Bank-Feed importiert nicht mehr: Lücke ohne Duplikate schließen

Bankbuchungen werden nicht importiert: Wie finde ich die fehlenden Tage?

Die Lücke reicht von der ersten Kontoauszugszeile, die in Ihren Büchern fehlt, bis zur letzten fehlenden Zeile, bevor wieder Buchungen eintrafen. Den Anfang finden Sie, indem Sie ab dem letzten abgestimmten Kontoauszug vorwärts arbeiten. Publication 583 verlangt, das Girokonto jeden Monat abzustimmen: den Kontoauszug mit dem Scheckbuch und den Büchern vergleichen, jede Abweichung notieren und Fehler korrigieren (Publication 583). Damit ein späterer Kontoauszug stimmt, sollte der Saldo der Bücher zum Datum des Kontoauszugs seinem Endsaldo entsprechen, wenn man offene Posten berücksichtigt: Schecks und Einzahlungen, die bereits in Ihren Büchern stehen, die die Bank aber noch nicht zeigt.

Vergleichen Sie jede Kontoauszugszeile nach dieser Abstimmung mit den Büchern, um die erste fehlende zu finden. Ein Kontoauszug, der nicht stimmt und bei dem kein offener Posten die Abweichung erklärt, deutet auf eine fehlende oder falsche Buchung. Auch einer, der stimmt, kann eine Lücke verbergen: Eine fehlende Einzahlung und eine fehlende Abbuchung in gleicher Höhe heben sich auf. Fehlen ganze Zeilen und ist sonst nichts falsch, entspricht der Saldo des Kontoauszugs minus dem Saldo der Bücher, nach offenen Posten, den fehlenden Einzahlungen minus den fehlenden Abbuchungen. Wenn nicht, weicht etwas anderes ab; siehe die Tabelle. Die Lücke endet dort, wo wieder jede Kontoauszugszeile in den Büchern steht.

Manche Lücken sind mehr als ein routinemäßiger Import:

Trifft eines davon zu, lesen Sie unten, wann eine Lücke fachliche Hilfe braucht, und Hilfe bei der Buchhaltung, bevor Sie beginnen.

Legen Sie vor dem Start bereit:

• Die Kontoauszüge der Bank für jeden Monat der Lücke sowie für den Monat davor und den Monat danach.
• Die letzte Abstimmung, die gestimmt hat, mit ihrem Datum.
• Eine Liste jeder Buchung, die seit dem Ausfall des Feeds von Hand erfasst wurde.
• Der Status des Feeds: welche Konten verbunden sind und an welchem Datum er zuletzt Zeilen geliefert hat.

Soll ich warten, bis der Bank-Feed wieder verbunden ist, oder die Lücke aus den Kontoauszügen füllen?

Füllen Sie die Lücke aus den Kontoauszügen, wenn eine Erklärung, ein Monatsabschluss oder eine Anfrage eines Kreditgebers von den Büchern abhängt. Ein ausgefallener Feed ändert nichts am Rat, jeden Monat abzustimmen. Wie weit ein wieder verbundener Feed zurückreicht, hängt von Bank und Software ab; prüfen Sie daher anhand des Kontoauszugs, was er geliefert hat.

Warten ist nur vertretbar, wenn nichts fällig ist und die nachgelieferte Historie eindeutig bis zum ersten fehlenden Tag zurückreicht. Ob Sie warten oder füllen: Der Kontoauszug ist der Ausgangspunkt, und was der Feed liefert, muss mit ihm übereinstimmen. Eine Kontoauszugszeile, die Sie nicht erkennen oder bei der Sie einen Fehler der Bank vermuten, klären Sie mit der Bank, bevor Sie sie buchen. Wer die Lücke von Hand erfasst, während der Feed sie ebenfalls nachliefert, erzeugt Duplikate.

Wie importiere ich die fehlenden Kontoauszugszeilen, ohne Duplikate zu erzeugen?

Fügen Sie nur Kontoauszugszeilen hinzu, die innerhalb der Lücke datiert sind, prüfen Sie jede gegen das, was die Bücher bereits enthalten, und ergänzen Sie nur Zeilen ohne Entsprechung. Duplikate entstehen durch Überschneidung: eine Kontoauszugsdatei, die über schon erfasste Tage zurückreicht, und von Hand getippte Zeilen, die der Import ein zweites Mal hinzufügt.

1. Sichern Sie die Buchhaltungsdatei; ein fehlerhafter Import lässt sich leichter zurückspielen als auseinandernehmen.
2. Halten Sie die Lücke als zwei Daten fest: erster fehlender Tag und letzter fehlender Tag.
3. Prüfen Sie jede Importdatei gegen ihren Kontoauszug: Die Summen der Einzahlungen und Abbuchungen in der Datei sollten mit den Summen auf dem Kontoauszug übereinstimmen, sonst ist die Datei unvollständig oder doppelt. Bevorzugen Sie den Transaktionsdownload der Bank gegenüber dem Abtippen aus einem PDF.
4. Schneiden Sie die Daten anhand des Datums, das jede Zeile auf dem Kontoauszug trägt, auf die Lücke zu. Abrechnungszyklen beginnen oder enden selten an Ihren Lückendaten, kürzen Sie also beide Enden.
5. Listen Sie die Buchungen auf, die zu einer Kontoauszugszeile passen könnten: von Hand erfasste Zeilen, einige Feed-Zeilen, Umbuchungen, die von der anderen Kontoseite erfasst wurden, sowie Schecks oder Einzahlungen, die vor der Lücke erfasst wurden und innerhalb der Lücke ausgeglichen wurden.
6. Ordnen Sie jede Kontoauszugszeile einer vorhandenen Buchung zu, nach Betrag und Zahlungsempfänger oder Beschreibung sowie nach Schecknummer oder Referenz, wo es eine gibt. Daten können um Tage oder Wochen abweichen; eine Zeile ohne Entsprechung innerhalb des Zeitraums kann daher zu einer früheren Buchung passen. Eine zugeordnete Zeile ist erledigt; markieren Sie sie als abgeglichen und erfassen Sie sie nicht erneut.
7. Erfassen Sie nur die nicht zugeordneten Zeilen, zum Betrag des Kontoauszugs, beginnend mit dem ältesten Monat, und stimmen Sie jeden Monat mit dem Endsaldo seines Kontoauszugs ab, bevor Sie den nächsten bearbeiten. Datieren Sie eine neue Buchung nach ihrem Beleg (Rechnung, Scheckabschnitt oder Quittung) und der Gewinnermittlungsmethode des Unternehmens, hilfsweise nach dem Datum des Kontoauszugs. Lassen Sie vorgemerkte Posten weg: Kontoauszüge zeigen in der Regel gebuchte Zeilen, und ein vorgemerkter Posten kann sich bis zur Buchung ändern.
8. Sortieren Sie den Zeitraum nach Betrag und achten Sie auf gleiche Beträge an nahen Tagen. Zwei gleiche Abbuchungen können echt sein; prüfen Sie den Kontoauszug, bevor Sie eine entfernen.

Eine Umbuchung zwischen Ihren eigenen Konten ist eine häufige Falle: Sie wird von einem Konto importiert und für das andere noch einmal eingetippt. Importwerkzeuge unterscheiden sich je nach Produkt; die Zuordnung oben kommt zuerst, egal welches Werkzeug Sie nutzen.

Das Datum der Bank ist nicht immer das richtige Buchungsdatum. Bei einem Unternehmen mit Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) ist ein gültiger Scheck, der bis zum Ende des Steuerjahres eingeht, Einkommen dieses Jahres, auch wenn er erst im nächsten Jahr eingezahlt wird (Publication 334); ein Scheck vom Dezember, der im Januar gebucht wird, behält also sein Datum im Dezember.

Was, wenn der Bank-Feed später Buchungen nachliefert, die ich schon erfasst habe?

Passt eine nachgelieferte Zeile zu einer Buchung, die Sie getippt haben (gleicher Betrag, gleicher Zahlungsempfänger, passendes Datum), ist sie eine zweite Kopie: Behalten Sie eine und übernehmen Sie sie nicht als neu.

Zählungen und Summen können auf Duplikate hinweisen, aber nur der Abgleich jeder Kontoauszugszeile, wie unter „Wie prüfe ich, ob die Lücke richtig gefüllt ist?“, bestätigt, welche Buchungen dazugehören. Für Einnahmen, die über Rechnungen, Zahlungen und Einzahlungen zusammen doppelt gezählt werden, siehe doppelt gezählte Einnahmen in Ihren Büchern.

Wie prüfe ich, ob die Lücke richtig gefüllt ist?

Ordnen Sie jede Kontoauszugszeile einer Buchung zu, prüfen Sie dann Anzahl und Summen und stimmen Sie den Endsaldo jedes Kontoauszugs ab. Führen Sie die Zuordnung auch durch, wenn die Salden stimmen: Sich ausgleichende Fehler heben sich auf. Die Prüfungen bauen auf den IRS-Schritten zur Abstimmung auf: Einzahlungen vergleichen, jeden Scheck vergleichen, die Abweichungen auflisten, die Bücher um nicht erfasste Posten ergänzen und bestätigen, dass die bereinigten Salden übereinstimmen (Publication 583).

Stimmen Sie jeden Kontoauszug zu seinen Daten mit den Büchern ab; ein Saldo von einem anderen Datum lässt eine richtige Füllung falsch aussehen. Erzwingen Sie den Saldo nicht mit einer nicht erklärten Anpassungsbuchung, die eine fehlende oder doppelte Zeile verbirgt. Laut IRS müssen computergestützte Aufzeichnungen mit den Büchern und der Erklärung übereinstimmen und genug Einzelheiten enthalten, um die zugrunde liegenden Belege zu erkennen (Publication 583).

Eine Kontoauszugszeile zeigt, dass Geld geflossen ist. Sie zeigt nicht, wofür die Zahlung war. Laut IRS begründet der Zahlungsnachweis allein keinen Abzug, bewahren Sie daher auch die Rechnung oder Quittung auf (Publication 583).

Was ist mit Kreditkarten- und Zahlungs-App-Konten, die ebenfalls nicht mehr importieren?

Füllen Sie jedes ausgefallene Konto aus seinem eigenen Kontoauszug, stimmen Sie es mit seinem eigenen Endsaldo ab und prüfen Sie dann die Umbuchungen zwischen den Konten. Ein Bankkontoauszug zeigt von einer Zahlungs-App nur die Netto-Überweisung und von einer Karte nur die Zahlung, nicht, was dahintersteht.

• Kreditkarten: Der Kartenauszug ist die Quelle. Der Saldo des Kartenkontos in den Büchern sollte dem auf dem Kontoauszug geschuldeten Saldo entsprechen.
• Zahlungs-Apps: Ist die App ein Konto in Ihren Büchern, füllen Sie es aus dem eigenen Aktivitätsbericht der App für dieselben Tage und stimmen Sie es mit dem Saldo der App ab.
• Umbuchungen: Eine Zahlung von der Bank auf eine Karte erscheint auf beiden Kontoauszügen; erfassen Sie sie einmal als Umbuchung zwischen Ihren Konten, nicht als Aufwand. Eine Auszahlung einer Zahlungs-App ist nur dann eine Umbuchung, wenn die App ein Konto in Ihren Büchern ist und Umsätze und Gebühren dort erfasst wurden. Andernfalls enthält die Auszahlung Umsätze, Gebühren und Erstattungen: siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.

Zu doppelt gezählten Kartenzahlungen siehe Kreditkartenzahlungen in den Büchern.

Was, wenn die Lücke in ein bereits eingereichtes Jahr oder einen gesperrten Zeitraum fällt?

Füllen und stimmen Sie die Lücke zuerst ab und vergleichen Sie dann die Summen des gefüllten Jahres mit der eingereichten Erklärung. Enthielt die Lücke Einnahmen oder Ausgaben, die die Erklärung nicht enthielt, muss diese Erklärung womöglich korrigiert werden. Ein Antrag auf Erstattung, etwa für Ausgaben, die die Erklärung übersehen hat, muss in der Regel innerhalb von 3 Jahre nach Einreichung der Erklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer gestellt werden, je nachdem, was später liegt (26 U.S.C. 6511). Ein gesperrter Zeitraum in Ihrer Software ist eine Einstellung, die Änderungen an abgeschlossenen Monaten begrenzt. Er sagt nicht, ob sich eine Erklärung ändert; zur Sperre und dazu, wann ein geändertes Jahr eine Änderungserklärung braucht, siehe das Abschlussdatum nach der Steuererklärung.

Bücher, die nach Einreichung einer Erklärung geändert wurden, sollten Sie mit ihr vergleichen. Eine fehlende Zeile, die nur eine Umbuchung zwischen Ihren Konten war, ändert womöglich nichts an der Erklärung. Vergleichen Sie die Summen, statt es anzunehmen.

Die Reihenfolge ist wichtig, wenn mehrere Zeiträume betroffen sind. Stimmen Sie das Geld mit den Kontoauszügen ab, vergleichen Sie die gefüllten Monate mit jeder eingereichten Erklärung und korrigieren Sie dann die Erklärungen, bevor die nächste Erklärung dieselben Zahlen wiederverwendet. Für Einreicher von Schedule C siehe Änderung wegen eines Fehlers bei Betriebsausgaben. Für einen Saldo der abzuführenden Sales Tax, der nicht mehr zur Erklärung passt, siehe abzuführende Sales Tax und die Erklärung.

Welche Kontoauszüge und Unterlagen sollte ich für die Lücke aufbewahren?

Bewahren Sie die Kontoauszüge der Bank für jeden Monat der Lücke auf, die Abstimmung für jeden Monat und eine Notiz dazu, was Sie wie erfasst haben.

• Kontoauszüge: Ist kein entwerteter Scheck verfügbar, kann ein Kontoauszug die Zahlung belegen, wenn er gut lesbar ist und Betrag, Zahlungsempfänger und Buchungsdatum zeigt (bei einem Scheck zusätzlich die Schecknummer), bei einer Karte das Transaktionsdatum (Publication 583).
• Die Buchhaltungsdatei: Bei einer Prüfung kann der IRS die Sicherungsdatei der Buchhaltungssoftware und die Zugangsdaten des Administrators verlangen. Eine neue Datei, die durch erneutes Erfassen der Buchungen entsteht, ist keine Kopie der ursprünglichen Bücher (häufige Fragen des IRS zu Software-Aufzeichnungen). Beheben Sie die Lücke in der bestehenden Datei, nicht in einer neuen.
• Prüfpfad: Revenue Procedure 98-25 gilt in vollem Umfang für größere Steuerpflichtige und in aufgeführten Fällen für kleinere, etwa wenn erforderliche Angaben nur in elektronischen Aufzeichnungen vorliegen. Sie beschreibt die Verbindung zwischen elektronischen Aufzeichnungen, Büchern und Erklärung als Prüfpfad (Audit Trail). Bewahren Sie die Notizen auf, die zeigen, wie jede gefüllte Zeile entstanden ist.

Bewahren Sie diese Unterlagen so lange auf, wie die Erklärung, die sie stützen, geprüft werden kann: in der Regel 3 Jahre, in aufgeführten Fällen länger, und Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre. Den Fristbeginn und die längeren Fristen finden Sie unter wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren.

Wann braucht eine Lücke fachliche Hilfe?

Eine Lücke, die einen eingereichten oder gesperrten Zeitraum berührt, mehrere Konten umfasst, schon Duplikate aus einem früheren Versuch enthält oder nicht mit den Kontoauszügen übereinstimmt, braucht oft mehr Zeit zum Entwirren als zum Importieren.

Beschreibt die rechte Spalte Ihre Datei, sind offen die Reihenfolge der Korrekturen und die Frage, welche Monate wieder geöffnet werden; siehe Hilfe bei der Buchhaltung. Bringen Sie die Kontoauszüge für die ganze Lücke, die letzte Abstimmung, die gestimmt hat, die Liste der manuellen Buchungen und die eingereichten Erklärungen der betroffenen Zeiträume mit. Die Liste, die ein Ersteller der Steuererklärung erwartet, steht in der Checkliste zur Bereinigung der Buchhaltung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine kleine LLC mit einer Lücke von zweieinhalb Monaten

Der Feed stoppte am 3. März und wurde am 20. Mai repariert. Die Bücher enthalten Buchungen bis zum 2. März und ab dem 20. Mai und stimmten am 2. März mit der Bank überein. Die Kontoauszüge von März, April und Mai decken die Lücke vom 3. März bis 19. Mai ab.

Auf dem Kontoauszug vom 31. Mai beträgt der Banksaldo $35.500, die Bücher zeigen $31.000. Ohne offene Posten an diesem Datum und ohne weitere Fehler sollte die Differenz von $4.500 den Einzahlungen abzüglich der Abbuchungen entsprechen, die in der Lücke fehlen. Die Kontoauszugszeilen vom 3. März bis 19. Mai zeigen $41.000 an Einzahlungen und $36.500 an Abbuchungen, per Saldo $4.500. Nach dem Ergänzen der Zeilen zeigen die Bücher $35.500. Stimmen Sie auch den 31. März und den 30. April mit ihren Kontoauszügen ab: Ein Datum mitten im Monat wie der 19. Mai hat nur dann einen Banksaldo, wenn der Kontoauszug einen Tagessaldo ausweist.

Ein Auftragnehmer, dessen Zeilen doppelt importiert werden

Nachdem der Feed wieder verbunden ist, kommen 40 Zeilen aus der Lücke ein zweites Mal herein, weil der Auftragnehmer sie von Hand eingetippt hatte. Die Aufwandsbuchungen im April ergeben in den Büchern $24.000, bei $12.000 an Abbuchungen auf dem Kontoauszug von April, alle davon Betriebsausgaben, ohne offene Posten. Die Summe ist genau das Doppelte, und die Zeilenzahl ebenfalls. Die Zuordnung jeder Zeile nach Betrag, Datum und Zahlungsempfänger findet die 40 Paare. Der Auftragnehmer behält die Kopie mit angehängtem Beleg, entfernt die andere, und die Aufwendungen im April sinken wieder auf $12.000, bevor die Erklärung sie doppelt zählt.

Eine Kapitalgesellschaft mit einer Lücke in einem eingereichten Quartal

Eine Lücke von vier Monaten, Januar bis April, deckt ein erstes Quartal ab, dessen Lohnerklärung und Sales-Tax-Erklärung bereits eingereicht sind. Die Kontoauszüge der Lücke zeigen $9.000 an Einzahlungen von Lohnsteuern, $4.000 an Sales-Tax-Zahlungen und $150.000 an Kundeneinzahlungen. Die Reihenfolge der Korrekturen: Lücke aus den Kontoauszügen füllen und jeden Monat abstimmen; die Löhne und die einbehaltene Steuer in den gefüllten Büchern mit der eingereichten Form 941 vergleichen und die Umsätze mit der eingereichten Sales-Tax-Erklärung; ein Quartal nur korrigieren, wenn das, was seine Erklärung gemeldet hat, falsch war (Form 941-X und die Änderungserklärung des Bundesstaates), da eine fehlende Einzahlungszeile allein womöglich nichts ändert; dann die Monate wieder sperren. Die Körperschaftsteuererklärung der Kapitalgesellschaft für das Jahr ist noch nicht eingereicht und übernimmt die korrigierten Zahlen.

Anders bei Ihnen?

• Die Lücke überschreitet einen eingereichten oder gesperrten Zeitraum: Die Reihenfolge der Korrekturen ist wichtig. Siehe das Abschlussdatum nach der Steuererklärung und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um zu klären, welche früheren Monate vor der Erklärung korrigiert werden müssen.
• Nach einem früheren Versuch stecken schon Duplikate in der Datei: siehe doppelt gezählte Einnahmen in Ihren Büchern und bringen Sie die Liste der manuellen Buchungen zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Mehrere Konten oder Karten sind ausgefallen: siehe Kreditkartenzahlungen in den Büchern; mehrere Konten und ihre Umbuchungen zusammen abzustimmen, braucht in der Regel Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Zahlen stimmen nicht mit den Kontoauszügen überein: siehe ein falscher Anfangssaldo der Abstimmung, und bleibt die Differenz, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Bücher hinken um Monate hinterher, und eine Erklärung ist fällig: siehe überfällige Buchhaltung aufholen.
• Sie haben nur Kontoauszüge und keine Bücher: siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen.
• Buchungen sind gefüllt, aber nicht kategorisiert: siehe nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuerzeit.
• Sie fragen sich, ob eine angebundene Bank die monatliche Abstimmung ersetzt: siehe Bank-Feeds sind keine Abstimmung.