הוצאות עסקיות בלי קבלות בקנדה: מה עושים

האם אפשר לתבוע הוצאה עסקית בקנדה בלי קבלה?

אפשר עדיין לתבוע הוצאה עסקית אמיתית וסבירה, אבל רק אם הרישומים שלכם תומכים בה. חוק מס הכנסה (Income Tax Act) מחייב לנהל רישומים וספרי חשבונות, ולשמור את המסמכים התומכים הנחוצים לאימות שלהם (סעיף ⁦230(1)⁩ ו-⁠⁦(4)⁩). CRA קובעת שתביעות שהרישומים שלכם אינם תומכים בהן עלולות להידחות (CRA: מהם רישומים). קבלה היא המסמך התומך הרגיל; בלעדיה, רישומים אחרים צריכים למלא את תפקידה.

ההוצאה גם צריכה לעמוד בתנאים בעצמה: היא חייבת להיות הוצאה כדי להשיג הכנסה עסקית (סעיף ⁦18(1)(a)⁩) וסבירה (סעיף 67). גיבוי מוכיח שהוצאה בוצעה ושהיא הייתה לצורך העסק; הוא לא הופך הוצאה אישית להוצאה עסקית.

המקרה מפסיק להיות פשוט כאשר:

• הקבלות החסרות נפרשות על כמה שנים, או שהספרים עצמם אבדו;
• הסכומים גדולים או שולמו במזומן;
• תבעתם עליהן זיכויי מס תשומות של ⁦GST/HST⁩;
• CRA כבר ביקשה גיבוי;
• חברה שילמה הוצאה שנראית אישית.

אם אחד מאלה חל, בנו מחדש ובדקו את ההוצאות הנוגעות לעניין, אבל שמרו על כל מועד הגשה וכל מועד מענה ל-⁠CRA: CRA קובעת שלא לדחות הגשת דוח בגלל קבלות חסרות (CRA: התאמות נפוצות), ושאם צריך עוד זמן יש להתקשר למספר שבמכתב הבדיקה (CRA: מענה לבדיקה). הסעיף האחרון מסביר מתי כדאי לקבל עזרה.

אספו קודם: דפי חשבון של הבנק ושל הכרטיסים לשנה, עותק של המוכר או חשבונית מהחשבון המקוון, הודעות דוא״ל על הזמנה ועל תשלום, ויומן ההוצאות שלכם.

מה הרישומים שלי צריכים להראות כשהמוכר לא נתן קבלה?

כתבו את הרישום בעצמכם. כשמוכר או ספק לא נותן קבלה, CRA קובעת לרשום ביומן ההוצאות את שם המוכר וכתובתו, הסכום ששולם, תאריך התשלום ופרטי העסקה (CRA: רישומים עסקיים).

כתבו שורה אחת לכל תשלום, בזמן התשלום: ארבעת הפרטים של CRA, ועוד שניים שהעמוד הזה מוסיף (לא נוסח של CRA): למה ההוצאה הייתה לצורך העסק, כי הניכוי תלוי בכך (סעיף ⁦18(1)(a)⁩), ואיך שילמתם, כדי שהרישום יתאים לדף חשבון.

מה קבלה מלאה מראה, כולל מספר העסק של הספק ברכישות של ⁦$100⁩ או יותר לפני מס מעסק רשום ל-⁠⁦GST/HST⁩, מפורט בדרישות CRA לקבלות.

אם קבלה אינה באנגלית או בצרפתית, שמרו את המקור וכתבו את הרישום ביומן באנגלית או בצרפתית (מוכר, תאריך, סכום, מה נקנה): CRA קובעת שרישומים חייבים להישמר באנגלית, בצרפתית או בשילוב ביניהן (CRA: האחריות שלכם). אם CRA מבקשת אותה בבדיקה של דוח של יחיד, היא רוצה את המקור עם תרגום קביל לאנגלית או לצרפתית שאינו חתום בידי הנישום (CRA: התאמות נפוצות); הרישום ביומן אינו מחליף אותה. לגבי מוכרים בחו״ל, ראו חשבוניות מספקים וקבלנים זרים.

האם אפשר לתבוע הוצאה עם דף חשבון של כרטיס אשראי או של בנק בלבד?

דף חשבון הוא רישום, אבל הדפים של CRA על שמירת רישומים לא קובעים שהוא מספיק בפני עצמו. CRA מונה דפי חשבון של בנק, שקים שבוטלו וקבלות של כרטיסי אשראי בין הרישומים שיש לשמור (CRA: מהם רישומים). היא גם דורשת שהרישומים יהיו אמינים, שלמים ומגובים במסמכים (CRA: האחריות שלכם).

דף חשבון מראה בדרך כלל את התאריך, את שם בית העסק ואת הסכום. הוא בדרך כלל לא מראה מה קניתם ולמה, ולא את מספר הרישום של הספק ל-⁠⁦GST/HST⁩ או את המס שנגבה. התייחסו אליו כאל רישום של תשלום, ואז הוסיפו ליומן תיאור וסיבה עסקית וצרפו את הגיבוי החזק ביותר שתמצאו.

אם עורכים לכם ביקורת ואי אפשר למצוא דבר נוסף, CRA קובעת לדון בכך עם המבקר, שפועל איתכם כדי למצוא דרכים לאשר את הסכומים שדווחו (CRA: ביקורות). זו שיחה ולא הבטחה.

איך מטפלים בהוצאות עסקיות ששילמתי במזומן?

במזומן חל אותו כלל רישום, אבל יש פחות על מה להישען: דף חשבון של בנק מראה רק את המשיכה ולא מה נקנה בכסף. בנו את שביל הראיות כשאתם משלמים.

1. בקשו קבלה בכל פעם.
2. אם המוכר לא נותן, כתבו את הרישום ביומן שלמעלה, עם הסיבה העסקית.
3. ציינו איזו משיכת מזומן מימנה את התשלום, כדי ששביל הכסף יסתדר.
4. ב-⁠⁦GST/HST⁩, רכישות במזומן דורשות את אותם פרטי חשבונית של הספק; במקרים מעטים, כמו נסיעות במונית, יש כללים קלים יותר, שמפורטים בפרטי קבלה ל-⁠⁦GST/HST⁩ לזיכויי מס תשומות.

תשלום בהעברה אלקטרונית (e-transfer) או באפליקציה לאדם שלא נתן קבלה עוקב אחרי אותם שלבים: דף החשבון מראה את התשלום, והרישום שלכם ביומן מציין על מה הוא היה ולמה.

מקרים נפוצים: בחניה, באגרות כבישים ובתחבורה ציבורית, שמרו את היסטוריית החשבון או הכרטיס ושורה ביומן עם שם המקום והעבודה; אצל מוכר פרטי או סוחר בשוק, שמרו את שמו וכתובתו וכל שרשור הודעות או דוא״ל.

אם המזומן הלך לאדם שעובד אצלכם, ייתכן שחלים כללי שכר או טפסים: ראו קבלן עצמאי או עובד.

איך מחליפים קבלה שאבדה?

פנו למי שיצר את הרישום. CRA אומרת למי שאין לו עוד רישומים לנסות להשיג עותקים מהצדדים שיצרו אותם, למשל מוסדות פיננסיים או ספקים (CRA: ביקורות). עברו על הרשימה לפי הסדר:

1. המוכר. בקשו כפילות או הדפסה חוזרת, או בדקו את היסטוריית ההזמנות או את החשבון המקוון.
2. תיבת הדוא״ל שלכם. אישורי הזמנה, תשלום והזמנת מקום. הרשימה של CRA לרישומים כוללת דוא״ל, הזמנות עבודה, תעודות משלוח והתכתבות שתומכות בעסקאות (CRA: מהם רישומים).
3. הבנק או מנפיק הכרטיס שלכם. בקשו דפי חשבון או עותקים של שקים שבוטלו, ש-⁠CRA מונה בין הרישומים שיש לשמור (CRA: מהם רישומים).
4. הערה מתוארכת. אם אי אפשר למצוא קבלה, כתבו את הרישום ביומן עכשיו וציינו שהוא שוחזר, עם התאריך של היום. לעולם אל תיצרו קבלה מחדש ואל תשנו תאריך כך שמסמך ייראה מקורי.

אם רישומים אלקטרוניים נדרשים אבדו, הושמדו או ניזוקו, CRA קובעת לדווח על כך ולשחזר את הקבצים תוך זמן סביר (⁦IC05-1⁩). כמה זמן שומרים רישומים מפורט בכמה זמן שומרים רישומים עסקיים; על עותקים מצולמים או סרוקים ראו קבלות סרוקות עבור CRA.

מה קורה לזיכוי מס תשומות של ⁦GST/HST⁩ כשאין לי חשבונית תקינה?

הסעיף הזה חל אם אתם רשומים ל-⁠⁦GST/HST⁩, כי זיכויי מס תשומות נתבעים על ידי עסקים רשומים (CRA: זיכויי מס תשומות). עסק רשום אינו רשאי לתבוע זיכוי אלא אם, לפני שהוא מגיש את הדוח שתובע אותו, יש לו ראיה מספקת לרכישה עם המידע הנחוץ לחישוב הזיכוי (Excise Tax Act, סעיף ⁦169(4)⁩). המבחן הזה נפרד מניכוי מס ההכנסה: ייתכן שיש לכם מספיק גיבוי לנכות הוצאה ועדיין חסר לכם מה שהזיכוי דורש.

מה החשבונית צריכה להראות תלוי בסכום הרכישה הכולל; ראו פרטי קבלה ל-⁠⁦GST/HST⁩ לזיכויי מס תשומות. דף חשבון של כרטיס בדרך כלל לא מראה לא את מספר הרישום של הספק ולא את המס שנגבה, ו-⁠CRA קובעת שדפי חשבון ממנפיקי כרטיסי רכש (procurement cards) עשויים שלא לתת מספיק מידע לגיבוי זיכויים (CRA: ⁦RC4022⁩).

התיקון הרגיל הוא לבקש מהספק חשבונית כפולה או מסמך אחר עם הפרטים הנדרשים; התקנות מקבלות גם קבלה, חוזה בכתב או רישום אלקטרוני שנושאים אותם (תקנות, סעיף 2). עד שיש לכם את המסמך, החזיקו את הזיכוי בצד: אפשר לתבוע אותו בדוח מאוחר יותר, אבל לא אחרי מועד ההגשה של תקופת הדיווח האחרונה שמסתיימת תוך ארבע שנים מסוף תקופת הדיווח שהרכישה שייכת אליה. קבלת המסמך באיחור לא מאפסת את השעון הזה. למוסדות פיננסיים רשומים ולעסקים גדולים מסוימים יש במקום זאת שנתיים מסוף שנת הכספים (Excise Tax Act, סעיף ⁦225(4)⁩). זיכוי שנתבע לפני שהראיה הייתה בידיכם עלול שלא לעמוד בתנאי הזה: ראו תיקון דוח ⁦GST/HST⁩ שהוגש.

אם אתם משתמשים בשיטה המהירה (Quick Method) לחישוב, אתם תובעים זיכויים רק על מקרקעין ועל נכסים הוניים כמו מחשבים ורכבים, ולכן הסעיף הזה חשוב בעיקר לרכישות האלה (CRA: ⁦RC4058⁩; השיטה המהירה ל-⁠⁦GST/HST⁩). בקוויבק, Revenu Québec מנהלת בדרך כלל את ה-⁠⁦GST/HST⁩ (CRA: ⁦RC4022⁩), ולמס מכירה של קוויבק ולמס מכירה פרובינציאלי יש כללי מסמכים משלהם, שהעמוד הזה אינו מכסה.

האם יש הבדל בין ⁦T2125⁩ ל-⁠⁦T2⁩?

חובת הרישום זהה: כל מי שמנהל עסק חייב לנהל רישומים וספרי חשבונות (סעיף ⁦230(1)⁩), ו-⁠CRA קובעת שגם חברות לא פעילות וחברות אחזקות שומרות רישומים (CRA: מי שומר רישומים). ההבדל הוא איפה התביעה נמצאת ומה עוד עומד על הכף.

מה יכול לקרות לתביעה שאני לא מצליח לגבות?

תביעה ללא גיבוי עלולה להידחות. CRA גם קובעת שכשהרישומים חלקיים, מבקרים משתמשים בשיטות אחרות כדי לקבוע את ההכנסה שלכם ואת ה-⁠⁦GST/HST⁩ נטו (CRA: מהם רישומים). ניכוי שנדחה יכול להוביל לשומה מתוקנת (reassessment), השומה המעודכנת של CRA למס של אותה שנה.

קנס על תביעה כוזבת דורש יותר מקבלה חסרה. לפי סעיף ⁦163(2)⁩, מי שביודעין, או בנסיבות שמגיעות לרשלנות רבתי, עורך, משתתף, מסכים או מצטרף להצהרה כוזבת או להשמטה בדוח, חייב בקנס בגובה הגבוה מבין ⁦$100⁩ לבין ⁦50%⁩ מהמס שדווח בחסר ומסכומים קשורים מסוימים. יש קנס דומה ב-⁠⁦GST/HST⁩ (סעיף 285); ראו קנסות, ריבית והקלות. סעיף ⁦163(2)⁩ מכוון להצהרות כוזבות, כמו תביעה להוצאה שלא בוצעה או ניפוח של הוצאה; אם תביעה מסוימת היא כזו תלוי בעובדות.

אי-שמירה של רישומים נאותים היא הפרה נפרדת. CRA קובעת שיש קנסות על כך (CRA: מדריך ⁦T4002⁩). בחוק יש קנס כללי על אי-קיום חובה שהוא מטיל (סעיף ⁦162(7)⁩), והוא קובע שאי-קיום סעיף 230 הוא עבירה (סעיף ⁦238(1)⁩).

אני לא מצליח לרשום את ההוצאות לפי שורות ⁦T2125⁩: מאיפה מתחילים?

התחילו מדפי החשבון כדי למצוא את העסקאות, לא מהשורות.

1. בחרו שנת מס אחת ושלפו את כל דפי החשבון של הבנק והכרטיסים שלה.
2. סמנו כל תשלום כעסקי, אישי או לא ידוע. בהוצאה בשימוש מעורב, השאירו רק את החלק העסקי.
3. הניחו בצד מה שאינו הוצאה: העברות בין החשבונות שלכם, תשלומי יתרת כרטיס (סופרים כל רכישה בכרטיס פעם אחת), קרן הלוואה, ורכישות של ציוד או נכס הוני אחר (CRA: הוצאות עסקיות).
4. קבצו את התשלומים העסקיים שנשארו לפי סוג, ואז התאימו כל סוג לשורה שלו ב-⁠⁦T2125⁩ לפי שורות ההוצאה של עצמאים, שמסביר גם לאיזו שנה שייכת הוצאה ואיך עובדים עם זיכויי ⁦GST/HST⁩.
5. ליד כל תשלום, רשמו את הגיבוי שבידיכם: קבלה, עותק מהספק, דוא״ל, או רק רישום ביומן.
6. הניחו בצד כל תשלום שאתם לא מצליחים להסביר: עדיין שום דבר לא מראה שהוא בוצע כדי להשיג הכנסה עסקית. חפשו גיבוי לפני שתובעים אותו.
7. סכמו כל שורה, ואז התאימו לדפי החשבון, וציינו כל תשלום שהנחתם בצד.

לשנה שלמה בלי ספרים, ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון והשלמת ספרים שמפגרים.

מה אם CRA כבר ביקשה את הקבלות שלי?

השיבו עד התאריך שבמכתב, צרפו את מספר האסמכתה, שלחו את מה שיש לכם והסבירו בכתב מה אינכם יכולים לספק. לפני שמשיבים, רשמו כל הוצאה שהמכתב מזכיר וסמנו אילו מהן יש להן קבלה, עותק מהספק, דף חשבון בלבד, או כלום.

בבדיקה של דוח של יחיד, כמו של בעל עסק יחידני, CRA קובעת לשלוח את הקבלות והמסמכים המבוקשים שרלוונטיים לכם; אם קבלה הנחוצה לתביעה אינה זמינה, צרפו הסבר בכתב או התקשרו למספר שבמכתב, והתקשרו גם אם אתם צריכים עוד זמן (CRA: מענה לבדיקה). אם לא משיבים לבדיקה כזו, CRA בודקת את התביעה לפי המידע שיש לה ועשויה לשנות או לדחות אותה, מה שיוצר יתרת חוב (CRA: התאמות נפוצות). במכתב על חברה או על שותפות, פעלו לפי ההוראות שבמכתב. מכתב מ-⁠Revenu Québec פועל לפי ההוראות שלה; העמוד הזה עוסק במכתבים של CRA.

בביקורת, שלחו רק רישומים שאתם יכולים לעמוד מאחוריהם. מכתב הצעה בביקורת נותן בדרך כלל 30 ימים להסכים או לא להסכים (CRA: ביקורות). את השלבים המלאים ראו בבדיקות, ביקורות וגילוי מרצון ובבדיקות וביקורות של ⁦GST/HST⁩.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים קנדיים.

מזומן ששולם לשיפוצניק

בעל עסק יחידני משלם לשיפוצניק ⁦C$180⁩ במזומן על תיקון ולא מקבל קבלה. הרישום ביומן ההוצאות כולל את שם השיפוצניק וכתובתו, ⁦C$180⁩, התאריך, התיקון שבוצע ולמה זו הייתה הוצאה עסקית. משיכת המזומן בדף החשבון של הבנק מתאימה לרישום.

תוכנה ונסיעות ששולמו בכרטיס בלי קבלות

יועץ שילם ⁦C$9,000⁩ על מנויי תוכנה ונסיעות בכרטיס ולא שמר קבלות. דפי החשבון מראים תשלום. פורטלי החשבון של הספקים נותנים עותקי חשבוניות, ואישורי הזמנה בדוא״ל מאשרים את תאריכי הנסיעות ואת המקומות. כך אפשר לבנות מחדש גיבוי לניכוי מס ההכנסה. אם היועץ רשום ל-⁠⁦GST/HST⁩, כל זיכוי מס תשומות שנתבע על הרכישות האלה נשאר בסיכון עד שלכל אחד יש תיעוד מספק עם הפרטים שהסכום הכולל שלו דורש.

ארוחת ערב של חברה בלי תיעוד

חברה שילמה ⁦C$2,400⁩ על ארוחת ערב, בלי קבלה ובלי רישום של מי השתתף ולמה. אם היא לא תוכל להראות מטרה עסקית, הניכוי עלול להידחות, ואם הארוחה הייתה אישית, שוויה עשוי להיחשב הטבה לבעל מניות. גם ארוחה עסקית מתועדת מנוכה בדרך כלל רק בחצי (סעיף 67.1; ארוחות ובידור בספרי חברה).

המצב שלכם שונה?

• חסרות קבלות לכמה שנים, או שאין ספרים: בנו מחדש כל שנה מדפי החשבון קודם (בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון). עם הרבה שנים או סכומים גדולים, עזרה בהנהלת חשבונות היא הצעד הבא: להחליט אילו תביעות נשענות על רישומים אחרים, ואז לרשום אותן לפי שורות ⁦T2125⁩ או ⁦T2⁩.
• CRA ביקשה גיבוי: פעלו לפי בדיקות, ביקורות וגילוי מרצון, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות אם הבקשה מכסה כמה שנים או שהגיבוי דל.
• דוח שהוגש כבר כולל הוצאות ללא גיבוי: אם צריך לתקן אותו תלוי בסכומים ובשנים; התחילו בבדיקות, ביקורות וגילוי מרצון ובעזרה בהנהלת חשבונות.
• חברה שילמה הוצאות שנראות אישיות: ראו הוצאות אישיות ששילמה החברה להבדל בין הטבה להלוואה, הטבה לבעל מניות שנמצאה בביקורת וארוחות ובידור בספרי חברה.
• הוצאות רכב בלי יומן נסיעות: ראו יומן נסיעות לבדיקה של CRA.