تكرار الدخل في QuickBooks: دفعات الفواتير والإيداعات

لماذا يظهر دخلي مرتين في QuickBooks؟

يظهر الدخل مرتين عندما يكون للبيعة الواحدة سجلان في الدفاتر، مثل فاتورة مع دفعتها، إضافة إلى إيداع بنكي للمال نفسه أُضيف كدخل جديد. ومن الأسباب الشائعة أيضًا ربط تطبيق دفع يسجّل مبيعات إلى جانب فواتيرك. والفحص السريع هو مقارنة دخل شهر واحد بإيداعات ذلك الشهر.

ارتفاع إجمالي الدخل عن إيداعاتك ليس دائمًا تكرارًا. فالفواتير غير المدفوعة، والإيداعات التي تصل بعد خصم رسوم المعالج والمبالغ المردودة، تجعل الدخل أعلى من الإيداعات؛ أما ضريبة المبيعات المفروضة على المشترين التي تحصّلها وتوردها، والإكراميات المحوَّلة لآخرين، فتعمل في الاتجاه المعاكس، لأنها موجودة في الإيداعات وليست في الدخل. وضريبة المبيعات المفروضة عليك بصفتك البائع والمحمَّلة على العملاء هي عمومًا جزء من إجمالي المتحصلات (المنشور 334). والتكرار هو دخل لا تدعمه بيعة إضافية.

تؤثر الطريقة المحاسبية في المقارنة. فبموجب الأساس النقدي يُحتسب الدخل في السنة التي تتسلمه فيها فعلًا أو يصبح متاحًا لك دون قيد؛ وبموجب أساس الاستحقاق المحاسبي يُحتسب عمومًا في السنة التي يُكتسب فيها (المنشور 538). ويجب أن يتتبع تقرير الدخل بالأساس النقدي الأموال المستلمة. أما تقرير أساس الاستحقاق المحاسبي فيشمل أيضًا الفواتير غير المدفوعة.

تكون الحالة غير بسيطة إذا:

• يمتد التضاعف على عدة أشهر أو سنوات؛
• يُزامَن تطبيق دفع مع أكثر من حساب أو ملف شركة؛
• بعض الأشهر سبقت تسوية حساباتها أو أُقفلت؛
• قد يكون إقرار مقدَّم استخدم الرقم المضاعف.

في هذه الحالات، اطلب من مسؤول مسك الدفاتر أو معدّ الإقرارات أن يفحص الملف قبل أن تحذف أي شيء.

اجمع ما يلي قبل أن تبدأ:

• تقرير الدخل الشهري للفترة المتأثرة، مُعدًّا بالطريقة التي يستخدمها إقرارك؛
• كشوف البنك وتطبيق الدفع للأشهر نفسها؛
• قائمة الفواتير المفتوحة والمدفوعة؛
• إعدادات ربط التطبيق أو المزامنة، وتاريخ تشغيل كل منها؛
• أي نموذج ⁦1099-K⁩؛
• الإقرار المقدَّم عن كل سنة متأثرة.

من أين تأتي الإيداعات المكررة: واحدة كدفعة وواحدة كإيداع؟

تأتي التكرارات من تسجيل المال نفسه أو البيعة نفسها عبر مسارين. وهناك خمسة أنماط شائعة.

تقول صفحة المطابقة في QuickBooks Online إن سطر البنك الذي توجد معاملته أصلًا في الدفاتر قد يعرض خيار Match (مطابقة)، وإن Add (إضافة) يصنّف السطر كقيد (مساعدة QuickBooks Online). وإضافة سطر موجود أصلًا هي بداية النمط الأول. وإذا بقيت الدفعة في Undeposited Funds بعد حذف القيد المضاف، فراجع رصيد Undeposited Funds.

كيف أتأكد من أن الدخل محتسب مرتين؟

اربط دخل شهر واحد بالأموال المستلمة وبالفواتير التي تقف خلفه. التكرار هو بيعة لها سجلان وإيداع واحد.

1. اختر شهرًا. افتح تقرير الدخل حسب المعاملة لا حسب الإجماليات، ليشمل كل حسابات الدخل (ومنها أي حساب شامل أو غير مصنف)، بالطريقة التي يستخدمها إقرارك: الأساس النقدي أو أساس الاستحقاق المحاسبي.
2. اذكر إيداعات ذلك الشهر من كشوف البنك وتطبيق الدفع. واستبعد الإيداعات التي ليست مبيعات: القروض، والأموال التي أودعها المالكون، والتحويلات بين حساباتك، وضريبة المبيعات المفروضة على المشترين التي تحصّلها لتوردها، أو الإكراميات المحصّلة لآخرين.
3. قارن الدخل بالأساس النقدي بتلك الإيداعات. يجب أن تتطابق، باستثناء رسوم المعالج والمبالغ المردودة وتوقيت نهاية الشهر.
4. إذا كنت تستخدم أساس الاستحقاق المحاسبي، ففسّر الفرق عن الدخل النقدي بتغير المبيعات غير المدفوعة: المبيعات المفوترة في ذلك الشهر مطروحًا منها الدفعات المستلمة في ذلك الشهر على الفواتير، من جزء الدخل فقط (دون ضريبة المبيعات)، بعد تعديلها بإشعارات الدائن. أما الدفعات المقدمة والدخل غير المفوتر فتحتاج إلى مراجعة معدّ الإقرارات، والفرق غير المفسَّر مؤشر يُتتبَّع لا إثبات.
5. إذا زاد الدخل على ما يفسّره ذلك، فابحث عن بيعة واحدة في موضعين. رتّب أسطر الدخل حسب المبلغ ثم التاريخ. المبلغ نفسه مرتين خلال أيام قليلة، أحدهما مرتبط بفاتورة والآخر لا، هو التطابق المعتاد.
6. تحقق من كل اشتباه مع الكشوف: إيداع واحد في البنك، وسجلا دخل في الدفاتر.

قد تتطابق التسوية المصرفية إلى آخر سنت والدخل مضاعف، لأن النسخة الثانية قد توجد في حساب لا تشمله التسوية أبدًا. سوِّ الحسابات كل شهر (المنشور 583)، وقارن أيضًا الدخل بالإيداعات: تغذية البنك ليست تسوية للحسابات.

أي نسخة أحتفظ بها: أطابق أم أحذف أم أستبعد؟

احتفظ عادةً بالسجل المرتبط بالفاتورة وبسطر البنك، واحذف النسخة الثانية المنفصلة. وإذا لم يكن واضحًا أيهما، فتوقف واسأل مسؤول مسك دفاتر قبل الحذف.

تبدأ خطوات الاستبعاد في QuickBooks Online من تبويب For review، فهي تشمل أسطر البنك التي ما زالت تنتظر هناك. أما السطر الذي أُضيف إلى الدفاتر فيُصلَح في الدفاتر.

مزالق:

• حذف النسخة المرتبطة. الفاتورة ودفعتها مرتبطتان. احذف القيد المنفصل لا الدفعة التي تغلق الفاتورة، وإلا انكسر سجل دفعات الفاتورة.
• استبعاد سطر ليس مكررًا. قد يتشارك إيداعان حقيقيان في المبلغ والتاريخ. لا تستبعد سطرًا إلا بعد أن تجد السطر نفسه في الدفاتر، وقارن المبلغ والتاريخ والوصف.
• الحذف من شهر سُوّيت حساباته دون خطة. راجع القسم الخاص بالأشهر المقفلة أدناه.
• عدم تسجيل ما تغيّر. دوّن كل حذف: التاريخ والمبلغ والعميل وما احتفظت به ولماذا. وتذكر لوائح وزارة الخزانة الأمريكية تسوية الفروق بين الدفاتر والإقرار مثالًا على السجلات الداعمة التي يجب حفظها (⁦26 CFR 1.446-1⁩)؛ وملاحظات الحذف لديك تغذّيها.

كيف أصلح تكرارات مزامنة Stripe وQuickBooks وأمنع ظهور تكرارات جديدة؟

حدّد موضع تسجيل كل بيعة مرة واحدة، وأوقف المسار الآخر، ثم أزل التكرارات شهرًا بعد شهر. تختلف الإعدادات حسب التطبيق والبرنامج، وتغطيها صفحات المساعدة الخاصة بها؛ ولا يتناولها هذا الدليل.

1. اختر مصدرًا واحدًا للمبيعات: فواتيرك، أو المبيعات التي يزامنها التطبيق.
2. أوقف المسار الآخر الآن لتتوقف النسخ الجديدة. فإذا حذفت أولًا والمزامنة تعمل، فقد تظهر نسخ جديدة.
3. ابحث عن أول شهر يزيد فيه الدخل على الإيداعات. يكون ذلك عادةً قريبًا من وقت بدء الاتصال؛ وتأكد منه بتاريخ تشغيل كل اتصال.
4. أزل التكرارات بدءًا من أقدم شهر. وبعد كل شهر، قارن دخله بإيداعاته مرة أخرى.
5. افحص أول دفعة بعد التغيير. يجب أن تظهر كل بيعة فيها مرة واحدة أصلًا، وأن يطابق الإيداعُ تلك السجلات بدلًا من أن يضيف دخل مبيعات جديدًا.

تصل الدفعات بعد خصم الرسوم والمبالغ المردودة، فتكون الدفعة أصغر من المبيعات التي تقف خلفها دون وجود تكرار. وهذا الربط في تسوية المبيعات والدفعات. لكل تطبيق: Stripe، Square، Shopify. والمبالغ المردودة المسجَّلة كدخل: تسجيل المبالغ المردودة في الدفاتر.

ماذا لو كان التكرار في شهر سُوّيت حساباته أو أُقفل؟

يمكن إصلاح تكرار في شهر سُوّيت حساباته أو قُفل، لكن أصلِحه في موضعه وسجّل السبب. فتغيير قيد سُوّي قد يُخرج ذلك الشهر عن اتفاقه مع الكشف المصرفي، وقد تبدأ التسوية التالية من رصيد مختلف (خطأ في الرصيد الافتتاحي للتسوية). وقد يطلب تاريخ الإقفال كلمة مرور قبل أن تغيّر تاريخًا مقفلًا (تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب).

قيد تسوية بتاريخ اليوم ينقل الإصلاح خارج الفترة التي سُجّلت فيها الزيادة. ويُبلَّغ عن الدخل في السنة التي يُستلم أو يُكتسب فيها (المنشور 538)، فيؤدي مبلغ إجمالي واحد هذه السنة إلى زيادة الدخل في السنة السابقة ونقصانه في هذه السنة. وإذا كانت السنة قد قُدّم إقرارها، فلن تتطابق الدفاتر المصححة بعد ذلك مع الإقرار إلى أن يُصحَّح الإقرار أو يسجّل معدّ الإقرارات سبب اختلافهما (راجع قسم الإقرار المقدَّم أدناه).

تعدّ IRS تصحيح خطأ حسابي أو خطأ ترحيل أمرًا ليس تغييرًا في الطريقة المحاسبية (المنشور 538). والقيد المكرر خطأ من هذا النوع؛ أما أي إقرار يحمل التصحيح فيتوقف على الكيان وعلى إمكان تعديل السنة السابقة.

هل يخبرني مبلغ النموذج ⁦1099-K⁩ إن كان الدخل مضاعفًا؟

لا. يُبلغ النموذج ⁦1099-K⁩ عن إجمالي المدفوعات التي عالجتها جهة واحدة مقدِّمة للنموذج عبر بطاقات الدفع أو تطبيقات الدفع. ولا يمكنه أن يُظهر هل تحتسب دفاترك بيعة مرتين. والخانة 1a لا تُخفَّض بالرسوم أو الائتمانات أو المبالغ المردودة أو الشحن أو الخصومات، فهي ليست صافي دخل أيضًا (IRS).

استخدمه منبّهًا لا دليلًا. فإذا أظهرت دفاترك مبيعات عبر معالج البطاقات أو التطبيق أكثر من المبلغ الإجمالي في النموذج، فابحث عن القيود المزدوجة أولًا. وقد يختلف النموذج عن دفاترك دون تكرار، مثلًا بسبب جهاز بطاقات مشترك، أو تغيير مالك أو رقم تعريف ضريبي (IRS)، أو بسبب توقيت نهاية السنة؛ وقد يعني نموذج أعلى من دفاترك أيضًا وجود مبيعات ناقصة من الدفاتر.

تبلّغ عن كل دخلك سواء وصل نموذج أم لم يصل (IRS). أما الحدود، وما يُفعل مع نموذج خاطئ أو مكرر: حد الإبلاغ لمنصات الدفع ونموذج ضريبي خاطئ أو مصحَّح من المنصة. والربط الكامل: تسوية المبيعات والدفعات.

هل وصل الدخل المضاعف إلى إقرار قدّمته؟

وصل إليه إذا أُعدّ الإقرار من الدفاتر المضاعفة. تتبّع أولًا سطر الإقرار إلى الدفاتر: إجمالي المتحصلات أو إجمالي الدخل مقابل تقرير الدخل المصحَّح. وقد لا يكون إقرار أُعدّ من الإيداعات أو من النموذج ⁦1099-K⁩ قد حمل الزيادة أصلًا. وإذا لم تكن الدفاتر قد استُخدمت بعد لإقرار، فأصلحها أولًا وسلّم معدّ الإقرارات التقارير المصححة. وما يجب فحصه أيضًا قبل إرسالها: قائمة فحص تنظيف الدفاتر.

إذا حمل الإقرار الزيادة، فإنه يبقى كما قُدّم إلى أن يُصحَّح.

قد يؤدي الدخل المضاعف إلى المبالغة في الضريبة المدفوعة، فيصير التصحيح مطالبة باسترداد. وللمطالبة باسترداد موعد نهائي: 3 سنوات بعد تقديم الإقرار الأصلي أو سنتين ⁦(2)⁩ بعد دفع الضريبة، أيهما أبعد، يُحسب من إقرار المطالِب ودفعته. ويُعد الإقرار المقدَّم مبكرًا كأنه قُدّم في موعد استحقاقه، ولا تحصل مطالبة مقدَّمة بعد الموعد النهائي على ائتمان أو استرداد ما لم يمنح استثناء وقتًا أطول (IRS). لذلك يحسب مالك شراكة أو شركة S المدة من إقراره الشخصي. ويجب عمومًا تقديم طلب التعديل الإداري للشراكة خلال 3 سنوات بعد الأحدث من تاريخ تقديم إقرارها أو موعد استحقاقه غير الممدَّد، وعادةً يمنعه إشعار من IRS يفتح إجراءً إداريًا عن تلك السنة (⁦26 U.S.C. 6227⁩). وقد يؤثر تغيير في الإقرار الفيدرالي أيضًا في إقرار الولاية (IRS).

قد يوجد رقم الدخل نفسه أيضًا في إقرار ضريبة المبيعات أو ملف قرض أو تقرير مستثمرين. راجعها أيضًا. وبالنسبة إلى ضريبة المبيعات: ضريبة المبيعات المستحقة لا تطابق الإقرار.

كيف أمنع تسجيل الدخل مرتين مرة أخرى؟

أعطِ كل بيعة مكانًا واحدًا، وطابِق بدل أن تضيف، وقارن الدخل بالإيداعات كل شهر.

• مصدر واحد للمبيعات. قرر هل تنشئ الفواتير أم تطبيق الدفع سجل البيعة، وأوقف الآخر.
• طابِق ولا تضِف. إذا كانت معاملة سطر البنك موجودة أصلًا، فاستخدم Match (مساعدة QuickBooks Online).
• لا ترفع كشفًا فوق تغذية مباشرة. ولسد فجوة، راجع توقف تغذية البنك عن الاستيراد.
• سوِّ الحسابات شهريًا. تقول IRS إن عليك تسوية الحساب الجاري كل شهر، وإن السجلات الحاسوبية يجب أن تتسق مع دفاترك وإقرارك (المنشور 583).
• اختبر كل اتصال جديد. بعد ربط أي تطبيق، قارن دخل شهر واحد بإيداعاته، وانظر إلى الفواتير المفتوحة وUndeposited Funds، قبل أن تثق بالمزامنة.
• أقفل السنة بعد التقديم. تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

إيداع أُضيف بدل أن يُطابَق

يرسل استوديو تصميم فاتورة بقيمة 8,000 دولار إلى عميل في مايو. يدفع العميل وتُطبَّق الدفعة على الفاتورة. ثم تُظهر تغذية البنك الإيداع، فيُضاف كدخل بدل أن يُطابَق. يصبح دخل مايو 16,000 دولار مقابل إيداع واحد بقيمة 8,000 دولار. يحذف الاستوديو قيد الدخل المضاف ويطابق سطر البنك مع السجل الموجود. فيعود دخل مايو إلى 8,000 دولار.

تطبيق دفع رُبط في سبتمبر

يربط متجر إلكتروني يقدّم إقراره على أساس السنة التقويمية تطبيق دفع في سبتمبر. وعلى مدى أربعة أشهر تظهر كل بيعة كفاتورة ثم مرة أخرى كبيعة مزامَنة، أي نحو 22,000 دولار من الدخل الزائد. يختار المتجر الفواتير مصدرًا وحيدًا، ويوقف مبيعات المزامنة، ويزيل التكرارات شهرًا بعد شهر ويقارن كل شهر بإيداعاته. وإذا كان إقرار تلك السنة قد قُدّم من هذه الدفاتر، فإن 22,000 دولار الزائدة موجودة في الإقرار، والخطوة التالية هي فحص الإقرار المعدَّل المذكور أعلاه.

رفع كشف وتغذية البنك

يرفع مقاول كشف بنك يدويًا ويضيف إيداعاته الـ60، وإجماليها 9,400 دولار. ثم تسلّم التغذية المباشرة الأسطر الـ60 نفسها إلى تبويب For review. يفحص المقاول كلًّا منها مقابل الإيداع المسجَّل أصلًا، ويستبعد نسخ التغذية الـ60 قبل إضافتها، فتحتفظ الدفاتر بإيداعات قيمتها 9,400 دولار لا 18,800 دولار. ولو كانت المجموعتان قد أُضيفتا فعلًا، لاحتاجت الزيادات المرحَّلة إلى تصحيح في الدفاتر وإلى تسوية الحساب من جديد.

هل وضعك مختلف؟

• يمتد التضاعف على عدة أشهر، أو يُزامَن تطبيق دفع مع عدة حسابات، أو تدخل فترات سُوّيت حساباتها، أو قد يكون إقرار مقدَّم قد أبلغ عن الدخل الزائد: احصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتحديد القيود التي تُحفظ، وهل يحتاج أي إقرار إلى تعديل، وكيف تُنظَّم الدفاتر ليُسجَّل كل بيع مرة واحدة.
• قد يكون إقرار شراكة أو شركة S حمل الدخل الزائد: راجع تصحيح إقرار نشاط تجاري مقدَّم.
• دفعة لا تُودَع أبدًا ورصيد Undeposited Funds يزداد باستمرار: راجع رصيد Undeposited Funds.
• الدفعات أو الرسوم أو النموذج ⁦1099-K⁩ لا تطابق مبيعاتك: راجع تسوية المبيعات والدفعات والدفعات في الدفاتر.
• التسوية غير صحيحة بعد أن حذفت بنودًا: راجع خطأ في الرصيد الافتتاحي للتسوية.
• سُجّلت المبالغ المردودة كدخل: راجع تسجيل المبالغ المردودة في الدفاتر.
• سنة مقدَّم إقرارها ما زالت تتغير بعد تقديم الإقرار: راجع تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.
• الدفاتر متأخرة أشهرًا، أو كتبت IRS بشأن السنة: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة مع مساعدة في مسك الدفاتر، أو إشعار IRS إلى نشاطك.