Betriebsausgaben ohne Beleg in Kanada: So gehen Sie vor

Kann ich in Kanada eine Betriebsausgabe ohne Beleg geltend machen?

Eine echte, angemessene Betriebsausgabe können Sie auch dann geltend machen, aber nur, wenn Ihre Unterlagen sie stützen. Der Income Tax Act verlangt Unterlagen und Bücher und außerdem, dass Sie die Belege aufbewahren, die zu ihrer Überprüfung nötig sind (Abschnitt 230(1) und (4)). Nach Angaben der CRA kann sie Abzüge streichen, die Ihre Unterlagen nicht stützen (CRA: was Unterlagen sind). Der übliche Nachweis ist die Quittung; fehlt sie, müssen andere Unterlagen ihre Aufgabe übernehmen.

Die Ausgabe muss zudem für sich genommen die Voraussetzungen erfüllen: Sie muss entstanden sein, um Geschäftseinkünfte zu erzielen (Abschnitt 18(1)(a)), und angemessen sein (Abschnitt 67). Ein Nachweis belegt, dass eine Ausgabe angefallen und betrieblich war; er kann aus einer privaten Ausgabe keine betriebliche machen.

Der Fall ist nicht mehr einfach, wenn:

• die fehlenden Belege mehrere Jahre betreffen oder die Bücher selbst verloren sind;
• die Beträge hoch sind oder bar bezahlt wurden;
• Sie dafür GST/HST-Vorsteuer (Input Tax Credits) geltend gemacht haben;
• die CRA bereits einen Nachweis verlangt hat;
• eine Kapitalgesellschaft eine Ausgabe bezahlt hat, die privat wirkt.

Trifft einer dieser Punkte zu, bauen Sie die betroffenen Ausgaben neu auf und prüfen Sie sie. Halten Sie aber jede Einreichungsfrist und jede Antwortfrist der CRA ein: Die CRA sagt, dass Sie eine Erklärung nicht verschieben sollen, weil Belege fehlen (CRA: häufige Korrekturen). Brauchen Sie mehr Zeit, sollen Sie die Nummer im Überprüfungsschreiben anrufen (CRA: eine Überprüfung beantworten). Der letzte Abschnitt sagt, wo Hilfe sinnvoll ist.

Sammeln Sie zuerst: Konto- und Kartenauszüge des Jahres, die Kopie des Verkäufers oder die Rechnung aus dem Online-Konto, E-Mails zu Bestellung und Zahlung sowie Ihr Ausgabenjournal.

Was müssen meine Unterlagen zeigen, wenn der Verkäufer mir keinen Beleg gegeben hat?

Schreiben Sie den Eintrag selbst. Gibt ein Verkäufer oder Lieferant keinen Beleg, sagt die CRA, dass Sie in Ihrem Ausgabenjournal Namen und Adresse des Verkäufers, den gezahlten Betrag, das Zahlungsdatum und die Einzelheiten des Geschäfts festhalten (CRA: Geschäftsunterlagen).

Schreiben Sie bei jeder Zahlung eine Zeile, zum Zeitpunkt der Zahlung: die vier Angaben der CRA, dazu zwei, die diese Seite ergänzt (keine Formulierung der CRA): warum die Ausgabe betrieblich war, da der Abzug davon abhängt (Abschnitt 18(1)(a)), und wie Sie bezahlt haben, damit der Eintrag zu einem Auszug passt.

Was ein vollständiger Beleg zeigt, einschließlich der Business Number des Lieferanten bei Einkäufen von $100 oder mehr vor Steuer bei einem GST/HST-Registrierten, steht in den Beleganforderungen der CRA.

Ist ein Beleg weder auf Englisch noch auf Französisch, bewahren Sie das Original auf und schreiben den Eintrag im Journal auf Englisch oder Französisch (Verkäufer, Datum, Betrag, was gekauft wurde): Die CRA sagt, dass Unterlagen auf Englisch, Französisch oder in einer Mischung beider Sprachen geführt werden müssen (CRA: Ihre Pflichten). Verlangt die CRA den Beleg bei der Überprüfung der Erklärung einer Privatperson, will sie das Original mit einer akzeptablen englischen oder französischen Übersetzung, die nicht vom Steuerpflichtigen unterschrieben ist (CRA: häufige Korrekturen); Ihr Journaleintrag ersetzt ihn nicht. Zu Verkäufern im Ausland siehe Rechnungen ausländischer Lieferanten und Auftragnehmer.

Kann ich eine Ausgabe nur mit einem Kreditkarten- oder Kontoauszug geltend machen?

Ein Auszug ist ein Beleg, aber die Seiten der CRA zur Aufbewahrung von Unterlagen sagen nicht, dass er allein genügt. Die CRA zählt Kontoauszüge, entwertete Schecks und Kreditkartenbelege zu den Unterlagen, die aufzubewahren sind (CRA: was Unterlagen sind). Sie verlangt außerdem, dass Unterlagen verlässlich und vollständig sind und durch Dokumente gestützt werden (CRA: Ihre Pflichten).

Ein Auszug zeigt in der Regel das Datum, den Namen des Händlers und den Betrag. In der Regel zeigt er weder, was Sie gekauft haben und warum, noch die GST/HST-Registrierungsnummer des Lieferanten oder die berechnete Steuer. Behandeln Sie ihn als Zahlungsnachweis, ergänzen Sie dann Beschreibung und betrieblichen Grund in Ihrem Journal und fügen Sie den stärksten weiteren Nachweis bei, den Sie finden.

Werden Sie geprüft und lässt sich nichts weiter finden, sagt die CRA, dass Sie das mit dem Prüfer besprechen sollen, der mit Ihnen nach Wegen sucht, die angegebenen Beträge zu bestätigen (CRA: Betriebsprüfungen). Das ist ein Gespräch, keine Garantie.

Wie gehe ich mit Betriebsausgaben um, die ich bar bezahlt habe?

Für Barzahlungen gilt dieselbe Regel mit weniger Rückhalt: Ein Kontoauszug zeigt nur die Abhebung, nicht, was mit dem Bargeld gekauft wurde. Bauen Sie die Spur auf, wenn Sie bezahlen.

1. Verlangen Sie jedes Mal einen Beleg.
2. Gibt der Verkäufer keinen, schreiben Sie den oben beschriebenen Journaleintrag mit dem betrieblichen Grund.
3. Vermerken Sie, welche Barabhebung die Zahlung finanziert hat, damit der Geldweg nachvollziehbar ist.
4. Bei der GST/HST brauchen Barkäufe dieselben Angaben des Lieferanten auf der Rechnung. Einige Fälle, etwa Taxifahrten, haben leichtere Regeln; sie stehen in Beleg-Angaben für die GST/HST-Vorsteuer.

Eine Zahlung per E-Transfer oder App an eine Person, die keinen Beleg gegeben hat, folgt denselben Schritten: Der Auszug zeigt die Zahlung, und Ihr Journaleintrag hält fest, wofür sie war und warum.

Häufige Fälle: Für Parkgebühren, Maut und Nahverkehr bewahren Sie den Konto- oder Kartenverlauf auf und schreiben eine Journalzeile mit Ort und Auftrag. Bei einem privaten Verkäufer oder Marktstand bewahren Sie Name und Adresse sowie jeden Nachrichtenverlauf oder jede E-Mail auf.

Ging das Bargeld an eine Person, die für Sie arbeitet, können Regeln zur Lohnabrechnung oder zu Bescheinigungen gelten: siehe Auftragnehmer oder Arbeitnehmer.

Wie ersetze ich einen verlorenen Beleg?

Fragen Sie, wer den Beleg erstellt hat. Die CRA rät Personen, die Unterlagen nicht mehr haben, Kopien bei den Stellen zu besorgen, die sie erstellt haben, zum Beispiel bei Finanzinstituten oder Lieferanten (CRA: Betriebsprüfungen). Gehen Sie diese Liste durch:

1. Der Verkäufer. Bitten Sie um ein Duplikat oder einen Nachdruck, oder prüfen Sie den Bestellverlauf oder das Online-Konto.
2. Ihr Posteingang. Bestell-, Zahlungs- und Buchungsbestätigungen. Zu den Unterlagen auf der Liste der CRA gehören E-Mails, Arbeitsaufträge, Lieferscheine und Schriftverkehr, die Geschäfte belegen (CRA: was Unterlagen sind).
3. Ihre Bank oder Ihr Kartenaussteller. Bitten Sie um Auszüge oder Kopien entwerteter Schecks, die die CRA zu den aufzubewahrenden Unterlagen zählt (CRA: was Unterlagen sind).
4. Eine datierte Notiz. Lässt sich kein Beleg finden, schreiben Sie den Journaleintrag jetzt, vermerken Sie, dass er rekonstruiert wurde, und setzen Sie das heutige Datum. Fertigen Sie nie einen Beleg neu an und ändern Sie nie ein Datum, damit ein Dokument echt aussieht.

Gehen erforderliche elektronische Unterlagen verloren, werden zerstört oder beschädigt, sagt die CRA, dass Sie das melden und die Dateien innerhalb einer angemessenen Zeit wiederherstellen sollen (IC05-1). Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren, steht in wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden; zu fotografierten oder gescannten Kopien siehe gescannte Belege für die CRA.

Was geschieht mit dem GST/HST-Vorsteuerabzug, wenn ich keine ordnungsgemäße Rechnung habe?

Dieser Abschnitt gilt, wenn Sie für die GST/HST registriert sind, denn Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits) machen Registrierte geltend (CRA: Vorsteuerabzug). Ein Registrierter darf einen Abzug nur geltend machen, wenn er vor der Einreichung der Erklärung, in der er ihn beansprucht, ausreichende Nachweise für den Einkauf mit den Angaben hat, die zur Berechnung des Abzugs nötig sind (Excise Tax Act, Abschnitt 169(4)). Dieser Test ist von dem Abzug bei der Einkommensteuer getrennt: Sie können genug Nachweise haben, um eine Ausgabe abzuziehen, und trotzdem fehlt, was der Vorsteuerabzug braucht.

Was die Rechnung zeigen muss, hängt vom Gesamtbetrag des Einkaufs ab; siehe Beleg-Angaben für die GST/HST-Vorsteuer. Ein Kartenauszug zeigt in der Regel weder die Registrierungsnummer des Lieferanten noch die berechnete Steuer. Die CRA sagt außerdem, dass Auszüge von Ausstellern von Procurement-Karten (Einkaufskarten) unter Umständen nicht genug Angaben enthalten, um Vorsteuerabzüge zu stützen (CRA: RC4022).

Üblicherweise bitten Sie den Lieferanten um eine Rechnungskopie oder ein anderes Dokument mit den verlangten Angaben; nach den Vorschriften genügen auch eine Quittung, ein schriftlicher Vertrag oder eine elektronische Aufzeichnung mit diesen Angaben (Verordnung, Abschnitt 2). Bis Sie es haben, halten Sie den Abzug zurück: Er kann in einer späteren Erklärung stehen, aber nicht nach dem Fälligkeitstermin für den letzten Abrechnungszeitraum, der innerhalb von vier Jahre nach dem Ende des Abrechnungszeitraums endet, zu dem der Einkauf gehört. Wenn Sie das Dokument verspätet erhalten, beginnt diese Frist nicht neu. Gelistete Finanzinstitute und bestimmte größere Unternehmen haben stattdessen zwei Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres (Excise Tax Act, Abschnitt 225(4)). Ein Abzug, der vor Vorliegen des Nachweises geltend gemacht wurde, erfüllt diese Bedingung möglicherweise nicht: siehe eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren.

Wenn Sie die Quick Method of Accounting nutzen, machen Sie Vorsteuerabzüge nur für Grundstücke und Anlagevermögen wie Computer und Fahrzeuge geltend. Dieser Abschnitt ist daher vor allem für diese Einkäufe wichtig (CRA: RC4058; GST/HST Quick Method). In Québec verwaltet Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) in der Regel die GST/HST (CRA: RC4022). Die Umsatzsteuer von Québec und die Provinzumsatzsteuer haben eigene Regeln zu Unterlagen, die diese Seite nicht behandelt.

Gilt für die T2125 und die T2 etwas anderes?

Die Pflicht zur Führung von Unterlagen ist dieselbe: Jede Person, die ein Unternehmen betreibt, muss Unterlagen und Bücher führen (Abschnitt 230(1)), und nach der CRA führen auch inaktive Kapitalgesellschaften und Holdinggesellschaften weiter Unterlagen (CRA: wer Unterlagen führt). Unterschiedlich sind die Stelle, an der der Abzug steht, und was sonst auf dem Spiel steht.

Was kann mit einem Abzug geschehen, den ich nicht belegen kann?

Ein nicht belegter Abzug kann gestrichen werden. Die CRA sagt außerdem, dass Prüfer bei unvollständigen Unterlagen andere Methoden nutzen, um Ihr Einkommen und Ihre GST/HST-Nettosteuer zu ermitteln (CRA: was Unterlagen sind). Ein gestrichener Abzug kann zu einem geänderten Steuerbescheid (Reassessment) führen, mit dem die CRA die Steuer dieses Jahres neu festsetzt.

Ein Strafzuschlag für eine falsche Angabe braucht mehr als einen fehlenden Beleg. Nach Abschnitt 163(2) droht einer Person, die wissentlich oder unter Umständen, die grober Fahrlässigkeit gleichkommen, eine falsche Angabe oder ein Weglassen in einer Erklärung macht, daran mitwirkt, zustimmt oder es duldet, ein Strafzuschlag in Höhe des höheren Betrags von $100 und 50 % der zu niedrig angegebenen Steuer und bestimmter damit zusammenhängender Beträge. Einen ähnlichen Strafzuschlag gibt es bei der GST/HST (Abschnitt 285); siehe Strafzuschläge, Zinsen und Erlass. Abschnitt 163(2) zielt auf falsche Angaben, etwa einen Abzug für eine Ausgabe, die nicht angefallen ist, oder deren Aufblähung. Ob ein bestimmter Abzug dazu gehört, hängt von den Tatsachen ab.

Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung von Unterlagen zu verletzen, ist ein eigener Verstoß. Die CRA sagt, dass dafür Strafzuschläge vorgesehen sind (CRA: Guide T4002). Das Gesetz kennt eine allgemeine Strafe für die Verletzung einer darin auferlegten Pflicht (Abschnitt 162(7)) und erklärt die Verletzung von Abschnitt 230 zu einer Straftat (Abschnitt 238(1)).

Ich kann meine Ausgaben nicht nach T2125-Zeilen auflisten: Wo fange ich an?

Beginnen Sie bei den Auszügen, um die Zahlungen zu finden, nicht bei den Zeilen.

1. Wählen Sie ein Steuerjahr und holen Sie alle Konto- und Kartenauszüge dafür.
2. Markieren Sie jede Zahlung als betrieblich, privat oder unklar. Behalten Sie bei gemischt genutzten Kosten nur den betrieblichen Teil.
3. Legen Sie beiseite, was keine Ausgabe ist: Überweisungen zwischen Ihren Konten, Zahlungen eines Kartensaldos (zählen Sie jeden Kartenkauf einmal), Darlehenstilgungen und Käufe von Ausrüstung oder anderem Anlagevermögen (CRA: Betriebsausgaben).
4. Gruppieren Sie die übrigen betrieblichen Zahlungen nach Art und ordnen Sie jede Art mit Hilfe von Ausgabenzeilen für Selbstständige der passenden T2125-Zeile zu. Dort steht auch, zu welchem Jahr eine Ausgabe gehört, und zur GST/HST-Vorsteuer.
5. Halten Sie neben jeder Zahlung fest, welchen Nachweis Sie besitzen: Beleg, Kopie des Lieferanten, E-Mail oder nur einen Journaleintrag.
6. Legen Sie jede Zahlung beiseite, die Sie nicht erklären können: Noch nichts zeigt, dass sie entstanden ist, um Geschäftseinkünfte zu erzielen. Suchen Sie einen Nachweis, bevor Sie sie geltend machen.
7. Summieren Sie jede Zeile, stimmen Sie dann mit den Auszügen ab und nennen Sie jede Zahlung, die Sie beiseitegelegt haben.

Für ein ganzes Jahr ohne Bücher siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen und überfällige Buchhaltung aufholen.

Was, wenn die CRA bereits meine Belege angefordert hat?

Antworten Sie bis zu dem Datum im Schreiben, geben Sie die Referenznummer an, senden Sie, was Sie haben, und erklären Sie schriftlich, was Sie nicht liefern können. Listen Sie vor der Antwort jede im Schreiben genannte Ausgabe auf und markieren Sie, für welche ein Beleg, eine Kopie des Lieferanten, nur ein Auszug oder nichts vorliegt.

Bei der Überprüfung der Erklärung einer Privatperson, etwa eines Einzelunternehmers, sagt die CRA, dass Sie die angeforderten Belege und Dokumente senden sollen, die auf Sie zutreffen. Ist ein für einen Abzug nötiger Beleg nicht verfügbar, fügen Sie eine schriftliche Erklärung bei oder rufen Sie die Nummer im Schreiben an; rufen Sie sie auch an, wenn Sie mehr Zeit brauchen (CRA: eine Überprüfung beantworten). Antworten Sie auf eine solche Überprüfung nicht, prüft die CRA den Abzug anhand der ihr vorliegenden Angaben und kann ihn ändern oder versagen, was zu einer Nachzahlung führt (CRA: häufige Korrekturen). Bei einem Schreiben an eine Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft folgen Sie den Anweisungen im Schreiben. Ein Schreiben von Revenu Québec folgt seinen eigenen Anweisungen; diese Seite behandelt Schreiben der CRA.

Senden Sie bei einer Betriebsprüfung nur Unterlagen, für die Sie einstehen können. Ein Prüfungsvorschlag gibt in der Regel 30 Tage Zeit, um zuzustimmen oder zu widersprechen (CRA: Betriebsprüfungen). Die einzelnen Schritte stehen in Überprüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung und GST/HST-Überprüfungen und -Betriebsprüfungen.

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden; alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Barzahlung an einen Handwerker

Ein Einzelunternehmer zahlt einem Handwerker für eine Reparatur C$180 bar und erhält keinen Beleg. Der Eintrag im Ausgabenjournal hält Namen und Adresse des Handwerkers, C$180, das Datum, die ausgeführte Reparatur und den Grund fest, warum sie betrieblich war. Die Barabhebung auf dem Kontoauszug passt zu dem Eintrag.

Mit Karte bezahlte Software und Reisen ohne Belege

Ein Berater hat Software-Abonnements und Reisen im Wert von C$9.000 mit Karte bezahlt und keine Belege aufbewahrt. Die Auszüge zeigen die Zahlung. Die Kundenportale der Lieferanten liefern Rechnungskopien, und Buchungs-E-Mails bestätigen Reisedaten und Orte. Damit lässt sich ein Nachweis für den Abzug bei der Einkommensteuer wiederherstellen. Ist der Berater GST/HST-Registrierter, bleiben alle Vorsteuerabzüge, die er für diese Einkäufe geltend gemacht hat, gefährdet, bis für jeden ausreichende Belege mit den Angaben vorliegen, die sein Gesamtbetrag verlangt.

Ein Firmenessen ohne Nachweis

Eine Kapitalgesellschaft hat für ein Essen C$2.400 bezahlt, ohne Beleg und ohne Aufzeichnung, wer teilnahm oder warum. Kann sie keinen betrieblichen Zweck belegen, kann der Abzug gestrichen werden, und war das Essen privat, kann sein Wert als Vorteil für den Gesellschafter behandelt werden. Auch ein belegtes Geschäftsessen ist in der Regel nur zur Hälfte abziehbar (Abschnitt 67.1; Bewirtung und Unterhaltung in den Büchern der Kapitalgesellschaft).

Anders in Ihrem Fall?

• Belege fehlen für mehrere Jahre, oder es gibt keine Bücher: Bauen Sie zuerst jedes Jahr aus den Auszügen neu auf (Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen). Bei vielen Jahren oder hohen Beträgen ist die Buchhaltungshilfe der nächste Schritt: Klären Sie, welche Abzüge auf anderen Unterlagen beruhen, und listen Sie sie dann nach T2125- oder T2-Zeile auf.
• Die CRA hat einen Nachweis verlangt: Folgen Sie Überprüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung und holen Sie Buchhaltungshilfe, wenn die Anfrage mehrere Jahre umfasst oder die Nachweise dünn sind.
• Eine eingereichte Erklärung enthält bereits nicht belegte Ausgaben: Ob sie korrigiert werden muss, hängt von Beträgen und Jahren ab. Beginnen Sie mit Überprüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung und der Buchhaltungshilfe.
• Eine Kapitalgesellschaft hat Ausgaben bezahlt, die privat wirken: Siehe private Ausgaben, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat zu Vorteil oder Darlehen, Vorteil für den Gesellschafter bei einer Betriebsprüfung entdeckt und Bewirtung und Unterhaltung in den Büchern der Kapitalgesellschaft.
• Fahrzeugkosten ohne Fahrtenbuch: siehe Fahrtenbuch für eine Überprüfung durch die CRA.