Feed bancário parou de importar: preencha a lacuna sem duplicar

Transações do banco não importam: como encontro as datas que faltam?

A lacuna vai da primeira linha do extrato que falta na escrituração até a última linha que falta antes de as transações voltarem a chegar. Encontre o início avançando a partir do último extrato que foi conciliado. A Publication 583 diz para conciliar a conta corrente todo mês: compare o extrato com o talão de cheques e com a escrituração, anote cada diferença e corrija os erros (Publication 583). Para fechar um extrato posterior, o saldo da escrituração na data do extrato deve ser igual ao saldo final dele, depois de considerados os itens em aberto: cheques e depósitos já lançados na escrituração que o banco ainda não mostrou.

Compare cada linha do extrato posterior a essa conciliação com a escrituração para achar a primeira que falta. Um extrato que não fecha, sem nenhum item em aberto que o explique, aponta para um lançamento ausente ou errado. Um extrato que fecha ainda pode esconder uma lacuna: um depósito ausente e uma saída ausente do mesmo valor se anulam. Se linhas inteiras faltam e nada mais está errado, o saldo do extrato menos o saldo da escrituração, depois dos itens em aberto, é igual aos depósitos ausentes menos as saídas ausentes. Se não for, algo mais difere; veja a tabela. A lacuna termina onde todas as linhas do extrato voltam a estar na escrituração.

Algumas lacunas são mais do que uma importação de rotina:

Se algum desses casos se aplica, veja quando uma lacuna exige ajuda profissional, abaixo, e ajuda com escrituração contábil antes de começar.

Reúna antes de começar:

• Os extratos do banco de cada mês da lacuna, mais o mês anterior e o mês seguinte.
• A última conciliação que fechou, com a data.
• Uma lista de todos os lançamentos feitos à mão desde que o feed parou.
• O status do feed: quais contas estão conectadas e a data em que ele entregou linhas pela última vez.

Devo esperar o feed bancário reconectar ou preencher a lacuna com os extratos?

Preencha a lacuna com os extratos quando uma declaração, um fechamento de mês ou um pedido de credor depender da escrituração. Um feed parado não muda a recomendação de conciliar todo mês. Até onde um feed reconectado alcança no passado varia por banco e por software, então compare o que ele entregou com o extrato.

Esperar só é razoável quando nada vence e o histórico reconectado claramente alcança a primeira data que falta. Quer você espere, quer preencha, o extrato é o ponto de partida: tudo o que o feed entregar precisa concordar com ele. Uma linha do extrato que você não reconhece, ou que acha que o banco errou, deve ser levantada com o banco antes de ser lançada. Lançar a lacuna à mão enquanto o feed também a preenche é como os duplicados começam.

Como importo as linhas que faltam do extrato sem criar duplicados?

Acrescente só as linhas do extrato com data dentro da lacuna, confira cada uma com o que a escrituração já tem e acrescente apenas as que não têm correspondência. Os duplicados vêm da sobreposição: um arquivo de extrato que volta sobre datas já lançadas e linhas digitadas à mão que a importação então acrescenta uma segunda vez.

1. Salve uma cópia de segurança do arquivo de contabilidade; é mais fácil restaurar uma importação ruim do que desfazê-la linha por linha.
2. Anote a lacuna como duas datas: o primeiro dia que falta e o último.
3. Confira cada arquivo de importação com o extrato dele: os totais de depósitos e de saídas do arquivo devem bater com os totais que o extrato imprime, ou o arquivo está incompleto ou dobrado. Prefira o download de transações do próprio banco a redigitar a partir de um PDF.
4. Recorte os dados para a lacuna pela data que cada linha traz no extrato. Os ciclos de extrato raramente começam ou terminam nas datas da sua lacuna, então apare as duas pontas.
5. Liste os lançamentos que podem corresponder a uma linha do extrato: linhas lançadas à mão, algumas linhas do feed, transferências lançadas pelo lado da outra conta e cheques ou depósitos lançados antes da lacuna que foram compensados dentro dela.
6. Combine cada linha do extrato com um lançamento existente pelo valor e pelo beneficiário ou descrição, e pelo número do cheque ou referência quando houver. As datas podem diferir por dias ou semanas, então uma linha sem correspondência dentro do intervalo pode corresponder a um lançamento de antes dele. Uma linha combinada está resolvida; marque-a como compensada e não a lance de novo.
7. Lance só as linhas sem correspondência, pelo valor do extrato, começando pelo mês mais antigo, e feche cada mês com o saldo final do extrato antes de passar ao seguinte. Date um lançamento novo pelo documento de apoio (fatura, canhoto do cheque ou recibo) e pelo método contábil da empresa, usando a data do extrato como alternativa. Deixe de fora os itens pendentes: os extratos em geral mostram linhas já efetivadas, e um item pendente pode mudar antes de ser efetivado.
8. Ordene o intervalo por valor e olhe os valores idênticos em datas próximas. Duas cobranças idênticas podem ser legítimas, então confira o extrato antes de remover qualquer uma.

Uma transferência entre as suas próprias contas é uma armadilha comum: ela é importada de uma conta e digitada de novo para a outra. As ferramentas de importação de arquivos diferem por produto; a combinação acima vem primeiro, seja qual for a ferramenta.

A data do banco nem sempre é a data certa na escrituração. Para uma empresa no regime de caixa, um cheque válido recebido até o fim do ano fiscal é renda desse ano mesmo que seja depositado no ano seguinte (Publication 334); assim, um cheque de dezembro efetivado em janeiro mantém a data de dezembro.

E se o feed bancário depois preencher transações que eu já lancei?

Quando uma linha preenchida depois corresponde a um lançamento que você digitou (mesmo valor, mesmo beneficiário, uma data compatível), ela é uma segunda cópia: fique com uma e não a aceite como nova.

Contagens e totais podem sinalizar duplicados, mas só combinar cada linha do extrato, como em “Como confiro se a lacuna foi preenchida corretamente?”, confirma quais lançamentos pertencem. Para renda contada duas vezes entre faturas, pagamentos e depósitos, veja renda contada duas vezes na escrituração.

Como confiro se a lacuna foi preenchida corretamente?

Combine cada linha do extrato com um lançamento da escrituração, depois confira a contagem e os totais e feche o saldo final de cada extrato. Faça a combinação mesmo quando os saldos concordam: erros que se compensam se anulam. As conferências partem das etapas de conciliação do IRS: comparar os depósitos, comparar cada cheque, listar as diferenças, atualizar a escrituração com os itens não registrados e confirmar que os saldos ajustados concordam (Publication 583).

Feche cada extrato com a escrituração nas datas desse extrato; um saldo de outra data faz um preenchimento correto parecer errado. Não force o saldo com um lançamento de ajuste sem explicação, que esconde uma linha ausente ou duplicada. O IRS diz que os registros computadorizados devem conciliar com a escrituração e a declaração e dar detalhe suficiente para identificar os documentos de origem (Publication 583).

Uma linha de extrato mostra que o dinheiro se moveu. Ela não mostra para que serviu o pagamento. O IRS diz que a prova do pagamento sozinha não comprova uma dedução, então guarde também a fatura ou o recibo (Publication 583).

E as contas de cartão de crédito e de aplicativo de pagamento que também pararam de importar?

Preencha cada conta que parou com o extrato dela, feche com o saldo final dela e depois confira as transferências entre contas. O extrato do banco mostra só a transferência líquida de um aplicativo de pagamento e só o pagamento a um cartão, não o que há por trás deles.

• Cartões de crédito: o extrato do cartão é a fonte. O saldo da conta do cartão na escrituração deve ser igual ao saldo devido no extrato.
• Aplicativos de pagamento: se o aplicativo é uma conta na sua escrituração, preencha-a com o relatório de atividade do próprio aplicativo nas mesmas datas e feche com o saldo dele.
• Transferências: um pagamento do banco a um cartão aparece nos dois extratos; lance-o uma só vez como transferência entre as suas contas, não como despesa. Um repasse de um aplicativo de pagamento só é uma transferência se o aplicativo é uma conta na sua escrituração e as vendas e taxas foram registradas nela. Caso contrário, o repasse traz vendas, taxas e reembolsos: veja como conciliar vendas e repasses.

Para pagamentos de cartão contados duas vezes, veja pagamentos de cartão de crédito na escrituração.

E se a lacuna cai em um ano já declarado ou em um período bloqueado?

Preencha e feche a lacuna primeiro, depois compare os totais do ano preenchido com a declaração entregue. Se a lacuna tinha renda ou despesas que a declaração não incluiu, essa declaração pode precisar ser corrigida. Um pedido de restituição, por exemplo por despesas que a declaração deixou de lado, em geral deve ser feito em até 3 anos da entrega da declaração ou 2 anos do pagamento do imposto, o que ocorrer depois (26 U.S.C. 6511). Um período bloqueado no software é uma configuração que limita alterações nos meses fechados. Ele não diz se uma declaração muda; para o bloqueio, e para saber quando um ano alterado exige uma declaração retificadora, veja a data de fechamento depois que os impostos são entregues.

Vale comparar com a declaração entregue a escrituração alterada depois dela. Uma linha ausente que era só uma transferência entre as suas contas pode não mudar nada na declaração. Compare os totais em vez de supor.

A ordem importa quando vários períodos são afetados. Feche o caixa com os extratos, compare os meses preenchidos com cada declaração entregue, depois corrija as declarações antes que a próxima declaração reuse os mesmos números. Para quem entrega o Schedule C, veja retificar a declaração por erro em despesa do negócio. Para um saldo de imposto sobre vendas a pagar que deixou de bater com a declaração, veja imposto sobre vendas a pagar e a declaração.

Quais extratos e registros devo guardar da lacuna?

Guarde os extratos do banco de cada mês da lacuna, a conciliação de cada mês e uma nota do que você lançou e de como.

• Extratos: quando não há cheque compensado, um extrato da conta pode comprovar o pagamento se estiver bem legível e mostrar o valor, o beneficiário e a data de efetivação (mais o número do cheque, no caso de um cheque), ou a data da transação, no caso de um cartão (Publication 583).
• O arquivo de contabilidade: em uma fiscalização, o IRS pode pedir o arquivo de backup do software de contabilidade e o login de administrador. Um arquivo novo, feito relançando as transações, não é uma cópia da escrituração original (perguntas frequentes do IRS sobre registros em software). Corrija a lacuna no arquivo existente, não em um novo.
• Trilha de auditoria: a Revenue Procedure 98-25 se aplica por inteiro aos contribuintes maiores e, aos menores, nos casos listados, como quando a informação exigida existe só em registros eletrônicos. Ela descreve a ligação entre os registros eletrônicos, a escrituração e a declaração como uma trilha de auditoria. Guarde as notas que mostram como cada linha preenchida chegou lá.

Guarde esses registros enquanto a declaração que eles sustentam puder ser examinada: em geral 3 anos, mais tempo nos casos listados, e os registros de imposto sobre a folha de pagamento por pelo menos quatro anos. O prazo e os períodos maiores estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Quando uma lacuna exige ajuda profissional?

Uma lacuna que toca um período declarado ou bloqueado, abrange várias contas, já tem duplicados de uma tentativa anterior ou não fecha com os extratos costuma dar mais trabalho para desfazer do que para importar.

Se a coluna da direita descreve o seu arquivo, as questões em aberto são a ordem das correções e quais meses reabrir; veja ajuda com escrituração contábil. Leve os extratos de toda a lacuna, a última conciliação que fechou, a lista dos lançamentos à mão e as declarações entregues dos períodos envolvidos. Para a lista que um preparador de declarações espera, veja a lista de verificação para arrumar a escrituração.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma pequena LLC com uma lacuna de dois meses e meio

O feed parou em 3 de março e foi consertado em 20 de maio. A escrituração tem lançamentos até 2 de março e a partir de 20 de maio, e fechou com o banco em 2 de março. Os extratos de março, abril e maio cobrem a lacuna, de 3 de março a 19 de maio.

No extrato de 31 de maio, o saldo do banco é de US$35.500 e a escrituração mostra US$31.000. Sem nada em aberto nessa data e sem nenhum outro erro, a diferença, US$4.500, deve ser igual aos depósitos menos as saídas que faltam na lacuna. As linhas do extrato de 3 de março a 19 de maio mostram US$41.000 de depósitos e US$36.500 de saídas, que dão um líquido de US$4.500. Depois que as linhas são acrescentadas, a escrituração mostra US$35.500. Feche também 31 de março e 30 de abril com os extratos deles: uma data no meio do mês, como 19 de maio, só tem saldo bancário se o extrato imprime o saldo diário.

Um prestador de serviços cujas linhas importam duas vezes

Depois que o feed reconecta, 40 linhas da lacuna entram uma segunda vez porque o prestador as havia digitado à mão. Os lançamentos de despesa de abril na escrituração somam US$24.000, contra US$12.000 de saídas no extrato de abril, todas despesas do negócio, sem nada em aberto. O total é exatamente o dobro, e a contagem de linhas também. Combinar cada linha por valor, data e beneficiário revela os 40 pares. O prestador fica com a cópia que tem o recibo anexado, remove a outra, e as despesas de abril voltam a US$12.000 antes que a declaração as conte duas vezes.

Uma corporação com uma lacuna em um trimestre já declarado

Uma lacuna de quatro meses, de janeiro a abril, cobre um primeiro trimestre cuja declaração da folha de pagamento e cuja declaração de imposto sobre vendas já foram entregues. Os extratos da lacuna mostram US$9.000 de depósitos de imposto sobre a folha, US$4.000 de pagamentos de imposto sobre vendas e US$150.000 de depósitos de clientes. A ordem das correções: preencher a lacuna com os extratos e fechar cada mês; comparar os salários e o imposto retido na escrituração preenchida com o Form 941 entregue, e as vendas com a declaração de imposto sobre vendas entregue; corrigir um trimestre só se o que a declaração dele informou estava errado (Form 941-X e a declaração retificadora do estado), pois uma linha de depósito ausente, sozinha, pode não mudar nada; depois bloquear os meses de novo. A declaração de imposto de renda da corporação para o ano ainda não foi entregue e usa os números corrigidos.

E no seu caso?

• A lacuna atravessa um período declarado ou bloqueado: a ordem das correções importa. Veja a data de fechamento depois que os impostos são entregues e peça ajuda com escrituração contábil para definir quais meses anteriores precisam de correção antes da declaração.
• Já há duplicados no arquivo depois de uma tentativa anterior: veja renda contada duas vezes na escrituração e leve a lista dos lançamentos à mão para a ajuda com escrituração contábil.
• Várias contas ou cartões pararam: veja pagamentos de cartão de crédito na escrituração; fechar várias contas e as transferências entre elas costuma exigir ajuda com escrituração contábil.
• Os números não fecham com os extratos: veja um saldo inicial da conciliação que está errado e, se a diferença continuar, peça ajuda com escrituração contábil.
• A escrituração está meses atrasada e há uma declaração a entregar: veja como pôr em dia a escrituração atrasada.
• Você só tem extratos bancários e nenhuma escrituração: veja como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários.
• As transações estão preenchidas, mas não categorizadas: veja despesas sem categoria antes da época dos impostos.
• Você não sabe se um banco conectado substitui a conciliação mensal: veja feeds bancários não são conciliação.