توقف تغذية البنك عن الاستيراد: سدّ الفجوة دون تكرار المعاملات

معاملات البنك لا تُستورد: كيف أجد التواريخ الناقصة؟

تمتد الفجوة من أول سطر في الكشف ينقص دفاترك إلى آخر سطر ناقص قبل أن تعود المعاملات إلى الوصول. ابدأ بتحديد أولها بالتقدم من آخر كشف سُوّي. ينص المنشور 583 على تسوية الحساب الجاري كل شهر: قارن الكشف بدفتر الشيكات وبالدفاتر، ودوّن كل فرق، وصحّح أي أخطاء (المنشور 583). ولمطابقة كشف لاحق، يجب أن يساوي رصيد الدفاتر في تاريخ الكشف رصيده الختامي بعد احتساب البنود المعلّقة: الشيكات والإيداعات الموجودة في دفاترك ولم يُظهرها البنك بعد.

قارن كل سطر في الكشوف بعد تلك التسوية مع الدفاتر لتجد أول سطر ناقص. الكشف الذي لا يطابق ولا يوجد بند معلّق يفسّره يشير إلى قيد ناقص أو خاطئ. أما الكشف المطابق فقد يخفي فجوة أيضًا: إيداع ناقص وسحب ناقص بالمبلغ نفسه يلغي أحدهما الآخر. وإذا كانت سطور كاملة ناقصة ولا شيء آخر خاطئ، فرصيد الكشف ناقص رصيد الدفاتر، بعد البنود المعلّقة، يساوي الإيداعات الناقصة ناقص السحوبات الناقصة. وإلا فهناك فرق آخر؛ انظر الجدول. وتنتهي الفجوة حيث تعود كل سطور الكشف إلى الدفاتر.

بعض الفجوات أكبر من استيراد روتيني:

إذا انطبق أيٌّ من هذه، فانظر متى تحتاج الفجوة إلى مساعدة مهنية، أدناه، ومساعدة في مسك الدفاتر قبل أن تبدأ.

اجمع ما يلي قبل أن تبدأ:

• كشوف البنك لكل شهر في الفجوة، إضافة إلى الشهر السابق والشهر التالي.
• آخر تسوية تطابقت، مع تاريخها.
• قائمة بكل قيد أُدخل يدويًا منذ توقف التغذية.
• حالة التغذية: الحسابات المتصلة وتاريخ آخر مرة سلّمت فيها سطورًا.

هل أنتظر إعادة اتصال تغذية البنك أم أسدّ الفجوة من الكشوف؟

سدّ الفجوة من الكشوف حين يعتمد إقرار أو إقفال شهري أو طلب مقرض على الدفاتر. توقف التغذية لا يغيّر النصيحة بالتسوية كل شهر. ومدى رجوع التغذية المعاد ربطها إلى الوراء يختلف بين بنك وآخر وبين برنامج وآخر، فقارن ما سلّمته بالكشف.

الانتظار معقول فقط حين لا يستحق شيء وحين يصل السجل المعاد بوضوح إلى أول تاريخ ناقص. وسواء انتظرت أو سددت، فالكشف نقطة البداية: وما تسلّمه التغذية يجب أن يتفق معه. وسطر في الكشف لا تعرفه، أو تظن أن البنك أخطأ فيه، يُثار مع البنك قبل تسجيله. وإدخال الفجوة يدويًا بينما تملؤها التغذية أيضًا هو بداية التكرار.

كيف أستورد سطور الكشف الناقصة دون أن أنشئ تكرارًا؟

أضف فقط سطور الكشف التي تقع تواريخها داخل الفجوة، وقارن كلًا منها بما تحويه الدفاتر فعلًا، وأضف السطور التي لا مطابق لها فقط. ينشأ التكرار من التداخل: ملف كشف يرجع إلى تواريخ أُدخلت أصلًا، وسطور كُتبت يدويًا ثم يضيفها الاستيراد مرة ثانية.

1. احفظ نسخة احتياطية من ملف المحاسبة؛ فاستعادة استيراد سيئ أسهل من تفكيكه.
2. دوّن الفجوة بتاريخين: أول يوم ناقص وآخر يوم ناقص.
3. قارن كل ملف استيراد بكشفه: يجب أن يطابق مجموع الإيداعات والسحوبات في الملف المجاميع المطبوعة في الكشف، وإلا فالملف ناقص أو مضاعف. ويفضَّل تنزيل معاملات البنك نفسه على إعادة كتابتها من ملف PDF.
4. اقتصر البيانات على الفجوة باستخدام التاريخ الذي يحمله كل سطر في الكشف. ونادرًا ما تبدأ دورات الكشوف أو تنتهي في تاريخي فجوتك، فاقطع الطرفين.
5. اذكر القيود التي قد تطابق سطرًا في الكشف: السطور المُدخلة يدويًا، وبعض سطور التغذية، والتحويلات المُدخلة من جانب الحساب الآخر، والشيكات أو الإيداعات المُدخلة قبل الفجوة وتمت تسويتها داخلها.
6. طابق كل سطر في الكشف مع قيد موجود بالمبلغ والمستفيد أو الوصف، وبرقم الشيك أو المرجع إن وُجد. وقد تختلف التواريخ بأيام أو أسابيع، فالسطر الذي لا مطابق له داخل النطاق قد يطابق قيدًا من قبله. والسطر المطابق انتهى أمره؛ علّمه مسوّى ولا تدخله ثانية.
7. أدخل السطور غير المطابقة فقط، بمبلغ الكشف، بدءًا من أقدم شهر، وطابق كل شهر مع الرصيد الختامي لكشفه قبل الانتقال إلى التالي. وأرّخ القيد الجديد من سجله المؤيد (فاتورة أو أصل شيك أو إيصال) وطريقة المحاسبة في النشاط، مع تاريخ الكشف احتياطيًا. واترك البنود المعلّقة: فالكشوف تُظهر عمومًا السطور المرحَّلة، وقد يتغير البند المعلّق قبل ترحيله.
8. رتّب النطاق بحسب المبلغ وانظر إلى المبالغ المتطابقة في تواريخ متقاربة. فقد يكون رسمان متطابقان حقيقيين، فراجع الكشف قبل حذف أي منهما.

التحويل بين حساباتك فخ شائع: يُستورد من حساب ويُكتب ثانية للحساب الآخر. وأدوات استيراد الملفات تختلف بين المنتجات؛ والمطابقة أعلاه تأتي أولًا أيًّا كانت الأداة.

تاريخ البنك ليس دائمًا تاريخ الدفاتر الصحيح. ففي نشاط يعتمد الأساس النقدي، الشيك الصحيح المستلم بنهاية السنة الضريبية دخل تلك السنة حتى لو أُودع في السنة التالية (المنشور 334)، فيحتفظ شيك ديسمبر المرحَّل في يناير بتاريخ ديسمبر.

ماذا لو ملأت تغذية البنك لاحقًا معاملات أدخلتها فعلًا؟

حين يطابق سطر ممتلئ لاحقًا قيدًا كتبته (المبلغ نفسه، المستفيد نفسه، تاريخ ملائم)، فهو نسخة ثانية: احتفظ بواحدة ولا تقبله كجديد.

قد تنبّه الأعداد والمجاميع إلى التكرار، لكن مطابقة كل سطر في الكشف، كما في «كيف أتأكد أن الفجوة سُدّت بشكل صحيح؟»، هي وحدها ما يؤكد القيود التي تنتمي. وللدخل المحتسب مرتين عبر الفواتير والمدفوعات والإيداعات معًا، انظر الدخل المحتسب مرتين في دفاترك.

كيف أتأكد أن الفجوة سُدّت بشكل صحيح؟

طابق كل سطر في الكشف مع قيد واحد في الدفاتر، ثم افحص العدد والمجاميع وطابق الرصيد الختامي لكل كشف. أجرِ المطابقة حتى لو اتفقت الأرصدة: فالأخطاء المتقابلة يلغي بعضها بعضًا. وتبني الفحوص على خطوات التسوية لدى IRS: قارن الإيداعات، وقارن كل شيك، واذكر الفروق، وحدّث الدفاتر بالبنود غير المسجلة، وتأكد من اتفاق الأرصدة المعدّلة (المنشور 583).

طابق كل كشف مع الدفاتر في تواريخ ذلك الكشف؛ فالرصيد من تاريخ آخر يجعل السدّ الصحيح يبدو خاطئًا. ولا تفرض الرصيد بقيد تعديل غير مفسَّر، فهو يخفي سطرًا ناقصًا أو مكررًا. وتقول IRS إن السجلات المحوسبة يجب أن تتسق مع الدفاتر والإقرار وتعطي تفصيلًا كافيًا لتحديد المستندات المصدرية (المنشور 583).

سطر الكشف يبيّن أن المال تحرك، ولا يبيّن سبب الدفع. وتقول IRS إن إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم، فاحتفظ بالفاتورة أو الإيصال أيضًا (المنشور 583).

ماذا عن حسابات بطاقات الائتمان وتطبيقات الدفع التي توقف استيرادها أيضًا؟

سدّ كل حساب توقف من كشفه الخاص، وطابقه مع رصيده الختامي الخاص، ثم افحص التحويلات بين الحسابات. يُظهر كشف البنك صافي التحويل من تطبيق دفع فقط، والدفعة إلى البطاقة فقط، لا ما وراءهما.

• بطاقات الائتمان: كشف البطاقة هو المصدر. يجب أن يساوي رصيد حساب البطاقة في الدفاتر الرصيد المستحق في الكشف.
• تطبيقات الدفع: إذا كان التطبيق حسابًا في دفاترك، فاملأه من تقرير نشاط التطبيق للتواريخ نفسها وطابقه مع رصيد التطبيق.
• التحويلات: الدفعة من البنك إلى البطاقة تظهر في الكشفين؛ سجّلها مرة واحدة تحويلًا بين حساباتك، لا مصروفًا. أما الدفعة المحوَّلة من تطبيق دفع فهي تحويل فقط إذا كان التطبيق حسابًا في دفاترك وسُجلت فيه المبيعات والرسوم. وإلا فالدفعة تحمل مبيعات ورسومًا ومبالغ مستردة: انظر تسوية المبيعات والدفعات.

لمدفوعات البطاقة المحتسبة مرتين، انظر مدفوعات بطاقة الائتمان في الدفاتر.

ماذا لو وقعت الفجوة في سنة قُدّم إقرارها أو فترة مقفلة؟

سدّ الفجوة وطابقها أولًا، ثم قارن مجاميع السنة بعد سدّ الفجوة بالإقرار المقدَّم. فإذا كانت الفجوة تحوي دخلًا أو مصروفات لم يشملها الإقرار، فقد يحتاج الإقرار إلى تصحيح. وطلب الاسترداد، مثل مصروفات فاتت الإقرار، يجب عمومًا تقديمه خلال 3 سنوات من تقديم الإقرار أو سنتان ⁦(2)⁩ من سداد الضريبة، أيهما أبعد (⁦26 U.S.C. 6511⁩). والفترة المقفلة في برنامجك إعداد يحدّ من تغيير الأشهر المغلقة. ولا تخبرك هل يتغير إقرار؛ وللقفل، ولمتى تحتاج السنة المتغيرة إلى إقرار معدّل، انظر تاريخ الإغلاق بعد تقديم الضرائب.

من المفيد مقارنة الدفاتر المتغيرة بعد تقديم إقرار بالإقرار نفسه. وقد لا يغيّر سطر ناقص كان مجرد تحويل بين حساباتك شيئًا في الإقرار. قارن المجاميع بدل الافتراض.

يهم الترتيب حين تُمسّ عدة فترات. طابق النقد مع الكشوف، ثم قارن الأشهر بعد استكمالها بكل إقرار مقدَّم، ثم صحّح الإقرارات قبل أن يعيد إقرار تالٍ استخدام الأرقام نفسها. ولمقدّم Schedule C، انظر تعديل الإقرار بسبب خطأ في مصروف نشاط تجاري. ولرصيد ضريبة مبيعات مستحقة لم يعد يطابق الإقرار، انظر ضريبة المبيعات المستحقة والإقرار.

ما الكشوف والسجلات التي يجب أن أحتفظ بها للفجوة؟

احتفظ بكشوف البنك لكل شهر في الفجوة، وبتسوية كل شهر، وبملاحظة بما أدخلته وكيف.

• الكشوف: حين لا يتوفر شيك ملغى، يمكن لكشف الحساب أن يثبت الدفع إذا كان واضحًا جدًا ويُظهر المبلغ والمستفيد وتاريخ الترحيل (ورقم الشيك إن كان شيكًا)، أو تاريخ المعاملة إن كانت بطاقة (المنشور 583).
• ملف المحاسبة: قد تطلب IRS في الفحص ملف النسخة الاحتياطية لبرنامج المحاسبة وبيانات دخول المسؤول. والملف الجديد الناتج عن إعادة إدخال المعاملات ليس نسخة من الدفاتر الأصلية (أسئلة شائعة من IRS عن سجلات البرنامج). أصلح الفجوة في الملف القائم لا في ملف جديد.
• مسار التدقيق: ينطبق Revenue Procedure 98-25 بالكامل على دافعي الضرائب الأكبر وعلى الأصغر في حالات مدرجة، مثل وجود المعلومات المطلوبة في سجلات إلكترونية فقط. ويصف الرابط بين السجلات الإلكترونية والدفاتر والإقرار بأنه مسار تدقيق. احتفظ بالملاحظات التي تبيّن كيف دخل كل سطر أضفته.

احتفظ بهذه السجلات ما دام الإقرار الذي تدعمه قابلًا للفحص: عمومًا 3 سنوات، وأطول في حالات مدرجة، وسجلات ضريبة التوظيف أربع سنوات على الأقل. والمدة والفترات الأطول في مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

متى تحتاج الفجوة إلى مساعدة مهنية؟

الفجوة التي تمسّ فترة قُدّم إقرارها أو مقفلة، أو تمتد عبر عدة حسابات، أو تحوي تكرارًا من محاولة سابقة، أو لا تطابق الكشوف، يستغرق فكّها غالبًا وقتًا أطول من استيرادها.

إذا كان العمود الأيمن يصف ملفك، فالأسئلة المفتوحة هي ترتيب الإصلاحات والأشهر التي تُعاد فتحها؛ انظر مساعدة في مسك الدفاتر. أحضر كشوف الفجوة كلها، وآخر تسوية تطابقت، وقائمة القيود اليدوية، والإقرارات المقدَّمة للفترات المعنية. وللقائمة التي يتوقعها معدّ الإقرارات، انظر قائمة تنظيف الدفاتر.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الأمريكي.

LLC صغيرة بفجوة شهرين ونصف

توقفت التغذية في 3 مارس وأُصلحت في 20 مايو. تحتوي الدفاتر على قيود حتى 2 مارس ومن 20 مايو فصاعدًا، وكانت متطابقة مع البنك في 2 مارس. وتغطي كشوف مارس وأبريل ومايو الفجوة، من 3 مارس إلى 19 مايو.

في كشف 31 مايو، رصيد البنك 35,500 دولار وتُظهر الدفاتر 31,000 دولار. ولا شيء معلّقًا في ذلك التاريخ ولا شيء آخر خاطئ، فالفرق 4,500 دولار يجب أن يساوي الإيداعات ناقص السحوبات الناقصة من الفجوة. وتُظهر سطور الكشف من 3 مارس إلى 19 مايو 41,000 دولار إيداعات و36,500 دولار سحوبات، أي صافي 4,500 دولار. وبعد إضافة السطور تُظهر الدفاتر 35,500 دولار. طابق 31 مارس و30 أبريل مع كشفيهما أيضًا: فلتاريخ في منتصف الشهر مثل 19 مايو رصيد مصرفي فقط إذا طبع الكشف الرصيد اليومي.

مقاول تُستورد سطوره مرتين

بعد إعادة اتصال التغذية، تأتي 40 سطرًا من الفجوة مرة ثانية لأن المقاول كتبها يدويًا. تبلغ قيود مصروفات أبريل في الدفاتر 24,000 دولار مقابل 12,000 دولار سحوبات في كشف أبريل، وكلها مصروفات نشاط، ولا شيء معلّق. والمجموع ضعف المطلوب تمامًا، وعدد السطور ضعف أيضًا. وبمطابقة كل سطر بالمبلغ والتاريخ والمستفيد يجد المقاول 40 زوجًا. فيحتفظ بالنسخة المرفقة بها إيصال، ويزيل الأخرى، فتعود مصروفات أبريل إلى 12,000 دولار قبل أن يحتسبها الإقرار مرتين.

شركة بفجوة في ربع قُدّم إقراره

فجوة أربعة أشهر، من يناير إلى أبريل، تغطي ربعًا أول قُدّم إقرار الرواتب وإقرار ضريبة المبيعات الخاصان به. وتُظهر كشوف الفجوة 9,000 دولار من إيداعات ضريبة الرواتب و4,000 دولار من مدفوعات ضريبة المبيعات و150,000 دولار من إيداعات العملاء. وترتيب الإصلاح: سدّ الفجوة من الكشوف ومطابقة كل شهر؛ ومقارنة الأجور والضريبة المستقطعة في الدفاتر بعد استكمالها مع النموذج 941 المقدَّم، والمبيعات مع إقرار ضريبة المبيعات المقدَّم؛ وتصحيح ربع فقط إذا كان ما أبلغ عنه إقراره خاطئًا (النموذج ⁦941-X⁩ وإقرار الولاية المعدّل)، إذ قد لا يغيّر سطر إيداع ناقص وحده شيئًا؛ ثم إقفال الأشهر مجددًا. أما إقرار ضريبة الدخل للشركة عن السنة فلم يُقدَّم بعد ويأخذ الأرقام المصحّحة.

هل وضعك مختلف؟

• الفجوة تعبر فترة قُدّم إقرارها أو مقفلة: يهم ترتيب التصحيحات. انظر تاريخ الإغلاق بعد تقديم الضرائب واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتحديد الأشهر السابقة التي تحتاج إلى تصحيح قبل الإقرار.
• التكرارات موجودة أصلًا في الملف بعد محاولة سابقة: انظر الدخل المحتسب مرتين في دفاترك وأحضر قائمة القيود اليدوية إلى مساعدة في مسك الدفاتر.
• توقفت عدة حسابات أو بطاقات: انظر مدفوعات بطاقة الائتمان في الدفاتر؛ وغالبًا ما تتطلب مطابقة عدة حسابات وتحويلاتها مساعدة في مسك الدفاتر.
• الأرقام لا تطابق الكشوف: انظر رصيد افتتاحي خاطئ في التسوية، وإذا بقي الفرق فاحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• الدفاتر متأخرة أشهرًا وإقرار مستحق: انظر استكمال الدفاتر المتأخرة.
• لديك كشوف البنك فقط ولا دفاتر: انظر إعادة بناء الدفاتر من كشوف البنك.
• أُضيفت المعاملات لكنها غير مصنَّفة: انظر المصروفات غير المصنَّفة قبل موسم الضرائب.
• تتساءل هل يغني ربط البنك عن التسوية الشهرية: انظر تغذية البنك ليست تسوية.