銀行自動匯入中斷：補上缺口又不重複入帳

銀行交易沒有匯入：怎麼找出缺少的日期？

缺口從帳目中缺少的第一筆對帳單項目開始，到交易重新開始匯入前缺少的最後一筆為止。要找出起點，請從上一份已對帳的對帳單往後推。Publication 583 要求每月為支票帳戶對帳：把對帳單與支票簿和帳目比對，記下每一處差異，並更正錯誤（Publication 583）。要核對較後期的對帳單，帳目在對帳單日期的餘額，在考慮未兌現項目後，應等於對帳單的期末餘額；未兌現項目是指已入帳、但銀行尚未顯示的支票和存款。

把這次對帳之後的每一筆對帳單項目與帳目比對，找出第一筆缺少的項目。對帳單對不上，又沒有未兌現項目可以解釋，就表示有遺漏或錯誤的分錄。對得上也可能藏著缺口：缺少一筆存款和一筆相同金額的提款，兩者會互相抵銷。如果缺少的是整筆項目，而且沒有其他錯誤，那麼在考慮未兌現項目後，對帳單餘額減去帳目餘額，就等於缺少的存款減去缺少的提款。如果不相等，就是還有其他差異；請見表格。缺口在每一筆對帳單項目都重新出現在帳目中的地方結束。

有些缺口不只是一般的匯入問題：

如果上述任何一種情形適用，開始之前請先看下文的「什麼時候缺口需要專業協助」，以及記帳協助。

開始前請先準備：

• 缺口內每個月的銀行對帳單，再加上缺口前一個月和後一個月的對帳單。
• 最近一次對上的對帳，以及它的日期。
• 自動匯入中斷後，所有手動輸入的分錄清單。
• 自動匯入的狀態：哪些帳戶已連線，以及最後一次匯入資料的日期。

我該等銀行自動匯入重新連線，還是用對帳單補上缺口？

如果稅表、月結或貸款人的要求要用到帳目，就用對帳單補上缺口。自動匯入中斷，並不改變「每月都要對帳」的建議。重新連線後的自動匯入能往回補多久，因銀行和軟體而異，所以請把它匯入的內容與對帳單核對。

只有在沒有任何事項到期，而且重新連線後的歷史資料明確涵蓋到第一個缺少的日期時，等待才說得通。不論等待還是補帳，起點都是對帳單：自動匯入的內容必須與它一致。對帳單上您不認得的項目，或您認為銀行記錯的項目，要先向銀行提出，再入帳。自己手動補帳、而自動匯入又同時補回，就是重複入帳的起因。

怎麼匯入缺少的對帳單項目，又不造成重複入帳？

只補入日期落在缺口內的對帳單項目，逐筆與帳目中已有的內容核對，只補入沒有配對到的項目。重複入帳來自重疊：對帳單檔案往回涵蓋了已入帳的日期，以及手動輸入的項目又被匯入第二次。

1. 先備份會計檔案；匯入出錯時，還原比逐筆整理容易。
2. 把缺口寫成兩個日期：第一個缺少的日子和最後一個缺少的日子。
3. 把每個匯入檔案與它對應的對帳單核對：檔案裡的存款和提款合計，應與對帳單上印出的合計相符，否則檔案不是少了就是重複了。盡量使用銀行自己提供的交易下載檔，不要從 PDF 重新輸入。
4. 按對帳單上每一筆項目的日期，把資料裁到缺口範圍內。對帳單週期很少剛好從缺口日期開始或結束，所以兩端都要修剪。
5. 列出可能與對帳單項目配對的分錄：手動輸入的項目、少數幾筆自動匯入的項目、從另一個帳戶那邊入帳的轉帳，以及在缺口之前入帳、卻在缺口內兌現的支票或存款。
6. 依金額、收款方或說明，以及支票號碼或參考編號（如果有的話），把每筆對帳單項目與現有分錄配對。日期可能相差幾天或幾週，所以在範圍內配對不到的項目，可能與範圍之前的分錄相符。配對成功的項目就算完成；標記為已核對，不要再入帳。
7. 只輸入沒有配對到的項目，金額以對帳單為準，從最早的月份開始，並在做下個月之前，先把每個月與該期對帳單的期末餘額核對相符。新分錄的日期，依據它的憑證（發票、支票存根或收據）和企業的會計方法決定，找不到憑證時才用對帳單日期。待處理項目不要入帳：對帳單一般顯示已過帳的項目，待處理項目在過帳前可能會改變。
8. 把範圍內的項目按金額排序，查看日期相近、金額相同的項目。兩筆相同的支出可能都是真的，所以刪除任何一筆之前，先核對對帳單。

您自己帳戶之間的轉帳是常見的陷阱：從一個帳戶匯入一次，又為另一個帳戶再輸入一次。各軟體的檔案匯入工具不同；不論用哪種工具，都要先做上述配對。

銀行的日期不一定是正確的帳目日期。對採現金收付制的企業來說，在課稅年度結束前收到的有效支票，即使次年才存入，也算當年收入（Publication 334），所以 12 月收到、1 月才過帳的支票，仍保留 12 月的日期。

如果銀行自動匯入之後補回了我已經輸入的交易呢？

補回的項目如果與您輸入的分錄相符（金額相同、收款方相同、日期合理），就是第二份副本：保留一份，不要接受它為新交易。

筆數和合計可以提示有重複，但只有像「怎麼檢查缺口補得正確？」那樣逐筆配對，才能確定哪些分錄該留下。如果收入因發票、付款和存款一起使用而重複計算，請見帳目中重複計算的收入。

怎麼檢查缺口補得正確？

先把每筆對帳單項目與一筆帳目分錄配對，再核對筆數和合計，並把每期對帳單的期末餘額核對相符。即使餘額相符，也要做配對：互相抵銷的錯誤會被掩蓋。這些檢查建立在 IRS 的對帳步驟之上：比對存款、比對每張支票、列出差異、為尚未入帳的項目更新帳目，並確認調整後的餘額相符（Publication 583）。

請在每份對帳單的日期，把它與帳目核對；用不同日期的餘額，會讓正確的補帳看起來像是錯的。不要用說不清原因的調整分錄去硬湊餘額，那會掩蓋缺少或重複的項目。IRS 表示，電腦化記錄必須能與帳目和稅表對得上，並提供足夠的細節，以辨認背後的原始憑證（Publication 583）。

對帳單上的一筆項目只證明款項有流動，並不顯示這筆付款是為了什麼。IRS 表示，只有付款證明並不足以成立扣除，所以還要保存發票或收據（Publication 583）。

信用卡和支付應用程式帳戶也中斷了怎麼辦？

每個中斷的帳戶，都用它自己的對帳單補帳，並與它自己的期末餘額核對相符，然後再檢查帳戶之間的轉帳。銀行對帳單只顯示來自支付應用程式的轉帳淨額，以及付給信用卡的款項，看不到背後的明細。

• 信用卡：以信用卡對帳單為準。帳目中信用卡帳戶的餘額，應等於對帳單上的欠款餘額。
• 支付應用程式：如果該應用程式在您的帳目中是一個帳戶，就用應用程式自己相同日期的活動報告補帳，並與應用程式的餘額核對相符。
• 轉帳：從銀行付款給信用卡，會同時出現在兩份對帳單上；只入帳一次，作為您自己帳戶之間的轉帳，不要記為費用。支付應用程式的撥款，只有在該應用程式是您帳目中的一個帳戶、而且銷售和費用都記在那個帳戶時，才算轉帳。否則，撥款中包含銷售、費用和退款：請見銷售與撥款對帳。

信用卡付款重複計算的情形，請見帳目中的信用卡付款。

缺口落在已提交稅表的年度，或已鎖定的期間怎麼辦？

先補帳並核對相符，再把補完的年度合計與已提交的稅表比對。如果缺口中有稅表沒有納入的收入或費用，該稅表可能需要更正。退稅申請，例如針對稅表遺漏的費用，一般必須在提交稅表後 3 年 內，或在繳稅後 2 年 內提出，以較晚者為準（26 U.S.C. 6511）。軟體中的鎖定期間，是限制更改已結帳月份的設定。它不能告訴您稅表是否會變；關於鎖定，以及更改後的年度何時需要更正稅表，請見報稅後的結帳日期。

稅表提交後更改的帳目，值得與稅表比對。缺少的項目如果只是您自己帳戶之間的轉帳，稅表可能完全不受影響。請比對合計，不要憑假設。

同時涉及多個期間時，順序很重要。先把現金與對帳單核對相符，再把補好的月份與每份已提交的稅表比對，然後在下一份稅表重複使用同樣數字之前，先更正這些稅表。如果您提交的是 Schedule C，請見因營業費用錯誤而更正稅表。如果應付銷售稅的餘額與稅表不再相符，請見應付銷售稅與稅表。

缺口期間的哪些對帳單和記錄應該保存？

請保存缺口內每個月的銀行對帳單、每個月的對帳記錄，以及一份說明您輸入了什麼、怎麼輸入的備註。

• 對帳單：沒有已兌現支票時，帳戶對帳單如果清晰易讀，並顯示金額、收款人和過帳日期（支票另需支票號碼），或信用卡的交易日期，就可以證明付款（Publication 583）。
• 會計檔案：在查核中，IRS 可能要求提供會計軟體的備份檔案和管理員登入資料。用重新輸入交易的方式建立的新檔案，不是原始帳目的副本（IRS 軟體記錄常見問題）。請在現有檔案中修補缺口，不要另建新檔案。
• 稽核軌跡：Revenue Procedure 98-25 完全適用於較大的納稅人，也適用於所列情形下的較小納稅人，例如所需資訊只存在於電子記錄時。它把電子記錄、帳目和稅表之間的關聯稱為稽核軌跡。請保存能顯示每一筆補入項目來源的備註。

這些記錄要保存到它們所支持的稅表不再可能被查核為止：一般為 3 年，所列情形下更長，而僱傭稅記錄至少 四年。起算時間和較長的期限，請見企業記錄要保存多久。

什麼時候缺口需要專業協助？

缺口如果涉及已提交或已鎖定的期間、橫跨多個帳戶、已有先前嘗試留下的重複項目，或與對帳單對不上，往往花在整理的時間比匯入還多。

如果右欄描述的是您的檔案，需要決定的就是補帳的先後順序和要重新開放哪些月份；請見記帳協助。請帶上整個缺口期間的對帳單、最近一次對上的對帳、手動輸入項目清單，以及涉及期間的已提交稅表。報稅員通常需要哪些資料，請見記帳整理清單。

舉例

以下舉例僅作說明；所有金額均以美元計。

缺口長達兩個半月的小型 LLC

自動匯入在 3 月 3 日中斷，5 月 20 日修好。帳目中有截至 3 月 2 日的分錄，以及從 5 月 20 日起的分錄，並且在 3 月 2 日與銀行對上了。3 月、4 月和 5 月的對帳單涵蓋缺口，即 3 月 3 日至 5 月 19 日。

5 月 31 日的對帳單上，銀行餘額為 $35,500，帳目顯示 $31,000。當天沒有未兌現項目，也沒有其他錯誤，所以差額 $4,500，應等於缺口中缺少的存款減去缺少的提款。3 月 3 日至 5 月 19 日的對帳單項目顯示存款 $41,000、提款 $36,500，淨額為 $4,500。補入這些項目後，帳目餘額為 $35,500。3 月 31 日和 4 月 30 日也要與各自的對帳單核對：5 月 19 日這類月中日期，只有對帳單印出每日餘額時才有銀行餘額。

項目被匯入兩次的承包人

自動匯入重新連線後，缺口中的 40 筆項目又匯入了第二次，因為承包人原本已手動輸入。帳目中 4 月的費用分錄合計 $24,000，而 4 月對帳單上的提款只有 $12,000，全部都是營業費用，也沒有未兌現項目。合計剛好是兩倍，項目數也是兩倍。依金額、日期和收款方逐筆配對，找出了這 40 組重複項目。承包人保留附有收據的那份，刪除另一份，4 月費用回到 $12,000，避免稅表重複計算。

缺口落在已提交季度的公司

一個為期四個月的缺口，從 1 月到 4 月，涵蓋第一季，而第一季的工資稅申報表和銷售稅申報表都已提交。缺口期間的對帳單顯示工資稅存款 $9,000、銷售稅付款 $4,000、客戶存款 $150,000。補救的順序是：用對帳單補上缺口，並逐月核對相符；把補完後的帳目中的工資和預扣稅款，與已提交的 941 表比對，把銷售額與已提交的銷售稅申報表比對；只有當某一季申報表所申報的內容有誤時才更正該季（941-X 表，以及該州的更正申報表），因為只缺少一筆存款記錄，可能完全不影響申報；然後重新鎖定這些月份。這家公司當年的所得稅稅表尚未提交，會使用更正後的數字。

您的情況不同嗎？

• 缺口跨越已提交或已鎖定的期間：更正的順序很重要。請見報稅後的結帳日期，並尋求記帳協助，確定在更正稅表之前，需要更正哪些更早的月份。
• 先前嘗試之後，檔案中已有重複項目：請見帳目中重複計算的收入，並把手動輸入項目的清單帶到記帳協助。
• 多個帳戶或信用卡中斷：請見帳目中的信用卡付款；把多個帳戶及其轉帳一起核對，通常需要記帳協助。
• 數字與對帳單對不上：請見對帳的期初餘額有誤，如果差異仍然存在，請尋求記帳協助。
• 帳目已落後數個月，而稅表即將到期：請見補做逾期未做的帳目。
• 您只有銀行對帳單，沒有帳目：請見用銀行對帳單重建帳目。
• 交易已補上，但還沒有分類：請見報稅前尚未分類的費用。
• 您想知道已連線的銀行是否可以取代每月對帳：請見銀行自動匯入不等於對帳。