Dépenses d'entreprise sans reçus au Canada : que faire

Puis-je déduire une dépense d'entreprise sans reçu au Canada?

Une dépense d'entreprise réelle et raisonnable peut quand même être déduite, mais seulement si vos registres l'appuient. La Loi de l'impôt sur le revenu exige des registres et des livres de comptes, ainsi que la conservation des pièces justificatives nécessaires pour les vérifier (paragraphes 230(1) et (4)). L'ARC indique que les déductions que vos registres n'appuient pas peuvent être refusées (ARC : que sont les registres). Le reçu est la pièce justificative habituelle; à défaut, d'autres registres doivent jouer ce rôle.

La dépense doit aussi être admissible en soi : elle doit être engagée en vue de tirer un revenu d'entreprise (alinéa 18(1)a)) et être raisonnable (article 67). Une pièce justificative prouve qu'une dépense a eu lieu et qu'elle visait l'entreprise; elle ne peut pas transformer une dépense personnelle en dépense d'entreprise.

La situation cesse d'être simple lorsque :

• les reçus manquants s'étendent sur plusieurs années, ou les livres eux-mêmes ont disparu;
• les montants sont élevés ou ont été payés comptant;
• vous avez demandé des crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH à leur égard;
• l'ARC vous a déjà demandé des pièces justificatives;
• une société a payé une dépense qui semble personnelle.

Si l'une de ces situations s'applique, reconstituez et vérifiez les dépenses visées, mais respectez toutes les dates de production et de réponse à l'ARC : l'ARC indique de ne pas retarder une déclaration parce que des reçus manquent (ARC : redressements courants), et d'appeler au numéro indiqué dans la lettre d'examen si vous avez besoin de plus de temps (ARC : répondre à un examen). La dernière section explique où l'aide d'un professionnel est utile.

Rassemblez d'abord : les relevés bancaires et de carte de l'année, la copie du vendeur ou la facture du compte en ligne, les courriels de commande et de paiement, et votre journal des dépenses.

Que doivent montrer mes registres lorsque le vendeur ne m'a remis aucun reçu?

Rédigez l'écriture vous-même. Lorsqu'un vendeur ou un fournisseur ne remet aucun reçu, l'ARC indique d'inscrire dans votre journal des dépenses le nom et l'adresse du vendeur, le montant payé, la date du paiement et les détails de l'opération (ARC : registres d'entreprise).

Inscrivez une ligne par paiement, au moment où vous payez : les quatre éléments de l'ARC, plus deux que cette page ajoute (et qui ne viennent pas de l'ARC) : la raison pour laquelle la dépense visait l'entreprise, puisque la déduction en dépend (alinéa 18(1)a)), et le mode de paiement, pour que l'écriture corresponde à un relevé.

Pour savoir ce que montre un reçu complet, y compris le numéro d'entreprise du fournisseur sur les achats de 100 $ ou plus avant taxes auprès d'un inscrit à la TPS/TVH, voyez les exigences de l'ARC sur les reçus.

Si un reçu n'est ni en français ni en anglais, conservez l'original et rédigez l'écriture au journal en français ou en anglais (vendeur, date, montant, objet de l'achat) : l'ARC indique que les registres doivent être tenus en français, en anglais ou dans une combinaison des deux (ARC : vos responsabilités). Si l'ARC le demande lors de l'examen de la déclaration d'un particulier, elle veut l'original accompagné d'une traduction française ou anglaise acceptable, non signée par le contribuable (ARC : redressements courants); votre écriture au journal ne le remplace pas. Pour les vendeurs de l'étranger, voyez les factures de fournisseurs et d'entrepreneurs étrangers.

Puis-je déduire une dépense avec seulement un relevé de carte de crédit ou de compte bancaire?

Un relevé est un registre, mais les pages de l'ARC sur la tenue de registres ne disent pas qu'il suffit à lui seul. L'ARC range les relevés bancaires, les chèques oblitérés et les reçus de carte de crédit parmi les registres à conserver (ARC : que sont les registres). Elle exige aussi que les registres soient fiables, complets et appuyés par des documents (ARC : vos responsabilités).

Un relevé montre habituellement la date, le nom du commerçant et le montant. Il n'indique généralement pas ce que vous avez acheté ni pourquoi, ni le numéro d'inscription à la TPS/TVH du fournisseur, ni la taxe facturée. Considérez-le comme une preuve de paiement, puis ajoutez la description et la raison d'affaires à votre journal et joignez la meilleure autre pièce justificative que vous pouvez trouver.

Si vous faites l'objet d'une vérification et que rien d'autre n'est disponible, l'ARC indique d'en discuter avec le vérificateur, qui travaille avec vous pour trouver des moyens de confirmer les montants déclarés (ARC : vérifications). C'est une discussion, pas une garantie.

Comment traiter les dépenses d'entreprise que j'ai payées comptant?

Le comptant suit la même règle sur les registres, avec moins de pièces sur lesquelles s'appuyer : un relevé bancaire montre seulement le retrait, pas ce que l'argent comptant a servi à acheter. Constituez la piste au moment où vous payez.

1. Demandez un reçu chaque fois.
2. Si le vendeur n'en donne pas, rédigez l'écriture au journal décrite plus haut, avec la raison d'affaires.
3. Notez quel retrait d'argent comptant a financé le paiement, pour que la piste de l'argent concorde.
4. Pour la TPS/TVH, les achats comptants exigent les mêmes renseignements de facture du fournisseur; quelques cas, comme les courses de taxi, ont des règles plus souples, expliquées dans les renseignements de reçu pour les crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH.

Un paiement par virement électronique ou par application à une personne qui n'a remis aucun reçu suit les mêmes étapes : le relevé montre le paiement, et votre écriture au journal indique à quoi il a servi et pourquoi.

Cas courants : pour le stationnement, les péages et le transport en commun, conservez l'historique du compte ou de la carte, plus une ligne au journal qui nomme l'endroit et le travail; pour un vendeur privé ou un marchand de marché public, conservez son nom et son adresse, ainsi que tout fil de messages ou courriel.

Si l'argent comptant est allé à une personne qui travaille pour vous, les règles sur la paie ou les feuillets peuvent s'appliquer : voyez entrepreneur ou employé.

Comment remplacer un reçu perdu?

Demandez à la personne qui a créé le document. L'ARC dit à une personne qui n'a plus ses registres d'essayer d'en obtenir des copies auprès de ceux qui les ont créés, par exemple les institutions financières ou les fournisseurs (ARC : vérifications). Suivez cette liste :

1. Le vendeur. Demandez un duplicata ou une réimpression, ou consultez l'historique des commandes ou le compte en ligne.
2. Votre boîte de réception. Confirmations de commande, de paiement et de réservation. La liste des registres de l'ARC comprend les courriels, les bons de travail, les bordereaux de livraison et la correspondance qui appuient les opérations (ARC : que sont les registres).
3. Votre banque ou l'émetteur de votre carte. Demandez des relevés ou des copies de chèques oblitérés, que l'ARC range parmi les registres à conserver (ARC : que sont les registres).
4. Une note datée. Si aucun reçu ne se retrouve, rédigez l'écriture au journal maintenant et indiquez qu'elle a été reconstituée, avec la date du jour. Ne recréez jamais un reçu et ne changez jamais une date pour qu'un document paraisse original.

Si des registres électroniques exigés sont perdus, détruits ou endommagés, l'ARC indique de le signaler et de recréer les fichiers dans un délai raisonnable (IC05-1). Pour la durée de conservation des registres, voyez la durée de conservation des registres d'entreprise; pour les copies photographiées ou numérisées, voyez les reçus numérisés pour l'ARC.

Qu'arrive-t-il au crédit de taxe sur les intrants de la TPS/TVH si je n'ai pas de facture en bonne et due forme?

Cette section s'applique si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, car seuls les inscrits demandent des crédits de taxe sur les intrants (ARC : crédits de taxe sur les intrants). Un inscrit ne peut pas demander de crédit à moins que, avant de produire la déclaration qui le demande, il ait une preuve suffisante de l'achat comportant les renseignements nécessaires pour calculer le crédit (Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 169(4)). Ce critère est distinct de la déduction en matière d'impôt sur le revenu : vous pouvez avoir assez de pièces pour déduire une dépense et manquer quand même de ce qu'exige le crédit.

Ce que la facture doit indiquer dépend du total de l'achat; voyez les renseignements de reçu pour les crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH. Un relevé de carte n'indique habituellement ni le numéro d'inscription du fournisseur ni la taxe facturée, et l'ARC indique que les relevés des émetteurs de cartes d'achat (cartes d'approvisionnement) peuvent ne pas fournir assez de renseignements pour appuyer les crédits (ARC : RC4022).

La solution habituelle est de demander au fournisseur un duplicata de la facture ou un autre document comportant les renseignements exigés; le règlement accepte aussi un reçu, un contrat écrit ou un registre électronique qui les contient (règlement, article 2). D'ici là, mettez le crédit en attente : il peut figurer dans une déclaration ultérieure, mais pas après la date d'échéance de la dernière période de déclaration qui se termine dans les quatre ans suivant la fin de la période de déclaration à laquelle l'achat se rattache. Obtenir le document en retard ne relance pas ce délai. Les institutions financières désignées et certaines grandes entreprises disposent plutôt de deux ans à partir de la fin de l'exercice (Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 225(4)). Un crédit demandé avant que la preuve soit en main peut ne pas respecter cette condition : voyez la correction d'une déclaration de TPS/TVH déjà produite.

Si vous utilisez la méthode rapide de comptabilité, vous ne demandez des crédits que pour les immeubles et les immobilisations comme les ordinateurs et les véhicules; cette section concerne donc surtout ces achats (ARC : RC4058; méthode rapide de la TPS/TVH). Au Québec, Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH (ARC : RC4022), et la taxe de vente du Québec et la taxe de vente provinciale ont leurs propres règles sur les documents, que cette page ne traite pas.

Est-ce différent dans la T2125 et dans la T2?

L'obligation de tenir des registres est la même : toute personne qui exploite une entreprise doit tenir des registres et des livres de comptes (paragraphe 230(1)), et l'ARC précise que les sociétés inactives et les sociétés de portefeuille doivent tout de même tenir des registres (ARC : qui tient des registres). Ce qui diffère, c'est l'endroit où la déduction figure et ce qui est d'autre en jeu.

Que peut-il arriver à une déduction que je ne peux pas justifier?

Une déduction non justifiée peut être refusée. L'ARC indique aussi que, lorsque les registres sont incomplets, les vérificateurs utilisent d'autres méthodes pour établir votre revenu et votre taxe nette de TPS/TVH (ARC : que sont les registres). Une déduction refusée peut mener à une nouvelle cotisation, c'est-à-dire la cotisation révisée de l'impôt de l'année par l'ARC.

Une pénalité pour fausse déclaration exige plus qu'un reçu manquant. Selon le paragraphe 163(2), la personne qui, sciemment ou dans des circonstances équivalant à un comportement coupable, fait un faux énoncé ou une omission dans une déclaration, y participe, y consent ou y acquiesce est passible d'une pénalité égale au plus élevé de 100 $ et de 50 % de l'impôt sous-estimé et de certains montants connexes. Une pénalité semblable existe pour la TPS/TVH (article 285); voyez pénalités, intérêts et allègements. Le paragraphe 163(2) vise les faux énoncés, comme déduire une dépense qui n'a pas été engagée ou en gonfler le montant; qu'une déduction donnée en soit un dépend des faits.

Ne pas tenir de registres adéquats est un manquement distinct. L'ARC indique que des pénalités s'y appliquent (ARC : guide T4002). La Loi prévoit une pénalité générale pour le défaut de se conformer à une obligation qu'elle impose (paragraphe 162(7)) et fait du défaut de se conformer à l'article 230 une infraction (paragraphe 238(1)).

Je ne peux pas classer mes dépenses selon les lignes de la T2125 : par où commencer?

Partez des relevés pour trouver les opérations, et non des lignes.

1. Choisissez une année d'imposition et réunissez tous les relevés bancaires et de carte de cette année-là.
2. Marquez chaque paiement comme entreprise, personnel ou inconnu. Pour une dépense à usage mixte, ne gardez que la partie d'entreprise.
3. Mettez de côté ce qui n'est pas une dépense : les virements entre vos comptes, les paiements du solde d'une carte (comptez chaque achat par carte une seule fois), le capital d'un prêt, et les achats de matériel ou d'autres immobilisations (ARC : dépenses d'entreprise).
4. Regroupez les paiements d'entreprise restants par type, puis associez chaque type à sa ligne de la T2125 à l'aide de lignes de dépenses du travailleur autonome, qui précise aussi à quelle année appartient une dépense et ce qu'il en est des crédits de TPS/TVH.
5. À côté de chaque paiement, notez la pièce justificative que vous détenez : reçu, copie du fournisseur, courriel, ou seulement une écriture au journal.
6. Mettez de côté tout paiement que vous ne pouvez pas expliquer : rien ne montre encore qu'il a été engagé pour tirer un revenu d'entreprise. Cherchez une pièce justificative avant de le déduire.
7. Totalisez chaque ligne, puis faites concorder avec les relevés en nommant chaque paiement mis de côté.

Pour une année complète sans livres, voyez la reconstitution des livres à partir des relevés bancaires et le rattrapage de livres en retard.

Et si l'ARC m'a déjà demandé mes reçus?

Répondez avant la date indiquée dans la lettre, indiquez le numéro de référence, envoyez ce que vous avez et expliquez par écrit ce que vous ne pouvez pas fournir. Avant de répondre, dressez la liste de chaque dépense nommée dans la lettre et indiquez celles pour lesquelles vous avez un reçu, une copie du fournisseur, un relevé seulement, ou rien.

Pour l'examen de la déclaration d'un particulier, par exemple celle d'un entrepreneur individuel, l'ARC indique d'envoyer les reçus et documents demandés qui vous concernent; si un reçu nécessaire à une déduction n'est pas disponible, joignez une explication écrite ou appelez au numéro indiqué dans la lettre, et appelez aussi si vous avez besoin de plus de temps (ARC : répondre à un examen). Si vous ne répondez pas à un tel examen, l'ARC examine la déduction d'après les renseignements qu'elle a et peut la modifier ou la refuser, ce qui entraîne un solde à payer (ARC : redressements courants). Pour une lettre adressée à une société ou à une société de personnes, suivez les instructions de la lettre. Une lettre de Revenu Québec suit ses propres instructions; cette page traite des lettres de l'ARC.

Lors d'une vérification, n'envoyez que des registres dont vous pouvez répondre. Une lettre de proposition de vérification accorde généralement 30 jours pour accepter ou contester (ARC : vérifications). Pour connaître toutes les étapes, voyez examens, vérifications et divulgation volontaire et examens et vérifications de la TPS/TVH.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars canadiens.

Argent comptant versé à un homme à tout faire

Un entrepreneur individuel paie 180 $ CA comptant à un homme à tout faire pour une réparation et ne reçoit aucun reçu. L'écriture au journal des dépenses indique le nom et l'adresse de l'homme à tout faire, 180 $ CA, la date, la réparation effectuée et la raison pour laquelle c'était une dépense d'entreprise. Le retrait d'argent comptant au relevé bancaire correspond à l'écriture.

Logiciels et déplacements payés par carte, sans reçus

Un consultant a payé 9 000 $ CA d'abonnements à des logiciels et de frais de déplacement par carte et n'a conservé aucun reçu. Les relevés montrent le paiement. Les portails de compte des fournisseurs donnent des copies de factures, et les courriels de réservation confirment les dates et les lieux des déplacements. Cela peut permettre de reconstituer la preuve pour la déduction d'impôt sur le revenu. Si le consultant est inscrit à la TPS/TVH, les crédits de taxe sur les intrants demandés pour ces achats demeurent à risque tant que chacun n'a pas une documentation suffisante, avec les renseignements qu'exige son total.

Un souper de société sans aucune trace

Une société a payé 2 400 $ CA pour un souper, sans reçu et sans trace de la liste des participants ni du motif. À moins de pouvoir démontrer un objectif d'affaires, la déduction peut être refusée, et si le souper était personnel, sa valeur peut être traitée comme un avantage à un actionnaire. Même un repas d'affaires documenté n'est généralement déductible qu'à la moitié (article 67.1; repas et divertissements dans les livres d'une société).

Votre situation est différente?

• Des reçus manquent pour plusieurs années, ou il n'y a pas de livres : reconstituez d'abord chaque année à partir des relevés (reconstituer les livres à partir des relevés bancaires). Avec plusieurs années ou des montants élevés, l'aide en tenue de livres est l'étape suivante : déterminez quelles déductions tiennent grâce à d'autres registres, puis dressez-en la liste par ligne de la T2125 ou de la T2.
• L'ARC a demandé des pièces justificatives : suivez examens, vérifications et divulgation volontaire, et obtenez de l'aide en tenue de livres si la demande couvre plusieurs années ou si les pièces sont minces.
• Une déclaration déjà produite comprend des dépenses non justifiées : savoir si elle doit être corrigée dépend des montants et des années; commencez par examens, vérifications et divulgation volontaire et l'aide en tenue de livres.
• Une société a payé des dépenses d'allure personnelle : voyez dépenses personnelles payées par la société pour la distinction entre avantage et prêt, avantage à un actionnaire relevé lors d'une vérification et repas et divertissements dans les livres d'une société.
• Frais de véhicule sans registre de kilométrage : voyez le registre de kilométrage d'un véhicule pour un examen de l'ARC.