Banka Veri Akışı Durdu: Eksik Dönemi Çift Kayıt Olmadan Doldurma

Banka işlemleri aktarılmıyor: eksik tarihleri nasıl bulurum?

Eksik dönem, muhasebe kayıtlarınızda eksik olan ilk özet satırından, işlemlerin yeniden gelmeye başladığı andan önceki son eksik satıra kadar uzanır. Başlangıcı, mutabakatı tutan son hesap özetinden ileriye doğru giderek bulun. Publication 583, çek hesabının her ay mutabık hale getirilmesini söyler: özeti çek defteri ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın, her farkı not edin ve hataları düzeltin (Publication 583). Sonraki bir özeti eşleştirmek için, muhasebe kayıtlarındaki özet tarihli bakiye, askıdaki kalemler hesaba katıldığında özetin dönem sonu bakiyesine eşit olmalıdır: kayıtlarınızda olan ama bankanın henüz göstermediği çekler ve para yatırmalar.

O mutabakattan sonraki her hesap özeti satırını muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırarak eksik olan ilk satırı bulun. Tutmayan ve nedenini açıklayan hiçbir askıdaki kalemi olmayan bir özet, eksik veya hatalı bir kayda işaret eder. Tutan bir özet bile bir eksikliği gizleyebilir: aynı tutarda eksik bir para yatırma ile eksik bir çekim birbirini götürür. Satırların tamamı eksikse ve başka bir sorun yoksa, askıdaki kalemlerden sonra özet bakiyesi eksi kayıt bakiyesi, eksik para yatırmalar eksi eksik çekimlere eşittir. Değilse başka bir şey farklıdır; tabloya bakın. Eksik dönem, her özet satırı yeniden kayıtlarda olduğu yerde biter.

Bazı eksik dönemler olağan bir içe aktarmadan fazlasıdır:

Bunlardan biri geçerliyse, başlamadan önce aşağıdaki eksik dönemin ne zaman profesyonel yardım gerektirdiğine ve muhasebe kayıtları desteğine bakın.

Başlamadan önce toplayın:

• Eksik dönemdeki her ay için bankanın hesap özetleri, ayrıca bir önceki ay ve bir sonraki ay.
• Tutan son mutabakat ve tarihi.
• Veri akışı durduğundan beri elle yapılan her kaydın listesi.
• Veri akışının durumu: hangi hesaplar bağlı ve son satırları hangi tarihte getirdiği.

Banka veri akışının yeniden bağlanmasını mı bekleyeyim, yoksa eksik dönemi hesap özetlerinden mi dolduruyum?

Bir beyanname, ay sonu kapanışı veya kredi verenin talebi muhasebe kayıtlarına bağlıysa eksik dönemi hesap özetlerinden doldurun. Veri akışının durması, her ay mutabakat yapma tavsiyesini değiştirmez. Yeniden bağlanan bir veri akışının ne kadar geriye ulaştığı bankaya ve yazılıma göre değişir; bu yüzden getirdiklerini hesap özetiyle karşılaştırın.

Beklemek, ancak hiçbir son tarih yokken ve yeniden bağlanan geçmiş ilk eksik tarihe kadar açıkça uzanıyorsa makuldür. Beklesiniz de doldursanız da başlangıç noktası hesap özetidir: veri akışının getirdiği her şey onunla uyuşmalıdır. Tanımadığınız bir özet satırı ya da bankanın hatalı yaptığını düşündüğünüz bir satır, kayda geçirilmeden önce bankayla konuşulur. Veri akışı da aynı dönemi yeniden doldururken eksik dönemi elle girmek, mükerrer kayıtların başlama biçimidir.

Eksik hesap özeti satırlarını mükerrer kayıt oluşturmadan nasıl içeri alırım?

Yalnızca eksik dönemin içindeki tarihli özet satırlarını ekleyin, her birini muhasebe kayıtlarında zaten olanla karşılaştırın ve yalnızca eşleşmeyen satırları ekleyin. Mükerrer kayıtlar örtüşmeden doğar: zaten girilmiş tarihlere geri uzanan bir özet dosyası ve içe aktarmanın ikinci kez eklediği elle yazılmış satırlar.

1. Muhasebe dosyasının bir yedeğini alın; hatalı bir içe aktarmayı geri yüklemek, onu ayıklamaktan kolaydır.
2. Eksik dönemi iki tarih olarak yazın: ilk eksik gün ve son eksik gün.
3. Her içe aktarma dosyasını kendi özetiyle kontrol edin: dosyadaki para yatırma ve çekim toplamları özetin yazdığı toplamlarla eşleşmelidir; yoksa dosya eksik ya da çifttir. Bir PDF'ten yeniden yazmak yerine bankanın kendi işlem indirmesini tercih edin.
4. Veriyi, her satırın özette taşıdığı tarihe göre eksik döneme göre kırpın. Özet dönemleri nadiren eksik dönem tarihlerinizde başlar veya biter; bu yüzden iki ucu da kırpın.
5. Bir özet satırıyla eşleşebilecek kayıtları listeleyin: elle girilen satırlar, birkaç veri akışı satırı, diğer hesabın tarafından girilmiş transferler ve eksik dönemden önce girilip eksik dönemin içinde bankada tahsil edilen çekler veya para yatırmalar.
6. Her özet satırını mevcut bir kayıtla tutara ve alıcıya veya açıklamaya, varsa çek numarasına veya referansa göre eşleştirin. Tarihler günler ya da haftalar kadar farklı olabilir; bu yüzden aralık içinde eşleşmesi olmayan bir satır, ondan önceki bir kayıtla eşleşebilir. Eşleşen bir satır tamamdır; onu tahsil edildi olarak işaretleyin ve yeniden girmeyin.
7. Yalnızca eşleşmeyen satırları, özetteki tutarla, en eski aydan başlayarak girin ve her ayı bir sonrakine geçmeden önce o özetin dönem sonu bakiyesiyle eşleştirin. Yeni bir kaydı destekleyici belgesine (fatura, çek koçanı veya makbuz) ve işletmenin muhasebe yöntemine göre tarihleyin; yedek olarak özet tarihini kullanın. Bekleyen kalemleri dışarıda bırakın: özetler genellikle kesinleşmiş satırları gösterir ve bekleyen bir kalem kesinleşmeden önce değişebilir.
8. Aralığı tutara göre sıralayın ve yakın tarihlerdeki aynı tutarlara bakın. İki aynı harcama gerçek olabilir; bu yüzden birini silmeden önce özeti kontrol edin.

Kendi hesaplarınız arasındaki bir transfer yaygın bir tuzaktır: bir hesaptan içe aktarılır, diğer hesap için yeniden elle girilir. Dosya içe aktarma araçları ürüne göre farklıdır; hangi aracı kullanırsanız kullanın, yukarıdaki eşleştirme önce gelir.

Bankanın tarihi her zaman doğru kayıt tarihi değildir. Nakit esasındaki bir işletme için vergi yılı sonuna kadar alınan geçerli bir çek, ertesi yıl yatırılsa bile o yılın gelirdir (Publication 334); bu yüzden Ocak'ta işlenen bir Aralık çeki Aralık tarihini korur.

Banka veri akışı sonradan zaten girdiğim işlemleri geri doldurursa ne olur?

Geri doldurulan bir satır, elle girdiğiniz bir kayıtla eşleşiyorsa (aynı tutar, aynı alıcı, uyan bir tarih), ikinci bir kopyadır: birini tutun ve yeni olarak kabul etmeyin.

Sayılar ve toplamlar mükerrer kayıtlara işaret edebilir, ancak hangi kayıtların yerinde olduğunu yalnızca “Eksik dönemin doğru doldurulduğunu nasıl kontrol ederim?” bölümündeki gibi her özet satırını eşleştirmek doğrular. Faturalar, ödemeler ve banka girişleri üzerinden iki kez sayılan gelir için bkz. muhasebe kayıtlarınızda iki kez sayılan gelir.

Eksik dönemin doğru doldurulduğunu nasıl kontrol ederim?

Her özet satırını tek bir kayıtla eşleştirin, sonra adedi ve toplamları kontrol edin ve her özetin dönem sonu bakiyesini eşleştirin. Bakiyeler uyuşsa bile eşleştirmeyi yapın: birbirini götüren hatalar farkı gizler. Kontroller IRS mutabakat adımlarına dayanır: para yatırmaları karşılaştırın, her çeki karşılaştırın, farkları listeleyin, kaydedilmemiş kalemler için muhasebe kayıtlarını güncelleyin ve düzeltilmiş bakiyelerin uyuştuğunu doğrulayın (Publication 583).

Her özeti, o özetin tarihlerine göre muhasebe kayıtlarıyla eşleştirin; başka bir tarihten gelen bakiye, doğru bir doldurmayı yanlış gösterir. Bakiyeyi, eksik veya mükerrer bir satırı gizleyen açıklanamayan bir düzeltme kaydıyla zorlamayın. IRS, bilgisayar kayıtlarının muhasebe kayıtları ve beyannameyle mutabık olması ve dayanak belgeleri belirlemeye yetecek ayrıntı vermesi gerektiğini söyler (Publication 583).

Bir özet satırı paranın hareket ettiğini gösterir. Ödemenin ne için olduğunu göstermez. IRS, ödeme kanıtının tek başına bir indirimi doğrulamadığını söyler; bu yüzden faturayı veya makbuzu da saklayın (Publication 583).

Kredi kartı ve ödeme uygulaması hesapları da aktarmayı durdurduysa ne olur?

Duran her hesabı kendi özetinden doldurun, kendi dönem sonu bakiyesiyle eşleştirin, sonra hesaplar arasındaki transferleri kontrol edin. Banka özeti bir ödeme uygulamasından yalnızca net transferi ve bir karta yalnızca ödemeyi gösterir; arkasında ne olduğunu göstermez.

• Kredi kartları: kaynak kart özetidir. Kart hesabının muhasebe kayıtlarındaki bakiyesi, özetteki borç bakiyesine eşit olmalıdır.
• Ödeme uygulamaları: uygulama muhasebe kayıtlarınızda bir hesapsa, onu aynı tarihler için uygulamanın kendi hareket raporundan doldurun ve uygulamanın bakiyesiyle eşleştirin.
• Transferler: bankadan bir karta yapılan ödeme iki özette de görünür; bunu gider olarak değil, kendi hesaplarınız arasında tek bir transfer olarak kaydedin. Bir ödeme uygulamasından gelen ödeme, yalnızca uygulama muhasebe kayıtlarınızda bir hesapsa ve satışlar ile ücretler orada kaydedildiyse transferdir. Aksi halde ödeme satışları, ücretleri ve iadeleri taşır: bkz. satışları ve ödemeleri mutabık hale getirme.

İki kez sayılan kart ödemeleri için bkz. muhasebe kayıtlarında kredi kartı ödemeleri.

Eksik dönem zaten beyanı verilmiş bir yıla veya kilitli bir döneme denk gelirse ne olur?

Önce eksik dönemi doldurun ve eşleştirin, sonra doldurulan yılın toplamlarını verilmiş beyannameyle karşılaştırın. Eksik dönemde beyannamenin içermediği gelir veya gider varsa o beyannamenin düzeltilmesi gerekebilir. Beyannamenin atladığı giderler gibi bir iade talebi genellikle beyannamenin verilmesinden itibaren 3 yıl içinde ya da verginin ödenmesinden itibaren 2 yıl içinde, hangisi daha geçse, verilmelidir (26 U.S.C. 6511). Yazılımınızdaki kilitli dönem, kapatılmış aylardaki değişiklikleri sınırlayan bir ayardır. Bir beyannamenin değişip değişmeyeceğini söylemez; kilit için ve değişen bir yılın ne zaman düzeltme beyannamesi gerektirdiği için bkz. vergi beyannamesi verildikten sonra kapanış tarihi.

Beyanname verildikten sonra değişen muhasebe kayıtları, onunla karşılaştırmaya değer. Yalnızca kendi hesaplarınız arasındaki bir transfer olan eksik bir satır, beyannamede hiçbir şeyi değiştirmeyebilir. Varsaymak yerine toplamları karşılaştırın.

Birkaç dönem etkilenmişse sıra önemlidir. Parayı hesap özetleriyle eşleştirin, doldurulan ayları her verilmiş beyannameyle karşılaştırın, sonra aynı rakamları bir sonraki beyanname yeniden kullanmadan beyannameleri düzeltin. Schedule C veren biri için bkz. işletme gideri hatası nedeniyle düzeltme. Artık beyannameyle uyuşmayan bir ödenecek satış vergisi bakiyesi için bkz. ödenecek satış vergisi ve beyanname.

Eksik dönem için hangi hesap özetlerini ve kayıtları saklamalıyım?

Eksik dönemin her ayı için bankanın hesap özetlerini, her ayın mutabakatını ve neyi nasıl girdiğinize dair bir not saklayın.

• Hesap özetleri: iptal edilmiş çek yoksa, hesap özeti, çok okunaklıysa ve tutarı, alıcıyı ve işlem tarihini (çek için ayrıca çek numarasını) ya da kart için işlem tarihini gösteriyorsa ödemeyi kanıtlayabilir (Publication 583).
• Muhasebe dosyası: bir incelemede IRS muhasebe yazılımının yedek dosyasını ve yönetici girişini isteyebilir. İşlemleri yeniden girerek yapılan yeni bir dosya, asıl muhasebe kayıtlarının bir kopyası değildir (IRS yazılım kayıtları SSS). Eksik dönemi yeni bir dosyada değil, mevcut dosyada düzeltin.
• Denetim izi: Revenue Procedure 98-25 büyük mükelleflere tam olarak, küçük mükelleflere ise gerekli bilginin yalnızca elektronik kayıtlarda bulunması gibi listelenen durumlarda uygulanır. Elektronik kayıtlar, muhasebe kayıtları ve beyanname arasındaki bağı denetim izi olarak tanımlar. Doldurulan her satırın oraya nasıl geldiğini gösteren notları saklayın.

Bu kayıtları destekledikleri beyannamenin incelenebileceği süre boyunca saklayın: genellikle 3 yıl, listelenen durumlarda daha uzun; istihdam vergisi kayıtları ise en az dört yıl. Süre ve daha uzun dönemler işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberindedir.

Eksik dönem ne zaman profesyonel yardım gerektirir?

Beyanı verilmiş veya kilitli bir döneme dokunan, birden çok hesabı kapsayan, önceki bir denemeden kalma mükerrer kayıtlar taşıyan ya da özetlerle tutmayan bir eksik dönemi çözmek genellikle içe aktarmaktan daha uzun sürer.

Sağdaki sütun dosyanızı anlatıyorsa açık sorular düzeltme sırası ve hangi ayların yeniden açılacağıdır; bkz. muhasebe kayıtları desteği. Eksik dönemin tamamının hesap özetlerini, tutan son mutabakatı, elle yapılan kayıtların listesini ve ilgili dönemler için verilmiş beyannameleri getirin. Hazırlayıcının beklediği liste için bkz. muhasebe kayıtlarını düzenleme kontrol listesi.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

İki buçuk aylık eksik dönemi olan küçük bir LLC

Veri akışı 3 Mart'ta durdu ve 20 Mayıs'ta düzeltildi. Muhasebe kayıtları 2 Mart'a kadar ve 20 Mayıs'tan itibaren kayıtlar içeriyor ve 2 Mart'ta bankayla tutmuştu. Mart, Nisan ve Mayıs özetleri eksik dönemi, yani 3 Mart'tan 19 Mayıs'a kadar olan günleri kapsıyor.

31 Mayıs özetinde banka bakiyesi $35.500, muhasebe kayıtları ise $31.000 gösteriyor. O tarihte askıda bir şey yoksa ve başka bir sorun da yoksa $4.500 tutarındaki fark, eksik dönemde eksik olan para yatırmalar eksi çekimlere eşit olmalıdır. 3 Mart–19 Mayıs özet satırları $41.000 para yatırma ve $36.500 çekim gösterir; net $4.500 eder. Satırlar eklendikten sonra muhasebe kayıtları $35.500 gösterir. 31 Mart ve 30 Nisan'ı da özetleriyle eşleştirin: 19 Mayıs gibi ay ortası bir tarihin banka bakiyesi, yalnızca özet günlük bakiye yazıyorsa vardır.

Satırları iki kez gelen bir yüklenici

Veri akışı yeniden bağlandıktan sonra eksik dönemden 40 satır ikinci kez geliyor, çünkü yüklenici bunları elle girmişti. Muhasebe kayıtlarındaki Nisan gider kayıtları toplam $24.000 tutuyor; Nisan özetindeki çekimler ise hepsi işletme gideri olmak üzere $12.000 ve askıda bir şey yok. Toplam tam olarak iki katı ve satır sayısı da iki katı. Her satırı tutara, tarihe ve alıcıya göre eşleştirmek 40 çifti bulur. Yüklenici makbuzu ekli kopyayı tutar, diğerini siler ve Nisan giderleri, beyanname onları iki kez saymadan önce $12.000'a döner.

Verilmiş bir çeyrekte eksik dönemi olan bir şirket

Ocak'tan Nisan'a dört aylık bir eksik dönem, bordro beyannamesi ve satış vergisi beyannamesi zaten verilmiş ilk çeyreği kapsıyor. Eksik dönemin özetleri $9.000 bordro vergisi yatırımı, $4.000 satış vergisi ödemesi ve $150.000 müşteri para yatırması gösteriyor. Düzeltme sırası: eksik dönemi özetlerden doldurun ve her ayı eşleştirin; doldurulan kayıtlardaki ücretleri ve kesilen vergiyi verilmiş Form 941 ile, satışları ise verilmiş satış vergisi beyannamesiyle karşılaştırın; bir çeyreği yalnızca beyannamesinin bildirdiği yanlışsa düzeltin (Form 941-X ve eyaletin düzeltme beyannamesi), çünkü eksik bir para yatırma satırı tek başına hiçbir şeyi değiştirmeyebilir; sonra ayları yeniden kilitleyin. Şirketin o yıla ait gelir vergisi beyannamesi henüz verilmemiştir ve düzeltilmiş rakamları alır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Eksik dönem beyanı verilmiş veya kilitli bir dönemi kesiyor: düzeltmelerin sırası önemlidir. Bkz. vergi beyannamesi verildikten sonra kapanış tarihi ve beyannameden önce hangi önceki ayların düzeltilmesi gerektiğini belirlemek için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Önceki bir denemeden sonra dosyada zaten mükerrer kayıtlar var: bkz. muhasebe kayıtlarınızda iki kez sayılan gelir ve elle yapılan kayıtların listesini muhasebe kayıtları desteğine getirin.
• Birden çok hesap veya kart durdu: bkz. muhasebe kayıtlarında kredi kartı ödemeleri; birkaç hesabı ve aralarındaki transferleri eşleştirmek genellikle muhasebe kayıtları desteği gerektirir.
• Rakamlar hesap özetleriyle tutmuyor: bkz. yanlış olan mutabakat açılış bakiyesi; fark sürüyorsa muhasebe kayıtları desteği alın.
• Muhasebe kayıtları aylarca geride ve bir beyanname yaklaşıyor: bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama.
• Elinizde yalnızca banka hesap özetleri var, muhasebe kayıtları yok: bkz. banka hesap özetlerinden muhasebe kayıtlarını yeniden kurma.
• İşlemler dolduruldu ama kategorilere ayrılmadı: bkz. vergi dönemi öncesi kategorisiz giderler.
• Bağlı bir bankanın aylık mutabakatın yerini tutup tutmadığını merak ediyorsunuz: bkz. banka veri akışları mutabakat değildir.