faz, participa, concorda ou consente com uma declaração falsa ou uma omissão em uma declaração está sujeita a uma multa do maior valor entre $100 e 50% do imposto subdeclarado e de certos valores relacionados. Existe uma multa semelhante no GST/HST (seção 285); veja multas, juros e alívio. A seção 163(2) visa declarações falsas, como deduzir um gasto que não existiu ou inflá-lo; se uma dedução específica se enquadra depende dos fatos.

Deixar de manter registros adequados é uma infração à parte. A CRA diz que há multas para isso (CRA: Guide T4002). A lei prevê uma multa geral por descumprir um dever que ela impõe (seção 162(7)) e torna o descumprimento da seção 230 uma infração (seção 238(1)).

Não consigo listar minhas despesas por linha da T2125: por onde começo?

Comece pelos extratos, para achar as transações, não pelas linhas.

1. Escolha um ano fiscal e reúna todos os extratos bancários e de cartão dele.
2. Marque cada pagamento como da empresa, pessoal ou desconhecido. Em um gasto de uso misto, guarde só a parte empresarial.
3. Separe o que não é despesa: transferências entre suas contas, pagamentos do saldo do cartão (conte cada compra no cartão uma só vez), principal de empréstimos e compras de equipamentos ou outros bens de capital (CRA: despesas da empresa).
4. Agrupe os demais pagamentos da empresa por tipo e depois associe cada tipo à linha correspondente da T2125 usando linhas de despesas do autônomo, que também explica a qual ano pertence um gasto e os créditos de GST/HST.
5. Ao lado de cada pagamento, registre a comprovação que você tem: recibo, cópia do fornecedor, e-mail ou apenas um lançamento no diário.
6. Separe qualquer pagamento que você não consiga explicar: nada mostra ainda que ele foi feito para gerar renda da empresa. Procure comprovação antes de deduzi-lo.
7. Some cada linha e depois concilie com os extratos, citando cada pagamento que você separou.

Para um ano inteiro sem livros, veja como reconstruir a contabilidade a partir dos extratos bancários e como atualizar a contabilidade atrasada.

E se a CRA já pediu meus recibos?

Responda até a data da carta, inclua o número de referência, envie o que você tem e explique por escrito o que não pode fornecer. Antes de responder, liste cada despesa que a carta cita e marque quais têm recibo, cópia do fornecedor, apenas o extrato ou nada.

Em uma revisão da declaração de uma pessoa física, como a de um empresário individual, a CRA diz para enviar os recibos e documentos pedidos que se aplicam a você; se um recibo necessário para uma dedução não estiver disponível, inclua uma explicação por escrito ou ligue para o número da carta, e ligue também se precisar de mais tempo (CRA: como responder a uma revisão). Se você não responder a essa revisão, a CRA analisa a dedução com as informações que tem e pode alterá-la ou negá-la, o que gera saldo a pagar (CRA: ajustes comuns). Para a carta de uma corporação ou de uma sociedade, siga as instruções da carta. Uma carta da Revenu Québec segue as próprias instruções; esta página trata de cartas da CRA.

Em uma auditoria, envie apenas registros pelos quais você pode responder. A carta de proposta de auditoria em regra dá 30 dias para concordar ou discordar (CRA: auditorias). Para as etapas completas, veja revisões, auditorias e divulgação voluntária e revisões e auditorias de GST/HST.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Dinheiro pago a um faz-tudo

Um empresário individual paga C$180 em dinheiro a um faz-tudo por um reparo e não recebe recibo. O lançamento no diário de despesas registra o nome e o endereço do faz-tudo, C$180, a data, o reparo feito e por que foi um gasto da empresa. O saque em dinheiro no extrato bancário corresponde ao lançamento.

Software e viagem pagos com cartão, sem recibos

Um consultor pagou C$9.000 em assinaturas de software e viagens com cartão e não guardou recibos. Os extratos mostram o pagamento. Os portais de conta dos fornecedores dão cópias das faturas, e os e-mails de reserva confirmam as datas e os locais das viagens. Isso pode reconstituir a comprovação para a dedução do imposto de renda. Se o consultor é registrado no GST/HST, qualquer crédito de imposto sobre insumos pedido sobre essas compras continua em risco até que cada um tenha documentação suficiente, com os dados que o respectivo total exige.

Um jantar corporativo sem registro

Uma corporação pagou C$2.400 por um jantar, sem recibo e sem registro de quem participou ou por quê. A menos que consiga demonstrar uma finalidade empresarial, a dedução pode ser negada e, se o jantar foi pessoal, o valor dele pode ser tratado como benefício ao acionista. Mesmo uma refeição de negócios documentada em regra é dedutível em apenas metade (seção 67.1; refeições e entretenimento na contabilidade da corporação).

E no seu caso?

• Faltam recibos de vários anos, ou não há livros: reconstitua primeiro cada ano a partir dos extratos (como reconstruir a contabilidade a partir dos extratos bancários). Com muitos anos ou valores altos, o próximo passo é a ajuda com escrituração contábil: definir quais deduções se sustentam em outros registros e depois listá-las por linha da T2125 ou da T2.
• A CRA pediu comprovação: siga revisões, auditorias e divulgação voluntária e procure ajuda com escrituração contábil se o pedido abrange vários anos ou a comprovação é fraca.
• Uma declaração já entregue inclui despesas sem comprovação: se ela precisa de correção depende dos valores e dos anos; comece por revisões, auditorias e divulgação voluntária e pela ajuda com escrituração contábil.
• Uma corporação pagou gastos de aparência pessoal: veja despesas pessoais pagas pela corporação para a diferença entre benefício e empréstimo, benefício ao acionista encontrado em uma auditoria e refeições e entretenimento na contabilidade da corporação.
• Despesas com carro sem diário de bordo: veja diário de bordo do veículo para uma revisão da CRA.