Conexión bancaria sin importar: cierre la brecha sin duplicados

Movimientos bancarios que no se importan: ¿cómo encuentro las fechas faltantes?

La brecha va desde la primera línea del estado de cuenta que falta en su contabilidad hasta la última línea faltante antes de que los movimientos volvieran a llegar. Encuentre el inicio avanzando desde el último estado de cuenta que quedó conciliado. La Publication 583 indica conciliar la cuenta corriente cada mes: comparar el estado de cuenta con la chequera y la contabilidad, anotar cada diferencia y corregir los errores (Publication 583). Para cuadrar un estado de cuenta posterior, el saldo de la contabilidad en la fecha del estado de cuenta debe ser igual a su saldo final una vez consideradas las partidas pendientes: cheques y depósitos que ya están en su contabilidad y que el banco aún no muestra.

Compare cada línea del estado de cuenta posterior a esa conciliación con la contabilidad para hallar la primera que falta. Un estado de cuenta que no cuadra, sin una partida pendiente que lo explique, señala un asiento faltante o equivocado. Uno que cuadra todavía puede ocultar una brecha: un depósito faltante y un retiro faltante del mismo monto se cancelan entre sí. Si faltan líneas completas y no hay otro error, el saldo del estado de cuenta menos el saldo de la contabilidad, después de las partidas pendientes, es igual a los depósitos faltantes menos los retiros faltantes. Si no, hay otra diferencia; vea la tabla. La brecha termina donde todas las líneas del estado de cuenta vuelven a estar en la contabilidad.

Algunas brechas son más que una importación de rutina:

Si se aplica alguna de estas situaciones, vea más abajo cuándo una brecha necesita ayuda profesional, y ayuda con la contabilidad antes de empezar.

Reúna antes de empezar:

• Los estados de cuenta del banco de cada mes de la brecha, además del mes anterior y el posterior.
• La última conciliación que cuadró, con su fecha.
• Una lista de cada asiento hecho a mano desde que se detuvo la conexión.
• El estado de la conexión: qué cuentas están conectadas y la fecha en que entregó líneas por última vez.

¿Debo esperar a que se reconecte la conexión bancaria o llenar la brecha con los estados de cuenta?

Llene la brecha con los estados de cuenta cuando una declaración, un cierre mensual o una solicitud de un prestamista dependan de la contabilidad. Una conexión detenida no cambia la recomendación de conciliar cada mes. Hasta dónde llega hacia atrás una conexión restablecida varía según el banco y el software, así que compare lo que entregó con el estado de cuenta.

Esperar es razonable solo cuando no vence nada y el historial restablecido llega claramente hasta la primera fecha faltante. Ya sea que espere o llene la brecha, el estado de cuenta es el punto de partida: lo que entregue la conexión debe coincidir con él. Una línea del estado de cuenta que no reconoce, o que cree que el banco registró mal, se plantea al banco antes de registrarla. Registrar la brecha a mano mientras la conexión también la vuelve a llenar es como empiezan los duplicados.

¿Cómo importo las líneas faltantes del estado de cuenta sin crear duplicados?

Agregue solo las líneas del estado de cuenta con fecha dentro de la brecha, compare cada una con lo que la contabilidad ya tiene y agregue solo las líneas sin coincidencia. Los duplicados vienen de la superposición: un archivo de estado de cuenta que retrocede sobre fechas ya registradas, y líneas escritas a mano que la importación agrega por segunda vez.

1. Guarde una copia de seguridad del archivo contable; es más fácil restaurar una mala importación que desenredarla.
2. Anote la brecha como dos fechas: el primer día faltante y el último día faltante.
3. Compare cada archivo de importación con su estado de cuenta: los totales de depósitos y retiros del archivo deben coincidir con los que imprime el estado de cuenta, o al archivo le faltan líneas o tiene líneas duplicadas. Es preferible la descarga de movimientos del propio banco que volver a teclear desde un PDF.
4. Recorte los datos a la brecha según la fecha que cada línea tiene en el estado de cuenta. Los ciclos de los estados de cuenta rara vez empiezan o terminan en las fechas de su brecha, así que recorte ambos extremos.
5. Haga una lista de los asientos que podrían coincidir con una línea del estado de cuenta: líneas ingresadas a mano, algunas líneas de la conexión, transferencias registradas desde el lado de la otra cuenta, y cheques o depósitos registrados antes de la brecha que se compensaron dentro de ella.
6. Empareje cada línea del estado de cuenta con un asiento existente por monto y beneficiario o descripción, y por número de cheque o referencia cuando lo haya. Las fechas pueden diferir en días o semanas, así que una línea sin coincidencia dentro del rango puede coincidir con un asiento anterior a él. Una línea emparejada ya está lista; márquela como conciliada y no la registre de nuevo.
7. Registre solo las líneas sin emparejar, por el monto del estado de cuenta, empezando por el mes más antiguo, y cuadre cada mes con el saldo final de su estado de cuenta antes de pasar al siguiente. Fije la fecha de un asiento nuevo según su comprobante (factura, talón de cheque o recibo) y el método contable del negocio; si no hay otra, use la fecha del estado de cuenta. Deje fuera los movimientos pendientes: los estados de cuenta generalmente muestran líneas contabilizadas, y un movimiento pendiente puede cambiar antes de contabilizarse.
8. Ordene el rango por monto y mire los montos idénticos en fechas cercanas. Dos cargos idénticos pueden ser genuinos, así que revise el estado de cuenta antes de eliminar cualquiera.

Una transferencia entre sus propias cuentas es una trampa común: se importa desde una cuenta y se escribe de nuevo para la otra. Las herramientas de importación de archivos difieren según el producto; el emparejamiento anterior va primero, use la herramienta que use.

La fecha del banco no siempre es la fecha correcta para la contabilidad. En un negocio con método de efectivo, un cheque válido recibido antes de que termine el año fiscal es ingreso de ese año aunque se deposite el año siguiente (Publication 334), así que un cheque de diciembre contabilizado en enero conserva su fecha de diciembre.

¿Qué pasa si la conexión bancaria más tarde completa movimientos que ya registré?

Cuando una línea completada coincide con un asiento que usted escribió (mismo monto, mismo beneficiario, una fecha que encaja), es una segunda copia: conserve una y no la acepte como nueva.

Los conteos y los totales pueden señalar duplicados, pero solo emparejar cada línea del estado de cuenta, como en «¿Cómo compruebo que la brecha quedó bien llenada?», confirma qué asientos corresponden. Para ingresos contados dos veces entre facturas, pagos y depósitos, vea ingresos contados dos veces en su contabilidad.

¿Cómo compruebo que la brecha quedó bien llenada?

Empareje cada línea del estado de cuenta con un asiento de la contabilidad, y luego revise la cantidad y los totales y cuadre el saldo final de cada estado de cuenta. Haga el emparejamiento aunque los saldos coincidan: los errores que se compensan se cancelan entre sí. Las comprobaciones se basan en los pasos de conciliación del IRS: comparar los depósitos, comparar cada cheque, enumerar las diferencias, actualizar la contabilidad con las partidas sin registrar y confirmar que los saldos ajustados coincidan (Publication 583).

Cuadre cada estado de cuenta con la contabilidad en las fechas de ese estado de cuenta; un saldo de otra fecha hace que una brecha bien llenada parezca equivocada. No fuerce el saldo con un asiento de ajuste sin explicación, que oculta una línea faltante o duplicada. El IRS indica que los registros computarizados deben conciliarse con la contabilidad y la declaración y dar suficiente detalle para identificar los documentos fuente (Publication 583).

Una línea del estado de cuenta muestra que el dinero se movió. No muestra para qué era el pago. El IRS indica que el comprobante de pago por sí solo no establece una deducción, así que conserve también la factura o el recibo (Publication 583).

¿Y las cuentas de tarjeta de crédito y aplicaciones de pago que también dejaron de importar?

Llene cada cuenta que se detuvo con su propio estado de cuenta, cuádrela con su propio saldo final y luego revise las transferencias entre cuentas. Un estado de cuenta bancario solo muestra la transferencia neta de una aplicación de pagos y solo el pago a una tarjeta, no lo que hay detrás.

• Tarjetas de crédito: el estado de cuenta de la tarjeta es la fuente. El saldo de la cuenta de la tarjeta en la contabilidad debe ser igual al saldo adeudado del estado de cuenta.
• Aplicaciones de pago: si la aplicación es una cuenta en su contabilidad, llénela con el informe de actividad de la propia aplicación para las mismas fechas y cuádrela con el saldo de la aplicación.
• Transferencias: un pago del banco a una tarjeta aparece en ambos estados de cuenta; regístrelo una vez como transferencia entre sus cuentas, no como gasto. Un pago de una aplicación de pagos es una transferencia solo si la aplicación es una cuenta en su contabilidad y las ventas y comisiones se registraron ahí. De lo contrario, el pago contiene ventas, comisiones y reembolsos: vea conciliar ventas y pagos.

Para pagos con tarjeta contados dos veces, vea pagos de tarjeta de crédito en la contabilidad.

¿Qué pasa si la brecha cae en un año ya declarado o en un período bloqueado?

Primero llene y cuadre la brecha, y luego compare los totales del año llenado con la declaración presentada. Si la brecha tenía ingresos o gastos que la declaración no incluyó, quizá haya que corregirla. Una solicitud de reembolso, por ejemplo por gastos que la declaración omitió, generalmente debe presentarse dentro de 3 años de presentada la declaración o de 2 años de pagado el impuesto, lo que ocurra después (26 U.S.C. 6511). Un período bloqueado en su software es una configuración que limita los cambios en los meses cerrados. No le dice si una declaración cambia; para el bloqueo, y para saber cuándo un año modificado necesita una declaración enmendada, vea la fecha de cierre después de presentar los impuestos.

Conviene comparar con la declaración los libros modificados después de presentarla. Una línea faltante que solo era una transferencia entre sus cuentas puede no cambiar nada en la declaración. Compare los totales en lugar de suponer.

El orden importa cuando se tocan varios períodos. Cuadre el efectivo con los estados de cuenta, compare los meses llenados con cada declaración presentada y corrija las declaraciones antes de que la siguiente declaración reutilice los mismos números. Para quien presenta el Schedule C, vea enmendar por un error en un gasto del negocio. Para un saldo de impuesto sobre las ventas por pagar que ya no coincide con la declaración, vea impuesto sobre las ventas por pagar y la declaración.

¿Qué estados de cuenta y registros debo conservar de la brecha?

Conserve los estados de cuenta del banco de cada mes de la brecha, la conciliación de cada mes y una nota de lo que registró y cómo.

• Estados de cuenta: cuando no se dispone de un cheque cancelado, un estado de cuenta puede demostrar el pago si es muy legible y muestra el monto, el beneficiario y la fecha de contabilización (más el número de cheque, si es un cheque), o la fecha de la transacción si es una tarjeta (Publication 583).
• El archivo contable: en una auditoría, el IRS puede pedir el archivo de respaldo del software contable y el inicio de sesión del administrador. Un archivo nuevo hecho al volver a ingresar las transacciones no es una copia de la contabilidad original (preguntas frecuentes del IRS sobre registros de software). Corrija la brecha en el archivo existente, no en uno nuevo.
• Pista de auditoría: el Revenue Procedure 98-25 se aplica por completo a los contribuyentes más grandes y a los más pequeños en los casos listados, como cuando la información exigida existe solo en registros electrónicos. Describe el vínculo entre los registros electrónicos, la contabilidad y la declaración como una pista de auditoría. Conserve las notas que muestran cómo llegó cada línea llenada.

Conserve estos registros mientras la declaración que respaldan pueda ser examinada: generalmente 3 años, más tiempo en los casos listados, y los registros de impuestos de nómina al menos cuatro años. El conteo del plazo y los períodos más largos están en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Cuándo necesita ayuda profesional una brecha?

Una brecha que toca un período declarado o bloqueado, abarca varias cuentas, ya tiene duplicados de un intento anterior o no cuadra con los estados de cuenta suele llevar más tiempo desenredarla que importarla.

Si la columna de la derecha describe su archivo, las preguntas abiertas son el orden de las correcciones y qué meses reabrir; vea ayuda con la contabilidad. Lleve los estados de cuenta de toda la brecha, la última conciliación que cuadró, la lista de asientos a mano y las declaraciones presentadas de los períodos involucrados. Para la lista que espera un preparador, vea la lista de verificación para ordenar la contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una LLC pequeña con una brecha de dos meses y medio

La conexión se detuvo el 3 de marzo y se arregló el 20 de mayo. La contabilidad tiene asientos hasta el 2 de marzo y desde el 20 de mayo, y cuadró con el banco el 2 de marzo. Los estados de cuenta de marzo, abril y mayo cubren la brecha, del 3 de marzo al 19 de mayo.

En el estado de cuenta del 31 de mayo, el saldo del banco es $35,500 y la contabilidad muestra $31,000. Sin partidas pendientes en esa fecha ni otro error, la diferencia, $4,500, debe ser igual a los depósitos menos los retiros que faltan en la brecha. Las líneas del estado de cuenta del 3 de marzo al 19 de mayo muestran $41,000 de depósitos y $36,500 de retiros, que dan un neto de $4,500. Una vez agregadas las líneas, la contabilidad muestra $35,500. Cuadre también el 31 de marzo y el 30 de abril con sus estados de cuenta: una fecha a mitad de mes como el 19 de mayo tiene saldo bancario solo si el estado de cuenta imprime un saldo diario.

Un contratista cuyas líneas se importan dos veces

Después de que la conexión se restablece, 40 líneas de la brecha entran por segunda vez porque el contratista las había escrito a mano. Los gastos de abril en la contabilidad suman $24,000 frente a $12,000 de retiros en el estado de cuenta de abril, todos gastos del negocio, sin partidas pendientes. El total es exactamente el doble, y la cantidad de líneas también. Emparejar cada línea por monto, fecha y beneficiario encuentra los 40 pares. El contratista conserva la copia con el recibo adjunto, elimina la otra, y los gastos de abril vuelven a $12,000 antes de que la declaración los cuente dos veces.

Una corporación con una brecha en un trimestre ya declarado

Una brecha de cuatro meses, de enero a abril, abarca un primer trimestre cuyas declaraciones de nómina y de impuesto sobre las ventas ya se presentaron. Los estados de cuenta de la brecha muestran $9,000 de depósitos de impuestos de nómina, $4,000 de pagos del impuesto sobre las ventas y $150,000 de depósitos de clientes. El orden de las correcciones: llene la brecha con los estados de cuenta y cuadre cada mes; compare los salarios y el impuesto retenido de la contabilidad llenada con el Form 941 presentado, y las ventas con la declaración del impuesto sobre las ventas presentada; corrija un trimestre solo si lo que informó su declaración era incorrecto (Form 941-X y la declaración enmendada del estado), pues una línea de depósito faltante por sí sola puede no cambiar nada; y luego bloquee los meses de nuevo. La declaración del impuesto sobre la renta de la corporación para el año aún no se ha presentado y usa las cifras corregidas.

¿Es distinto en su caso?

• La brecha cruza un período declarado o bloqueado: el orden de las correcciones importa. Vea la fecha de cierre después de presentar los impuestos y pida ayuda con la contabilidad para decidir qué meses anteriores hay que corregir antes de la declaración.
• Ya hay duplicados en el archivo después de un intento anterior: vea ingresos contados dos veces en su contabilidad y lleve la lista de asientos a mano a ayuda con la contabilidad.
• Se detuvieron varias cuentas o tarjetas: vea pagos de tarjeta de crédito en la contabilidad; cuadrar varias cuentas y sus transferencias suele requerir ayuda con la contabilidad.
• Los números no cuadran con los estados de cuenta: vea un saldo inicial de conciliación incorrecto, y si la diferencia persiste, pida ayuda con la contabilidad.
• La contabilidad lleva meses de atraso y vence una declaración: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Solo tiene estados de cuenta del banco y ninguna contabilidad: vea reconstruir la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios.
• Los movimientos están llenados pero sin categoría: vea gastos sin categoría antes de la temporada de impuestos.
• Se pregunta si una conexión bancaria reemplaza la conciliación mensual: vea las conexiones bancarias no son una conciliación.