Bank feed ngừng nhập giao dịch: bù khoảng trống không bị trùng

Giao dịch ngân hàng không nhập vào sổ: làm sao tìm các ngày bị thiếu?

Khoảng trống chạy từ dòng sao kê đầu tiên còn thiếu trong sổ sách đến dòng thiếu cuối cùng trước khi giao dịch bắt đầu về lại. Hãy tìm điểm bắt đầu bằng cách đi tiếp từ sao kê gần nhất đã đối chiếu khớp. Publication 583 yêu cầu đối chiếu tài khoản thanh toán mỗi tháng: so sao kê với sổ séc và sổ sách, ghi lại mọi khác biệt và sửa lỗi nếu có (Publication 583). Để một sao kê sau đó khớp, số dư trong sổ sách vào ngày của sao kê phải bằng số dư cuối kỳ của sao kê sau khi tính các khoản chưa qua ngân hàng: séc và khoản gửi đã có trong sổ sách mà ngân hàng chưa ghi.

Hãy so từng dòng sao kê sau lần đối chiếu đó với sổ sách để tìm dòng thiếu đầu tiên. Một sao kê không khớp, mà không có khoản chưa qua ngân hàng nào giải thích, cho thấy một bút toán bị thiếu hoặc sai. Một sao kê khớp vẫn có thể che một khoảng trống: một khoản gửi bị thiếu và một khoản rút bị thiếu cùng số tiền sẽ triệt tiêu nhau. Nếu thiếu cả dòng và không có gì khác sai, số dư sao kê trừ số dư sổ sách, sau khi tính các khoản chưa qua ngân hàng, bằng các khoản gửi bị thiếu trừ các khoản rút bị thiếu. Nếu không, còn một khác biệt khác; xem bảng. Khoảng trống kết thúc ở chỗ mọi dòng sao kê lại có trong sổ sách.

Một số khoảng trống phức tạp hơn việc nhập dữ liệu thông thường:

Nếu một trong các điều này đúng với bạn, hãy xem phần khi nào khoảng trống cần chuyên gia hỗ trợ ở dưới, và hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi bắt đầu.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu:

• Sao kê của ngân hàng cho mọi tháng trong khoảng trống, cộng với tháng trước và tháng sau.
• Lần đối chiếu gần nhất đã khớp, kèm ngày.
• Danh sách mọi bút toán nhập tay kể từ khi feed ngừng.
• Trạng thái của feed: tài khoản nào đang kết nối và ngày feed gửi dòng dữ liệu cuối cùng.

Nên chờ bank feed kết nối lại hay bù khoảng trống từ sao kê?

Hãy bù khoảng trống từ sao kê khi có tờ khai, kỳ khóa sổ cuối tháng hoặc yêu cầu của bên cho vay phụ thuộc vào sổ sách. Feed ngừng không làm thay đổi lời khuyên đối chiếu mỗi tháng. Feed kết nối lại sẽ lấy lại dữ liệu xa đến đâu còn tùy ngân hàng và phần mềm, nên hãy so những gì feed gửi về với sao kê.

Chỉ nên chờ khi chưa có gì đến hạn và lịch sử sau khi kết nối lại rõ ràng quay về đến ngày đầu tiên bị thiếu. Dù chờ hay bù, sao kê vẫn là điểm xuất phát: mọi thứ feed gửi về phải khớp với nó. Một dòng sao kê bạn không nhận ra, hoặc bạn cho là ngân hàng ghi sai, cần hỏi ngân hàng trước khi ghi vào sổ. Nhập tay khoảng trống trong khi feed cũng đang tự lấp lại chính là cách tạo ra dòng trùng.

Làm sao nhập các dòng sao kê còn thiếu mà không tạo dòng trùng?

Chỉ thêm các dòng sao kê có ngày nằm trong khoảng trống, kiểm tra từng dòng với những gì sổ sách đã có, và chỉ thêm các dòng không khớp. Dòng trùng đến từ phần chồng lấn: tệp sao kê lùi về những ngày đã nhập, và các dòng nhập tay mà việc nhập tệp thêm lần thứ hai.

1. Lưu bản sao lưu của tệp kế toán; khôi phục sau một lần nhập hỏng dễ hơn là gỡ từng dòng.
2. Ghi khoảng trống thành hai ngày: ngày đầu tiên bị thiếu và ngày cuối cùng bị thiếu.
3. Kiểm tra từng tệp nhập với sao kê của nó: tổng khoản gửi và tổng khoản rút trong tệp phải khớp với tổng mà sao kê in ra, nếu không tệp bị thiếu hoặc bị nhân đôi. Nên dùng tệp giao dịch tải thẳng từ ngân hàng thay vì gõ lại từ PDF.
4. Cắt dữ liệu theo khoảng trống, dùng ngày ghi trên từng dòng của sao kê. Chu kỳ sao kê hiếm khi bắt đầu hoặc kết thúc đúng vào ngày của khoảng trống, nên hãy cắt cả hai đầu.
5. Liệt kê các bút toán có thể khớp với một dòng sao kê: các dòng nhập tay, một vài dòng do feed gửi, các khoản chuyển nhập từ phía tài khoản kia, và séc hoặc khoản gửi nhập trước khoảng trống nhưng được ngân hàng ghi trong khoảng trống.
6. Khớp từng dòng sao kê với một bút toán sẵn có theo số tiền và người nhận hoặc mô tả, và theo số séc hoặc mã tham chiếu nếu có. Ngày có thể lệch vài ngày hoặc vài tuần, nên một dòng không khớp trong khoảng này có thể khớp với bút toán từ trước đó. Dòng đã khớp thì xong; đánh dấu đã qua ngân hàng và không nhập lại.
7. Chỉ nhập các dòng chưa khớp, đúng số tiền trên sao kê, tháng cũ nhất trước, và đối chiếu từng tháng với số dư cuối kỳ của sao kê trước khi sang tháng kế. Ghi ngày cho bút toán mới theo chứng từ hỗ trợ (hóa đơn, cuống séc hoặc biên lai) và phương pháp kế toán của doanh nghiệp, lấy ngày sao kê nếu không có gì khác. Bỏ các khoản đang chờ xử lý: sao kê thường chỉ hiện các dòng đã ghi nhận, và khoản đang chờ có thể thay đổi trước khi được ghi nhận.
8. Sắp xếp phạm vi theo số tiền và xem các khoản giống hệt nhau ở những ngày gần nhau. Hai khoản tính phí giống nhau vẫn có thể là thật, nên hãy kiểm tra sao kê trước khi xóa bất kỳ khoản nào.

Một khoản chuyển giữa các tài khoản của chính bạn là cái bẫy thường gặp: nó được nhập từ một tài khoản rồi lại được gõ vào lần nữa cho tài khoản kia. Công cụ nhập tệp khác nhau tùy phần mềm; việc đối chiếu ở trên phải làm trước, dùng công cụ nào cũng vậy.

Ngày của ngân hàng không phải lúc nào cũng là ngày đúng trong sổ sách. Với doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt, một tấm séc hợp lệ nhận được chậm nhất vào cuối năm thuế là thu nhập của năm đó dù gửi vào ngân hàng năm sau (Publication 334), nên tấm séc tháng 12 được ghi nhận trong tháng 1 vẫn giữ ngày tháng 12.

Nếu bank feed sau đó lấp lại các giao dịch tôi đã nhập thì sao?

Khi một dòng được lấp lại khớp với bút toán bạn đã gõ (cùng số tiền, cùng người nhận, ngày phù hợp), đó là bản sao thứ hai: giữ một bản và đừng chấp nhận nó như giao dịch mới.

Số lượng và tổng số có thể báo hiệu dòng trùng, nhưng chỉ việc khớp từng dòng sao kê, như trong phần "Làm sao kiểm tra khoảng trống đã được bù đúng?", mới xác nhận được bút toán nào thuộc về sổ sách. Với thu nhập bị tính hai lần qua hóa đơn, thanh toán và tiền gửi cùng lúc, xem thu nhập bị tính hai lần trong sổ sách.

Làm sao kiểm tra khoảng trống đã được bù đúng?

Khớp mỗi dòng sao kê với một bút toán trong sổ sách, rồi kiểm tra số lượng và tổng số và đối chiếu số dư cuối kỳ của từng sao kê. Hãy khớp dòng ngay cả khi số dư đã khớp: các lỗi bù trừ nhau sẽ triệt tiêu. Các bước kiểm tra dựa trên cách đối chiếu của IRS: so các khoản gửi, so từng tấm séc, liệt kê các khác biệt, cập nhật sổ sách cho các khoản chưa ghi, và xác nhận số dư sau điều chỉnh khớp nhau (Publication 583).

Hãy đối chiếu từng sao kê với sổ sách theo đúng ngày của sao kê đó; số dư của một ngày khác sẽ khiến việc bù đúng trông như sai. Đừng ép số dư khớp bằng một bút toán điều chỉnh không có lý do, vì nó che một dòng thiếu hoặc dòng trùng. IRS cho biết hồ sơ trên máy tính phải đối chiếu được với sổ sách và tờ khai, và đủ chi tiết để nhận ra chứng từ gốc (Publication 583).

Một dòng sao kê cho thấy tiền đã chuyển đi. Nó không cho thấy khoản thanh toán đó để làm gì. IRS cho biết riêng bằng chứng thanh toán chưa đủ để xác lập khoản khấu trừ, nên hãy giữ cả hóa đơn hoặc biên lai (Publication 583).

Thế còn các tài khoản thẻ tín dụng và ứng dụng thanh toán cũng ngừng nhập thì sao?

Hãy bù từng tài khoản đã ngừng từ sao kê riêng của nó, đối chiếu với số dư cuối kỳ riêng của nó, rồi kiểm tra các khoản chuyển giữa các tài khoản. Sao kê ngân hàng chỉ hiện khoản chuyển ròng từ ứng dụng thanh toán và chỉ hiện khoản thanh toán cho thẻ, không hiện những gì nằm phía sau.

• Thẻ tín dụng: sao kê thẻ là nguồn. Số dư tài khoản thẻ trong sổ sách phải bằng số dư còn nợ trên sao kê.
• Ứng dụng thanh toán: nếu ứng dụng là một tài khoản trong sổ sách của bạn, hãy bù từ báo cáo hoạt động của chính ứng dụng cho cùng các ngày và đối chiếu với số dư của ứng dụng.
• Khoản chuyển: một khoản thanh toán từ ngân hàng cho thẻ xuất hiện trên cả hai sao kê; ghi một lần thành khoản chuyển giữa các tài khoản của bạn, không phải chi phí. Khoản trả về từ ứng dụng thanh toán chỉ là khoản chuyển nếu ứng dụng là một tài khoản trong sổ sách của bạn và doanh thu cùng phí đã được ghi ở đó. Nếu không, khoản trả về chứa doanh thu, phí và hoàn tiền: xem đối chiếu doanh thu và tiền trả về.

Với thanh toán thẻ bị tính hai lần, xem thanh toán thẻ tín dụng trong sổ sách.

Nếu khoảng trống rơi vào năm đã nộp tờ khai hoặc kỳ đã khóa thì sao?

Hãy bù và đối chiếu khoảng trống trước, rồi so tổng của năm đã bù với tờ khai đã nộp. Nếu khoảng trống chứa thu nhập hoặc chi phí mà tờ khai không có, tờ khai đó có thể cần sửa. Yêu cầu hoàn thuế, chẳng hạn cho chi phí tờ khai bỏ sót, thường phải nộp trong vòng 3 năm kể từ khi nộp tờ khai hoặc 2 năm kể từ khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn (26 U.S.C. 6511). Kỳ khóa trong phần mềm là một thiết lập giới hạn thay đổi ở các tháng đã đóng. Nó không cho bạn biết tờ khai có thay đổi hay không; về việc khóa kỳ, và khi nào một năm bị thay đổi cần tờ khai điều chỉnh, xem ngày khóa sổ sau khi đã nộp thuế.

Sổ sách bị thay đổi sau khi nộp tờ khai cần được so với tờ khai. Một dòng thiếu mà chỉ là khoản chuyển giữa các tài khoản của bạn có thể không làm thay đổi gì trên tờ khai. Hãy so tổng số thay vì giả định.

Thứ tự rất quan trọng khi nhiều kỳ bị ảnh hưởng. Hãy đối chiếu tiền mặt với sao kê, so các tháng đã bù với từng tờ khai đã nộp, rồi sửa các tờ khai trước khi tờ khai kế tiếp dùng lại cùng những con số. Với người nộp Schedule C, xem sửa tờ khai vì sai chi phí kinh doanh. Với số dư thuế bán hàng phải nộp không còn khớp với tờ khai, xem thuế bán hàng phải nộp và tờ khai.

Nên giữ những sao kê và hồ sơ nào cho khoảng trống?

Hãy giữ sao kê ngân hàng cho mọi tháng của khoảng trống, bản đối chiếu của từng tháng, và ghi chú về những gì bạn đã nhập và cách nhập.

• Sao kê: khi không có séc đã thanh toán, sao kê tài khoản có thể chứng minh khoản thanh toán nếu rất rõ nét và ghi số tiền, người nhận và ngày ghi nhận (cộng với số séc nếu là séc), hoặc ngày giao dịch nếu là thẻ (Publication 583).
• Tệp kế toán: khi kiểm tra, IRS có thể yêu cầu tệp sao lưu phần mềm kế toán và thông tin đăng nhập quản trị. Tệp mới tạo bằng cách nhập lại giao dịch không phải là bản sao của sổ sách gốc (câu hỏi thường gặp của IRS về hồ sơ phần mềm). Hãy sửa khoảng trống trong tệp hiện có, không phải trong tệp mới.
• Dấu vết kiểm toán (audit trail): Revenue Procedure 98-25 áp dụng đầy đủ cho người nộp thuế lớn hơn và cho người nhỏ hơn trong các trường hợp được nêu, như khi thông tin bắt buộc chỉ có trong hồ sơ điện tử. Tài liệu này mô tả mối liên kết giữa hồ sơ điện tử, sổ sách và tờ khai là dấu vết kiểm toán. Hãy giữ các ghi chú cho thấy từng dòng được bù đã vào sổ như thế nào.

Hãy giữ các hồ sơ này chừng nào tờ khai mà chúng hỗ trợ còn có thể bị kiểm tra: thường là 3 năm, lâu hơn trong các trường hợp được nêu, và hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm. Cách tính thời hạn và các thời hạn dài hơn nằm trong thời gian lưu giữ hồ sơ kinh doanh.

Khi nào khoảng trống cần chuyên gia hỗ trợ?

Khoảng trống chạm đến kỳ đã nộp tờ khai hoặc đã khóa, trải qua nhiều tài khoản, đã có dòng trùng từ lần thử trước, hoặc không khớp với sao kê thường mất nhiều thời gian gỡ rối hơn là nhập dữ liệu.

Nếu cột bên phải mô tả tệp của bạn, câu hỏi còn lại là thứ tự sửa và nên mở lại những tháng nào; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán. Hãy mang theo sao kê của cả khoảng trống, lần đối chiếu gần nhất đã khớp, danh sách bút toán nhập tay và các tờ khai đã nộp của những kỳ liên quan. Về danh sách người chuẩn bị thuế thường cần, xem danh sách kiểm tra dọn dẹp sổ sách.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một LLC nhỏ có khoảng trống hai tháng rưỡi

Feed ngừng vào ngày 3 tháng 3 và được sửa vào ngày 20 tháng 5. Sổ sách có bút toán đến hết ngày 2 tháng 3 và từ ngày 20 tháng 5 trở đi, và đã khớp với ngân hàng vào ngày 2 tháng 3. Các sao kê tháng 3, tháng 4 và tháng 5 bao phủ khoảng trống, từ ngày 3 tháng 3 đến hết ngày 19 tháng 5.

Trên sao kê ngày 31 tháng 5, số dư ngân hàng là $35.500 còn sổ sách ghi $31.000. Không có khoản nào chưa qua ngân hàng vào ngày đó và không có gì khác sai, nên chênh lệch $4.500 phải bằng các khoản gửi trừ các khoản rút bị thiếu trong khoảng trống. Các dòng sao kê từ ngày 3 tháng 3 đến ngày 19 tháng 5 có $41.000 khoản gửi và $36.500 khoản rút, ròng ra $4.500. Sau khi thêm các dòng, sổ sách ghi $35.500. Hãy đối chiếu cả ngày 31 tháng 3 và ngày 30 tháng 4 với sao kê của chúng: một ngày giữa tháng như ngày 19 tháng 5 chỉ có số dư ngân hàng nếu sao kê in số dư hằng ngày.

Một nhà thầu có các dòng nhập hai lần

Sau khi feed kết nối lại, 40 dòng trong khoảng trống về lần thứ hai vì nhà thầu đã gõ tay chúng. Các bút toán chi phí tháng 4 trong sổ sách tổng cộng $24.000, trong khi khoản rút trên sao kê tháng 4 là $12.000, tất cả đều là chi phí kinh doanh, và không có khoản nào chưa qua ngân hàng. Tổng chính xác gấp đôi, và số dòng cũng gấp đôi. Khớp từng dòng theo số tiền, ngày và người nhận sẽ tìm ra 40 cặp. Nhà thầu giữ bản có đính kèm biên lai, xóa bản còn lại, và chi phí tháng 4 trở về $12.000 trước khi tờ khai tính chúng hai lần.

Một công ty có khoảng trống trong quý đã nộp tờ khai

Khoảng trống bốn tháng, từ tháng 1 đến tháng 4, bao phủ quý đầu tiên mà tờ khai thuế lương và tờ khai thuế bán hàng đã nộp. Các sao kê của khoảng trống cho thấy $9.000 khoản nộp thuế lương, $4.000 khoản nộp thuế bán hàng và $150.000 tiền khách hàng gửi vào. Thứ tự sửa: bù khoảng trống từ sao kê và đối chiếu từng tháng; so tiền lương và thuế đã khấu trừ trong sổ sách đã bù với Form 941 đã nộp, và doanh thu bán hàng với tờ khai thuế bán hàng đã nộp; chỉ sửa một quý nếu những gì tờ khai của quý đó báo cáo là sai (Form 941-X, và tờ khai điều chỉnh của tiểu bang), vì một dòng khoản nộp bị thiếu riêng lẻ có thể không làm thay đổi gì; rồi khóa lại các tháng. Tờ khai thuế thu nhập của công ty cho năm đó chưa được nộp và sẽ dùng số liệu đã sửa.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Khoảng trống bắc qua kỳ đã nộp tờ khai hoặc đã khóa: thứ tự sửa rất quan trọng. Xem ngày khóa sổ sau khi đã nộp thuế và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán xác định những tháng trước đó nào cần sửa trước tờ khai.
• Đã có dòng trùng trong tệp sau một lần thử trước: xem thu nhập bị tính hai lần trong sổ sách và mang danh sách bút toán nhập tay đến hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Nhiều tài khoản hoặc thẻ ngừng nhập: xem thanh toán thẻ tín dụng trong sổ sách; việc khớp nhiều tài khoản và các khoản chuyển giữa chúng thường cần hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Số liệu không khớp với sao kê: xem số dư đầu kỳ đối chiếu bị sai, và nếu chênh lệch vẫn còn, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách chậm nhiều tháng và sắp đến hạn nộp tờ khai: xem theo kịp sổ sách quá hạn.
• Bạn chỉ có sao kê ngân hàng và không có sổ sách: xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.
• Giao dịch đã được bù nhưng chưa phân loại: xem chi phí chưa phân loại trước mùa thuế.
• Bạn phân vân ngân hàng đã kết nối có thay thế đối chiếu hằng tháng hay không: xem bank feed không phải là đối chiếu.