Flux bancaire qui n'importe plus : combler le trou sans doublons

Transactions bancaires qui n'importent plus : comment trouver les dates manquantes?

Le trou va de la première ligne de relevé absente de vos livres à la dernière ligne manquante avant que les transactions recommencent à arriver. Trouvez le début en avançant à partir du dernier relevé qui a été rapproché. La Publication 583 demande de rapprocher le compte chèques chaque mois : comparez le relevé avec le chéquier et les livres, notez chaque écart et corrigez les erreurs (Publication 583). Pour faire concorder un relevé ultérieur, le solde des livres à la date du relevé devrait égaler son solde de clôture une fois les éléments en suspens pris en compte : les chèques et dépôts déjà dans vos livres que la banque n'a pas encore fait apparaître.

Comparez avec les livres chaque ligne de relevé postérieure à ce rapprochement pour trouver la première ligne manquante. Un relevé qui ne concorde pas, sans élément en suspens pour l'expliquer, indique une écriture manquante ou erronée. Un relevé qui concorde peut quand même cacher un trou : un dépôt manquant et un retrait manquant du même montant s'annulent. Si des lignes entières manquent et que rien d'autre n'est erroné, le solde du relevé moins le solde des livres, après les éléments en suspens, égale les dépôts manquants moins les retraits manquants. Sinon, autre chose diffère; voir le tableau. Le trou se termine à l'endroit où chaque ligne de relevé est de nouveau dans les livres.

Certains trous dépassent une simple importation courante :

Si l'une de ces situations s'applique, voyez plus bas quand un trou exige l'aide d'un professionnel, ainsi que aide en tenue de livres, avant de commencer.

À rassembler avant de commencer :

• Les relevés de la banque pour chaque mois du trou, ainsi que le mois précédent et le mois suivant.
• Le dernier rapprochement qui concordait, avec sa date.
• La liste de chaque écriture saisie à la main depuis l'arrêt du flux.
• L'état du flux : les comptes connectés et la date de la dernière livraison de lignes.

Dois-je attendre la reconnexion du flux bancaire ou combler le trou à partir des relevés?

Comblez le trou à partir des relevés lorsqu'une déclaration, une clôture de fin de mois ou la demande d'un prêteur dépend des livres. L'arrêt d'un flux ne change rien à la consigne de rapprocher chaque mois. La période que couvre un flux reconnecté varie selon la banque et le logiciel; comparez donc ce qu'il a livré avec le relevé.

Attendre n'est raisonnable que si rien n'est dû et que l'historique reconnecté remonte clairement jusqu'à la première date manquante. Que vous attendiez ou que vous combliez, le relevé est le point de départ : ce que le flux livre doit concorder avec lui. Une ligne de relevé que vous ne reconnaissez pas, ou que vous croyez erronée de la part de la banque, se signale à la banque avant d'être inscrite. Saisir le trou à la main pendant que le flux le remplit aussi, c'est ainsi que les doublons commencent.

Comment importer les lignes de relevé manquantes sans créer de doublons?

Ajoutez seulement les lignes de relevé datées dans le trou, comparez chacune avec ce que les livres contiennent déjà et n'ajoutez que celles sans correspondance. Les doublons viennent d'un chevauchement : un fichier de relevé qui remonte sur des dates déjà saisies, et des lignes saisies à la main que l'importation ajoute une seconde fois.

1. Enregistrez une copie de sauvegarde du fichier comptable; une mauvaise importation se restaure plus facilement qu'elle ne se démêle.
2. Notez le trou sous forme de deux dates : le premier jour manquant et le dernier jour manquant.
3. Vérifiez chaque fichier d'importation par rapport à son relevé : les totaux de dépôts et de retraits du fichier devraient correspondre aux totaux imprimés sur le relevé, sinon le fichier est incomplet ou en double. Préférez le téléchargement des transactions offert par la banque à une ressaisie à partir d'un PDF.
4. Limitez les données au trou en vous servant de la date que porte chaque ligne sur le relevé. Les cycles de relevé commencent ou se terminent rarement aux dates de votre trou; coupez donc aux deux bouts.
5. Dressez la liste des écritures qui pourraient correspondre à une ligne de relevé : lignes saisies à la main, quelques lignes du flux, virements saisis du côté de l'autre compte, et chèques ou dépôts saisis avant le trou qui ont été encaissés à l'intérieur.
6. Appariez chaque ligne de relevé à une écriture existante selon le montant et le bénéficiaire ou la description, et selon le numéro de chèque ou la référence s'il y en a un. Les dates peuvent différer de quelques jours ou semaines; une ligne sans correspondance dans la période peut donc correspondre à une écriture antérieure. Une ligne appariée est réglée : marquez-la comme rapprochée et ne la saisissez pas de nouveau.
7. Saisissez seulement les lignes sans correspondance, au montant du relevé, en commençant par le mois le plus ancien, et faites concorder chaque mois avec le solde de clôture de son relevé avant de passer au suivant. Datez une nouvelle écriture d'après sa pièce justificative (facture, talon de chèque ou reçu) et la méthode comptable de l'entreprise, la date du relevé servant de solution de rechange. Laissez de côté les éléments en attente : les relevés montrent généralement les lignes comptabilisées, et un élément en attente peut changer avant d'être comptabilisé.
8. Triez la période par montant et examinez les montants identiques à des dates rapprochées. Deux frais identiques peuvent être légitimes; vérifiez donc le relevé avant d'en supprimer un.

Un virement entre vos propres comptes est un piège courant : il est importé d'un compte et saisi de nouveau pour l'autre. Les outils d'importation de fichiers diffèrent selon le produit; l'appariement décrit ci-dessus passe d'abord, quel que soit l'outil.

La date de la banque n'est pas toujours la bonne date des livres. Pour une entreprise qui utilise la méthode de caisse, un chèque valide reçu d'ici la fin de l'année d'imposition est un revenu de cette année-là, même s'il est déposé l'année suivante (Publication 334); un chèque de décembre comptabilisé en janvier garde donc sa date de décembre.

Que faire si le flux bancaire reprend plus tard des transactions que j'ai déjà saisies?

Lorsqu'une ligne reprise correspond à une écriture que vous avez saisie (même montant, même bénéficiaire, date compatible), c'est une deuxième copie : gardez-en une et ne l'acceptez pas comme nouvelle.

Les comptes et les totaux peuvent signaler des doublons, mais seul l'appariement de chaque ligne de relevé, comme dans « Comment vérifier que le trou est bien comblé? », confirme quelles écritures sont les bonnes. Pour un revenu compté deux fois à travers les factures, les paiements et les dépôts, voir revenus en double dans QuickBooks.

Comment vérifier que le trou est bien comblé?

Appariez chaque ligne de relevé à une écriture des livres, puis vérifiez le nombre de lignes et les totaux, et faites concorder le solde de clôture de chaque relevé. Faites l'appariement même quand les soldes concordent : des erreurs qui se compensent s'annulent. Ces vérifications s'appuient sur les étapes de rapprochement de l'IRS : comparer les dépôts, comparer chaque chèque, dresser la liste des écarts, mettre les livres à jour pour les éléments non inscrits et confirmer que les soldes ajustés concordent (Publication 583).

Faites concorder chaque relevé avec les livres aux dates de ce relevé; un solde pris à une autre date fait paraître erroné un comblement correct. Ne forcez pas le solde par une écriture d'ajustement inexpliquée, qui cache une ligne manquante ou en double. L'IRS précise que les registres informatisés doivent concorder avec les livres et la déclaration et fournir assez de détails pour identifier les pièces justificatives d'origine (Publication 583).

Une ligne de relevé montre que de l'argent a bougé. Elle ne montre pas à quoi servait le paiement. L'IRS précise que la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction; conservez donc aussi la facture ou le reçu (Publication 583).

Et les comptes de carte de crédit et d'application de paiement qui ont aussi cessé d'importer?

Comblez chaque compte qui s'est arrêté à partir de son propre relevé, faites-le concorder avec son propre solde de clôture, puis vérifiez les virements entre comptes. Un relevé bancaire n'affiche que le virement net d'une application de paiement et que le paiement fait à une carte, et non ce qui se trouve derrière.

• Cartes de crédit : le relevé de la carte est la source. Le solde du compte de la carte dans les livres devrait égaler le solde dû indiqué sur le relevé.
• Applications de paiement : si l'application est un compte dans vos livres, comblez-la à partir du rapport d'activité de l'application pour les mêmes dates et faites-la concorder avec le solde de l'application.
• Virements : un paiement de la banque vers une carte apparaît sur les deux relevés; inscrivez-le une seule fois comme virement entre vos comptes, et non comme une charge. Un versement d'une application de paiement n'est un virement que si l'application est un compte dans vos livres et que les ventes et les frais y ont été inscrits. Sinon, le versement contient des ventes, des frais et des remboursements : voir rapprocher les ventes et les versements.

Pour les paiements par carte comptés deux fois, voir paiements de carte de crédit dans les livres.

Que faire si le trou tombe dans une année déjà produite ou une période verrouillée?

Comblez et faites concorder le trou d'abord, puis comparez les totaux de l'année comblée avec la déclaration produite. Si le trou contenait des revenus ou des charges que la déclaration ne comprenait pas, cette déclaration pourrait devoir être corrigée. Une demande de remboursement, par exemple pour des dépenses que la déclaration a omises, doit généralement être produite dans un délai de 3 ans après la production de la déclaration ou de 2 ans après le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates (26 U.S.C. 6511). Une période verrouillée dans votre logiciel est un paramètre qui limite les modifications aux mois clos. Elle ne vous dit pas si une déclaration change; pour le verrouillage, et pour savoir quand une année modifiée exige une déclaration modifiée, voir date de clôture après la production des déclarations.

Il vaut la peine de comparer avec la déclaration les livres modifiés après sa production. Une ligne manquante qui n'était qu'un virement entre vos comptes peut ne rien changer à la déclaration. Comparez les totaux plutôt que de présumer.

L'ordre compte quand plusieurs périodes sont touchées. Faites concorder l'encaisse avec les relevés, comparez les mois comblés avec chaque déclaration produite, puis corrigez les déclarations avant que la prochaine déclaration réutilise les mêmes chiffres. Pour un déclarant de l'annexe C, voir modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise. Pour un solde de taxe de vente à payer qui ne correspond plus à la déclaration, voir taxe de vente à payer qui ne correspond pas à la déclaration.

Quels relevés et registres dois-je conserver pour le trou?

Conservez les relevés de la banque pour chaque mois du trou, le rapprochement de chaque mois et une note de ce que vous avez saisi et de la façon dont vous l'avez fait.

• Relevés : lorsqu'un chèque oblitéré n'est pas disponible, un relevé de compte peut prouver le paiement s'il est très lisible et indique le montant, le bénéficiaire et la date de comptabilisation (plus le numéro de chèque pour un chèque), ou la date de la transaction pour une carte (Publication 583).
• Le fichier comptable : lors d'un examen, l'IRS peut demander le fichier de sauvegarde du logiciel comptable et l'identifiant de l'administrateur. Un nouveau fichier créé en ressaisissant les transactions n'est pas une copie des livres d'origine (foire aux questions de l'IRS sur les registres de logiciels). Corrigez le trou dans le fichier existant, et non dans un nouveau.
• Piste de vérification : la Revenue Procedure 98-25 s'applique intégralement aux grands contribuables et, dans des cas énumérés, aux plus petits, par exemple quand des renseignements exigés n'existent que dans des registres électroniques. Elle décrit le lien entre les registres électroniques, les livres et la déclaration comme une piste de vérification. Conservez les notes qui montrent comment chaque ligne comblée est arrivée là.

Conservez ces registres aussi longtemps que la déclaration qu'ils appuient peut faire l'objet d'un examen : généralement 3 ans, plus longtemps dans des cas énumérés, et les registres d'impôt sur l'emploi au moins quatre ans. Le point de départ du délai et les durées plus longues se trouvent dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Quand un trou exige-t-il l'aide d'un professionnel?

Un trou qui touche une période produite ou verrouillée, qui s'étend sur plusieurs comptes, qui contient déjà des doublons issus d'une tentative antérieure ou qui ne concorde pas avec les relevés exige souvent plus de temps à démêler qu'à importer.

Si la colonne de droite décrit votre fichier, les questions ouvertes sont l'ordre des corrections et les mois à rouvrir; voir aide en tenue de livres. Apportez les relevés pour tout le trou, le dernier rapprochement qui concordait, la liste des saisies à la main et les déclarations produites pour les périodes visées. Pour la liste qu'un préparateur attend, voir la liste de contrôle de nettoyage des livres.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Une petite LLC avec un trou de deux mois et demi

Le flux s'est arrêté le 3 mars et a été réparé le 20 mai. Les livres contiennent des écritures jusqu'au 2 mars et à partir du 20 mai, et ils concordaient avec la banque le 2 mars. Les relevés de mars, d'avril et de mai couvrent le trou, du 3 mars au 19 mai.

Sur le relevé du 31 mai, le solde bancaire est de 35 500 $ et les livres affichent 31 000 $. Sans élément en suspens à cette date et sans autre erreur, l'écart de 4 500 $ devrait égaler les dépôts moins les retraits manquants dans le trou. Les lignes de relevé du 3 mars au 19 mai montrent 41 000 $ de dépôts et 36 500 $ de retraits, soit un net de 4 500 $. Une fois les lignes ajoutées, les livres affichent 35 500 $. Faites aussi concorder le 31 mars et le 30 avril avec leurs relevés : une date en milieu de mois comme le 19 mai n'a un solde bancaire que si le relevé imprime un solde quotidien.

Un entrepreneur dont les lignes sont importées deux fois

Après la reconnexion du flux, 40 lignes du trou arrivent une seconde fois parce que l'entrepreneur les avait saisies à la main. Les écritures de charges d'avril dans les livres totalisent 24 000 $, contre 12 000 $ de retraits sur le relevé d'avril, tous des dépenses d'entreprise, sans élément en suspens. Le total est exactement le double, et le nombre de lignes aussi. L'appariement de chaque ligne selon le montant, la date et le bénéficiaire trouve les 40 paires. L'entrepreneur garde la copie à laquelle le reçu est joint, supprime l'autre, et les charges d'avril reviennent à 12 000 $ avant que la déclaration ne les compte deux fois.

Une société avec un trou dans un trimestre produit

Un trou de quatre mois, de janvier à avril, couvre un premier trimestre dont la déclaration de paie et la déclaration de taxe de vente sont déjà produites. Les relevés du trou montrent 9 000 $ de dépôts d'impôts de paie, 4 000 $ de paiements de taxe de vente et 150 000 $ de dépôts de clients. L'ordre des corrections : combler le trou à partir des relevés et faire concorder chaque mois; comparer les salaires et l'impôt retenu dans les livres comblés avec le formulaire 941 produit, et les ventes avec la déclaration de taxe de vente produite; ne corriger un trimestre que si ce que sa déclaration a déclaré était erroné (formulaire 941-X, et la déclaration modifiée de l'État), puisqu'une ligne de dépôt manquante peut à elle seule ne rien changer; puis verrouiller de nouveau les mois. La déclaration de revenus de la société pour l'année n'est pas encore produite et reprend les chiffres corrigés.

Votre situation est différente?

• Le trou chevauche une période produite ou verrouillée : l'ordre des corrections compte. Voir date de clôture après la production des déclarations et obtenez de l'aide en tenue de livres pour déterminer quels mois antérieurs doivent être corrigés avant la déclaration.
• Des doublons sont déjà dans le fichier après une tentative antérieure : voir revenus en double dans QuickBooks et apportez la liste des saisies à la main à l'aide en tenue de livres.
• Plusieurs comptes ou cartes se sont arrêtés : voir paiements de carte de crédit dans les livres; faire concorder plusieurs comptes et leurs virements exige généralement de l'aide en tenue de livres.
• Les chiffres ne concordent pas avec les relevés : voir solde d'ouverture erroné au rapprochement et, si l'écart persiste, obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Les livres ont des mois de retard et une déclaration est due : voir rattraper des livres en retard.
• Vous n'avez que des relevés bancaires et aucun livre : voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.
• Les transactions sont comblées, mais non catégorisées : voir dépenses non classées avant la saison des impôts.
• Vous vous demandez si une banque connectée remplace le rapprochement mensuel : voir les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.